Nämnden för ordnande av tjänster, möte 06-10-2026

Beskrivning

Kompletterande material: Bilagor 1-10 (publiceras ej på nätet)

Beredning och upplysningar:
ledande upphandlingsexpert Johanna Heikel
ansvarområdesdirektör (gemensamma hälsotjänster) Carita Schröder
ansvarområdesdirektör (tjänster för äldre) Kirsi Oksanen
resultatenhetschef (hälsovårdscentralsjukhus) Pia Hellman
förnamn.efternamn(at)itauusimaa.fi

Upphandlingen har beretts i samarbete med de berörda ansvarsområdena som ställer sig bakom upphandlingen.

Upphandlingsförfarande och upphandlingsannons

Konkurrensutsättningen av bemanningspersonal inom social- och hälsovårdsbranschen, "närvårdare och sjukskötare", har genomförts som en intern konkurrensutsättning inom ett dynamiskt inköpssystem som Östra Nylands välfärdsområde har inrättat. Östra Nylands välfärdsområde inrättade ett dynamiskt inköpssystem (DPS) för bemanningspersonal inom social- och hälsovårdsbranschen genom en upphandlingsannons publicerad 26.4.2024 och genom en begäran om deltagande nummer IUHVADno- 2024- 617. Upphandlingsannonsen publicerades i annonskanalerna www.hankintailmoitukset.fi och www.tarjouspalvelu.fi och 29.4.2024 i TED (nr 252938–2024).

Inköpssystemet är i kraft fyra (4) år från att det inrättades. Inköpssystemet är under hela sin giltighetstid öppet för alla serviceproducenter som uppfyller lämplighetskriterierna. Beställaren genomför efter eget behov konkurrensutsättningar inom systemet under systemets giltighetstid. Då har nya serviceproducenter möjlighet att lämna anbud, och beställaren kan göra ändringar i villkoren i systemet. Ett kontrakt som ingåtts på basis av ett anbudsförfarande inom systemet kan vara i kraft i högst två (2) år efter det att inköpssystemet har upphört att gälla.

Det är fråga om upphandling av bemanningspersonal inom social- och hälsovårdsbranschen i form av upphandling av social- och hälsovårdstjänster enligt bilaga E till upphandlingslagen. På upphandlingen tillämpas bestämmelserna i 12 kap. och de allmänna principerna för upphandling enligt 3 § i upphandlingslagen. Upphandlingen genomförs genom ett dynamiskt inköpssystem för social- och hälsovårdstjänster (nedan inköpssystemet), vilket innebär ett förfarande som beställaren planerar och som överensstämmer med principerna i upphandlingslagen för anskaffning av de tjänster som är föremål för upphandlingen.

Beställaren förbinder sig inte till specifika beställnings- eller upphandlingsmängder, eftersom behovet av det som upphandlingen avser inte är känt på förhand.

Inköpssystemets verksamhetsprinciper beskrivs närmare i bilagan till begäran om deltagande "Beskrivning av upphandlingsförfarandet Östra Nylands välfärdsområde".

Östra Nylands välfärdsområde uppandlade närvårdare och sjukskötare i det dynamiska inköpssystemet senast för avtalsperioden 1.9.2024-31.8.2026.

Föremål för upphandling och uppskattat värde

I denna interna konkurrensutsättning konkurrensutsätts bemanningspersonal, där närvårdare och sjukskötare är föremål för inhyrning i situationer där personalbristen inte kan avhjälpas genom rekrytering i egen regi eller interna personalarrangemang. Upphandlingen är uppdelad i delar på följande sätt:

1. Närvårdare
2. Sjukskötare

Vid upphandlingen inrättas två ramavtal, inom vilka beställaren beställer närvårdare i del 1 och sjukskötare i del 2.

För varje ramavtal väljs tio (10) serviceproducenter i prioritetsordning enligt slutresultatet av anbudsjämförelsen.

Antalet beställningar och arbetsskiftens längd varierar beroende på oförutsedda fall av frånvaro, säsongsförhållanden och projekt.

Vid anlitande av bemanningspersonal ställer Leverantören den bemanningsanställdas arbetsinsats till beställarens förfogande mot vederlag så att beställaren inte blir den bemanningsanställdas arbetsgivare. Beställaren ansvarar för ledningen och övervakningen av den bemanningsanställdas arbete. Arbetet utförs i lokaler som beställaren anvisar, med beställarens arbetsredskap och i enlighet med beställarens arbetsmetoder samt i enlighet med beställarens anvisningar och rutiner. Beställaren fastställer arbetsuppgifterna.

Föremålet för upphandlingen har beskrivits närmare i anbudsförfrågan inklusive bilagor som föreligger som kompletterande material. För den bemanningspersonal som är föremål för upphandlingen har det i servicebeskrivningen ställts minimikrav enligt yrkesbeteckningar vilket säkerställer att tjänsterna produceras i enlighet med välfärdsområdets riktlinjer och med hög kvalitet. Genom uppföljning och övervakning under avtalsperioden säkerställer beställaren att minimikraven på kvaliteten uppfylls under hela avtalsperioden.

Det uppskattade totala värdet av upphandlingen, som beräknats i enlighet med upphandlingslagen, uppgår under avtalsperioden till högst två (2) miljoner euro (exklusive mervärdesskatt).

Avsikten är att avtalen ingås så snart som möjligt efter det att beslutet har vunnit laga kraft. Avtalet är i kraft tidsbestämt t.o.m. 31.12.2028.

Beställning av arbetskraft

Arbetskraft beställs under avtalsperioden inom delområdena i prioritetsordning.

Beställaren anger i samband med uppdragsförfrågan/beställningen en tidsfrist inom vilken serviceproducenten senast ska namnge den bemanningsanställda. I samband med uppdragsförfrågan ska serviceproducenten leverera en kopia av den bemanningsanställdas läkemedelstillstånd innan personen börjar arbeta för välfärdsområdet.

Beställaren har behov av långvariga ersättare och akuta behov att ersätta utebliven arbetskraft. Då det är frågan om långvariga vikarier strävar beställaren efter att göra beställningen i god tid.

Beställningarna följer följande process:

Beställaren skickar uppdragsförfrågan åt serviceproducenten som är först i ordningsföljden. I uppdragsförfrågan ges en tidsfrist, inom vilken serviceproducenten ska svara om den kan leverera en bemanningsperson som uppfyller kraven i uppdragsförfrågan. 

Om behovet av bemanningspersonal är ovannämnda en – två (1-2) dygn, ska serviceproducenten oftast inom ett dygn bekräfta att den kan leverera en person som uppfyller kraven. Vid brådskande beställningar är tidsfristen som beställaren ger några timmar.

Om den tjänsteleverantör som har första prioritet i rangordningen inte kan fullgöra uppdraget (inte kan tillhandahålla en inhyrd arbetstagare som uppfyller uppdragets krav eller inte svarar inom den angivna tidsfristen), skickar Beställaren en förfrågan om uppdraget till samtliga tjänsteleverantörer som följer därefter i prioritetsordningen (platserna 2–10). Den tjänsteleverantör som har högst prioritet bland de leverantörer som inom den angivna tidsfristen bekräftar att de kan tillhandahålla den eller de inhyrda arbetstagare som efterfrågas i uppdragsförfrågan, blir leverantör av den aktuella beställningens inhyrda arbetstagare.

Om uppdraget omfattar flera arbetstagare och den tjänsteleverantör som har första prioritet i rangordningen inte kan tillhandahålla samtliga efterfrågade inhyrda arbetstagare, skickar Beställaren den del av uppdragsförfrågan som återstår att tillsätta till samtliga tjänsteleverantörer som följer därefter i prioritetsordningen (platserna 2–10). Tjänsteleverantörer väljs till uppdraget enligt prioritetsordningen så att samtliga behov av inhyrd arbetskraft i uppdraget kan tillgodoses.

Efter tjänsteleverantörens svar och när tidsfristen har löpt ut bekräftar Beställaren uppdraget till tjänsteleverantören per e-post. Därefter blir uppdraget bindande för både Beställaren och tjänsteleverantören i enlighet med den överenskomna leveranstiden, anställningens varaktighet, antalet arbetstimmar, arbetsuppgifterna samt övriga villkor som anges i beställningen.

Anbudsförfrågan och inkomna anbud

Den 26 juni 2026 publicerade den upphandlande enheten en intern anbudsförfrågan för alla godkända anbudssökande i inköpssystemet. Anbudsförfrågan jämte bilagor utgör kompletterande material till beslutet.

Den upphandlande enheten fick inom tidsfristen för inlämnandet av anbud, det vill säga senast 19.8.2026 kl 23.00:

• 26 anbud till delen närvårdare
• 26 anbud till delen sjukskötare

De inkomna anbuden framgår av bilaga 1, Öppningsprotokoll.

Alla anbudsgivare lämnade in sina anbud inom utsatt tid.

Bedömning av anbudens överensstämmelse med anbudsförfrågan

En anbudsgivare ska i sitt anbud visa att den tjänst som erbjuds svarar mot kraven i anbudsförfrågan. Anbud som inte motsvarar anbudsförfrågan eller villkoren för anbudsförfarandet ska uteslutas ur anbudsförfarandet.

Medimatkat Oy:s anbud på delområde 1 Närvårdare och delanbud 2 Sjukskötare verkade onormalt låga. Den upphandlande enheten bad anbudsgivaren om förklaring av det onormalt låga anbudspriset. Den upphandlande enheten godkände Medimatkat Oy:s förklaring.

Vid granskningen av anbuden konstaterades att alla inkomna anbuden i anbudsförfrågans båda delar var förenliga med kraven i anbudsförfrågan och uppfyllde minimikraven i anbudsförfrågan. De inkluderas i jämförelsen av anbud.

Jämförelse av anbud

Den upphandlande enheten väljer till avtalsleverantörer båda delarna, 1 och 2 de tio (10) ekonomiskt mest fördelaktiga serviceproducenter som uppfyller de minimikrav som ställts. Valet av serviceproducenter sker och serviceproducenternas prioritetsordning bildas enligt slutresultatet av jämförelsen av anbuden.

Grunden för valet av anbud är ekonomisk fördelaktighet på följande sätt.

PRIS

Vikt 100 %

Jämförelsepriset för anbuden består av timpriset för ifrågavarande yrkesbeteckning, exklusive moms. Anbuden rangordnas i prioritetsordning baserat på pris. Det anbudet med det billigaste timpriset är vinnaren av upphandlingen.

Resultatet av anbudsjämförelsen per delområde, de valda tjänsteleverantörerna och deras prioritetsordning framgår av bilaga 2, Jämförelsetabell.

De valda serviceproducenterna i rangordning och jämförelsepriserna (euro, moms 0%) är:

Delområde 1 Närvårdare

Delområde 2 Sjukskötare

På delområdet 1 Närvårdare var Brighs Oy:s och Med Group Oy:s anbuds jämförelsepriser samma och båda anbudsgivarna fick plats 8 i jämförelsen av anbuden.  Enligt anbudsförfrågan väljer beställaren rangordningen genom lottning ifall flere anbudsgivare har samma jämförelsepris.

Lottningen gjordes enligt normala lottningsprinciper så att man opartiskt väljer vinnaren ur en på förhand angiven grupp (Brighs Oy och Med Group Oy), utan att den som utför lottningen vet vem vinnaren kommer att vara. Lottningen gjordes i internet på adressen https://www.random.org/lists/. Lottningen protokollfördes. Med Group Oy vann lottningen och placerar sig på plats 8 och Brighs Oy på plats 9.

Upphandlingsavtal

Avtal om upphandling ingås genom att parterna tecknar ett separat skriftligt kontrakt. Vid tjänsteupphandling enligt bilaga E som överstiger EU- tröskelvärdet får kontrakt ingås tidigast 14 dagar från det att anbudssökanden eller anbudsgivaren har fått eller anses ha fått del av beslutet och besvärsanvisningen.

Den som söker ändring i ett upphandlingsärende ska enligt 148 § i upphandlingslagen skriftligt underrätta den upphandlande enheten om att ärendet förs till marknadsdomstolen. Den upphandlande enheten ber att en eventuell underrättelse om sökande av ändring tillsänds adressen kirjaamo(at)itauusimaa.fi samt ville.hanhinen(at)itauusimaa.fi.

Befogenheter

Enligt förvaltningsstadgans §22 beslutar Nämnden för beredskap och säkerhet om upphandlingar, avtal och förbindelser som överskrider 1 000 000 euro och underskrider 5 000 000 euro samt om upphandlingsrättelser angående de ovannämnda inom sin sektor.

Beslutsförslag

Social- och hälsovårdsdirektören:

Nämnden för ordnande av tjänster beslutar,

• att i del 1 Närvårdare ta med de 10 ekonomiskt mest fördelaktiga serviceproducenterna i ramavtalet för bemanningspersonal inom social- och hälsovårdsbranchen;
• att i del 2 Sjukskötare ta med de 10 ekonomiskt mest fördelaktiga serviceproducenterna i ramavtalet för bemanningspersonal inom social- och hälsovårdsbranchen

i den prioritetsordning som anges i bilaga 2 Jämförelsetabell.

Paragrafen justeras genast.

Beslut

Nämnden för ordnande av tjänster beslutade enhälligt,

• att i del 1 Närvårdare ta med de 10 ekonomiskt mest fördelaktiga serviceproducenterna i ramavtalet för bemanningspersonal inom social- och hälsovårdsbranchen;
• att i del 2 Sjukskötare ta med de 10 ekonomiskt mest fördelaktiga serviceproducenterna i ramavtalet för bemanningspersonal inom social- och hälsovårdsbranchen

i den prioritetsordning som anges i bilaga 2 Jämförelsetabell.

Paragrafen justerades genast.