Aluehallitus, kokous 8.5.2025

Esityslista on tarkastamaton

§ 108 Selvitys Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen ruoka- ja siivouspalveluiden järjestämisvaihtoehdoista

IUHVADno-2024-4766

Aikaisempi käsittely

Aluehallitus, 17.12.2024

Perustelut

Valmistelu ja lisätiedot: 
hallintojohtaja Camilla Söderström
camilla.soderstrom1(at)itauusimaa.fi

 

Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen aluevaltuuston 12.12.2023 § 135 hyväksymän tuottavuusohjelman 7. tuottavuuskärjen kohdassa ”ydintoimintaa tukeva tukipalvelukokonaisuus” mainitaan seuraavat toimenpiteet:

  • luodaan koko hyvinvointialuetasoiset yhteiset toimintamallit päällekkäisyyksien karsimiseksi ja tukipalveluiden tehostamiseksi,​ esimerkiksi siivous-​,​ kuljetus-​,​ ateria-​,​ kiinteistöjen huoltopalvelut (kustannushyötyarvio 0,​1 M euroa) sekä
  • perustetaan yksi keskuskeittiö hyvinvointialueelle ja korvataan huonokuntoisia nykyisiä tiloja ja toimintamalleja päällekkäisten kustannusten vähentämiseksi (kustannushyötyarvio 0,​6 M euroa).
     

Hyvinvointialueen ateriat valmistetaan omana tuotantona kuudessa eri toimipisteessä Itä-​Uudenmaan alueella. Alueella ei ole keskuskeittiötä eikä nykyisiä, kunnilta vuokrattuja keittiöitä ole suunniteltu valmistuskäyttöön. Keittiöiden koneet ja laitteet ovat elinkaarensa päässä eikä keittiöitä saada pienillä muutoksilla vastaamaan nykyisiä tai tulevia tarpeita. Aterioita valmistetaan ja toimitetaan seitsemänä päivänä viikossa läpi vuoden. Lounasmäärä on keskimäärin 1 150 annosta päivässä, päivällisiä keskimäärin 840. Lisäksi henkilöstöruokailun lounaita ja Omenamäen palvelukeskuksen asukkaiden lounaita valmistetaan 180–300 annosta per päivä.

Ateria-​ ja siivouspalveluiden järjestämisvaihtoehtojen arviointi on tilattu ruoka- ja siivouspalveluiden asiantuntijapalveluita tuottavalta Damico Oy:ltä. Vaihtoehtoina on tunnistettu oman toiminnan jatkaminen, oman keskuskeittiön rakentaminen, yhteistyö Porvoon sairaalan keittiön kanssa, ruokatuotannon ulkoistaminen sekä tukipalveluiden kokonaisulkoistaminen. Ruokatuotannon ulkoistamisella arvioidaan saatavan noin 1,2 miljoonan euron säästö vuositasolla, ja kokonaisulkoistuksella noin 1,5–1,7 miljoonan euron säästön vuositasolla.

Raportti on esitelty hyvinvointialueen yhteistoimintaelimessä 9.12.2024. Yhteistoimintaneuvottelut käynnistetään, kun hanke on tarkentunut sisällön ja aikataulun osalta, arviolta huhtikuun loppuun mennessä.

Raporttia ja järjestämisvaihtoehtoja esittelee kokouksessa Damicon toimitusjohtaja Minna Dammert.

Ehdotus

Hyvinvointialuejohtaja: 

Aluehallitus päättää, että valmistelua jatketaan kokonaisulkoistusvaihtoehdon osalta ja että tarkempi aikataulu ja toimenpiteet esitellään aluehallitukselle huhtikuun loppuun mennessä.

Päätös

Aluehallitus päätti, että valmistelua jatketaan kokonaisulkoistusvaihtoehdon osalta ja että tarkempi aikataulu ja toimenpiteet esitellään aluehallitukselle huhtikuun loppuun mennessä.

Kokouskäsittely

Pöytäkirjaan merkittiin, että aluevaltuuston puheenjohtaja Heikki Vestman saapui kokoukseen tämän asian käsittelyn aikana, klo 18.25. Lisäksi pöytäkirjaan merkittiin, että aluevaltuuston 1. varapuheenjohtaja Elin Blomqvist-Valtonen poistui kokouksesta esteellisenä (edustusjäävi) tämän asian varsinaisen käsittelyn ajaksi klo 19.12–19.34.

Perustelut

Valmistelu ja lisätiedot: 
hallintojohtaja Camilla Söderstrom
camilla.soderstrom1(at)itauusimaa.fi
hankintapäällikkö Ville Hanhinen
etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi

 

Aluehallitus päätti 17.12.2024 § 291, että valmistelua jatketaan kokonaisulkoistusvaihtoehdon osalta ja että tarkempi aikataulu ja toimenpiteet esitellään aluehallitukselle huhtikuun loppuun mennessä. Aluehallituksen kokousrytmin takia asia tuodaan aluehallituksen 08.05.2025 kokoukseen.

Aluehallitukselle joulukuussa 2024 esitellyn selvityksen perusteella kokonaisulkoistaminen tuottaa 1,5–1,7 miljoonan euron säästön vuositasolla. Suhteutettuna nykyisiin ravinto- ja laitoshuollon palveluiden vuoden 2024 tuloslaskelman mukaisiin ravintopalveluiden 6,6 miljoonan euron sekä laitoshuoltopalveluiden 3,1 miljoonan euron kuluihin, kokonaisulkoistuksella olisi saavutettavissa noin 16 % suuruinen säästö. Kustannussäästön tarkka määrä on lopullisessa muodossaan kuitenkin riippuvaista tarjouspyynnön sekä sopimuksen sisällöstä, ehdoista ja kestosta, käytettävien tilojen vuokrista sekä myös liikkeenluovutuksella siirtyvän henkilöstön määrästä ja laatuvaatimuksista.

Valmistelua on jatkettu kokonaisulkoistusvaihtoehdon osalta. Jatkovalmistelu on jakautunut kolmeen eri osa-alueeseen, joita ovat ravinto- ja laitoshuoltopalveluiden oman toiminnan sisältö sekä henkilöstö, taloudelliset näkökulmat sekä muuhun organisaation toimintaan sidoksissa olevan vaikutustenarviointi.

Kokonaisulkoistuksen vaihtoehdon jatkovalmistelua on tehty yhteistyössä ravinto-, laitoshuolto-, hankinta- ja kiinteistöpalveluiden sekä sosiaali- ja terveystoimen ja pelastustoimen kanssa.

Ravintopalveluiden oman toiminnan arvioinnissa on kerätty tarkentavaa tietoa muun muassa keittiöiden ateriamääristä, toimintapäivistä vuodessa, toimitusosoitteista, pohjakartoista ja varustetasoista. Laitoshuoltopalveluiden osalta on selvitetty voimassa olevat ostopalvelusopimukset ja niiden sisällöt sekä niiden mahdolliset sidonnaisuusvaikutukset, käytössä olevat laitteet, vajaan 200 siivottavan kohteen yksityiskohtaiset tiedot sekä tilojen käyttötarkoitusvyöhykkeet (yli 7 500 kpl).

Henkilöstön osalta huomioitavaksi tulee kokonaisulkoistuksen myötä tapahtuva henkilöstön siirto liikkeen luovutuksena uudelle palveluntuottajalle. Hyvinvointialueen ravintopalveluissa on henkilöstöä yhteensä 58 henkilöä ja laitoshuoltopalveluissa 48 henkilöä. Yhteistoimintalain mukainen kuuleminen henkilöstölle on järjestetty 16.04.2025 etäyhteyden välityksellä järjestetyssä kuulemistilaisuudessa. Lisäksi asiaa käsiteltiin yhteistoimintaelimen kokouksessa 23.04.2025. Arvioidun mahdollisen ajankohdan kokonaisulkoistuksen myötä tapahtuvalle uuden palveluntuottajan toiminnan käynnistämiselle arvioidaan olevan aikaisintaan 01.02.2026. Aikataulusuunnitelmana kokonaisulkoistuksen myötä aloittavan uuden palveluntuottajan toiminnan käynnistämiselle on Q2 2026.

Jotta ravinto- ja laitoshuollon kokonaisulkoistettuja toimintoja voidaan valvoa riittävällä ja tarkoituksenmukaisella tavalla on perusteltua, että hyvinvointialueen hallintopalveluihin perustetaan kokonaisulkoistuksen palveluntuottajan toiminnan sisällön, laadun ja sopimuksenmukaisuuden valvonnasta vastaava toimi. Perustettavan toimen ehdottomiin kelpoisuusvaatimuksiin kuuluisi ulkoistettavan toiminnan asiantuntemuksen lisäksi osaaminen alan sopimushallinnan ja talousseurannan toimenpiteistä.

Aluehallituksen 08.05.2025 päätöksenteon jälkeen mahdollinen ulkoistamisprosessi alkaa kahden viikon markkinavuoropuhelulla, jonka jälkeen julkaistaan tarjouspyyntöasiakirjat.

Päätösehdotus

Hyvinvointialuejohtaja: 

Aluehallitus päättää, että ravinto- sekä laitoshuoltopalvelut ulkoistetaan tässä päätöstekstissä esitetyllä tavalla ja laajuudessa, sekä valtuuttaa hyvinvointialuejohtajan kokonaisuudessa toteuttamaan ja organisoimaan sekä tekemään tarvittavat kokonaisulkoistukseen liittyvät päätökset.