Välfärdsområdesstyrelsen, möte 08-05-2025

Dagordningen är verifierad

§ 108 Utredning av alternativ för ordnande av kost- och städservice vid Östra Nylands välfärdsområde

IUHVADno-2024-4766

Tidigare behandling

Välfärdsområdesstyrelsen, 17-12-2024

Beskrivning

Beredning och tilläggsuppgifter: 
förvaltningsdirektör Camilla Söderström
camilla.soderstrom1(at)itauusimaa.fi

 

Under Sjunde produktivitetsspetsen ”en helhet av stödtjänster som stöder kärnverksamheten” i produktivitetsprogrammet 12.12.2023 § 135, som godkänts av Östra Nylands välfärdsområdesfullmäktige, nämns följande åtgärder:  

  • Vi skapar gemensamma verksamhetsmodeller på hela välfärdsområdesnivån för att minska överlappningar och effektivisera stödtjänsterna, till exempel städ-, transport-, måltids- och fastighetsservice (lönsamhetsberäkning 0,​1 M euro) samt
  • Vi inrättar ett centralkök i välfärdsområdet och ersätter befintliga, bristfälliga lokaler och verksamhetsmodeller för att minska överlappande kostnader (lönsamhetsberäkning 0, 6 M euro).
     

Måltiderna i välfärdsområdet tillagas som egen produktion på sex olika verksamhetsställen i Östra Nyland. Det finns inget centralkök i området, och de nuvarande köken som hyrs av kommunerna är inte planerade för tillagning av mat. Maskinerna och apparaterna i köken har nått slutet av sin livscykel och köken kan inte med små förändringar anpassas till nuvarande eller framtida behov. Måltiderna tillagas och levereras sju dagar i veckan året runt. I genomsnitt serveras 1 150 lunchportioner per dag, middagar i genomsnitt 840. Dessutom tillagas 180–300 lunchportioner per dag för personalen och för dem som bor på Äppelbackens servicecenter.

Bedömningen av alternativ för måltids- och städtjänster har beställts av Damico Oy, som producerar sakkunnigtjänster inom kost- och städtjänster. Alternativen som identifierats är att man fortsätter med den egna verksamheten, bygger ett eget centralkök, samarbetar med köket vid Borgå sjukhus, lägger ut matproduktionen och lägger ut stödtjänsterna i sin helhet. Utläggningen av matproduktionen beräknas spara cirka 1,2 miljoner euro på årsnivå och den totala utläggningen cirka 1,5–1,7 miljoner euro på årsnivå.

Rapporten har presenterats i välfärdsområdets samarbetsorgan 9.12.2024. Samarbetsförhandlingarna inleds när projektet har preciserats i fråga om innehåll och tidtabell, uppskattningsvis före utgången av april.

Rapporten och alternativen för ordnandet av tjänsterna presenteras på mötet av Damicos verkställande direktör Minna Dammert.

Beslutsförslag

Välfärdsområdesdirektören: 

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att beredningen fortsätter i fråga om det totala utläggningsalternativet och att en noggrannare tidtabell och åtgärder presenteras för välfärdsområdesstyrelsen före utgången av april.

Beslut

Välfärdsområdesstyrelsen beslutade att beredningen fortsätter i fråga om det totala utläggningsalternativet och att en noggrannare tidtabell och åtgärder presenteras för välfärdsområdesstyrelsen före utgången av april.

Möte hantering

Det antecknades i protokollet att välfärdsområdesfullmäktiges ordförande Heikki Vestman anlände till mötet under behandlingen av detta ärende, kl. 18.25. Dessutom antecknades det i protokollet att välfärdsområdesfullmäktiges 1. vice ordförande Elin Blomqvist-Valtonen anmälde jäv (ombudsjäv) och avlägsnade sig från mötet under den egentliga behandlingen av detta ärende kl. 19.12–19.34.

Beskrivning

Beredning och tilläggsinformation:  
förvaltningsdirektör Camilla Söderstrom
camilla.soderstrom1(at)itauusimaa.fi
upphandlingschef Ville Hanhinen
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi

 

Välfärdsområdesstyrelsen beslutade 17.12.2024 (§ 291) att beredningen skulle fortsätta i fråga om det alternativ som inbegriper en fullständig outsourcing och att en mera detaljerad tidsplan och åtgärder skulle föreläggas välfärdsområdesstyrelsen före utgången av april. På grund av välfärdsområdesstyrelsens sammanträdesschema förs ärendet till välfärdsområdesstyrelsen sammanträde 8.5.2025.

Enligt en utredning som förelades välfärdsområdesstyrelsen i december 2024 ger en fullständig outsourcing en besparing på 1,5–1,7 miljoner euro på årsnivå. Kostnaderna är emellertid alltid beroende av anbudsförfrågans och avtalets innehåll, såsom varaktighet, hyror, antalet anställda som överförs genom överlåtelse av rörelse och kvalitetskrav.

Beredningen har fortsatt i fråga om alternativet med fullständig outsourcing. Information har sammanställts bland annat om kökens måltidsvolymer, verksamhetsdagar per år, leveransadresser, baskartor och utrustningsnivåer. I fråga om renhållningsservice har man gjort upp en lista över giltiga avtal om köpta tjänster och deras innehåll, utrustning som är i bruk, detaljerade uppgifter om de knappt 200 objekt som städas samt uppgifter om lokalernas användningsområdeszoner (över 7 500 stycken). Dessutom har det utarbetats material för anbudsförfrågan och servicebeskrivningar.

Välfärdsområdets kostservice har en personal på sammanlagt 58 personer och städservicen en personal på 48 personer. Ett i samarbetslagen avsett hörande med personalen har hållits 16.4.2025 i Teams. Dessutom presenterades ärendet vid samarbetsorganets möte 23.4.2025. I och med en eventuell fullständig outsourcing övergår personalen till den nya arbetsgivaren. En uppskattad tidpunkt för en eventuell omställning kan vara tidigast 1.2.2026, emellertid med siktet inställt på en sista möjlig tidpunkt före sommaren 2026.

I syfte att garantera kontinuiteten i de högklassiga tjänsterna är det ändamålsenligt att välfärdsområdets intressen vid en eventuell framtida fullständig outsourcing bevakas av en sakkunnig kost- och städservicechef. I uppgiftsbeskrivningen för den nya befattningen, som ska inrättas så snart som möjligt, ingår förutom sakkunskap om den verksamhet som ska läggas ut på entreprenad också branschrelaterad avtalshantering och ekonomisk uppföljning. Verksamheten avses fortfarande vara förlagd till förvaltningstjänsterna.

Efter välfärdsområdesstyrelsens beslut 8.5.2025 inleds en eventuell outsourcingprocess med en två veckors marknadsdialog, varefter de dokument som sammanhänger med anbudsförfrågan publiceras.

Beskrivning förslag

Välfärdsområdesdirektören: 

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att kosthålls- och anstaltsvårdstjänsterna läggs ut på entreprenad på det sätt och i den omfattning som anges i denna beslutstext, samt bemyndigar välfärdsområdesdirektören att i sin helhet genomföra och organisera samt fatta de beslut som behövs i anslutning till en fullständig outsourcing.