Nämnden för ordnande av tjänster, möte 13-12-2023

Beskrivning

Beredning och tilläggsinformation:
resultatenhetschef, medicinsk rehabilitering, Annina Alexandersson
ansvarsområdesdirektör (hälsovårdstjänster) Carita Schröder
e-post: fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi

Hjälpmedelstjänsterna inom primärvården i Östra Nylands välfärdsområde är en del av den medicinska rehabiliteringens ansvarsområde. För närvarande produceras hjälpmedelstjänsterna splittrat i samband med områdets hälsovårdscentraler och hälsostationer. Välfärdsområdets hjälpmedelsenheter arbetar självständigt och med varierande verksamhetsmodeller. Välfärdsområdets personal (fysioterapeuter, ergoterapeuter m.fl.) lånar hjälpmedel åt invånarna i området. Välfärdsområdet saknar yrkesutbildande inom logistik och service specialiserade på hjälpmedlen så beställningen, servicen och transporten av hjälpmedlen sker delvis av personalen inom social- och hälsovården och delvis som köptjänst. Anskaffningarna av hjälpmedel har inte tidigare konkurrensutsatts i kommunerna, med undantag för basmodellerna av rullstolar i det mellersta området.

Hjälpmedelsservicen i det mellersta området (Borgå) i välfärdsområdet och en del av hjälpmedelstransporterna köps av Borgå stad. Avtalet i fråga går ut den 30 juni 2023. Borgå stad är inte villig att fortsätta med service- och transportverksamheten av hjälpmedlen för välfärdsområdet. Då avtalet upphör blir servicelokalerna för hjälpmedlen, verktygen och transportmaterielen hos Borgå Stad. Från och med början av juli ska det mellersta områdets hjälpmedelsservice och -transporter ordnas på ett helt nytt sätt i sin helhet. Utöver detta finns det behov av att förenhetliga tjänster och praxis i anknytning till hjälpmedlen i hela välfärdsområdet.

Nordic Healthcare Group har producerat en utredning om nuläget av hjälpmedelstjänster i området för Östra Nylands välfärdsområde och uppskattat eventuella alternativa modeller för serviceproduktionen av hjälpmedelstjänster i fortsättningen. I denna utredning var ett alternativ samarbete med HNS-sammanslutningen. HNS-sammanslutningen producerar hjälpmedelstjänster för den specialiserade sjukvården, särskilt krävande hjälpmedelstjänster samt hjälpmedelstjänster för barn och unga i området. Samarbetet med HNS är möjligt i framtiden, men övriga än de ovan nämnda hjälpmedelstjänsterna som redan nu sköts av HNS ska i detta skede ordnas av välfärdsområdet själv.

I utredningen framställs välfärdsområdets egna centraliserade hjälpmedelscentral som det alternativ som bäst motsvarar områdets behov idag. Verksamheten vid hjälpmedelscentralen som grundas i välfärdsområdet omfattar upphandling och anskaffning av hjälpmedel samt beställning, service och transport av dem. Via den centraliserade hjälpmedelsverksamheten sköts till en början det mellersta områdets behov av service och transport för hjälpmedlen som med mycket kort tidtabell faller på välfärdsområdets anordningsansvar. Verksamheten skulle senare gradvis utvidgas till att täcka hela Östra Nyland. Klienterna i välfärdsområdet uträttar även i fortsättningen sina ärenden vid de nuvarande hjälpmedelsenheterna i området där hjälpmedelsbehovet som tidigare utvärderas och där hjälpmedlen överlämnas och dit de returneras.

Välfärdsområdets centraliserade hjälpmedelscentral möjliggör regional flexibilitet och produktivitetsförmånen i en centraliserad verksamhet. Genom en centraliserad verksamhet är det möjligt att genomföra jämlika tjänster och praxis, oberoende av klientens hemkommun. Upphandlingen av hjälpmedel påverkar upphandlingspriserna för hjälpmedlen och förenhetligar utbudet. Via den centraliserade verksamheten blir även transparensen av kostnaderna kring alla hjälpmedeltjänsterna bättre.Att centralisera hjälpmedlen till ett gemensamt centrallager möjliggör bland annat att överlappande lagring avskaffas och därmed att lagervärdet minskar. Överföringen av välfärdsområdets hjälpmedel till ett gemensamt datasystem (Effector) har redan inletts, så det datasystem som behövs för en centraliserad verksamhet är redan klart. Grundandet av en centraliserad hjälpmedelscentral kräver ekonomiska resurser för lokaler och rekryteringar, men den nya verksamhetsmodellen skapar synergifördelar för verksamheten i fortsättningen.

Kostnadskalkylen för grundandet av en centraliserad hjälpmedelscentral 2023 är cirka 200 000 euro. Uppskattningen på den finansiering som behövs mellan den 1 juli och den 31 december 2023 inkluderar sanering av lokalerna, möbler, verktyg, flyttkostnader, hyra, el, städning, ict-kostnader, leasingkostnader för bilarna samt de anställdas löne- och utbildningskostnader. Uppstarten av en hjälpmedelsenhet kräver att en ytterligare befattning som hjälpmedelsmekaniker/serviceperson grundas. En befattning har överförts för detta ändamål till välfärdsområdet, men resursen i fråga finns ännu inte tillgänglig. I fortsättningen är den årliga kostnaden för den centraliserade hjälpmedelscentralen cirka 180 000 euro. Kostnader som försvinner är till en början hyreskostnaderna för handikapptjänsternas hjälpmedelslager (över 5 000 euro) och de årliga kostnader som nu betalas till Borgå stad för tjänsterna (cirka 77 000 euro).

Man kommer att framställa för styrelsen för Östra Nylands välfärdsområde att en centraliserad hjälpmedelscentral grundas för välfärdsområdet. I första fasen av förändringen kommer mellersta områdets hjälpmedel att överföras till den centraliserade hjälpmedelscentralen för att kontinuiteten i områdets hjälpmedelsservice och hjälpmedelstransporter kan säkerställas. I nästa fas överförs även hjälpmedel från välfärdsområdets västra och östra områden till hjälpmedelscentralens helhet. 

Beskrivning

Beredning och tilläggsuppgifter:

resultatenhetschef, medicinsk rehabilitering, Annina Alexandersson
ansvarsområdesdirektör, hälsovårdstjänster, Carita Schröder

e-post: fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi 

Kostnadskalkylen för inrättandet av en centraliserad hjälpmedelscentral 2023 uppgår till cirka 200 000 euro. Nedan visas en uppskattning av erforderlig finansiering under tiden 1.7-31.12.2023: 

Uppstarten av en hjälpmedelsenhet kräver att ytterligare en befattning som hjälpmedelsmekaniker/fastighetsskötare inrättas. En befattning har från fastighetstjänsterna överförts till välfärdsområdet för detta ändamål, men resursen i fråga finns ännu inte tillgänglig. I fortsättningen blir den årliga kostnaden för den centraliserade hjälpmedelscentralen cirka 180 000 euro. Kostnader som försvinner är till en början hyreskostnaderna för handikapptjänsternas hjälpmedelslager (över 5 000 euro) och de årliga avgifter som nu betalas till Borgå stad för tjänsterna (cirka 77 000 euro).  

I Östra Nylands välfärdsområde är det nödvändigt att inrätta en centraliserad hjälpmedelscentral. I första fasen av omställningen kommer mellersta områdets hjälpmedel att överföras till den centraliserade hjälpmedelscentralen för att kontinuiteten i områdets hjälpmedelsservice och hjälpmedelstransporter ska säkerställas. I nästa fas överförs även hjälpmedel från välfärdsområdets västra och östra områden till hjälpmedelscentralens helhet. 

Beskrivning

Hjälpmedelstjänsterna, samt till dem hörande lager-, underhålls- och transportarrangemang, är splittrade och sköra inom Östra Nylands välfärdsområde. För att trygga jämlika och smidiga tjänster för klienterna i Östra Nylands välfärdsområde finns det ett behov av att förnya verksamhetssätten i fråga om hjälpmedelstjänster, samtidigt som man främjar tjänsternas effektivitet, produktivitet och kostnadseffektivitet. Det föreslås att en centraliserad hjälpmedelscentral inrättas i välfärdsområdet. Genom att centralisera hjälpmedelstjänsterna i Östra Nylands välfärdsområde strävar man efter att stabilisera hjälpmedelsverksamheten i området, lösa de utmaningar som är förknippade med den samt dämpa kostnadsökningen i ett läge där behovet av hjälpmedel ökar på grund av att befolkningen åldras samt det allmänna målet att vårda människor hemma så länge som möjligt.

Ur ekonomiskt perspektiv är det under år 2023 möjligt att inleda beredningen och planeringen av övergången till en centraliserad hjälpmedelscentral med finansiering av resultatenhetens budgetmedel. För att projektet ska kunna förverkligas måste det beaktas i resultatenhetens budget för år 2024. Under det första skedet av förändringsarbetet ligger fokus på mellersta områdets hjälpmedelshelhet (hösten 2023) för att kunna garantera kontinuiteten i hjälpmedelsunderhållet och hjälpmedelstransporterna från och med 1.1.2024, när avtalet med nuvarande serviceproducent för området upphör. Lämpliga lokaler söks för en centraliserad hjälpmedelscentral i samarbete med välfärdsområdets fastighetsförvaltning. Mera ingående information om projektet presenteras i projektplanen för en centraliserad hjälpmedelscentral (bilaga).

Beskrivning

Beredning och tilläggsuppgifter:
resultatenhetschef, medicinsk rehabilitering Annina Alexandersson 
fastighetschef Riikka Hopealinna 
ansvarsområdesdirektör, hälsovårdstjänster Carita Schröder 
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi 

Tidigare behandling 

Nämnden för ordnande av tjänster 19.4.2023, Välfärdsområdesstyrelsen 27.4.2023, Välfärdsområdesstyrelsen 8.6.2023 

Motiveringar 

Välfärdsområdesstyrelsen beslutade vid sitt sammanträde den 8.6.2023 att en centraliserad hjälpmedelscentral ska inrättas vid Östra Nylands välfärdsområde. 

Välfärdsområdets resultatenhet för medicinsk rehabilitering och välfärdsområdets fastighetstjänster har i samarbete kartlagt möjliga verksamhetsutrymmen för en centraliserad hjälpmedelscentral i Borgå. En arkitektbyrå utarbetade utredningar samt preliminära ritningar för två alternativa verksamhetsutrymmen där hjälpmedelscentralen skulle kunna verka. Bägge objekt har samma hyresnivå. Det har konstaterats att det ena utrymmet (Kungsvägen 1, 06100 Borgå) lämpar sig bättre för hjälpmedelsverksamhet. Detta utrymme uppfyller villkoren för tillgänglighet på ett naturligt sätt, och varu- samt persontrafiken är lättare att genomföra där. Till verksamhetsutrymmet hör en lastbrygga, och sophanteringen går lätt att ordna. Därtill finns det så gott som färdiga personalutrymmen. Likaså motsvarar den våningsyta (ca. 1000 m²) som uthyrs bättre behoven för den centraliserade hjälpmedelsverksamheten. Det behöver emellertid utföras ändringsarbeten i fastigheten för att denna ska kunna hysa en centraliserad hjälpmedelsverksamhet. Genom ombyggnation möjliggörs ett effektivt utnyttjande av verksamhetsutrymmet och därigenom en välfungerande verksamhet, i linje med konceptet för den nya centraliserade verksamheten. 

I takt med att planeringen av den centraliserade hjälpmedelscentralen har framskridit har det också konstaterats att det med hänsyn till den operativa verksamheten vore ändamålsenligt att kombinera den centraliserade hjälpmedelscentralen med arbetsutrymmen för det centrala områdets hemrehabilitering. Arbetsbeskrivningen för personalen vid hemrehabiliteringen innefattar bland annat att bedöma klienters hjälpmedelsbehov. Gemensamma utrymmen skulle medföra färre direkta serviceförfrågningar till hjälpmedelscentralen samt minska volymerna av hjälpmedelstransporter. Därtill föreslås att det införskaffas en tvättmaskin för rengöring av hjälpmedel. På så sätt kan rengöringen av hjälpmedel automatiseras och avsevärt minska behovet av arbetskraft för manuell rengöring av hjälpmedel. Automatiserad tvätt av hjälpmedel garanterar även en jämn kvalitet på rengöringen. 

Den kostnadskalkyl som levererats av arkitektbyrån, baserad på preliminära ritningar, avviker från den kostnadsberäkning som presenterades i projektplanen för hjälpmedelscentralen. Nuvarande uppskattade sammanräknade kostnader för ändringsarbeten av verksamhetsutrymmet är 700 000 euro (moms 0 %). Finansieringen av ombyggnationen kan dels förverkligas som investeringshyra, dels som engångsinvestering. Investeringshyran beräknas med 10 års betalningstid.

Bugeten för hjälpmedelscentralen för 2024 är 1 411 479 € (år 2023 1.254 714 €, en skillnad på 156 762 €). De fasta kostnaderna omfattar utöver hyran bland annat personal, inköp av utrustning och leasingkostnader för centralen. Det bör noteras att en del av de budgeterade kostnaderna, t.ex. tjänster som köps från Borgå stad, hyres- och underhållskostnader för de östra och västra områdena, kommer att avvecklas gradvis, en del under 2024 och en del på längre sikt.

Resultatenheten för medicinsk rehabilitering har föreslagit att man för uppstart av en centraliserad hjälpmedelscentral skulle nyttja det statsunderstöd för etablering och utveckling av välfärdsområdenas verksamhet som välfärdsområdet beviljats, enligt följande: 

• Utredningar inklusive preliminära arkitektritningar ≈25 800 € 

• Kostnader för ändringsarbeten av verksamhetsutrymmen för den centraliserade hjälpmedelscentralen (engångsinvestering).  Uppskattat finansieringsbehov ≈300 000 € 

• En tredjedel av hyreskostnaderna för den centraliserade hjälpmedelscentralen år 2024 ≈57 700 € 

• Maskin för rengöring av hjälpmedel (anskaffning och installation), leasingtid 5 år ≈150 000 € 

Enligt statsrådets förordning (433/2023) kan understödet användas för förenhetligande och utveckling av verksamhetsmodellerna för ordnandet och produktionen av service (3 § 2 mom. 1 punkten) samt för utredningar om servicenätverk och lokaler samt för de kostnader som föranleds av ändringar i dessa (3 § 2 mom. 4 punkten). Dessutom kan statsunderstöd användas för merkostnader som föranleds av någon annan motsvarande etablering av verksamheten (3 § 2 mom. 10 punkten). Lämpliga verksamhetsutrymmen utgör en förutsättning för inrättandet av en centraliserad hjälpmedelscentral samt för att den planerade verksamhetsmodellen ska kunna omsättas i praktiken. Utvecklingen och etableringen av verksamheten i fråga vid Östra Nylands välfärdsområde motsvarar de användningsvillkor som fastställts i statsrådets förordning (433/2023).  

Nämnden för ordnande av tjänster behandlar och drar upp riktlinjerna för integrationen av servicehelheter, tillgången till tjänster samt frågor som anknyter upphandlings- och produktionssätten, enligt Förvaltningsstadgan § 27. Eventuella framtida preciseringar relaterade till den centraliserade hjälpmedelsverksamheten kommer således att behandlas av Nämnden för ordnande av tjänster.