Beskrivning
Beredning och tilläggsinformation:
upphandlingschef Ville Hanhinen
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi
Beslut som upphandlingsrättelsen gäller
Beslut fattat av nämnden för ordnande av tjänster vid Östra Nylands välfärdsområde 28.5.2025 (§ 68) om upphandling av tjänster enligt socialvårdslagen. Den upphandlande enheten har angående beslutet tillställts sex (6) yrkanden på upphandlingsrättelse, vilkas innehåll relateras närmare nedan.
Prövning av kraven på upphandlingsrättelse
De aktörer som med anledning av anbudsförfarandet lämnat anbud har fått det tjänsteinnehavarbeslut som är föremål för upphandlingsrättelsen för kännedom 03.06.2025.
Följande aktörer har lämnat in en upphandlingsrättelse vid nedan angivna tidpunkter:
- Etappipolku Oy 11.06.2025
- Ponnahduslauta Oy 06.06.2025
- HeyYou Oy 12.06.2025
- Poutapolku Oy 12.06.2025
- Med Group Oy 09.06.2025
- Kätyrittäret Oy 12.06.2025
De ovan nämnda yrkandena på upphandlingsrättelse har inkommit till den upphandlande enheten inom den i upphandlingslagen föreskrivna besvärstiden på fjorton (14) dagar och ska prövas.
Lagstiftning som ska tillämpas
Enligt 3 § i upphandlingslagen ska den upphandlande enheten behandla deltagare i upphandlingsförfaranden och andra leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt förfara öppet och med beaktande av proportionalitetskraven. Detta innebär att den upphandlande enheten bland annat ska genomföra jämförelsen av anbuden så att kravet på likvärdig behandling uppfylls.
Enligt 133 § i upphandlingslagen kan den upphandlande enheten på eget initiativ eller på yrkande av en part inleda behandlingen av en upphandlingsrättelse. Den upphandlande enheten kan själv åta sig att rätta upphandlingsbeslutet eller avgörandet inom 90 dagar efter det att det beslut eller avgörande som är föremål för upphandlingsrättelsen har fattats. Den upphandlande enheten ska omedelbart meddela dem som saken gäller att en upphandlingsrättelse har anhängiggjorts.
Yrkande på upphandlingsrättelse – Etappipolku Oy
Den upphandlande enheten vid Östra Nylands välfärdsområde har bekantat sig med Etappipolku Oy:s begäran om omprövning daterad 11.06.2025 gällande det upphandlingsbeslut som nämnden för ordnande av tjänster fattade 28.05.2025 (§ 68) (IUHVADnr-2025-115).
Etappipolku Oy:s anbud förkastades, eftersom det i anbudet hade uppgetts att anbudet hade inlämnat av en grupp, men till anbudet hade inte fogats en sådan utredning om gruppen som krävdes i anbudsförfrågan. I anbudsförfrågan hade det klart konstaterats att när en grupp lämnar anbud så ska en utredning om gruppen bifogas. Avsaknaden av utredning har i enlighet med villkoren för anbudsförfrågan lett till att anbudet förkastats.
Den upphandlande enheten förstår att det kan ha varit fråga om ett mänskligt misstag, men i upphandlingsförfarandet ska principerna om likvärdighet och icke-diskriminering iakttas. Den upphandlande enheten kan inte i efterhand ändra ett anbud som anbudsgivaren lämnat eller komplettera det till väsentliga delar, om anbudet inte uppfyller villkoren för anbudsförfrågan. Detta gäller även situationer där felet har varit oavsiktligt eller tekniskt.
Cloudia-systemet gör det också möjligt att lämna anbud med bristfälliga bilagor, om det inte är fråga om ett tekniskt sett obligatoriskt fält. I detta fall hindrade avsaknaden av en utredning av gruppen inte att ett anbud skickades in, men enligt villkoren för anbudsförfrågan ledde avsaknaden till att anbudet förkastades.
Den upphandlande enheten kan inte heller sända en begäran om utredning av den gruppstatus som anbudsgivaren har uppgett, eftersom det är fråga om ett meddelande från anbudsgivarens egen sida som väsentligt påverkar anbudets innehåll. Då är det inte fråga om en enskild oklarhet, utan om ett innehållsmässigt fel i anbudet.
Den upphandlande enheten har således ingen grund för att ändra upphandlingsbeslutet.
Yrkan på upphandlingsrättelse – Ponnahduslauta Oy
Den upphandlande enheten vid Östra Nylands välfärdsområde har behandlat Ponnahduslauta Oy:s begäran om upphandlingsrättelse daterad 06.06.2025 gällande anbudsförfarande IUHVADnr-2025-115 (upphandling av tjänster enligt socialvårdslagen).
Anbudet har förkastats eftersom anbudsgivaren i det elektroniska systemet har meddelat att den lämnar in anbudet som grupp, men har inte bifogat en sådan utredning om gruppen som krävs. I anbudsförfrågan hade det konstaterats att när en grupp lämnar anbud så ska en utredning om gruppen bifogas. Avsaknaden av utredning har i enlighet med villkoren för anbudsförfrågan lett till att anbudet förkastats.
Den upphandlande enheten förstår att det kan ha varit fråga om ett mänskligt misstag, men i upphandlingsförfarandet ska villkoren för upphandlingsförfrågan följas liksom också kravet på likvärdigt och icke-diskriminerande behandling av anbudsgivarna. Anbudsgivarens eget meddelande om gruppen är en väsentlig del av anbudet, och det kan inte ändras i efterhand utan att transparensen och jämlikheten i upphandlingsförfarandet äventyras.
Det är enligt 74 § i upphandlingslagen (1397/2016) möjligt att precisera eller utreda ett anbud endast när det är fråga om oklarheter som inte inverkar på ett likvärdigt bemötande av anbudsgivarna. I detta fall är det inte fråga om en oklarhet, utan det är fråga om ett entydigt meddelande från anbudsgivarens sida som strider mot villkoren för anbudsförfrågan. Den upphandlande enheten har ingen skyldighet eller möjlighet att begära en precisering av ett meddelande som påverkar anbudets giltighet.
Det finns således ingen grund för den upphandlande enheten att ändra upphandlingsbeslutet.
Yrkan på upphandlingsrättelse – HeyYou Oy
Den upphandlande enheten vid Östra Nylands välfärdsområde har behandlat HeyYou Oy:s krav på upphandlingsrättelse daterat 12.06.2025 gällande anbudsförfarandet IUHVADnr-2025-115 och särskilt prissättningen av pararbete inom delområdena familjearbete och neuropsykiatrisk träning.
I anbudsförfrågan ingår tydliga anvisningar om prissättningen av pararbete på följande sätt:
”Grundpriset är vardagstimpriset för en anställd. Serviceproducenten har rätt att till grundpriset lägga till kvälls-, lördags-, söndags- och nattarbetstillägg enligt kollektivavtalet för den privata socialservicebranschen i överensstämmelse med den tidpunkt för utförande av arbetet som avtalats med beställaren. För pararbete har fastställts ett separat pris förhöjt med eventuella kollektivavtalsenliga tillägg, och för pararbete faktureras inte dubbla arbetstimmar.”
Detta innebär att priset för pararbete ska anges per anställd, inte som ett gemensamt pris för två anställda. Ordalydelsen i anbudsförfrågan har formulerats så att den entydigt styr anbudsgivaren att meddela priset per anställd, och det finns inget utrymme för tolkning av anvisningarna till denna del.
De priser som HeyYou Oy meddelat (85 euro/person i neuropsykiatrisk träning och 55 euro/person i familjearbete) är i överensstämmelse med anbudsförfrågan, men eftersom de ursprungligen uppgetts som ett gemensamt pris för ett arbetspar har de inte varit jämförbara med andra anbudsgivares priser. Den upphandlande enheten ska iaktta villkoren för anbudsförfrågan och förvissa sig om att anbudsgivarna behandlas likvärdigt. Det är inte möjligt att ändra anbuden i efterhand utan att äventyra transparensen och likvärdigheten i upphandlingsförfarandet.
Det finns således ingen grund för den upphandlande enheten att ändra upphandlingsbeslutet. Begäran om omprövning avslås.
Yrkande på upphandlingsrättelse – Poutapolku Oy
Den upphandlande enheten vid Östra Nylands välfärdsområde har behandlat Poutapolku Oy:s begäran om omprövning daterad 12.6.2025 gällande det upphandlingsbeslut som nämnden för ordnande av tjänster fattade 28.5.2025 (§ 68) (IUHVADnr-2025-115), särskilt i fråga om prissättningen av pararbete i delområde 6 (familjearbete).
I anbudsförfrågan ges följande anvisningar:
”Grundpriset är vardagstimpriset för en anställd. Serviceproducenten har rätt att till grundpriset lägga till kvälls-, lördags-, söndags- och nattarbetstillägg enligt kollektivavtalet för den privata socialservicebranschen i överensstämmelse med den tidpunkt för utförande av arbetet som avtalats med beställaren. För pararbete har fastställts ett separat pris förhöjt med eventuella kollektivavtalsenliga tillägg, och för pararbete faktureras inte dubbla arbetstimmar.”
Dessa instruktioner har utarbetats så att anbudsgivaren ska uppge priset för pararbete per anställd. Formuleringen ”faktureras inte dubbla arbetstimmar” betyder att även om arbetet utförs som två anställdas pararbete, används inte det sammanlagda priset för två anställda som faktureringsgrund, utan ett separat enhetspris ska fastställas för pararbete.
Den upphandlande enheten anser att ordalydelsen i anbudsförfrågan har varit konsekvent och tillräckligt tydlig och att den inte har hindrat anbudsgivarna från att lämna jämförbara anbud. Anbudsgivarna har ansvar för att förvissa sig om att de förstått villkoren för anbudsförfrågan och för att vid behov ställa frågor under anbudstiden. Angående anbudsförfrågan har det inte inom utsatt tid ställts frågor om prissättningen av pararbete, vilket för sin del visar att anvisningarna inte har varit allmänt oklara.
Den upphandlande enheten har granskat anbuden i enlighet med villkoren för anbudsförfrågan. Anbud där priset på pararbete har angetts som ett gemensamt pris för två anställda har inte kunnat anses vara jämförbara. Sådana anbud strider mot anbudsförfrågan och har på goda grunder förkastats.
Påståendet i begäran om omprövning om onormalt låga priser föranleder inga åtgärder. Den upphandlande enheten har bedömt de erbjudna prisernas skälighet och vid behov begärt utredningar. De priser som anbudsgivarna angett har varit genomförbara inom ramen för kollektivavtalet och de lagstadgade skyldigheterna.
Det finns således ingen grund för den upphandlande enheten att ändra upphandlingsbeslutet. Begäran om omprövning avslås.
Yrkande på upphandlingsrättelse – Med Group Oy
Den upphandlande enheten har granskat Med Group Oy:s yrkande på upphandlingsrättelse daterat 09.06.2025 gällande delområde 5: Upphandling av stödtjänster IUHVADnr-2025-115.
Med Group Oy har hävdat att de anbudspriser som Freetax Company Oy lämnat (0,01 euro/måltid, 0,01 euro/h klädvård och 0,01 euro/h städning) är exceptionellt låga i förhållande till de faktiska kostnaderna för att producera tjänsten och att den upphandlande enheten borde ha begärt en utredning om grunderna för anbudet i enlighet med 96 § i upphandlingslagen.
Den upphandlande enheten konstaterar följande:
Freetax Company Oy:s anbud har bedömts som en del av helhetsbedömningen, och av anbudsgivaren har begärts en tilläggsutredning om grunderna för prissättningen av anbudet. I sin utredning har anbudsgivaren visat att det är fråga om en strategisk prissättning, där en del av tjänsterna erbjuds till nominellt pris som en del av en större servicehelhet vars lönsamhet baserar sig på andra delområden inom affärsverksamheten. Anbudsgivaren har också försäkrat att den kan producera servicen i enlighet med anbudsförfrågan och uppfylla kvalitetskriterierna.
Den upphandlande enheten har bedömt att utredningen är tillräcklig och trovärdig och har inte fått några indikationer på att utförandet av servicen vore äventyrad eller att det är fråga om ett oäkta anbud. Den upphandlande enheten anser således att utredningsskyldigheten enligt 96 § i upphandlingslagen har fullgjorts och att det inte finns grunder för att utesluta anbudsgivaren från anbudsförfarandet.
Dessutom betonar den upphandlande enheten att alla anbudsgivare har behandlats likvärdigt och icke-diskriminerande i enlighet med 3 § i upphandlingslagen. Jämförelsen av anbuden har gjorts i enlighet med på förhand meddelade grunder, och upphandlingsbeslutet har fattats på basis av ekonomisk fördelaktighet.
Den upphandlande enheten accepterar således inte det yrkande på upphandlingsrättelse som framställts och ser inga grunder för att avbryta upphandlingsförfarandet eller utesluta Freetax Company Oy från anbudsförfarandet.
Yrkande på upphandlingsrättelse – Kätyrittäret Oy
Den upphandlande enheten vid Östra Nylands välfärdsområde har behandlat Kätyrittäret Oy:s krav på upphandlingsrättelse daterat 12.06.2025 gällande anbudsförfarandet IUHVADnr-2025-115 och särskilt prissättningen av pararbete inom delområdena 3, 4, 6 och 7.
I anbudsförfrågan ingår tydliga anvisningar om prissättningen av pararbete på följande sätt:
”Grundpriset är vardagstimpriset för en anställd. Serviceproducenten har rätt att till grundpriset lägga till kvälls-, lördags-, söndags- och nattarbetstillägg enligt kollektivavtalet för den privata socialservicebranschen i överensstämmelse med den tidpunkt för utförande av arbetet som avtalats med beställaren. För pararbete har fastställts ett separat pris förhöjt med eventuella kollektivavtalsenliga tillägg, och för pararbete faktureras inte dubbla arbetstimmar.”
Detta innebär att priset för pararbete ska anges per anställd, inte som ett gemensamt pris för två anställda. Ordalydelsen i anbudsförfrågan är entydig och styr anbudsgivaren att ange priset per anställd. Anvisningarna lämnar härvidlag inget utrymme för tolkning.
Det förslag som Kätyrittäret Oy har lagt fram om att halvera de dubbla priserna i efterhand är inte möjligt, eftersom det innebär att anbudens innehåll skulle ändras efter att anbudstiden har gått ut. Detta strider mot en likvärdig och icke-diskriminerande behandling av anbudsgivarna enligt 3 § i upphandlingslagen. Den upphandlande enheten ska iaktta villkoren för anbudsförfrågan och förvissa sig om att alla anbudsgivare står på samma linje.
Den upphandlande enheten har bedömt anbuden i enlighet med anbudsförfrågan och konstaterat att endast de anbud där priset på pararbete har meddelats per anställd i enlighet med anvisningarna har varit jämförbara. Det är inte tillåtet att ändra anbuden i efterhand.
Det finns således ingen grund för den upphandlande enheten att ändra upphandlingsbeslutet. Begäran om omprövning avslås.
Beslutsgrund
Det bestäms i 22 § i förvaltningsstadgan för Östra Nylands välfärdsområde att nämnden för ordnande av tjänster beslutar om upphandlingar, avtal och förbindelser som överskrider 1 000 000 euro och underskrider 5 000 000 euro samt om upphandlingsrättelser angående de ovannämnda inom sin sektor.