Välfärdsområdesstyrelsen, möte 09-10-2025

Beskrivning

Beredning och tilläggsuppgifter: 
upphandlingschef Ville Hanhinen
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi

Upphandlingsförfarande och upphandlingsannons 

Östra Nylands välfärdsområde inrättade ett dynamiskt inköpssystem för färdtjänst inom social- och hälsovården (i fortsättningen inköpssystem) genom en upphandlingsannons och en begäran om deltagande nummer IUHVADNO-2025-1406, som publicerades 13.5.2025 i annonskanalerna Tarjouspalvelu.fi och www.hankintailmoitukset.fi. 

Det är fråga om upphandling av persontransporttjänster i form av upphandling av social- och hälsovårdstjänster enligt bilaga E till upphandlingslagen (1397/2016). På upphandlingen tillämpas bestämmelserna i 12 kap. och de allmänna principerna för upphandling enligt 3 § i upphandlingslagen. Syftet med det valda upphandlingsförfarandet är att trygga tillhandahållandet av tjänster för en kundgrupp i enlighet med den lagstiftning som gäller tjänsterna. Det är fråga om tjänster som är av betydelse med tanke på tillgodoseendet av kundgruppens grundläggande fri- och rättigheter samt dess självbestämmanderätt. 

Inköpssystemet är i kraft till 31.12.2033, under vilken tid de interna anbudsförfarandena inom inköpssystemet genomförs. Den upphandlande enheten kan förlänga inköpssystemets giltighetstid eller avsluta dess giltighet i förtid med en korrigerande upphandlingsannons. 

Med hjälp av tjänsteupphandlingen omsätter välfärdsområdet i handling sådan färdtjänst som är nödvändig för kunderna inom social - och hälsovården i enlighet med sitt organiseringsansvar, på ett ändamålsenligt sätt med beaktande av tjänsternas karaktär. Välfärdsområdet sörjer för tillgången på och omfattningen av tjänsterna med avtalsvillkor som gäller bland annat kvaliteten och justeringsmöjligheter samt kontinuitetshanteringen. 

Villkoren för och verksamheten hos föremålet för inköpssystemet beskrivs närmare i bilagan till förfrågan om deltagande ”2025 PRECISERAD Principer för det dynamiska inköpssystemet”. 

Upphandlingen har genomförts i samarbete med ansvarsområdet, och ansvarsområdet förordar upphandlingen. 

Föremål för upphandling och uppskattat värde 

Föremålet för upphandlingen är färdtjänst enligt socialvårdslagen och lagen om funktionshinderservice samt andra individuella transporter och grupptransporter enligt social - och hälsovårdskundernas behov. Föremål för upphandlingen är också icke-brådskande patienttransporter som baserar sig på hälso- och sjukvårdslagen. Föremål för upphandlingen är också sådana varutransporter som lämpar sig för utförande med fordon som är avsedda för persontransport. Färdtjänsten omfattar ett fordon som överensstämmer med behovet samt en förare. För den övergripande styrningen av transporterna, beställningsförmedlingen och rutten svarar i första hand beställarens beställningscentral. 

Föremålet för upphandlingen har beskrivits närmare i de anbudsförfrågningar inklusive bilagor som föreligger som kompletterande material 1. 

Upphandlingsbeslutet gäller färdtjänst med avtalsbilmodell. Serviceproducenten för avtalsbilen producerar tjänsten inom ramen för sin kapacitet. Serviceproducenten är skyldig att utföra transporter med regelbundet erbjudna bilar i enlighet med det minimiantal som anges i anbudsförfrågan. Välfärdsområdet genomför färdtjänst dessutom med dagbilar. Dagbilarna är i sin helhet knutna till beställarens transporter under de avtalade körtiderna. Under andra tider svarar avtalsbilarna i egenskap av primär materiel för tjänsten. Genom en kombination av dag- och avtalsbilmodeller och möjligheten att anvisa en långvarig serviceproducent för rutten säkerställs tillgången till service utifrån välfärdsområdets behov och tillgodoseendet av kundernas särskilda behov. Välfärdsområdet kan under avtalsperioden konkurrensutsätta fler dag- och avtalsbilar. I det upphandlingsavtal som ska ingås beaktar välfärdsområdet sina skyldigheter enligt 15 § i lagen om ordnande av social- och hälsovård (612/2021). 

Den interna konkurrensutsättningen genomförs i inköpssystemets kategori 3 Stor tillgänglig bil. 

Föremål för upphandlingen är avtalsbilar. Avtalsbilarna svarar dygnet runt varje dag under året för de transporter för vilka dagbilarna inte svarar. Efter att bilen har godkänt beställningscentralens transportbeställning, ska transporten skötas exakt enligt beställningscentralens reseinformation och enligt tidtabellen. 

Avsikten är att komma igång med tjänsten 1.11.2025. 

Avtalet är i kraft tidsbestämt i två (2) år. Därefter har beställaren rätt att förlänga avtalet med två (2) på varandra följande optionsperioder på ett (1) år (optionsperiod). Beställaren beslutar om ibruktagande av optionen senast tre (3) månader före utgången av den ordinarie avtalsperioden. 

Det uppskattade värdet av upphandlingen (exkl. moms), som beräknats i enlighet med upphandlingslagen, uppgår i kategori 3 till cirka 5,2 miljoner euro under avtalsperioden inklusive optionsperioderna. 

Anbudsförfrågan och inkomna anbud 

Den upphandlande enheten skickade 23.6.2025 en intern anbudsförfrågan inom inköpssystemet till alla kandidater som godkänts för deltagande i inköpssystemets kategori 3. 

Den upphandlande enheten fick 39 anbud inom tidsfristen för inlämnande av anbud, det vill säga senast 1.9.2025 kl. 10.00. 

De inkomna anbuden framgår av bilaga 1, Öppningsprotokoll kategori 3. 

Alla anbudsgivare lämnade in sina anbud inom utsatt tid. 

Bedömning av överensstämmelse med anbudsförfrågan 

Enligt 113 § i upphandlingslagen ska en anbudsgivare i sitt anbud visa att den tjänst som erbjuds svarar mot kraven i anbudsförfrågan. Anbud som inte motsvarar anbudsförfrågan eller villkoren för anbudsförfarandet ska uteslutas ur anbudsförfarandet. 

Vid granskningen av anbuden konstaterades att de inkomna anbuden var förenliga med kraven i anbudsförfrågan och uppfyllde minimikraven i anbudsförfrågan. Det godkänns att de inkluderas i jämförelsen av anbud. 

Jämförelse av anbuden 

Urvalskriterium för anbuden är ekonomisk fördelaktighet, det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. 

PRIS 

Viktning 70 procent 

Den som vid en jämförelse erbjudit den största sänkningsprocenten får 70 poäng i prisjämförelsen. Andra anbudsgivares sänkningsprocent ställs i relation till den högsta sänkningsprocenten med formeln anbudsgivarens sänkningsprocent/högsta sänkningsprocent * 70. 

KVALITET  

Viktning 30 procent 

Anbudsgivaren får 30 poäng i kvalitetsjämförelsen, om den förbinder sig till ett kvalitetslöfte i den kategori som avses. Kriterierna för kvalitetsjämförelsen var: två rullstolsplatser som uppfyller minimikraven. 

Anbudsgivarens pris- och kvalitetspoäng sammanräknas. Anbudsgivarnas prioritetsordning fastställs utifrån det totala antalet poäng. Pris- och kvalitetsgrunderna och poängsättningen av dem beskrivs närmare i anbudsförfrågningarna. 

Som avtalsbilar väljer beställaren alla serviceproducenter och bilar som uppfyller minimikraven i anbudsförfrågan och som lämnat anbud i enlighet med anbudsförfrågan. 

Slutresultatet av anbudsjämförelsen och serviceproducenternas prioritetsordning anges i bilaga 2 Jämförelsetabell kategori 3. 

Upphandlingskontrakt och annons  

Avtal om upphandling ingås genom att parterna tecknar ett separat skriftligt kontrakt. Den upphandlande enheten tecknar kontrakt med de serviceproducenter som lämnar de handlingar och uppgifter som förutsätts i deltagande- och anbudsförfrågan. Vid en serviceupphandling enligt bilaga E som överstiger det nationella tröskelvärdet enligt 25 § 1 mom. 3 punkten i upphandlingslagen får kontrakt ingås tidigast 14 dagar från det att anbudssökanden eller anbudsgivaren har fått eller anses ha fått del av beslutet och besvärsanvisningen. 

Den som söker ändring i ett upphandlingsärende ska enligt 148 § i upphandlingslagen skriftligt underrätta den upphandlande enheten om att ärendet förs till marknadsdomstolen. Den upphandlande enheten ber att en eventuell underrättelse om sökande av ändring tillsänds adressen ville.hanhinen(at)itauusimaa.fi. 

Befogenheter 

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar om upphandlingar, avtal och förbindelser som överskrider 5 000 000 euro och underskrider 10 000 000 euro samt om upphandlingsrättelser angående de ovannämnda. Välfärdsområdesstyrelsen beslutar dessutom för koncern- och strategitjänsternas del om upphandlingar, avtal och förbindelser som överskrider 1 000 000 euro och underskrider 5 000 000 euro samt om upphandlingsrättelser angående de ovannämnda inom sin sektor. 

Beslutsförslag

Välfärdsområdesdirektören: 

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att som avtalsbilar i kategori 3 i inköpssystemet välja serviceproducenter och bilar enligt bilaga 2 för att i den prioritetsordning som anges i bilagan producera tjänster. 

Paragrafen justeras genast. 

Beslut

Välfärdsområdesstyrelsen beslutade att som avtalsbilar i kategori 3 i inköpssystemet välja serviceproducenter och bilar enligt bilaga 2 för att i den prioritetsordning som anges i bilagan producera tjänster. 

Paragrafen justerades genast.