Nämnden för ordnande av tjänster, möte 12-05-2026

Beskrivning

Beredning och tilläggsuppgifter:
social- och hälsovårdsdirektör Annika Immonen
personaldirektör Tuuli Lindström
koncernservicedirektör Anneli Lehtimäki
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi

Motionens innehåll

Välfärdsområdesfullmäktigeledamoten Tapani Eskola har 17.12.2025 lagt fram en motion om att minska anlitandet av inhyrd arbetskraft och om att effektivisera rekryteringen. Motionen har undertecknats av sammanlagt 18 ledamöter.

I motionen konstateras att anlitandet av inhyrd arbetskraft (bemanningspersonal) medför betydande kostnader för välfärdsområdet och försämrar medarbetarretentionen (personalens stabilitet). I motionen föreslås att välfärdsområdet

• under 2026 utarbetar en plan för en kontrollerad minskning av den inhyrda arbetskraften,
• effektiviserar rekryteringen genom att göra processerna snabbare, stärka arbetsgivarvarumärket och erbjuda konkurrenskraftiga förmåner,
• satsar på medarbetarretentionen genom introduktion, karriärvägar och utbildningsmöjligheter,
• rapporterar regelbundet till fullmäktige om utvecklingen när det gäller anlitandet av inhyrd arbetskraft.

Svar på motionen

Kostnaderna för inhyrd arbetskraft inom social- och hälsovårdsväsendet uppgick till totalt 23,5 miljoner euro år 2024 och till totalt 9,4 miljoner euro år 2025. Anlitandet av inhyrd arbetskraft har minskat avsevärt och åtgärderna har gått i rätt riktning. I budgeten för 2026 har 2,0 miljoner euro avsatts för anlitande av inhyrd arbetskraft, varav 49 procent har använts under det första kvartalet.

Att minska anlitandet av inhyrd arbetskraft är en av de centrala åtgärderna i produktivitetsprogrammet i fråga om hela social- och hälsovårdsväsendet. Kostnadsutvecklingen följs upp via Power BI-rapportering både på enhets- och på serviceproducentsnivå. I uppföljningen beaktas helheten, som består av budgetmedel som reserverats för inhyrd arbetskraft, den egna personalen, vikariepoolen och vikarierna.

En kontrollerad minskning av anlitandet av inhyrd arbetskraft ingår i ett bredare arbete med att utveckla personalresurserna och personalanvändningen. Vid genomförandet av åtgärderna måste man se till att tillgången till de lagstadgade tjänsterna upprätthålls och att de lagstadgade tidsfristerna, såsom vårdgarantin, uppfylls. Lösningar som rör anlitandet av inhyrd arbetskraft kräver noggrann riskhantering och en omsorgsfull förhandsbedömning av konsekvenserna för tillgången till de lagstadgade tjänsterna, patient- och klientsäkerheten samt uppfyllandet av de lagstadgade skyldigheterna.

Syftet med åtgärderna är att säkerställa kontinuiteten i de lagstadgade tjänsterna, hantera operativa och ekonomiska risker samt bedriva serviceproduktion med egen personal.

Utarbetande av en plan för en kontrollerad minskning av anlitandet av inhyrd arbetskraft

Som en del av produktivitetsprogrammet har man identifierat flera helheter (beskrivs här nedan) som har en betydande inverkan på hur man behärskar anlitandet av inhyrd arbetskraft. Åtgärder i anslutning till dessa har inletts under 2025, och en del av åtgärderna håller på att planeras. En plan för att minska anlitandet av inhyrd arbetskraft utarbetas som en del av välfärdsområdets produktivitetsprogram och kommer att preciseras i samband med uppdateringen av produktivitetsprogrammet under 2026.

Minskad sjukfrånvaro

Beskrivning:

• Sjukfrånvaro är en betydande faktor som ökar behovet av inhyrd arbetskraft, särskilt inom boendeservicen för äldre. Frånvaro bland personalen har lett till situationer med plötslig personalbrist, som har avhjälpts med inhyrd arbetskraft.

Syftet med åtgärderna:

• Målet är att få till stånd minskad sjukfrånvaro, stärka arbetshälsan och arbetsförmågan och att därigenom minska behovet av och kostnaderna för inhyrd arbetskraft.

Pågående åtgärder:

• Välfärdsområdet deltar i utvecklingsprojektet Vårt arbete, som finansieras av Europeiska socialfonden och vars mål är att förbättra arbetsflödet och stärka arbetsförmågan bland social- och hälsovårdspersonalen.

Centrala utvecklingsområden:

• Utvecklande av verksamhetsrutiner för kundarbete och ledning.
• Utformande av gemensamma verksamhetsmodeller inom och mellan enheter.
• Stärka modellerna för tidigt stöd och ledningen av arbetsförmågan.

Granskning av den grundläggande bemanningen

Beskrivning:

• Inom boendeservicen för äldre, hemvården, boendeenheterna inom funktionshinderservicen och hälsocentralsjukhusets avdelningar har man sedan hösten 2025 berett en utredning om den grundläggande bemanningen.
• En sammanfattning av utredningen blev färdig och överlämnades till välfärdsområdesstyrelsen i februari 2026. Syftet med granskningen har varit att evaluera den faktiska personalresursfördelningen i förhållande till den lagstadgade minimibemanningen och i förhållande till servicebehovet.
• Den lagstadgade minimibemanningen gäller boendeservice för äldre; i övriga enheter baserar sig dimensioneringen på en bedömning av servicebehovet och en jämförelse med praxis inom andra välfärdsområden.

Syftet med åtgärderna:

• Målet är att säkerställa en ändamålsenlig och tillräcklig grundläggande bemanning samt att åstadkomma en förutsägbar och hållbar personalstruktur som minskar anlitandet av inhyrd arbetskraft.

Pågående åtgärder:

• Analys av resultaten av utredningen om den grundläggande bemanningen och tillämpning av åtgärderna i ledningsarbetet.
• Enhetsvis granskning i förhållande till lagstadgade krav och servicebehov.

Centrala utvecklingsområden:

• Harmonisering av personalresurserna, ökad transparens samt en likvärdig arbetsfördelning.
• Stärkt framförhållning inom personalplaneringen.
• Fördelningen av personalresurserna baseras på den egna personalen och den grundläggande bemanningen.

Utvecklande av arbetsschemaläggningen

Beskrivning:

• Genom en effektiv planering av arbetsschemat kan man på ett betydande sätt påverka enheternas verksamhetskostnader. De enhetsspecifika rutinerna harmoniseras i hela välfärdsområdet, och cheferna ges utbildning i systemet för arbetsschemaläggning.

Syftet med åtgärderna:

• Målet är att förbättra kvaliteten, förutsägbarheten och effektiviteten i arbetsschemaläggningen så att personalens arbetsinsatser utnyttjas bättre, och man strävar efter en rättvis fördelning av arbetet, samtidigt som behovet av inhyrd arbetskraft minskar.

Pågående åtgärder:

• Stärkande av chefernas kunnande i användningen av systemet för arbetsschemaläggning.
• Utvärdering av nuvarande rutiner för arbetsschemaläggning.

Centrala utvecklingsområden:

• Utredning av möjligheterna att införa automatisk arbetsschemaläggning.
• Fastställande av enhetliga principer för arbetsschemaläggning.
• Ökad satsning på förutseende planering.

Utvecklande av den egna vikariepoolen

Beskrivning:

• Verksamheten inom välfärdsområdets egen vikariepool kommer att utvärderas, och man strävar efter att effektivisera verksamheten under våren 2026. Samtidigt utvärderas verksamheten roll i förhållande till användningen av inhyrd arbetskraft.

Syftet med åtgärderna:

• Målet är att stärka den vikarieverksamhet som baserar sig på den egna personalen och minska anlitandet av inhyrd arbetskraft både vid kortvarig och förutsebar frånvaro och vid långvarig frånvaro.

Pågående åtgärder:

• Utvärdering av den nuvarande vikariepoolsverksamheten.
• Analys av kostnaderna och funktionsdugligheten för användningen av vikariepoolen.

Centrala utvecklingsområden:

• Effektivisering av vikariepoolens verksamhet och utvidgning av användningen.
• Utvärdering av möjligheterna att täcka behovet av semestervikarier med personal från den egna vikariepoolen.
• Ersätta inhyrd arbetskraft med kostnadseffektiva egna lösningar.

Utvecklande av rekryteringen och stärkt medarbetarretention

Välfärdsområdets ekonomiska situation kräver ett målmedvetet utvecklande av rekryteringen och personalledningen, så att kostnadseffektiviteten, tillgången på personal och medarbetarretentionen stärks samtidigt. Ett centralt mål är att minska anlitandet av inhyrd arbetskraft och de därmed förknippade kostnaderna samt att trygga kontinuiteten i den lagstadgade serviceproduktionen.

Att göra rekryteringsprocesserna smidigare är ett centralt sätt att uppnå dessa mål. Rekryteringsarbetet utvecklas centraliserat inom personaltjänsterna i syfte att förkorta processernas ledtider, minska överlappningar och förbättra framförhållningen i rekryteringsarbetet. Ett bindande mål på fullmäktigenivå är att ledtiden för rekryteringsprocessen är mindre än 60 dagar. Uppnåendet av målet påverkas av arbetsgivarens skyldigheter att återanställa och omplacera personal,
något som beror på samarbetsförhandlingarna och som i enskilda fall kan förlänga rekryteringsprocessens längd. Dessa lagstadgade skyldigheter beaktas som primära i rekryteringsprocessen, och deras inverkan på ledtiden beaktas i helhetsbedömningen. Uppföljningen av hur målet har uppfyllts sker regelbundet och redovisas i delårsrapporterna.

Välfärdsområdets rekryteringssystem har konkurrensutsatts som ett led i verksamhets- och kostnadskontrollen. Det nya rekryteringssystemet TalentAdore tas i bruk 8.5.2026. Med hjälp av systemet harmoniseras rekryteringsrutinerna, ökar insynen i processerna och minskas det manuella arbetet. Det stöder det tvåspråkiga välfärdsområdets verksamhet genom att göra det möjligt att genomföra rekryteringar på finska och svenska på ett kostnadseffektivt sätt. Digitaliseringen gör det möjligt att snabba upp kommunikationen med sökandena, förbättra förutsägbarheten i rekryteringsprocessen och förkorta rekryteringstiderna utan att det krävs ytterligare personal.

Arbetsgivarvarumärket stärks på ett ekonomiskt hållbart sätt som en del av det dagliga ledarskapet och medarbetarupplevelsen. Fokus ligger på tydliga och smidiga rekryteringsprocesser, realistisk kommunikation och ett välfungerande chefsarbete. Målet är att öka antalet sökande och förbättra rekryteringsarbetets framgångsgrad, vilket minskar behovet av omrekryteringar och inhyrd arbetskraft.

Konkurrensfördelarna består främst av helhetsfördelar. Med tanke på de rådande ekonomiska förutsättningarna ligger tyngdpunkten på icke-ekonomiska attraktionsfaktorer, såsom flexibla arbetstidsarrangemang, möjlighet att påverka organiseringen av arbetet och kompetensutveckling. Förmånerna utformas som en helhet så att de främjar tillgången på personalen och medarbetarretentionen, men utan att permanent höja kostnadsnivån. Lokala lösningar används med eftertanke och efter en bedömning av kostnadseffekterna.

Att stärka medarbetarretentionen är ekonomiskt nödvändigt och ett viktigt sätt att stävja anlitandet av inhyrd arbetskraft. Personalens avgångsomsättning följs upp regelbundet. Introduktionsrutinerna utvecklas på ett kostnadseffektivt sätt så att de nyanställda snabbare känner sig hemma i arbetsgemenskapen och så att de får ett bättre grepp om arbetet redan i ett tidigt skede. Enhetliga introduktionsstrukturer, tydligare ansvarsfördelning bland cheferna samt tvåspråkigt introduktionsmaterial stärker personalens engagemang och minskar tidig personalomsättning.

När det gäller karriärutveckling och kompetensutveckling ligger tyngdpunkten på att utnyttja den befintliga personalens kompetens och på intern rörlighet. Interna omplaceringar, arbetsrotation och breddande av kompetensen främjas särskilt inom de verksamheter där utmaningarna i fråga om tillgången på personal utgör den största ekonomiska risken. Utbildningen riktas strategiskt och utifrån behoven, med målet att på lång sikt minska kostnaderna för rekrytering och inhyrd arbetskraft.

Medarbetarretention främjas också genom ledning av arbetshälsan och arbetsförmågan, vilket har en direkt inverkan på sjukfrånvaron och personalomsättningen. Förebyggande åtgärder, modeller för tidigt stöd och hantering av arbetsbelastningen genomförs som en del av den normala ledningen. Dessa åtgärder minskar personalomsättningen, som är en viktig kostnadsdrivande faktor, särskilt när det gäller anlitandet av inhyrd arbetskraft.

De ekonomiska effekterna av åtgärderna kommer att visa sig stegvis, framför allt i form av minskat anlitande av inhyrd arbetskraft. Effekterna börjar märkas under 2026 och förstärks under 2027.

Det övergripande målet är att övergå från en reaktiv personalförvaltning till en proaktiv och kostnadseffektiv verksamhetsmodell, där tillgången på personal, medarbetarretentionen och den ekonomiska balansen stärker varandra.

Regelbunden rapportering om anlitandet av inhyrd arbetskraft

Anlitandet av inhyrd personal följs upp på alla ledningsnivåer som en del av uppföljningen av personal- och vikariekostnaderna. Anlitandet av inhyrd arbetskraft rapporteras regelbundet till välfärdsområdesstyrelsen i samband med delårsrapporterna och produktivitetsprogrammet samt vid behov med särskilda rapporter (29.1.2026). Välfärdsområdesfullmäktige informeras i samband med delårsrapporterna och vid behov separat genom aktuella lägesrapporter.

Beskrivning förslag

Social- och hälsovårdsdirektören:

Nämnden för ordnande av tjänster beslutar föreslå välfärdsområdesstyrelsen att det ovan sagda avges som svar på fullmäktigemotionen.