Perustelut
Oheismateriaali: Tarjouspyyntö liitteineen (ei julkaista verkkosivuille).
Valmistelu ja lisätiedot:
johtava hankinta-asiantuntija Johanna Heikel
etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi
Hankintamenettely ja hankintailmoitus
Sote-alan henkilöstövuokrauksen ”lähihoitajat ja sairaanhoitajat” kilpailutus on toteutettu dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisenä kilpailutuksena Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen perustamassa hankintajärjestelmässä. Itä-Uudenmaan hyvinvointialue perusti sote-alan henkilöstövuokrausta koskevan dynaamisen hankintajärjestelmän (DPS) 26.04.2024 julkaistulla hankintailmoituksella ja osallistumispyynnöllä numero IUHVADno-2024-617. Hankintailmoitus julkaistiin ilmoituskanavissa www.hankintailmoitukset.fi ja www.tarjouspalvelu.fi (nro. 2024–008884) ja 29.4.2024 TED:issä (nro. 252938-2024).
Hankintajärjestelmä on voimassa neljä (4) vuotta sen perustamisesta lukien. Hankintajärjestelmä on koko voimassaolonsa ajan avoin kaikille soveltuvuusehdot täyttäville palveluntuottajille. Tilaaja toteuttaa tarpeensa mukaan järjestelmän sisäisiä kilpailutuksia järjestelmän keston aikana. Tällöin uusilla palveluntuottajilla on mahdollisuus tehdä tarjouksia ja tilaaja voi tehdä muutoksia järjestelmän ehtoihin. Järjestelmän sisäisen tarjouskilpailun perusteella solmittu sopimus voi olla voimassa enintään kaksi (2) vuotta hankintajärjestelmän voimassa olon päättymisen jälkeen.
Kyseessä on sote-alan henkilöstönvuokrauksen hankinta hankintalain liitteen E mukai-sena sosiaali- ja terveyspalveluhankintana. Hankintaan sovelletaan hankintalain 12 luvun säännöksiä ja 3 §:n mukaisia hankintojen yleisiä periaatteita. Hankinta toteutetaan sosiaali- ja terveyspalveluiden dynaamisella hankintajärjestelmällä (jatkossa hankintajärjestelmä), joka tarkoittaa tilaajan suunnittelemaa, hankintalain periaatteiden mukaista menettelyä hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkimiseen.
Hyvinvointialue käyttää tämän hankinnan kohteena olevaa henkilöstövuokrausta silloin, kun henkilöstövajetta ei saada täytettyä omalla rekrytoinnilla tai sisäisin henkilöstöjärjestelyin.
Hankintajärjestelmän toimintaperiaatteet on kuvattu tarkemmin osallistumispyynnön liitteessä ”Hankintamenettelyn kuvaus Itä-Uudenmaan hyvinvointialue”.
Hankinnan kohde ja ennakoitu arvo
Tässä sisäisessä kilpailutuksessa kilpailutetaan henkilöstövuokraus, jossa vuokrauksen kohteena ovat lähihoitajat ja sairaanhoitajat niissä tilanteissa, kun henkilöstövajetta ei saada täytettyä omalla rekrytoinnilla tai sisäisin henkilöstöjärjestelyin, pääasiassa yli 90 päivän pituisiin henkilöstövuokraustarpeisiin.
Hankinnassa perustetaan puitejärjestely, jonka sisällä tilaaja tilaa lähihoitajia ja sairaanhoitajia. Tilausten määrä, tilattavat ammattinimikkeet ja työvuorojen kesto vaihtelevat ennalta-arvaamattomien poissaolojen, sesongin olosuhteiden ja projektien mukaan.
Henkilöstövuokrauksessa Toimittaja siirtää vuokrahenkilön/-työntekijän työpanoksen tilaajan käyttöön vastiketta vastaan siten, että tilaajasta ei tule vuokrahenkilön työnantaja. Tilaaja vastaa vuokrahenkilön työnjohdosta ja valvonnasta. Työ suoritetaan tilaajan osoittamissa tiloissa, tilaajan työvälineillä ja työmenetelmien mukaisesti sekä tilaajan ohjeiden ja käytäntöjen mukaisesti. Tilaaja määrittelee työtehtävät.
Tilaaja lähettää toimeksiantokyselyn kaikille puitejärjestelyyn valituille Palveluntuottajille samanaikaisesti. Se palveluntuottaja, joka on etusijajärjestyksessä ylimpänä niistä palveluntuottajista, jotka vahvistavat pystyvänsä toimittamaan tilauksen mukaisen vuokrahenkilön/-henkilöt, on ko. tilauksen vuokrahenkilön/-henkilöiden toimittaja.
Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin ohjeismateriaalina olevassa tarjouspyynnössä liitteineen.
Hankinnan hankintalain mukaisesti laskettu ennakoidun arvon kokonaisarvo sopimuskaudella on noin 16 miljoonaa euroa (ilman arvonlisäveroa).
Tarkoituksena on, että sopimukset tehdään viimeistään 1.9.2024 ja palvelu alkaa mahdollisimman pian tämän jälkeen. Sopimus on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta.
Tarjouspyyntö ja saadut tarjoukset
Hankintayksikkö julkaisi 30.5.2023 kaikille hankintajärjestelmän hyväksytyille ehdokkaille hankintajärjestelmän sisäisen tarjouspyynnön. Tarjouspyyntö liitteineen on päätöksen oheismateriaaleina.
Hankintayksikkö sai tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan 10.6.2024 klo 10.00 mennessä 35 tarjousta:
Saadut tarjoukset ilmenevät liitteestä 1 Avauspöytäkirja.
Kaikki tarjoajat jättivät tarjouksensa asetettuun määräaikaan mennessä.
Tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Hankintalain 113 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta.
Tarjousten tarkastuksessa havaittiin, että saadut tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja täyttivät tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset. Ne hyväksytään tarjousvertailuun.
Tarjousten vertailu
Hankintayksikkö valitsee sopimustoimittajiksi 20 kokonaistaloudellisesti edullisinta, asetetut vähimmäisvaatimukset täyttävät palveluntuottajat. Palveluntuottajien valinta toteutuu ja etusijajärjestys muodostuu tarjousvertailun lopputuloksen mukaisesti.
Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus seuraavasti.
Hinta
Painoarvo 90 %
Tarjousten vertailuhinta muodostuu lähihoitajan ja sairaanhoitajan tuntihinnan summasta. Edullisin yhteenlaskettu tuntihinta saa 90 pistettä. Muiden tarjousten hintapisteet lasketaan kaavalla: edullisin vertailuhinta/tarjottu vertailuhinta x 90.
Laatu
Painoarvo 10 %
Tarjoajalla on vuokrahenkilöiden tilausten tekemiseen tilausjärjestelmä, joka tulee olla käytettävissä heti sopimuskauden alkaessa.
Valintaperusteena on paras hinta - laatusuhde. Vertailuhintaan lisätään mahdolliset laatupisteet ja tästä muodostuu tarjousten vertailupisteet.
Hinta- ja laatuperusteet ja niiden pisteytys on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnöissä.
Tarjousvertailun lopputulos, valitut palveluntuottajat ja palveluntuottajien etusijajärjestys on liitteen 2 Vertailutaulukko mukainen.
Hankintasopimus
Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen tekemisellä. EU-kynnysarvon ylittävässä liitteen E palveluhankinnassa voidaan tehdä sopimus aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinta-asiaan muutosta hakevalle asetettu hankintalain 148 §:ssä velvollisuus ilmoittaa hankintayksikölle kirjallisesti asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Hankintayksikkö pyytää toimittamaan mahdollisen muutoksenhakua koskevan ilmoituksen osoitteeseen kirjaamo@itauusimaa.fi sekä ville.hanhinen@itauusimaa.fi
Toimivalta
Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen hallintosäännön 22 §:n mukaan aluevaltuusto päättää yli 10 000 000 euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista sekä edellä mainittuja koskevista hankintaoikaisuista.
Päätös
Aluehallitus päätti esittää aluevaltuustolle, että Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen aluevaltuusto päättää valita liitteen Vertailutaulukon mukaisesti 20 kokonaistaloudellisesti edullisinta palveluntuottajaa puitejärjestelyyn ”sote- henkilöstövuokraus, lähihoitajat ja sairaanhoitajat” liitteen mukaisessa etusijajärjestyksessä.
Pykälä tarkastettiin heti.