Perustelut
Valmistelu ja lisätiedot:
tietosuojavastaava Sebastian Ekblom
etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi
Tämän raportin tarkoituksena on lyhyesti katselmoida Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen vuoden 2023 toimintaa tietosuojan ja tietosuojavastaavan näkökulmasta. Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen ensimmäinen vuosi piti sisällään paljon kehittämistä eri osa-alueilla, näin myös tietosuojan osalta. On haastavaa saada vuodessa kaikki prosessit ja ohjeet jalkautettua siten, että toimintatavat olisivat kaikille selviä. Kaikilla lähtöorganisaatioilla oli erilaisia toimintatapoja, ja niiden yhtenäistäminen tulee viemään jonkin aikaa.
Tietosuoja ja siihen liittyvä työ ja dokumentointi on kuitenkin organisaatiosta riippumatta hoidettava tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Vuoden aikana perustettiin tietosuojatyöryhmä, jonka päätehtävä on valvoa ja keskustella ajankohtaisista aiheista tietosuojan näkökulmasta, sekä tehdä tarvittavia linjauksia, jos huomataan että johonkin tarvitaan tarkempaa linjausta tai ohjeistusta. Tietosuojatyöryhmä koostuu eri yksiköiden työntekijöistä ja esihenkilöistä läpi koko organisaation, jotta parhaiten saadaan tietoja eri yksiköistä ja niiden senhetkisistä tilanteista. Tietosuojatyön avuksi hankittiin tietosuojavastaavan valmistelun pohjalta Agendium Oy:n tarjoama Digiturvamalli - tietosuojatyökalu, joka otettiin käyttöön loppusyksystä 2023.
Koska kyseessä on Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen ensimmäisen toimintavuoden raportointi, vielä ei pystytä tekemään niin yksityiskohtaisia päätelmiä tietosuojan osalta. Siitä syystä raportissa ei myöskään ole vertailutietoa aikaisempiin vuosiin eikä mennä kovin yksityiskohtaisiin lukuihin. Vuoden 2024 kohdalla tilanne tulee olemaan toinen ja seuranta jatkossa pystytään tekemään paremmin myös reaaliajassa.
Ehdotus
Hyvinvointialuejohtaja:
Aluehallitus merkitsee tietotilinpäätöksen vuodelle 2023 tiedoksi.
Päätös
Aluehallitus merkitsi tietotilinpäätöksen vuodelle 2023 tiedoksi.