Perustelut
Oheismateriaali: Liitteet 1-10.( Ei julkaista verkkoon)
Valmistelu ja lisätiedot:
johtava hankinta-asiantuntija Johanna Heikel
vastuualuejohtaja (yhteiset terveyspalvelut) Carita Schröder
vastuualuejohtaja (ikääntyneiden palvelut) Kirsi Oksanen
tulosyksikköpäällikkö (terveyskeskussairaalapalvelut) Pia Hellman
etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi
Hankinta on valmisteltu yhteistyössä vastuualueiden kanssa ja vastuualueet puoltavat hankintaa.
Hankintamenettely ja hankintailmoitus
Sote- alan henkilöstövuokrauksen "lähihoitajat ja sairaanhoitajat" kilpailutus on toteutettu dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisenä kilpailutuksena Itä- Uudenmaan hyvinvointialueen perustamassa hankintajärjestelmässä. Itä- Uudenmaan hyvinvointialue perusti sote- alan henkilöstövuokrausta koskevan dynaamisen hankintajärjestelmän (DPS) 26.04.2024 julkaistulla hankintailmoituksella ja osallistumispyynnöllä numero IUHVADno- 2024-617. Hankintailmoitus julkaistiin ilmoituskanavissa www.hankintailmoitukset.fi ja www.tarjouspalvelu.fi ja 29.4.2024 TED:issä (nro. 252938–2024).
Hankintajärjestelmä on voimassa neljä (4) vuotta sen perustamisesta lukien. Hankintajärjestelmä on koko voimassaolonsa ajan avoin kaikille soveltuvuusehdot täyttäville palveluntuottajille. Tilaaja toteuttaa tarpeensa mukaan järjestelmän sisäisiä kilpailutuksia järjestelmän keston aikana. Tällöin uusilla palveluntuottajilla on mahdollisuus tehdä tarjouksia ja tilaaja voi tehdä muutoksia järjestelmän ehtoihin. Järjestelmän sisäisen tarjouskilpailun perusteella solmittu sopimus voi olla voimassa enintään kaksi (2) vuotta hankintajärjestelmän voimassaolon päättymisen jälkeen.
Kyseessä on sote- alan henkilöstönvuokrauksen hankinta hankintalain liitteen E mukaisena sosiaali- ja terveyspalveluhankintana. Hankintaan sovelletaan hankintalain 3 §:n mukaisia hankintojen yleisiä periaatteita. Hankinta toteutetaan sosiaali- ja terveyspalveluiden dynaamisella hankintajärjestelmällä (jatkossa hankintajärjestelmä), joka tarkoittaa tilaajan suunnittelemaa, hankintalain periaatteiden mukaista menettelyä hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkimiseen.
Tilaaja ei sitoudu tiettyihin tilaus- tai hankintamääriin, sillä hankinnan kohteen mukainen tarve ei ole ennalta tiedossa.
Hankintajärjestelmän toimintaperiaatteet on kuvattu tarkemmin osallistumispyynnön liitteessä "Hankintamenettelyn kuvaus Itä- Uudenmaan hyvinvointialue".
Itä-Uudenmaan hyvinvointialue kilpailutti lähi- ja sairaanhoitajat dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä edellisen kerran sopimuskaudelle 1.9.2024-31.8.2026.
Hankinnan kohde ja ennakoitu arvo
Tässä sisäisessä kilpailutuksessa kilpailutetaan henkilöstövuokraus, jossa vuokrauksen kohteena on lähi- ja sairaanhoitajat niissä tilanteissa, kun henkilöstövajetta ei saada täytettyä omalla rekrytoinnilla tai sisäisin henkilöstöjärjestelyin. Hankinta on jaettu osiin seuraavasti:
- Lähihoitajat
- Sairaanhoitajat
Hankinnassa perustetaan kaksi puitejärjestelyä, jonka sisällä tilaaja tilaa osassa 1 lähihoitajia, osassa 2 sairaanhoitajia.
Jokaiseen puitejärjestelyyn valitaan kymmenen (10) palveluntuottajaa hankinnan tarjousvertailun lopputuloksen mukaisessa etusijajärjestyksessä.
Tilausten määrä ja työvuorojen kesto vaihtelevat ennalta- arvaamattomien poissaolojen, sesongin olosuhteiden sekä projektien mukaan.
Henkilöstövuokrauksessa Toimittaja siirtää vuokrahenkilön/- työntekijän työpanoksen tilaajan käyttöön vastiketta vastaan siten, että tilaajasta ei tule vuokrahenkilön työnantaja. Tilaaja vastaa vuokrahenkilön työnjohdosta ja valvonnasta. Työ suoritetaan tilaajan osoittamissa tiloissa, tilaajan työvälineillä ja työmenetelmien mukaisesti sekä tilaajan ohjeiden ja käytäntöjen mukaisesti. Tilaaja määrittelee työtehtävät.
Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin ohjeismateriaalina olevassa tarjouspyynnössä liitteineen. Hankinnan kohteena oleville vuokrahenkilöille on asetettu palvelukuvauksessa vähimmäisvaatimukset nimikkeittäin, mikä varmistaa, että palvelut tuotetaan hyvinvointialueen linjausten mukaisesti ja laadukkaasti. Sopimuskauden aikaisella seurannalla ja valvonnalla tilaaja varmistaa, että laadun vähimmäisvaatimukset täyttyvät koko sopimuskauden ajan.
Hankinnan hankintalain mukaisesti laskettu ennakoidun arvon kokonaisarvo sopimuskaudella on kaksi miljoonaa (2 000 000) euroa (ilman arvonlisäveroa).
Tarkoituksena on, että sopimukset solmitaan mahdollisimman pian sen jälkeen, kun päätös on lainvoimainen. Sopimus on voimassa määräaikaisena 31.12.2028 asti.
Työvoiman tilaaminen
Työvoimaa tilataan sopimuskaudella osa-aluekohtaisessa etusijajärjestyksessä.
Tilaaja määrittelee toimeksiantokyselyn yhteydessä ajankohdan, johon mennessä vuokratyöntekijä on viimeistään nimettävä. Toimeksiannon yhteydessä palveluntuottajan tulee toimittaa kopio vuokrahenkilön voimassa olevista lääkehoitoluvista ennen kuin henkilö aloittaa vuokratyön hyvinvointialueella.
Tilaajalla on tarve sekä pidempiaikaisiin sijaisuuksiin että akuutteihin henkilöstöpuutteiden täyttämisiin. Pidempiaikaisiin sijaisuuksiin tilaaja pyrkii tekemään toimeksiannon hyvissä ajoin.
Toimeksiannoissa toimitaan seuraavan prosessin mukaisesti:
Tilaaja lähettää toimeksiantokyselyn etusijajärjestyksessä ensimmäisenä olevalle palveluntuottajalle. Toimeksiantokyselyssä annetaan määräaika, jonka sisällä palveluntuottajan tulee vastata, pystyykö se toimittamaan toimeksiannon vaatimukset täyttävän vuokratyöntekijän.
Mikäli tarve vuokrahenkilölle on edellä mainittu yksi – kaksi (1–2) vuorokautta, tulee palveluntuottajan vahvistaa, että se pystyy toimittamaan kyselyn mukaisen henkilön yleensä yhden (1) vuorokauden sisällä tai toimeksiantokyselystä laskien seuraavana päivänä. Kiireellisissä toimeksiannoissa tilaajan antama määräaika on muutama tunti.
Mikäli etusijajärjestyksessä ensimmäisenä oleva palveluntuottaja ei pysty täyttämään toimeksiantoa (ei pysty toimittamaan toimeksiannon vaatimuksen mukaista vuokratyöntekijää tai ei vastaa annetussa määräajassa), Tilaaja lähettää toimeksiantokyselyn kaikille etusijajärjestyksessä seuraavana oleville palveluntuottajille (sijat 2–10). Se palveluntuottaja, joka on etusijajärjestyksessä ylimpänä niistä palveluntuottajista, jotka vahvistavat pystyvänsä toimittamaan toimeksiantokyselyn mukaisen vuokrahenkilön/-henkilöt annetussa määräajassa, on ko. tilauksen vuokrahenkilön/-henkilöiden toimittaja.
Mikäli toimeksiannossa on useita työntekijöitä ja etusijajärjestyksessä ensimmäinen palveluntuottaja ei pysty toimittamaan kaikkia toimeksiantokyselyn vuokrahenkilöitä, Tilaaja lähettää täyttämättä jääneen osan toimeksiantokyselystä kaikille etusijajärjestyksessä seuraavana oleville palveluntuottajille (sijat 2–10). Toimeksiantoon valitaan palveluntuottajat etusijajärjestyksessä niin että kaikki vuokratyöntekijätarpeet toimeksiannossa saadaan täytettyä.
Palveluntuottajan vastauksen jälkeen ja määräajan päätyttyä tilaaja vahvistaa palveluntuottajalle toimeksiannon sähköpostitse. Toimeksianto muuttuu tämän jälkeen tilaajaa ja palveluntuottajaa sitovaksi toimitusajan, työsuhteen keston, työtuntimäärän, tehtävien ja muiden tilauksessa määriteltyjen ehtojen mukaisesti.
Tarjouspyyntö ja saadut tarjoukset
Hankintayksikkö julkaisi 26.6.2026 kaikille hankintajärjestelmän hyväksytyille ehdokkaille hankintajärjestelmän sisäisen tarjouspyynnön. Tarjouspyyntö liitteineen on päätöksen oheismateriaalina.
Hankintayksikkö sai tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan 19.8.2026 klo 23.00 mennessä
- 26 tarjousta osaan lähihoitajat
- 26 tarjousta osaan sairaanhoitajat
Saadut tarjoukset ilmenevät liitteestä 1 Avauspöytäkirja.
Kaikki tarjoajat jättivät tarjouksensa asetettuun määräaikaan mennessä.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta.
Medimatkat Oy:n tarjoukset osa-alueelle 1 Lähihoitajat ja osa-alueelle 2 Sairaanhoitajat vaikuttivat poikkeuksellisen alhaisilta. Hankintayksikkö pyysi selvitystä poikkeuksellisen alhaisesta tarjoushinnasta. Hankintayksikkö hyväksyi Medimatkat Oy:n toimittaman selvityksen.
Tarjousten tarkastuksessa havaittiin, että kaikki saadut tarjoukset kaikissa tarjouspyynnön osissa olivat tarjouspyynnön mukaisia ja täyttivät tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset. Ne hyväksytään tarjousvertailuun.
Tarjousten vertailu
Hankintayksikkö valitsee kuhunkin kahteen osaan, 1 ja 2 sopimustoimittajiksi kymmenen (10) kokonaistaloudellisesti edullisinta ja asetetut vähimmäisvaatimukset täyttävää palveluntuottajaa. Palveluntuottajien valinta toteutuu ja etusijajärjestys muodostuu tarjousvertailun lopputuloksen mukaisesti.
Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus seuraavasti:
HINTA
Painoarvo 100 %
Tarjousten vertailuhinta muodostuu kunkin ammattinimikkeen vuokratyövoiman tuntihinnasta, alv 0 %. Tarjoukset muodostavat etusijajärjestyksen edullisuusjärjestyksessä / osa-alue. Tuntihinnaltaan halvin tarjous on tarjouskilpailun voittaja.
Tarjousvertailun lopputulos osa- alueittain on liitteen 2 Vertailutaulukko mukainen.
Valitut palveluntuottajat sekä palveluntuottajien etusijajärjestys ja vertailuhinnat (euroa, alv 0%) ovat:
Osa-alue 1 lähihoitajat
| 1 |
Medimatkat Oy |
22,95 |
| 2 |
MediPower Oy |
25,90 |
| 3 |
Primus Work |
26,88 |
| 4 |
Koti-Medi Oy |
28,42 |
| 5 |
Henkilöstö KP Oy |
28,98 |
| 6 |
Bene Terveyspalvelut Oy
(entinen Keikkahoitajat Oy) |
29,25 |
| 7 |
FenixCare Oy |
29,33 |
| 8 |
Med Group Oy |
29,94 |
| 9 |
Brighs Oy |
29,94 |
| 10 |
Hoiwa Oy |
29,97 |
Osa-alue 2 sairaanhoitajat
| 1 |
Medimatkat Oy |
25,75 |
| 2 |
Brighs Oy |
30,94 |
| 3 |
MediPower Oy |
31,90 |
| 4 |
FenixCare Oy |
32,00 |
| 5 |
Koti-Medi Oy |
32,92 |
| 6 |
Henkilöstö KP Oy |
32,98 |
| 7 |
Sijaiset SVM Oy |
34,00 |
| 8 |
Primus Work Oy |
34,04 |
| 9 |
Hoiwa Oy |
34,75 |
| 10 |
Soster Oy |
35,00 |
Osa-alueella 1 Lähihoitajat Brighs Oy:n ja Med Group Oy:n tarjousten vertailuhinnat ovat samat ja molemmat tarjoajat olivat vertailutaulukossa sijalla 8. Tarjouspyynnön mukaan tilaaja suorittaa toimittajien valinnan etusijaisuusjärjestykseen arpomalla tasahintatilanteessa.
Arvonta suoritettiin normaalien arvonnan periaatteiden mukaisesti siten, että ennalta määritellystä joukosta (Brighs Oy ja Med Group Oy) valittiin puolueettomasti voittaja ilman, että arvonnan suorittajalla on etukäteen tietoa siitä, kuka arvonnan voittaa. Arvonta suoritettiin internetissä osoitteessa https://www.random.org/lists/. Arvonnasta laadittiin arvontapöytäkirja. Arvonnan voitti Med Group Oy, joka näin sijoittuu etusijajärjestyksessä sijalle 8 ja Brighs Oy sijalle 9.
Hankintasopimus
Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen tekemisellä. EU- kynnysarvon ylittävässä liitteen E palveluhankinnassa voidaan tehdä sopimus aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinta- asiaan muutosta hakevalle asetettu hankintalain 148 §:ssä velvollisuus ilmoittaa hankintayksikölle kirjallisesti asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Hankintayksikkö pyytää toimittamaan mahdollisen muutoksenhakua koskevan ilmoituksen osoitteeseen kirjaamo(at)itauusimaa.fi sekä ville.hanhinen(at)itauusimaa.fi.
Toimivalta
Hallintosäännön §22 mukaan Palveluiden järjestäminen lautakunta päättää vähintään 1 000 000 euron ja enintään 5 000 000 euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista sekä edellä mainittuja koskevista hankintaoikaisuista toimialallaan.