Beskrivning
Beredning och tilläggsuppgifter:
dataskyddsombud Sebastian Ekblom
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi
Syftet med denna rapport är att i korthet överblicka Östra Nylands välfärdsområdes verksamhet år 2023 ur dataskydds- och dataskyddsombudets perspektiv. Östra Nylands välfärdsområdes första verksamhetsår innefattade mycket utveckling inom olika områden, även i fråga om dataskyddet. Under året var det en utmaning att få alla processer och anvisningar inkörda så att förfarandena skulle vara klara för alla. Alla organisationer hade egna förfaranden, och förenhetligandet av dem kräver tid.
Dataskyddet och arbetet och dokumenteringen i anknytning till det måste dock ordnas i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR) oberoende av organisationen. Under året inrättades en dataskyddsarbetsgrupp, vars huvudsakliga uppgift är att övervaka och diskutera aktuella teman med tanke på dataskyddet, samt att vidta behövliga åtgärder när det upptäcks att det behövs noggrannare riktlinjer eller anvisningar om någon fråga. Gruppen består av anställda och chefer från olika enheter i hela organisationen. På detta sätt får man bäst information från olika enheter och om deras aktuella situation. Till stöd för dataskyddsarbetet skaffades utifrån dataskyddsombudets beredning dataskyddsverktyget Digiturvamalli som tillhandahålls av Agendium Oy. Verktyget togs i bruk i slutet av hösten 2023.
Eftersom det är fråga om Östra Nylands välfärdsområdes första verksamhetsår har man inte ännu kunnat göra en så detaljerad rapport i fråga om dataskyddet. Av denna anledning anger rapporten inte särskilt exakta siffror. För 2024 kommer situationen att vara en annan och det blir lättare att göra uppföljningen i realtid.
Beslutsförslag
Välfärdsområdesdirektören:
Välfärdsområdesstyrelsen antecknar databokslutet 2023 för kännedom.
Beslut
Välfärdsområdesstyrelsen antecknade databokslutet 2023 för kännedom.