Nämnden för ordnande av tjänster, möte 25-10-2023

Protokollet är granskat

§ 115 Upphandlingsbeslut angående anbudsförfarande om säkerhetsservice

IUHVADno-2023-3595

Beskrivning

Beredning och tilläggsinformation:
ansvarsområdesdirektör (tjänster för äldre) Kirsi Oksanen
upphandlingschef Ville Hanhinen
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi

Föremål för upphandlingen, totalpris och avtalsperiod

Föremål för upphandlingen var säkerhetsservice tillhörande serviceområdet tjänster för äldre vid Östra Nylands välfärdsområdes social- och hälsovårdssektor. Säkerhetsservicen ska betjäna invånarna inom Östra Nylands välfärdsområde.

Upphandlingens värde under avtalsperioden inklusive optioner är 1 659 600 euro (moms 0 %).

Kontraktet har en egentlig avtalsperiod som sträcker sig till 30.9.2025. Efter den egentliga avtalsperioden ges beställaren möjlighet till två (2) optionsperioder på ett (1) år var.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen förutses ha ett värde som överstiger det nationella tröskelvärdet för social- och hälsovårdstjänster enligt bilaga E till upphandlingslagen, och som upphandlingsförfarande tillämpades ett öppet förfarande enligt 32 § i upphandlingslagen.

Upphandlingsannonsen om anbudsförfarandet skickades 18.8.2023 till annonseringskanalen Hilma för publicering.

Tidsfrist för anbuden

I anbudsförfrågan fastställdes tidsfristen för inlämnande av anbud till 18.9.2023 kl. 10.00.

Inkomna anbud

Följande anbudsgivare lämnade in anbud inom utsatt tid:

AddSecure Smart Care Oy
Tunstall Oy

Bedömning av anbudsgivarnas lämplighet

Kraven på anbudsgivarnas lämplighet fastställdes i upphandlingsannonsen och anbudsförfrågan.

Båda anbudsgivarna uppfyllde de lämplighetskrav som fastställts.

Bedömning av om anbuden stämmer överens med anbudsförfrågan

Kraven på den tjänst och det anbud som skulle erbjudas fastställdes i anbudsförfrågan och dess bilagor. Anbudsgivarna förutsattes svara på alla punkter och bifoga alla handlingar och utredningar som krävdes som bilaga till sitt anbud.

Vid granskningen av anbuden konstaterades båda anbuden vara i överensstämmelse med anbudsförfrågan.

Jämförelse av anbud

Lägsta pris var urvalskriterium för ekonomisk fördelaktighet. Beslutskriterierna har beskrivits i punkt 10. Den upphandlande enheten använder det lägsta priset som kriterium för ekonomisk fördelaktighet, eftersom den genom de minimikrav som den fastställt har försäkrat sig om kvalitetsfaktorerna hos föremålet för upphandlingen. Det anbud som är billigast då man ser till det totala jämförelsepriset vinner anbudsförfarandet.

Anbudets totala jämförelsepris bildas av summan av de enhetspriser som anbudsgivaren meddelat avseende bilaga 4 till anbudsförfrågan. På prisblanketten ges varje prisrad en vikt där koefficienten är den som meddelats på den upphandlande enhetens blankett.

I samband med jämförelsen av anbud bad den upphandlande enheten AddSecure Smart Care Oy avge en förklaring av sitt anbudspris i enlighet med 96 § 1 mom. i upphandlingslagen. I förklaringen skulle anbudsgivaren förklara det erbjudna prisets nivå, och anbudsgivaren skulle visa att den inte försummar sina skyldigheter enligt 81 § 1 mom. 5 punkten i upphandlingslagen.

AddSecure Smart Care Oy tillställde den upphandlande enheten en förklaring inom utsatt tid. Den upphandlande enheten bedömde på basis av förklaringen att denna var tillräcklig och att den visade att AddSecure Smart Care Oy förmår klara av sina åtaganden enligt upphandlingskontraktet till det pris som meddelats. Av förklaringen framgick också att AddSecure Smart Care Oy inte hade brutit mot sina lagstadgade åtaganden.

Slutresultatet av prisjämförelsen är följande:

Anbudsgivare	Jämförelsepris (euro)	Poäng för priset
1. AddSecure Smart Care Oy	1 659 600,00 euro	100
2. Tunstall Oy	2 665 584,00 euro	62,26

Upphandlingsbeslut

Det vinnande budet i anbudsförfarandet gavs av AddSecure Smart Care Oy, därifrån anskaffningen görs.

Det bestäms i 22 § i förvaltningsstadgan för Östra Nylands välfärdsområde att nämnden för ordnande av tjänster beslutar om upphandlingar, avtal och förbindelser som är minst 1 000 000 euro och högst 5 000 000 euro samt om upphandlingsrättelser angående de ovannämnda inom sin sektor.

Upphandlingsavtal

Ett avtal om upphandling ingås först genom undertecknande av ett skriftligt kontrakt. Vid i bilaga E avsedd tjänsteupphandling som överstiger det nationella tröskelvärdet får kontrakt ingås tidigast 14 dagar från det att anbudsgivaren har fått eller anses ha fått del av beslutet och besvärsanvisningen.

Beslutsförslag

tf. social- och hälsovårdsdirektören:

Nämnden för ordnande av tjänster vid Östra Nylands välfärdsområde beslutar anskaffa den i detta beslut avsedda säkerhetsservicen från AddSecure Smart Care Oy på de grunder som angetts i detta beslut

Paragrafen justeras genast.

Beslut

Nämnden för ordnande av tjänster vid Östra Nylands välfärdsområde beslutade enhälligt anskaffa den i detta beslut avsedda säkerhetsservicen från AddSecure Smart Care Oy på de grunder som angetts i detta beslut

Paragrafen justerades genast.

Möte hantering

Antecknas på protokollet att ledamot Meri Lohenoja anlände till mötet kl. 18.08 under behandlingen av paragraf 115.

Inform

AddSecure Smart Care Oy, Tunstall Oy, upphandlingschefen, ansvarsområdesdirektör (tjänster för äldre)

Bilagor

LIITE 1 Tarjousten avauspöytäkirja.pdf (pdf, 88 kB)

Sökande av ändring

En part som är missnöjd med detta beslut kan söka ändring i beslutet genom att yrka på upphandlingsrättelse eller genom att anföra besvär hos marknadsdomstolen eller bådadera.

Enligt vad som föreskrivs i lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016, hädanefter upphandlingslagen) får man söka ändring i beslut som gäller en offentlig handling eller något annat avgörande i upphandlingsförfarandet genom att yrka att den upphandlande enheten gör en rättelse (hädanefter upphandlingsrättelse), eller så kan ärendet föras till marknadsdomstolen genom besvär.

1 ANVISNINGAR OM UPPHANDLINGSRÄTTELSE

Rätt att yrka på upphandlingsrättelse

En anbudsgivare som har deltagit i ett anbudsförfarande eller en anbudssökande som har inlämnat en anbudsansökan, eller den som ett beslut avser eller vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet (part), får skriftligen yrka på upphandlingsrättelse hos den upp-handlande enheten.

Tid för att yrka på upphandlingsrättelse

En part ska framställa yrkande inom 14 dagar efter att ha fått del av den upphandlande enhetens beslut eller avgörande.

Överklagande till marknadsdomstolen hindrar inte att upphandlingsrättelse yrkas. Anhängiggörande och behandling av ett yrkande på upphandlingsrättelse påverkar inte den tidsfrist under vilken en part med stöd av upphandlingslagen kan söka ändring genom besvär hos marknadsdomstolen.

Om beslutet har delgetts med användning av den elektroniska kontaktinformation som anbudssökanden eller anbudsgivaren har meddelat den upphandlande enheten, anses mottagaren ha fått del av beslutet den dag det elektroniska meddelandet står till mottagarens förfogande i dennes mottagarapparat på ett sådant sätt att meddelandet kan hanteras.

Om beslutet har delgetts i ett vanligt brev, anses anbudssökanden eller anbudsgivaren ha fått del av beslutet den sjunde dagen efter att brevet sändes, om inte anbudssökanden eller anbudsgivaren visar att delgivningen har skett vid en senare tidpunkt.

Dagen för delfåendet räknas inte med i tiden för yrkande på upphandlingsrättelse. Om tidsfristens sista dag infaller på en helgdag, själv-ständighetsdagen, första maj, julafton, midsommarafton eller en helgfri lördag, får upphandlingsrättelse yrkas den första vardagen därefter.

Myndighet hos vilken upphandlingsrättelse yrkas

Upphandlingsrättelse yrkas hos den myndighet som har gjort upphandlingsbeslut i Östra Nylands välfärdsområde.

Post- och besöksadress:	WSOY-huset, Mannerheimgatan 20 K 3 vån. 06100 Borgå
E-postadress:	kirjaamo(at)itauusimaa.fi
Öppettider för registraturen	mån – fre kl. 9.00 - 15.00

Form och innehåll

Ett yrkande på upphandlingsrättelse anhängiggörs skriftligen genom att det uppges:

vilket beslut eller avgörande av den upphandlande enheten som yrkandet på upphandlingsrättelse gäller
hurdan upphandlingsrättelse som yrkas i beslutet eller
avgörandet på vilka grunder upphandlingsrättelse yrkas i beslutet eller avgörandet.

Elektroniska dokument uppfyller kravet på skriftlig form.

I yrkandet på upphandlingsrättelse ska antecknas namnet på den som yrkar på rättelse och den kontaktinformation som behövs för att ärendet ska kunna skötas. Om ändringssökandens talan förs av hans eller hennes lagliga företrädare eller ombud eller om någon annan person har upprättat yrkandeskriften, ska även denna persons namn och kon-taktinformation uppges i yrkandet.

Till yrkandet på upphandlingsrättelse ska bifogas de handlingar som den som yrkar på rättelse åberopar till stöd för sina yrkanden, om de inte redan tidigare har lämnats in till myndigheten.

Protokoll

Protokollsutdrag och bilagor som gäller beslutet kan begäras hos Östra Nylands välfärdsområdes registratur.

Post- och besöksadress:	WSOY-huset, Mannerheimgatan 20 K 3 vån. 06100 Borgå
E-postadress:	kirjaamo(at)itauusimaa.fi
Öppettider för registraturen	mån – fre kl. 9.00 - 15.00

2 BESVÄRSANVISNING TILL MARKNADSDOMSTOLEN

Besvärsrätt

En anbudsgivare, en anbudssökande som har inlämnat en anbudsansökan eller den som saken gäller kan föra ärendet till marknadsdomstolen för behandling.

Besvärstid

Besvär ska anföras inom 14 dagar från delfåendet av beslutet.

Vid upphandlingar som överstiger EU-tröskelvärdena ska besvär anföras inom 30 dagar från delfåendet av beslutet, om den upphandlande enheten har ingått ett upphandlingskontrakt med stöd av 78 § 3 punkten i upphandlingslagen utan att iaktta väntetiden.

Besvär ska lämnas in senast sex månader efter att upphandlingsbeslutet har fattats, om parten har fått del av upphandlingsbeslutet och upphandlingsbeslutet eller besvärsanvisningen har varit väsentligen bristfälliga.

Om beslutet har delgetts med användning av den elektroniska kontaktinformation som anbudssökanden eller anbudsgivaren har meddelat den upphandlande enheten, anses mottagaren ha fått del av beslutet den dag det elektroniska meddelandet står till mottagarens förfogande i dennes mottagarapparat på ett sådant sätt att meddelandet kan hanteras.

Om beslutet har delgetts i ett vanligt brev, anses anbudssökanden el-ler anbudsgivaren ha fått del av beslutet den sjunde dagen efter att brevet sändes, om inte anbudssökanden eller anbudsgivaren visar att delgivningen har skett vid en senare tidpunkt.

Anhängiggörande av en upphandlingsrättelse påverkar inte den tidsfrist inom vilken en part har rätt att överklaga hos marknadsdomstolen genom besvär.

Dagen för delfåendet räknas inte med i besvärstiden. Om den sista dagen för att anföra besvär infaller på en helgdag, självständighetsda-gen, första maj, julafton, midsommarafton eller en helgfri lördag, får besvär anföras den första vardagen därefter.

Besvärsmyndighet

Besvär ska anföras hos marknadsdomstolen.

Adress:	Banbyggarvägen 5, 00520 Helsingfors
E-postadress:	markkinaoikeus(at)oikeus.fi
Faxnummer:	029 564 3314
Telefonnummer:	029 564 3300
Öppettider för registraturen:	mån-fre 8.00-16.15

Besvärens form och innehåll

Besvären ska anföras skriftligen. Också elektroniska dokument uppfyller kravet på skriftlig form.

I besvären, som ska riktas till besvärsmyndigheten, ska uppges

det beslut i vilket ändring söks
till vilka delar ändring söks i beslutet och vilka ändringar som yrkas
de grunder på vilka ändring yrkas.

I besvären ska ändringssökandens namn och hemkommun uppges. Om ändringssökandens talan förs av hans eller hennes lagliga företrädare eller ombud eller om någon annan person har upprättat besvärsskriften, ska även denna persons namn och hemkommun uppges i besvären.

I besvären ska vidare uppges den postadress och det telefonnummer som ska användas för meddelanden i saken till ändringssökanden.

Ändringssökanden, den lagliga företrädaren eller ombudet ska underteckna besvären. Ett elektroniskt dokument behöver ändå inte kompletteras med en underskrift, om dokumentet innehåller uppgifter om avsändaren och om det inte finns anledning att betvivla dokumentets autenticitet och integritet.

Till besvären ska bifogas

det beslut i original eller kopia i vilket ändring söks genom besvär
intyg över vilken dag beslutet har delgetts eller någon annan utredning över när besvärstiden har börjat
de handlingar som ändringssökanden åberopar till stöd för sina yrkanden, om de inte redan tidigare har lämnats till myndigheten.

Underrättelse till den upphandlande enheten om anförandet av besvär

Ändringssökanden eller hans eller hennes företrädare ska skriftligen underrätta den upphandlande enheten om att ärendet förs till marknadsdomstolen. Underrättelsen ska lämnas in senast då besvären över upphandlingen lämnas in till marknadsdomstolen.Meddelandet skall ges till: Registraturen i Östra Nylands välfärdsområde.

Post- och besöksadress: WSOY-huset, Mannerheimgatan 20 K 3 vån., 06100 Borgå

E-postadress: kirjaamo(at)itauusimaa.fi

Rättegångsavgift

Rättegångsavgifterna, som tas ut för behandling av ett ärende i marknadsdomstolen bestäms enligt lagen om domstolsavgifter (1455/2015), enligt Justitieministeriets förordning om justering av de avgifter som nämns i 2 § i lagen om domstolsavgifter (1122/2021) och enligt Justitieministeriets förordning om vissa ansökningsavgifter vid domstolar 2022–2024 (1123/2021).

För behandling av tvistemål, ärenden som gäller ändringssökande och andra rättskipningsmål tas i marknadsdomstolen ut en rättegångsavgift på 2120 euro.

Om värdet av en upphandling i ett ärende som gäller offentlig upphandling är minst 1 miljon euro, är behandlingsavgiften 4240 euro. Om värdet av upphandlingen är minst 10 miljoner euro, är behandlingsavgiften 6350 euro.