Nämnden för ordnande av tjänster, möte 06-03-2024

Protokollet är granskat

§ 31 Upphandlingsbeslut i ett anbudsförfarande gällande hemmåltids- och butiksservice

IUHVADno-2024-834

Beskrivning

Beredning och tilläggsuppgifter:
upphandlingschef Ville Hanhinen
​​​​​fornamn.efternamn@itauusimaa.fi

 

Föremål för upphandlingen, totalpris och avtalsperiod

Föremål för upphandlingen är produktion av hemmåltids- och butiksservice inom Östra Nylands välfärdsområde. Upphandlingen är indelad i två delområden:

Delområde 1: Hemmåltidsservice
Delområde 2: Butiksservice

För delområde 1:s vidkommande har upphandlingsavtalet ett värde på sammanlagt cirka 2 376 000 euro (exkl. moms) under avtalsperioden inklusive optioner.

För delområde 2:s vidkommande har det uppskattats att upphandlingens sammanlagda pris enligt anbudsförfrågan utan moms är cirka 26 000 euro om året (exkl. moms). Upphandlingens prognosticerade värde under avtalsperioden inklusive optioner är enligt anbudsförfrågan sammanlagt cirka 104 000 euro (exkl. moms).

Den egentliga avtalsperioden för bägge delområdenas vidkommande är två (2) år från undertecknandet av kontraktet. Efter den egentliga avtalsperioden ges beställaren möjlighet till två (2) optionsperioder på ett (1) år var.

Upphandlingsförfarande

I upphandlingen följs lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016, upphandlingslagen).

Det är fråga om en upphandling av sådana särskilda tjänster som avses i bilaga E till upphandlingslagen och som överstiger det nationella tröskelvärdet, eftersom hemmåltidsservicen på basis av 7 § i upphandlingslagen utgör det huvudsakliga föremålet för upphandlingen. Upphandlingen genomförs i överensstämmelse med bestämmelserna i 12 kap. i upphandlingslagen. Det upphandlingsförfarande som tillämpas är ett öppet förfarande enligt 32 § i upphandlingslagen.

Upphandlingsannonsen gällande anbudsförfrågan (2024-003112, TED-nummer 17752-2024) skickades 10.1.2024 för publicering i annonseringskanalen Hilma.

Ett rättelsemeddelande gällande anbudsförfrågan (2024-005048, TED-nummer 75998-2024) skickades 2.2.2024 för publicering i annonseringskanalen Hilma.

Ett andra rättelsemeddelande gällande anbudsförfrågan (2024-005137, TED-nummer 77128-2024) skickades 5.2.2024 för publicering i annonseringskanalen Hilma.

 

Tidsfrist för anbuden

I den ursprungliga upphandlingsannonsen var tidsfristen för inlämnande av anbud 22.1.2024 kl. 12.00. I den andra, korrigerade upphandlingsannonsen förlängdes tidsfristen för inlämnande av anbud till 14.2.2024 kl. 12.00.

Inkomna anbud

Följande anbudsgivare avseende delområde 1 lämnade in anbud inom utsatt tid:

  • Compass Group Finland Ab
  • Mehiläinen Ateriaali Oy

 

Följande anbudsgivare avseende delområde 2 lämnade in anbud inom utsatt tid:

  • Mehiläinen Ateriaali Oy
  • Oy Loviisan Terveyspalvelut Ab

 

Bedömning av anbudsgivarnas lämplighet

Kraven på anbudsgivarnas lämplighet fastställdes i upphandlingsdokumenten.

För delområde 1:s vidkommande uppfyllde båda anbudsgivarna de lämplighetskrav som hade fastställts.

För delområde 2:s vidkommande konstaterades det vid granskningen av anbuden att Oy Loviisan Terveyspalvelut Ab inte uppfyllde de lämplighetskrav som hade fastställts för anbudsgivarna. Av den anledningen uteslöts Oy Loviisan Terveyspalvelut Ab från anbudsförfarandet. Oy Loviisan Terveyspalvelut Ab kommer att tillställas ett brev där uteslutandet motiveras. Mehiläinen Ateriaali Oy uppfyllde de lämplighetskrav som hade fastställts i upphandlingsdokumenten.

Bedömning av om anbuden stämmer överens med anbudsförfrågan

Kraven på den tjänst och det anbud som skulle erbjudas fastställdes i upphandlingsdokumenten. Anbudsgivarna förutsattes svara på alla punkter och bifoga alla erfordrade handlingar och utredningar som bilaga till sitt anbud.

Vid granskningen av anbuden i delområde 1 ombads Compass Group Finland Ab lämna in en precisering av den prisblankett som bolaget hade använt. Compass Group Finland Ab hade i sitt anbud använt en prisblankett som hade varit bilaga till den ursprungliga upphandlingsannonsen. Blanketten hade preciserats i samband med den korrigerade upphandlingsannonsen. Compass Group Finland Ab försäkrade i sin precisering att bolaget i sitt anbud hade beaktat anbudsförfrågans alla krav i sitt anbud, inklusive de uppgifter som hade lämnats i skedet med frågor och svar och de uppgifter som hade lämnats genom korrigeringsannonsen i skedet med frågor och svar.

Därigenom ansågs vid granskningen av anbuden båda anbuden vara i överensstämmelse med anbudsförfrågan för delområde 1:s vidkommande.

För delområde 2:s vidkommande ansågs vid granskningen av anbuden Mehiläinen Ateriaali Oy vara i överensstämmelse med anbudsförfrågan.

Jämförelse av anbud

Lägsta pris var urvalskriterium för ekonomisk fördelaktighet. Priset används som kriterium för ekonomisk fördelaktighet, eftersom servicens kvalitet kan säkerställas med stöd av obligatoriska krav och avtalsvillkor. Urvalskriterierna för anbuden och jämförelsen av anbuden beskrivs närmare i punkt 10 i anbudsförfrågan.

För delområde 1:s vidkommande är resultatet av jämförelsen följande:

 

Anbudsgivare

Pris

1. Compass Group Finland Ab

2 375 942,40 €

2. Mehiläinen Ateriaali Oy

2 476 448,00 €

 

För delområde 2:s vidkommande konstateras att eftersom enbart Mehiläinen Ateriaali Oy uppfyllde de lämplighetskrav som hade fastställts, så konstaterades anbudet vara i överensstämmelse med anbudsförfrågan och dessutom ekonomiskt fördelaktigast, varför en jämförelse av anbuden inte behövde göras.

Upphandlingsbeslut

Vinnande anbudsgivare i anbudsförfrågan gällande delområde 1 blev Compass Group Finland Ab, varifrån upphandlingen görs.

Vinnande anbudsgivare i anbudsförfrågan gällande delområde 2 blev Mehiläinen Ateriaali Oy, varifrån upphandlingen görs.

Upphandlingsavtal

Ett avtal om upphandling ingås först genom undertecknande av ett skriftligt kontrakt. Vid en i bilaga E avsedd tjänsteupphandling som överstiger det nationella tröskelvärdet får upphandlingskontrakt ingås tidigast 14 dagar från det att anbudsgivaren har fått eller anses ha fått del av beslutet och besvärsanvisningen.

Befogenheter

Det bestäms i 22 § i förvaltningsstadgan för Östra Nylands välfärdsområde att nämnden för ordnande av tjänster beslutar om upphandlingar, avtal och förbindelser som är minst 1 000 000 euro och högst 5 000 000 euro samt om upphandlingsrättelser angående de ovannämnda inom sin sektor.

Beslutsförslag

Social- och hälsovårdsdirektören:

Nämnden för ordnande av tjänster beslutar:

  • välja Compass Group Finland Ab till tjänsteleverantör i delområde 1 av upphandlingen av hemmåltids- och butiksservice
  • välja Mehiläinen Ateriaali Oy till tjänsteleverantör i delområde 2 av upphandlingen av hemmåltids- och butiksservice
  • utesluta Oy Loviisan Terveyspalvelut Ab:s anbud från delområde 2 av anbudsförfarandet.

 

Paragrafen justeras genast.

Beslut

Nämnden för ordnande av tjänster beslutade enhälligt:

  • välja Compass Group Finland Ab till tjänsteleverantör i delområde 1 av upphandlingen av hemmåltids- och butiksservice
  • välja Mehiläinen Ateriaali Oy till tjänsteleverantör i delområde 2 av upphandlingen av hemmåltids- och butiksservice
  • utesluta Oy Loviisan Terveyspalvelut Ab:s anbud från delområde 2 av anbudsförfarandet.

 

Paragrafen justerades genast.

Inform

Berörda parter, upphandlingschefen, controller

Bilagor

Kompletterande material


Sökande av ändring

En part som är missnöjd med detta beslut kan söka ändring i beslutet genom att yrka på upphandlingsrättelse eller genom att anföra besvär hos marknadsdomstolen eller bådadera.

Enligt vad som föreskrivs i lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016, hädanefter upphandlingslagen) får man söka ändring i beslut som gäller en offentlig handling eller något annat avgörande i upphandlingsförfarandet genom att yrka att den upphandlande enheten gör en rättelse (hädanefter upphandlingsrättelse), eller så kan ärendet föras till marknadsdomstolen genom besvär.

 

1 ANVISNINGAR OM UPPHANDLINGSRÄTTELSE

 

Rätt att yrka på upphandlingsrättelse

En anbudsgivare som har deltagit i ett anbudsförfarande eller en anbudssökande som har inlämnat en anbudsansökan, eller den som ett beslut avser eller vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet (part), får skriftligen yrka på upphandlingsrättelse hos den upp-handlande enheten.

 

Tid för att yrka på upphandlingsrättelse

En part ska framställa yrkande inom 14 dagar efter att ha fått del av den upphandlande enhetens beslut eller avgörande.

Överklagande till marknadsdomstolen hindrar inte att upphandlingsrättelse yrkas. Anhängiggörande och behandling av ett yrkande på upphandlingsrättelse påverkar inte den tidsfrist under vilken en part med stöd av upphandlingslagen kan söka ändring genom besvär hos marknadsdomstolen.

Om beslutet har delgetts med användning av den elektroniska kontaktinformation som anbudssökanden eller anbudsgivaren har meddelat den upphandlande enheten, anses mottagaren ha fått del av beslutet den dag det elektroniska meddelandet står till mottagarens förfogande i dennes mottagarapparat på ett sådant sätt att meddelandet kan hanteras.

Om beslutet har delgetts i ett vanligt brev, anses anbudssökanden eller anbudsgivaren ha fått del av beslutet den sjunde dagen efter att brevet sändes, om inte anbudssökanden eller anbudsgivaren visar att delgivningen har skett vid en senare tidpunkt.

Dagen för delfåendet räknas inte med i tiden för yrkande på upphandlingsrättelse. Om tidsfristens sista dag infaller på en helgdag, själv-ständighetsdagen, första maj, julafton, midsommarafton eller en helgfri lördag, får upphandlingsrättelse yrkas den första vardagen därefter.

 

Myndighet hos vilken upphandlingsrättelse yrkas

Upphandlingsrättelse yrkas hos den myndighet som har gjort upphandlingsbeslut i Östra Nylands välfärdsområde.
 

Post- och besöksadress: WSOY-huset, Mannerheimgatan 20 K 3 vån.
06100 Borgå
E-postadress: kirjaamo(at)itauusimaa.fi
Öppettider för registraturen mån – fre kl. 9.00 - 15.00

 

Form och innehåll

Ett yrkande på upphandlingsrättelse anhängiggörs skriftligen genom att det uppges:

 

  • vilket beslut eller avgörande av den upphandlande enheten som yrkandet på upphandlingsrättelse gäller
  • hurdan upphandlingsrättelse som yrkas i beslutet eller
  • avgörandet på vilka grunder upphandlingsrättelse yrkas i beslutet eller avgörandet.

 

Elektroniska dokument uppfyller kravet på skriftlig form.

I yrkandet på upphandlingsrättelse ska antecknas namnet på den som yrkar på rättelse och den kontaktinformation som behövs för att ärendet ska kunna skötas. Om ändringssökandens talan förs av hans eller hennes lagliga företrädare eller ombud eller om någon annan person har upprättat yrkandeskriften, ska även denna persons namn och kon-taktinformation uppges i yrkandet.

Till yrkandet på upphandlingsrättelse ska bifogas de handlingar som den som yrkar på rättelse åberopar till stöd för sina yrkanden, om de inte redan tidigare har lämnats in till myndigheten.

 

Protokoll

Protokollsutdrag och bilagor som gäller beslutet kan begäras hos Östra Nylands välfärdsområdes registratur. 

Post- och besöksadress: WSOY-huset, Mannerheimgatan 20 K 3 vån.
06100 Borgå
E-postadress: kirjaamo(at)itauusimaa.fi
Öppettider för registraturen mån – fre kl. 9.00 - 15.00

 

2 BESVÄRSANVISNING TILL MARKNADSDOMSTOLEN

Besvärsrätt

En anbudsgivare, en anbudssökande som har inlämnat en anbudsansökan eller den som saken gäller kan föra ärendet till marknadsdomstolen för behandling.

 

Besvärstid

Besvär ska anföras inom 14 dagar från delfåendet av beslutet.

 

Vid upphandlingar som överstiger EU-tröskelvärdena ska besvär anföras inom 30 dagar från delfåendet av beslutet, om den upphandlande enheten har ingått ett upphandlingskontrakt med stöd av 78 § 3 punkten i upphandlingslagen utan att iaktta väntetiden.

 

Besvär ska lämnas in senast sex månader efter att upphandlingsbeslutet har fattats, om parten har fått del av upphandlingsbeslutet och upphandlingsbeslutet eller besvärsanvisningen har varit väsentligen bristfälliga.

 

Om beslutet har delgetts med användning av den elektroniska kontaktinformation som anbudssökanden eller anbudsgivaren har meddelat den upphandlande enheten, anses mottagaren ha fått del av beslutet den dag det elektroniska meddelandet står till mottagarens förfogande i dennes mottagarapparat på ett sådant sätt att meddelandet kan hanteras.

 

Om beslutet har delgetts i ett vanligt brev, anses anbudssökanden el-ler anbudsgivaren ha fått del av beslutet den sjunde dagen efter att brevet sändes, om inte anbudssökanden eller anbudsgivaren visar att delgivningen har skett vid en senare tidpunkt.

 

Anhängiggörande av en upphandlingsrättelse påverkar inte den tidsfrist inom vilken en part har rätt att överklaga hos marknadsdomstolen genom besvär.

 

Dagen för delfåendet räknas inte med i besvärstiden. Om den sista dagen för att anföra besvär infaller på en helgdag, självständighetsda-gen, första maj, julafton, midsommarafton eller en helgfri lördag, får besvär anföras den första vardagen därefter.

 

Besvärsmyndighet

Besvär ska anföras hos marknadsdomstolen.

Adress: Banbyggarvägen 5,
00520 Helsingfors
E-postadress:  markkinaoikeus(at)oikeus.fi
Faxnummer:    029 564 3314
Telefonnummer: 029 564 3300
Öppettider för registraturen: mån-fre 8.00-16.15

 

Besvärens form och innehåll

Besvären ska anföras skriftligen. Också elektroniska dokument uppfyller kravet på skriftlig form.

I besvären, som ska riktas till besvärsmyndigheten, ska uppges

  • det beslut i vilket ändring söks
  • till vilka delar ändring söks i beslutet och vilka ändringar som yrkas
  • de grunder på vilka ändring yrkas.

 

I besvären ska ändringssökandens namn och hemkommun uppges. Om ändringssökandens talan förs av hans eller hennes lagliga företrädare eller ombud eller om någon annan person har upprättat besvärsskriften, ska även denna persons namn och hemkommun uppges i besvären.

I besvären ska vidare uppges den postadress och det telefonnummer som ska användas för meddelanden i saken till ändringssökanden.

Ändringssökanden, den lagliga företrädaren eller ombudet ska underteckna besvären. Ett elektroniskt dokument behöver ändå inte kompletteras med en underskrift, om dokumentet innehåller uppgifter om avsändaren och om det inte finns anledning att betvivla dokumentets autenticitet och integritet.

 

Till besvären ska bifogas

  • det beslut i original eller kopia i vilket ändring söks genom besvär
  • intyg över vilken dag beslutet har delgetts eller någon annan utredning över när besvärstiden har börjat
  • de handlingar som ändringssökanden åberopar till stöd för sina yrkanden, om de inte redan tidigare har lämnats till myndigheten.

 

Underrättelse till den upphandlande enheten om anförandet av besvär

Ändringssökanden eller hans eller hennes företrädare ska skriftligen underrätta den upphandlande enheten om att ärendet förs till marknadsdomstolen. Underrättelsen ska lämnas in senast då besvären över upphandlingen lämnas in till marknadsdomstolen.Meddelandet skall ges till: Registraturen i Östra Nylands välfärdsområde.

Post- och besöksadress: WSOY-huset, Mannerheimgatan 20 K 3 vån., 06100 Borgå

E-postadress: kirjaamo(at)itauusimaa.fi

 

Rättegångsavgift

Rättegångsavgifterna, som tas ut för behandling av ett ärende i marknadsdomstolen bestäms enligt lagen om domstolsavgifter (1455/2015), enligt Justitieministeriets förordning om justering av de avgifter som nämns i 2 § i lagen om domstolsavgifter (1122/2021) och enligt Justitieministeriets förordning om vissa ansökningsavgifter vid domstolar 2022–2024 (1123/2021).

 

För behandling av tvistemål, ärenden som gäller ändringssökande och andra rättskipningsmål tas i marknadsdomstolen ut en rättegångsavgift på 2120 euro.

Om värdet av en upphandling i ett ärende som gäller offentlig upphandling är minst 1 miljon euro, är behandlingsavgiften 4240 euro. Om värdet av upphandlingen är minst 10 miljoner euro, är behandlingsavgiften 6350 euro.