Beskrivning
Beredning och tilläggsuppgifter:
upphandlingschef Ville Hanhinen
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi
Anbudsförfrågan
Välfärdsområdena i Västra Nyland och Östra Nyland har behov av att enhetliggöra kund- och patientdatasystemen. Välfärdsområdena upphandlar en enhetlig helhet av kund- och patientdatasystem inom sina respektive områden. Upphandlingen genomförs i samarbete som en inköpsring, och båda områdena fattar separata upphandlingsbeslut och ingår separata avtal med den valda leverantören.
Välfärdsområdena i Västra Nyland och Östra Nyland har begärt om deltagande till det konkurrenspräglade dialogen för upphandling av kund- och patientdatasystem genom en upphandlingsannons och en begäran om deltagande daterad 26.3.2024. Tre leverantörer valdes till den konkurrenspräglade dialogen genom ett upphandlingsbeslut publicerat 3.5.2024 (§ 105/2024, IUHVADno-2023-4124). Två förhandlingsomgångar hölls under veckorna 23-24 och 38-39. De upphandlande enheterna meddelade leverantörerna om avslutandet av förhandlingsfasen den 24.10.2024. Välfärdsområdena i Västra Nyland och Östra Nyland begärde slutliga anbud från de valda leverantörerna den 25.10.2024.
Föremålet för upphandlingen är en helhet av kund- och patientdatasystem för primärvården, socialvården, tandvården samt hemtjänstens verksamhetsstyrning. Upphandlingen omfattar förutom användarrättigheter till systemen, genomförande och ibruktagande, stöd- och underhållstjänster, systemdrifttjänster samt vidareutvecklingstjänster under hela avtalsperioden. Systemet ska vara en färdig programvara som integreras smidigt med nationella system och uppfyller de kraven i de regelverk som gäller i Finland.
Upphandlingen delades inte upp i delar, eftersom lösningen måste omfatta hela den beskrivna helheten.
Upphandlingen strävar efter att välja en (1) huvudleverantör, som ansvarar för helhetslösningen och tjänster i anslutning till den. Vid upphandlingen väljs dessutom en (1) reservleverantör. Den upphandlande enheten kan ingå avtal med reservleverantören om huvudleverantören inte uppfyller kraven som ställts i anbudsförfrågan vid avtalets början eller under avtalsperioden. Reservleverantören är den som lämnat det totalekonomiskt näst mest fördelaktiga anbudet.
Östra Nylands välfärdsområde förbinder sig inte till specifika inköpsvolymer under avtalsperioden.
Upphandlingsförfarande
Upphandlingen har genomförts enligt lagen om offentlig upphandling och koncessionsavtal (1397/2016, upphandlingslagen). Upphandlingen har genomförts med konkurrenspräglad dialog enligt upphandlingslagens § 36 och § 37.
Som upphandlingsförfarande används konkurrenspräglad dialog eftersom det i upphandlingen ingår formgivning eller innovativa lösningar och upphandlingskontraktet kan inte ingås utan föregående förhandlingar på grund av särskilda omständigheter i anslutning till upphandlingens art eller komplexitet eller rättsliga och ekonomiska utformning eller på grund av riskerna i anslutning till dessa.
Det rör sig om en upphandling som överskrider EU tröskelvärdet. Upphandlingsannonsen publicerades i Hilma och TED annonskanalerna 28.3.2024. Välfärdsområdesdirektören beslöt 3.5.2024 § 105/2024, IUHVADno-2023-4124 att välja CGI Suomi Oy, Mediconsult Oy och Tietoevry Finland Oy till förfarandet.
Den slutliga anbudsförfrågan skickades till de godkända leverantörerna via Tarjouspalvelu.fi – portalen 25.10.2024. Anbuden skulle lämnas in via samma portal.
Urvalskriterier
Urvalskriteriet var det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är enligt de upphandlande enheterna det som har det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet.
Bedömnings- och jämförelsekriterier
De slutliga anbuden utvärderades i två steg:
- Kontroll av det slutliga anbudets överensstämmelse med anbudsförfrågan
- Jämförelse av de slutliga anbuden
De upphandlande enheterna väljer av de slutliga anbuden det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet som är det anbud som är det totalekonomiskt mest fördelaktiga är det som har det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är det som har fått flest jämförelsepoäng.
Vid jämförelse av anbuden användes följande jämförelsegrunder och vikter för totalekonomisk fördelaktighet som angetts i anbudsförfrågan:
- Pris 30 %
- Kvalitet 70 %, fördelat på följande kriterier:
- Lösningens funktionella kvalitet och användbarhet 20 %
- Leverantörens förmåga att genomföra och att ta ibruk 20 %
- Lösningens egenskaper i förhållande till kraven 15 %
- Lösningens arkitektur och tekniska genomförande, underhåll och utveckling 15 %
Om de slutliga jämförelsepoängen är lika, väljs till leverantör den anbudsgivare som har högre kvalitetspoäng.
Pris- och kvalitetspoängen bildades utifrån kriterierna som anges i bilaga 4 "Jämförelsekriterier för anbuden". Prisjämförelsen genomfördes baserat på jämförelsepriset i prisblanketten som skulle bifogas till anbudet (bilaga 3.3.1 i anbudsförfrågan). Det lägsta jämförelsepriset fick fulla 30 poäng och övriga anbud jämfördes med det bästa anbudet enligt följande formel:
[Lägsta jämförelsepris] / [Anbudets jämförelsepris] * 30
Baserat på poängsättningen för varje jämförelsekriterium tilldelades varje kriterium råpoäng baserat på anbudssvaren. Summan av råpoängen användes för att bilda jämförelsepoängen. Råpoängens antal baserades på de upphandlande enheternas syn på de teman som är viktiga för kvaliteten.
Råpoängen för varje jämförelsekriterium omvandlades till jämförelsepoäng enligt följande:
- De högsta råpoängen fick maximipoäng för det aktuella jämförelsekriteriet
- Övriga råpoäng skalades linjärt enligt följande formel:
[Anbudsgivarens råpoäng] / [Högsta erhållna råpoäng] * [Maximala jämförelsepoäng]
Frågor, svar och ändringar som gjordes i anbudsförfrågan
Frågor och kommentarer om upphandlingen skulle lämnas in senast den 1.11.2024 kl. 12.00 via Tarjouspalvelu.fi-portalen. Totalt inkom 68 frågor. Svaren publicerades i portalen den 6.11.2024.
De upphandlande enheterna har gjort preciseringar i de slutliga upphandlingsdokumenten. I den slutliga anbudsförfrågan gjordes följande preciseringar: I bilagorna till Beskrivning av upphandlingsobjektet, bilaga 3.5.1 ”Krav på tjänsten” och bilaga 4.1.1 ”Användningsfall för produktjämförelse” gjordes preciseringar. I den slutgiltiga anbudsförfrågan, ”Bilagor som ska bifogas anbudet” förtydligades för bilagorna 15 och 15.1 del att anbudsförfrågan inte innehåller färdiga dokumentmallar, utan att leverantören ska ladda upp egna fritt formulerade bilagor
Den uppdaterade anbudsförfrågan publicerades i Tarjouspalvelu.fi-portalen den 12.11.2024.
Anbud
Följande leverantörer lämnade in anbud senast den 25.11.2024 kl. 12.00:
- CGI Suomi Oy (0357502-9)
- Mediconsult Oy (2922700-6)
- Tietoevry Finland Oy (1962361-1)
Granskning och jämförelse av anbud
De upphandlande enheterna har kontrollerat att anbuden överensstämmer med anbudsförfrågan. Under kontrollen begärde de upphandlande enheterna precisering av anbuden från CGI Suomi Oy angående bilagorna 9 "Namngivna experter LUVN" och "Namngivna experter IU" samt bilaga 3 "Svar på funktionella krav". CGI Suomi Oy lämnade in godtagbara preciseringar inom den angivna tidsfristen. Alla anbud överensstämde med anbudsförfrågan och gick vidare till jämförelsen.
De upphandlande enheterna har jämfört anbuden enligt de angivna urvalskriterierna. Jämförelsekriterierna, poängsättningen och utvärderingen beskrivs närmare i den slutliga anbudsförfrågan och dess bilagor.
Anbuden rangordnades enligt de totala poängen. Det anbud som fick flest totala poäng är vinnaren av anbudstävlingen. Jämförelsen av anbuden och poängen samt poängsättningens grunder beskrivs närmare i bilaga 1 "Motiveringar för upphandlingsbeslutet" med underbilagor. Enligt anbudsförfrågan väljer den upphandlande enheten en (1) huvudleverantör, med vilken den upphandlande enheten ingår ett upphandlingsavtal. Den näst bästa leverantören väljs som reservleverantör.
Tietoevry Finland Oy:s anbud fick högst poäng, 100. Därför väljs Tietoevry Finland Oy som huvudleverantör, eftersom deras anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga. Tietoevry Finland Oy:s anbudspris var 15 650 281,44 €, varav Västra Nylands välfärdsområdes andel är 11 308 051,04 € och Östra Nylands välfärdsområdes andel är 4 332 230,40 €.
CGI Suomi Oy kom på andra plats med 86,71 poäng och väljs därför som reservleverantör.
Jämförelsetabellerna finns i bilaga 1 till upphandlingsbeslutet.
De upphandlande enheterna har granskat Tietoevry Finland Oy:s aktuella intyg och utredningar för att säkerställa att leverantören inte omfattas av obligatoriska eller frivilliga uteslutningsgrunder och att leverantören uppfyller de ställda lämplighetskraven. Leverantören omfattas inte av uteslutningsgrunder och uppfyller lämplighetskraven.
Upphandlingsbeslutet fattas villkorligt. Villkoret är att konsekvensbedömningen enligt dataskyddsförordningen inte får visa på alltför stora kvarstående risker. Genom att lämna in ett anbud har leverantören förbundit sig till villkoren och kraven i bilaga 3.1 "Dataskydds- och sekretessbilaga" med underbilagor samt att bistå vid slutförandet av konsekvensbedömningen. Om konsekvensbedömningen visar på stora risker och skyddsåtgärderna är kartlagda och om det inte är möjligt att minska riskerna till en godtagbar nivå tillsammans med beställaren, kan tjänsten inte tas i bruk enligt dataskyddsförordningen. Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att göra en rättelse av upphandlingsbeslutet om tjänsten inte kan tas i bruk på grund av konsekvensbedömningen.
Tietoevry Finland Oy kommer att använda underleverantörer under avtalsperioden. Den valda leverantören kan göra ändringar och tillägg av underleverantörer under avtalsperioden enligt upphandlingsavtalet.
Avtal
Avtalet träder i kraft vid undertecknandet. Avtalet är ikraft som tidsbegränsat i fyra (4) år från undertecknandet. Efter den tidsbegränsade avtalsperioden fortsätter avtalet att gälla tills vidare.
Upphandlingsavtalet ingås inte genom detta upphandlingsbeslut, utan först genom undertecknandet av ett skriftligt avtal. Upphandlingsbeslutet kan verkställas tidigast 14 dagar efter att anbudsgivaren har fått eller anses ha fått beslutet och besvärsanvisningen.
Behörighet
Enligt § 22 i Östra Nylands välfärdsområdes förvaltningsstadga beslutar välfärdsområdesstyrelsen om upphandlingar, avtal och förbindelser på minst 5 000 000 euro och högst 10 000 000 euro samt om upphandlingsrättelser angående de ovannämnda.