Palvelujen järjestäminen -lautakunta, kokous 13.12.2023

Perustelut

Valmistelu ja lisätiedot:
tulosyksikköpäällikkö, lääkinnällinen kuntoutus, Annina Alexandersson
vastuualuejohtaja (terveyspalvelut) Carita Schröder
sähköposti: etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi

Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen perusterveydenhuollon apuvälinepalvelut ovat osa lääkinnällisen kuntoutuksen tulosyksikköä. Apuvälinepalvelut tuotetaan tällä hetkellä hajautetusti alueen terveyskeskuksien ja terveysasemien yhteydessä. Hyvinvointialueen apuvälineyksiköt toimivat itsenäisesti ja toisistaan vaihtelevilla toimintamalleilla. Hyvinvointialueen henkilöstö (fysioterapeutit, toimintaterapeutit, ym.) lainaavat apuvälineitä alueen asukkaille. Hyvinvointialueelta ei löydy apuvälineisiin erikoistuneita logistiikan ja huollon ammattilaisia, vaan apuvälineiden tilaus, huolto ja kuljetus toteutuu osittain sote-ammattilaisten toimesta ja osin ostopalveluna. Apuvälineiden hankintoja ei ole aiemmin kunnissa kilpailutettu, lukuun ottamatta keskisen alueen pyörätuolien perusmalleja.

Hyvinvointialueen keskisen alueen (Porvoon) apuvälinehuolto ja osa apuvälinekuljetuksista ostetaan Porvoon kaupungilta. Kyseinen sopimus päättyy 30.6.2023. Porvoon kaupunki ei ole halukas jatkamaan apuvälineiden huolto- ja kuljetustoimintaa hyvinvointialueelle. Sopimuksen päättyessä apuvälineiden huoltotilat, työkalut ja kuljetuskalusto jäävät Porvoon kaupungille. Heinäkuun alusta keskisen alueen apuvälinehuolto ja -kuljetukset on kokonaisuudessaan järjestettävä uudella tavalla. Tämän lisäksi tarvetta yhdenmukaistaa apuvälineisiin liittyviä palveluita ja käytäntöjä on koko hyvinvointialueella.

Nordic Healthcare Group on tuottanut Itä-Uudenmaan hyvinvointialueelle selvityksen alueen apuvälinepalveluiden nykytilasta ja arvioinut mahdollisia vaihtoehtoisia malleja apuvälinepalveluiden palvelutuotannolle jatkossa. Yhtenä vaihtoehtona selvityksessä oli yhteistyö HUS-yhtymän kanssa. HUS-yhtymä tuottaa alueelle erikoissairaanhoidon apuvälinepalveluita, erityisen vaativat apuvälinepalvelut sekä lasten ja nuorten apuvälinepalvelut. Yhteistyö HUSin kanssa on mahdollinen tulevaisuudessa, mutta muut kuin edellä esitetyt jo nyt HUSin hoitamat apuvälinepalvelut, tulee tässä vaiheessa hyvinvointialueen järjestää itse.

Selvityksessä hyvinvointialueen oma keskitetty apuvälinekeskus esitetään vaihtoehtona, joka vastaa parhaiten alueen nykyisiin tarpeisiin. Hyvinvointialueelle perustettavan apuvälinekeskuksen toimintaan kuuluisi apuvälineiden kilpailuttaminen ja hankinta sekä apuvälineiden tilaaminen, huolto ja kuljetus. Keskitetyn apuvälinetoiminnan kautta hoidettaisiin alkuun keskisen alueen nopealla aikataululla hyvinvointialueen järjestettäväksi tulevat apuvälineiden huolto- ja kuljetustarpeet. Toimintaa laajennettaisiin myöhemmin asteittain kattamaan koko Itä-Uusimaa. Hyvinvointialueen asiakkaat asioisivat jatkossakin nykyisissä alueen apuvälineyksiköissä, joissa entiseen tapaan apuvälinetarve arvioidaan ja jonne apuvälineet luovutetaan sekä palautetaan

Hyvinvointialueen keskitetty apuvälinekeskus mahdollistaa alueellisen joustavuuden ja keskitetyn toiminnan tuottavuusedun. Keskitetyn toiminnan kautta on mahdollista toteuttaa yhdenvertaiset palvelut ja käytänteet, asiakkaan asuinkunnasta riippumatta. Apuvälinehankintojen kilpailutukset vaikuttavat apuvälineiden hankintahintoihin ja yhdenmukaistavat valikoimaa. Keskitetyn toiminnan kautta toteutuu myös paremmin näkyvyys kaikkiin apuvälinepalveluiden kustannuksiin. Apuvälineiden keskittäminen yhteiseen keskusvarastoon mahdollistaa muun muassa päällekkäisen varastoinnin purkamisen ja näin varastoarvon pienentämisen. Hyvinvointialueen apuvälineiden siirtäminen yhteiseen tietojärjestelmään (Effector) on jo aloitettu, joten keskitettyyn toimintaan tarvittava tietojärjestelmä on jo valmiina. Keskitetyn apuvälinekeskuksen perustaminen vaatii taloudellisia resursseja toimintatiloihin ja rekrytointeihin, mutta uusi toimintamalli tuo jatkossa toimintaan synergiaetuja.

Kustannusarvio keskitetyn apuvälinekeskuksen perustamiselle vuodelle 2023 on noin 200 000 €. Arvio tarvittavasta rahoituksesta 1.7.-31.12.2023 sisältää tilojen saneerauksen, kalusteet, työkalut, muuttokustannukset, vuokran, sähkön, siivouksen, ict-kulut, autojen leasingkulut ja työntekijöiden palkka- ja koulutuskulut. Apuvälineyksikön käynnistäminen vaatii toisen apuvälinemekaanikon/huoltomiehen toimen perustamista. Hyvinvointialueelle on siirtynyt kiinteistöpalveluista tätä toimintaa varten yksi toimi mutta kyseinen resurssi ei ole vielä käytettävissä. Jatkossa keskitetyn apuvälinekeskuksen vuosikustannus on noin 180 000. Poistuvia kustannuksia ovat alkuun vammaispalveluiden apuvälinevaraston vuokrakustannukset (yli 5 000 euroa) ja Porvoon kaupungille palvelusta nyt maksettavat vuosikustannukset (noin 77 000).

Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen hallitukselle tullaan esittämään, että hyvinvointialueelle perustetaan keskitetty apuvälinekeskus. Muutoksen ensimmäisessä vaiheessa keskisen alueen apuvälineet siirrettäisiin keskitetyn apuvälinekeskuksen piiriin, jotta voidaan taata keskisen alueen apuvälinehuoltojen ja apuvälinekuljetusten jatkuvuus. Seuraavassa vaiheessa keskitetyn apuvälinekeskuksen kokonaisuuteen siirrettäisiin apuvälineet myös hyvinvointialueen läntiseltä ja itäiseltä alueelta.  

Perustelut

Valmistelu ja lisätiedot:
tulosyksikköpäällikkö, lääkinnällinen kuntoutus, Annina Alexandersson
vastuualuejohtaja, terveyspalvelut, Carita Schröder
sähköposti: etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi

Kustannusarvio keskitetyn apuvälinekeskuksen perustamiselle vuodelle 2023 on noin 200 000 €. Arvio tarvittavasta rahoituksesta 1.7.-31.12.2023 alla:

Apuvälineyksikön käynnistäminen vaatii toisen apuvälinemekaanikon/huoltomiehen toimen perustamista. Hyvinvointialueelle on siirtynyt kiinteistöpalveluista tätä toimintaa varten yksi toimi mutta kyseinen resurssi ei ole vielä käytettävissä. Jatkossa keskitetyn apuvälinekeskuksen vuosikustannus on noin 180 000. Poistuvia kustannuksia ovat vammaispalveluiden apuvälinevaraston vuokrakustannukset (yli 5 000 euroa) ja Porvoon kaupungille palvelusta nyt maksettavat vuosikustannukset (noin 77 000).

Itä-Uudenmaan hyvinvointialueelle on tarpeen perustaa keskitetty apuvälinekeskus. Muutoksen ensimmäisessä vaiheessa keskisen alueen apuvälineet siirrettäisiin keskitetyn apuvälinekeskuksen piiriin, jotta voidaan taata keskisen alueen apuvälinehuoltojen ja apuvälinekuljetusten jatkuvuus. Seuraavassa vaiheessa keskitetyn apuvälinekeskuksen kokonaisuuteen siirrettäisiin apuvälineet myös hyvinvointialueen läntiseltä ja itäiseltä alueelta. 

Perustelut

Valmistelu ja lisätiedot:
tulosyksikköpäällikkö, lääkinnällinen kuntoutus, Annina Alexandersson 
vastuualuejohtaja, terveyspalvelut, Carita Schröder 
sähköposti: etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi 

Apuvälinepalveluihin liittyvät varasto-, huolto- ja kuljetusjärjestelyt ovat Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella hajaantuneita ja hauraita. Asiakkaiden yhdenvertaisten ja sujuvien palveluiden turvaamiseksi Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella on tarve uudistaa apuvälinepalveluihin liittyvät toimintatavat, samalla edistäen palveluiden vaikuttavuutta, tuottavuutta ja kustannustehokkuutta. Esitetään keskitetyn apuvälinekeskuksen perustamista hyvinvointialueelle. Apuvälinepalveluiden keskittämisellä pyritään vakauttamaan alueen apuvälinetoimintaa, ratkaisemaan siihen liittyvät haasteet ja hillitsemään kustannusten nousua tilanteessa, jossa apuvälinetarpeet kasvavat johtuen väestön ikääntymisestä ja yleisestä tavoitteesta hoitaa ihmisiä kotona mahdollisimman pitkään.   

Valmistelu ja suunniteltu siirtyminen keskitetyn apuvälinekeskuksen kokonaisuuteen on taloudellisesta näkökulmasta mahdollista käynnistää tulosyksikön budjettivarojen rahoittamana vuoden 2023 aikana. Toteutuakseen hanke on huomioitava tulosyksikön budjetissa vuodelle 2024. Keskitetyn apuvälinekeskuksen muutostyö käsittäisi ensimmäisessä vaiheessa keskisen alueen apuvälinekokonaisuuden, jotta voidaan taata keskisen alueen apuvälinehuoltojen ja apuvälinekuljetusten jatkuvuus 1.1.2024 lähtien, kun sopimus nykyisen palveluntuottajan kanssa päättyy. Sopivaa toimitilaratkaisua keskitetylle apuvälinekeskukselle etsitään yhteistyössä hyvinvointialueen kiinteistöhallinnon kanssa. Hankeen yksityiskohtaiset tiedot esitellään keskitetyn apuvälinekeskuksen hankesuunnitelmassa (liite).

Perustelut

Valmistelu ja lisätiedot:
tulosyksikköpäällikkö, lääkinnällinen kuntoutus Annina Alexandersson 
kiinteistöpäällikkö Riikka Hopealinna 
vastuualuejohtaja, terveyspalvelut Carita Schröder 
etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi 

Aikaisempi käsittely 

Palvelujen järjestäminen -lautakunta 19.4.2023, Aluehallitus 27.4.2023, Aluehallitus 8.6.2023 

Perustelut 

Aluehallitus päätti kokouksessaan 8.6.2023, että Itä-Uudenmaan hyvinvointialueelle perustetaan keskistetty apuvälinekeskus.  

Hyvinvointialueen lääkinnällisen kuntoutuksen tulosyksikkö ja hyvinvointialueen kiinteistöpalvelut ovat yhteistyössä kartoittaneet mahdollisia toimitiloja keskitetylle apuvälinekeskukselle Porvoon alueella. Arkkitehtitoimisto laati kahdesta vaihtoehtoisesta toimitilasta selvitykset ja tilaluonnokset apuvälinekeskuksen toiminnalle. Vuokrataso on molemmissa kohteissa sama. Toinen tiloista (Kuninkaantie 1, 06100 Porvoo) on todettu soveltuvan apuvälinetoiminnalle paremmin. Kyseisen tilan kohdalla esteettömyys toteutuu luonnollisesti ja tavara- sekä henkilöliikenne on helpommin toteutettavissa. Tilaan kuuluu lastauslaituri ja jätehuolto on helposti järjestettävissä. Lisäksi tilassa on lähes valmiit sosiaalitilat henkilöstölle. Myös vuokrattavissa oleva neliömäärä (noin 1000 m²) vastaa paremmin keskitetyn apuvälinetoiminnan tarpeisiin. Tilassa on kuitenkin tehtävä muutostöitä, jotta se soveltuu keskitetylle apuvälinetoiminnalle. Muutostyöt mahdollistavat tehokkaan tilakäytön ja sen myötä sujuvan toiminnan, uuden keskitetyn toimintamallin mukaisesti. 

Keskitetyn apuvälinekeskuksen suunnittelun edetessä on myös todettu, että operatiivisen toiminnan kannalta olisi tarkoituksenmukaista yhdistää keskitetyn apuvälinekeskuksen ja keskisen alueen kotikuntoutuksen toimitilat. Kotikuntoutuksen henkilöstön työkuvaan kuuluu mm. asiakkaiden apuvälinearviot. Yhteiset toimitilat vähentävät suoranaisesti palvelupyyntöjä apuvälinetoiminnalle sekä tarvittavien apuvälinekuljetusten määrää. Lisäksi ehdotetaan, että apuvälineiden pesua varten hankitaan apuvälineiden pesukone. Näin voidaan automatisoida apuvälineiden puhdistusta ja vähentää merkittävästi henkilötyöaikaa, jota käytetään apuvälineiden manuaaliseen puhdistukseen. Automatisoidulla pesulla taatan myös puhdistuksen tasainen laatu. 

Tehtyyn tilaluonnokseen perustuva, arkkitehtitoimiston toimittama kustannuslaskelma eroaa keskitetyn apuvälinekeskuksen hankesuunnitelmassa esitetystä kustannusarviosta. Nykyinen arvioitu toimitilan remontin kokonaiskustannus on 700 000 € (alv 0 %). Muutostöiden rahoitus voidaan toteuttaa osin investointivuokrana ja osin kertainvestointina. Investointivuokra on laskettu 10 vuoden maksuajalla.

Apuvälinekeskuksen talousarvio vuodelle 2024 on 1 411 479€ (vuonna 2023;  1 254 714€, ero 156 762€). Pysyviin kustannuksiin kuuluvat mm. apuvälinekeskuksen henkilöstö, kalustehankinnat ja leasingkustannukset vuokran lisäksi. On huomioitava, että osa budjetoiduista kustannuksista, kuten Porvoon kaupungilta ostettavat palvelut, itäisen ja läntisen alueen vuokrakustannukset ja huoltokustannukset poistuvat vähitellen, osa vuoden 2024 aika ja osa sen jälkeen.

Lääkinnällisen kuntoutuksen tulosyksikkö on esittänyt, että keskitetyn apuvälinekeskuksen käynnistämisessä hyödynnetään hyvinvointialueelle myönnettyä valtionavustusta hyvinvointialueiden vakiinnuttamiseen ja toiminnan kehittämiseen seuraavasti: 

• Toimitilaselvitykset suunnitteluluonnoksineen ≈25 800 € 

• Keskitetyn apuvälinekeskuksen muutostöistä koituvat kustannukset (kertainvestointi).  Arvioitu rahoitustarve on ≈300 000 €. 

• Kolmasosa vuoden 2024 keskistetyn apuvälinekeskuksen vuokrakustannuksista ≈57 700 € 

• Apuvälineiden puhdistuskone (hankinta ja asennus), 5 vuoden leasing aika ≈150 000 €  

Valtioneuvoston asetuksen (433/2023) mukaan avustusta voidaan käyttää palveluiden järjestämistä ja tuottamista koskevien toimintamallien yhtenäistämiseen ja kehittämiseen (3§ 2 mom. kohta 1) sekä palveluverkkoa ja toimitiloja koskevaan selvitykseen ja niiden muutoksista aiheutuviin kustannuksiin (3§ 2 mom. kohta 4). Lisäksi valtionavustusta voidaan käyttää muihin, toiminnan vakiinnuttamiseen edellyttämiin lisäkustannuksiin (3§ 2 mom. kohta 10). Hyvinvointialueen keskitetyn apuvälinekeskuksen perustaminen ja toimintamallin saattaminen käytäntöön edellyttää toiminnalle soveltuvat toimitilat. Kyseisen toiminnan kehittäminen ja vakiinnuttaminen Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella vastaa Valtioneuvoston asetuksen (433/2023) asettamiin käyttöehtoihin.  

Hallintosäännön 27 §:n mukaan palvelujen järjestäminen -lautakunta käsittelee ja linjaa palvelukokonaisuuksien integraatioon, palveluiden saatavuuteen sekä hankinta- ja tuotantotapoihin liittyviä asioita. Näin ollen mahdolliset tulevat tarkennukset keskitetyn apuvälinekeskuksen hankkeeseen liittyen linjaa palvelujen järjestäminen -lautakunta.