Välfärdsområdesstyrelsen, möte 29-02-2024

Beskrivning

Beredning och tilläggsuppgifter: 
ledande upphandlingsexpert Johanna Heikel
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi

Föremål för upphandling

Östra Nylands välfärdsområde (den upphandlande enheten) har med en anbudsförfrågan daterad 3.12.2023 begärt anbud om talterapiservice för barn, unga och vuxna i Östra Nylands välfärdsområde. Anbudsförfrågan skickades för publicering via Cloudia-systemet 3.12.2023. Föremålet för upphandlingen har beskrivits i större detalj i anbudsförfrågan och dess bilagor.

Upphandlingskontraktet är i kraft tidsbestämt 1.2.2024 – 31.1.2026 (den egentliga avtalsperioden). Därefter har beställaren rätt till två (2) optionsperioder på ett (1) år var (optionsperioder 1+1). Beställaren kan ta optionsperioderna i bruk en åt gången eller flera samtidigt. Beställaren beslutar om optionernas ibruktagande senast tre (3) månader från slutet av den egentliga avtalsperioden eller den pågående optionsperioden.

Sex upphandlingsannonser och anbudsförfrågan har publicerats om upphandlingen områdesvis:

• Svenskspråkig talterapiservice som köpt tjänst för centrala området (Borgå)
• Svenskspråkig talterapiservice som köpt tjänst för västra området (Sibbo)
• Finskspråkig talterapiservice som köpt tjänst för östra området (Askola, Lappträsk, Lovisa, Mörskom, Pukkila)
• Finskspråkig talterapiservice som köpt tjänst för centrala området (Borgå)
• Finskspråkig talterapiservice som köpt tjänst för västra området (Sibbo)
• Svenskspråkig talterapiservice som köpt tjänst för östra området (Askola, Lappträsk, Lovisa, Mörskom, Pukkila)

Varje anbudsförfrågan är indelad i följande delar:

 Delområde 1:

• Barn och unga: talterapeutiskt bedömningsbesök 45 min som innehåller ett utlåtande
• Barn och unga: rehabiliterande individualterapi 45 min
• Barn och unga: handledningsbesök 45 min (hemma hos klienten, på daghemmet eller skolan)

Delområde 2:

• Barn och unga: talterapi i grupp (gruppstorlek 4–8 barn) 60 min.

Delområde 3:

• Vuxna: talterapeutiskt bedömningsbesök 45 min som innehåller ett utlåtande
• Vuxna: rehabiliterande individualterapi 45 min
• Vuxna: handledningsbesök 45 min (hemma hos kunder)

Delområde 4:

• Vuxna: talterapi i grupp (gruppstorlek 5–10 kunder)

Det uppskattade totala värdet av upphandlingen, som beräknats i enlighet med upphandlingslagen är 8 000 000 euro.

Upphandlingen av tjänsten har förutsättningar i enlighet med 12 § i lagen om ordnande av social- och hälsovård (612/2021). Välfärdsområdet uppfyller sitt organiseringsansvar enligt den ovannämnda lagen med hjälp av mångproducentmodellen och egen produktion.  Välfärdsområdet har i upphandlingskontraktet tagit i bruk avtalsvillkor enligt 15 § i ordnandelagen och är i avtalsvillkoren förberedd till att avtalet upphör och till avtalsbrott.

Det handlar om ett ramarrangemang där beställaren väljer och gör ett avtal med alla leverantörer som fyller behörighetskraven. Leverantörerna ställs i prioritetsordning enligt totalekonomisk förmånlighet.

Upphandlingsannonsen och upphandlingsförfarandet

Det upphandlingsförfarande som tillämpas liknar ett öppet upphandlingsförfarande. Det är fråga om en upphandling av social- och hälsovårdstjänster enligt bilaga E till lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016), vars uppskattade värde överskrider tröskelvärdet i upphandlingslagen 25.1 § 3 punkten. För upphandlingens genomförande tillämpas bestämmelserna i 12 kap. och de allmänna principerna för upphandling enligt 3 § i upphandlingslagen. Alternativa anbud var inte tillåtna.

Den upphandlande enheten skickade anbudsförfrågan för publicering via Cloudia-systemet 3.12.2023 och alla intresserade leverantörer kunde delta.

Frågor och svar

Frågor och anmärkningar gällande upphandlingen skulle framföras i senast 13.12.2023 kl. 10 (UTC +03:00). Frågorna svarades efter att tiden reserverade för dem hade gått ut.

Tidsfrist för anbuden

Anbuden skulle lämnas till den upphandlande enheten senast 2.1.2024 kl. 09 (UTC +03.00).

Följande anbudsgivare lämnade in anbud inom utsatt tid:

• CogniMed Oy
• Äänneloikka Oy
• Firma S. Hoyer-Lindberg
• Folkhälsans Välfärd Ab
• Kommunikointikeskus Kipinä Oy
• Puheterapeutti Cecilia Silfver
• Puheterapia Pratglad
• Talterapeut Denise Ollas
• Talterapitjänster Puheterapiapalvelut Petra Fält
• LogopediCom
• Mehiläinen Oy
• Mehiläinen Tutoris Oy

Grunder för avbrytande av upphandlingsförfarandet, delområde 4

Bestämmelser som tillämpas

 Enligt 125 § i upphandlingslagen får upphandlingsförfarandet avbrytas bara av en faktisk och grundad anledning. 

Enligt rättspraxis har avbrytande av upphandlingsförfarandet inte ansetts vara överträdelse av bestämmelserna, när upphandlingsförfarandet har avbrutits på grund av verkliga orsaker (t.ex. HFD 28.9.2006 liggare 2514).

I rättspraxis har verkliga orsaker ansetts vara bland annat:

• ett väsentligt fel har observerats i upphandlingsförfarandet och felet kan inte rättas till förutom genom att avbryta anskaffningen och upprätta ett helt nytt anbudsförfarande;
• anbudsförfarandet har visat sig lämna rum för tolkning eller är felaktigt; och
• anbudsförfarandet har misslyckats och det har inte varit möjligt att göra jämförelse på basis av det.

Det framgår av 125 § i upphandlingslagens förarbeten (RP 108/2016 rd., s. 223) att paragrafen bevaras oförändrad jämfört med 73 a § i lagen om offentlig upphandling (348/2007) som varit i kraft tidigare.

Enligt sist nämnda paragrafs förarbeten (RP 182/2010 rd., s. 22 och 23) bör den upphandlande enheten vid uppskattningen av avbrytandets orsak fästa uppmärksamhet vid avbrytandets orsak, dvs. om det baserar sig på verkliga orsaker och på beslutets inverkan, dvs. påverkar det diskriminerande på anbudssökande eller anbudsgivare.

I ekonomiutskottets betänkande (EkUB 48/2010 rd., s. 4) konstateras det att avbrytande av upphandlingsförfarandet inte förutsätter att det finns allvarliga eller exceptionella omständigheter.

Den upphandlande enheten har inte lagt till ett ställe som möjliggör prisjämförelse i den elektroniska anbudsportalen

Den upphandlande enheten har i upphandlingsannonsen och anbudsförfrågan uppgett att grunden för valet av anbud är den totalekonomiska förmånligheten, där prisets vikt är 90% och kvalitetens 10%. När den upphandlande enheten granskade anbuden upptäckte den att den inte lade till ett ställe som möjliggör prisjämförelse i det elektroniska konkurrensutsättningssystemet inom delområde 4. Anbudsgivarna har således inte kunnat fylla i prisuppgifterna för anbuden och den upphandlande enheten har inte kunnat tillämpa det jämförelsekriterium som angivits i anbudsförfrågan och upphandlingsannonsen.

Det är fråga om ett väsentligt fel som inte kan avlägsnas förutom genom att avbryta upphandlingen.

Kontroll av anbudsgivarnas lämplighet och av att anbuden motsvarar anbudsförfrågan, delområdena 1, 2 och 3

Anbuden öppnades 2.1.2024 kl. 11.12.

Enligt 114 § i upphandlingslagen kan den upphandlande enheten ställa krav på en anbudsgivares lämplighet. Kraven på lämplighet ska stå i rätt proportion till föremålet för upphandlingen. Den upphandlande enheten ska från anbudsförfarandet utesluta en anbudsgivare som inte uppfyller de ställda lämplighetskraven.

Kraven på anbudsgivarnas lämplighet fastställdes i upphandlingsannonsen och anbudsförfrågan.

De utvalda anbudsgivarna ombeds innan ett upphandlingskontrakt ingås lämna in handlingar av vilka det kontrolleras att de inte omfattas av grunderna för uteslutning enligt 80 § i upphandlingslagen.

Enligt 113 § i upphandlingslagen ska en anbudsgivare i sitt anbud visa att den tjänst som erbjuds svarar mot kraven i anbudsförfrågan. Anbud som inte motsvarar anbudsförfrågan eller villkoren för anbudsförfarandet ska uteslutas ur anbudsförfarandet.

Vid granskningen av anbuden konstaterades att de inkomna anbuden var förenliga med kraven i anbudsförfrågan och uppfyllde minimikraven i anbudsförfrågan. De godkänns för en jämförelse av anbuden.

Jämförelse av anbud

Den upphandlande enheten väljer till serviceproducenter alla tjänsteproducenter som uppfyller de minimikrav som ställs i anbudsförfrågan. Tjänsteproducenternas prioritetsordning bestäms enligt resultatet från jämförelsen av anbud.

Kriteriet för valet är anbudens totalekonomiska fördelaktighet enligt följande.

Pris 90%

Den anbudsgivare som erbjöd det lägsta jämförelsepriset får 90 poäng i jämförelsen. De övriga anbudsgivarnas priser jämförs med det lägsta anbudet genom tillämpning av formeln lägsta anbud / anbudsgivares pris * 90.

Kvalitet 10 %

Det maximala poängtalet för kvalitetsjämförelsen är 10 poäng. I kvalitetsjämförelsen får anbudsgivaren 10 poäng för svaret ”Ja” på frågan om kvalitetsjämförelse och 0 poäng för svaret ”Nej” på frågan om kvalitetsjämförelse.

Kvalitetskriteriet var att serviceproducenten har egna lokaler för produktion av den erbjudna tjänsten.

Pris- och kvalitetsgrunderna och poängsättningen av dem beskrivs närmare i anbudsförfrågningarna.

Anbudsgivarens pris- och kvalitetspoäng, som bildats på ovan beskrivet sätt, räknas ihop. Anbudsgivarnas prioritetsordning vid upphandlingen bildas enligt anbudsgivarens totala poängantal.

Slutresultatet av anbudsjämförelsen, de tjänsteproducenter som valts och deras prioritetsordning är i enlighet med Jämförelsetabellen i bilaga 2. Noggrannare motivering och jämförelse framgår av jämförelsetabellen i bilagan till detta beslut (Bilaga 2).

Upphandlingsbeslut       

Upphandlingskontrakt för de tjänster som upphandlingen gäller görs genom att anbudsgivarna rangordnas enligt totalekonomisk företrädesordning enligt följande:

1.      Barn och unga individualterapi:

1. Firma S. Hoyer-Lindberg
2. Talterapitjänster Puheterapiapalvelut Petra Fält
3. Puheterapia Pratglad
4. Folkhälsans Välfärd Ab
5. LogopediCom
6. Talterapeut Denise Ollas
7. Kommunikointikeskus Kipinä Oy
8. Äänneloikka Oy
9. Mehiläinen Oy
10. CogniMed Oy
11. Mehiläinen Tutoris Oy
12. Puheterapeutti Cecilia Silfver

2.      Barn och unga grupprehabilitering  

1. Talterapitjänster Puheterapiapalvelut Petra Fält
2. Mehiläinen OyB

3.      Vuxna individualterapi 

1. Puheterapia Pratglad
2. LogopediCom
3. Talterapeut Denise Ollas
4. Äänneloikka Oy
5. CogniMed Oy
6. Mehiläinen Oy
7. Mehiläinen Tutoris Oy 

Upphandlingsdokumentens offentlighet

Upphandlingsdokumentens offentlighet styrs av lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Avtal

Ett upphandlingskontrakt ingås genom att teckna ett separat skriftligt avtal.

Vid tjänsteupphandling enligt bilaga E som överstiger det nationella tröskelvärdet får kontrakt tecknas tidigast 14 dagar från det att anbudssökanden eller anbudsgivaren har fått eller anses ha fått del av beslutet och besvärsanvisningen.

Den som söker ändring i ett upphandlingsärende ska enligt 148 § i upphandlingslagen skriftligt underrätta den upphandlande enheten om att ärendet förs till marknadsdomstolen. Den upphandlande enheten ber att en eventuell underrättelse om sökande av ändring tillsänds adressen ville.hanhinen(at)itauusimaa.fi

Beslutsgrund

Det bestäms i 22 § i förvaltningsstadgan för Östra Nylands välfärdsområde att Välfärdsområdesstyrelsen beslutar om upphandlingar, avtal och förbindelser som överskrider 5 000 000 euro och underskrider 10 000 000 euro samt om upphandlingsrättelser angående de ovannämnda.

Beslutsförslag

Välfärdsområdesdirektören: 

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att

1. till västra området i Östra Nylands välfärdsområde (Sibbo) välja som tjänsteproducenter för svenskspråkiga talterapitjänster för delområdena 1, 2 och 3 de tjänsteproducenter som finns i jämförelsetabellen i bilaga 2, i den prioritetsordning som de är listade, på de grunder som beskrivs i detta beslut och i bilagorna.
2. avbryta upphandlingsförfarandet för delområde 4: Vuxna: talterapi i grupp.

Avtal uppstår inte genom detta beslut utan genom att underteckna ett separat avtalsdokument.

Paragrafen justeras genast.

Beslut

Välfärdsområdesstyrelsen beslutade att

1. till västra området i Östra Nylands välfärdsområde (Sibbo) välja som tjänsteproducenter för svenskspråkiga talterapitjänster för delområdena 1, 2 och 3 de tjänsteproducenter som finns i
2. jämförelsetabellen i bilaga 2, i den prioritetsordning som de är listade, på de grunder som beskrivs i detta beslut och i bilagorna.
3. avbryta upphandlingsförfarandet för delområde 4: Vuxna: talterapi i grupp.

Avtal uppstår inte genom detta beslut utan genom att underteckna ett separat avtalsdokument.

Paragrafen justerades genast.