Beskrivning
Beredning och tilläggsuppgifter:
digidirektör Tommi Karttaavi
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi
HPK Palvelut är ett bolag som samägs av Östra Nylands välfärdsområde och Borgå stad och vars verksamhetsområde är produktion av ekonomi- och personalförvaltningstjänster, IKT-tjänster, översättningstjänster och andra stödtjänster. Bolaget är en anknuten enhet i förhållande till sina ägare på det sätt som avses i lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016).
När bolaget nu har varit verksamt i några år och verksamheten är etablerad är det ändamålsenligt att uppdatera serviceavtalen mellan bolaget och kunderna. Sedan hösten 2024 har bolaget fört förhandlingar med kunderna om en ny avtalshelhet, där bolagets tjänster, ansvar och eftersträvade servicenivå samt förändringshantering beskrivs noggrannare än vad fallet är i nuläget. Den nya avtalshelheten gör det också lättare för nya ägarkunder att komma med i bolaget. Det nya serviceavtalet ändrar inte nämnvärt den serviceproduktion som kunderna för närvarande tillhandahålls av bolaget.
Avtalet består av ett huvudavtal och sju bilagor. Huvudavtalet innehåller avtalets kärnpunkter, såsom avtalets parter, avtalets giltighetstid, uppsägningsvillkor och skadestånd. I avtalet behandlas dessutom prissättning, fakturering, informationssäkerhet, dataskydd, användning av underleverantörer och kvalitetsrevision.
Prissättningen är serviceområdesspecifik, och man har strävat efter att kundspecifikt utforma den så orderbaserat som möjligt, så att kostnaderna och utvecklingen av dessa är möjligast förutsägbara och transparenta ur både kundernas och bolagets synvinkel. I uppsägningsvillkoren har man strävat efter att trygga kontinuiteten i tjänsterna i situationer där en enskild kund slutar använda eller väsentligt minskar användningen av bolagets tjänster. Man har strävat efter att formulera skadeståndsvillkoren så att de, om man blir tvungen att tillämpa dem, inte äventyrar bolagets existens eller serviceproduktionen. Kunderna har enligt avtalet rätt att inspektera eller låta utföra en inspektion med utnyttjande av en tredje, oberoende part för att utreda om servicen överensstämmer med kraven och huruvida leverantören har handlat i överensstämmelse med avtalet.
I bilagorna till avtalet beskrivs närmare de tjänster som erbjuds, överenskomna servicenivåer, det årliga prissättningsförfarandet samt modellen för samarbete och förändringshantering. Till avtalet har dessutom bifogats bilagor om dataskydd och informationssäkerhet samt en förteckning över kontaktpersoner och underleverantörer.
Avtalet gäller tills vidare och har en uppsägningstid på 12 månader. Den första möjliga tidpunkten för uppsägning är 31.12.2026, då avtalet på basis av uppsägningen kan löpa ut tidigast 31.12.2027. Mera detaljerade överenskommelser om servicevolymerna och prissättningen ingår parterna separat årligen.
Beskrivning förslag
Beslutsförslag
Välfärdsområdesstyrelsen godkänner det nya serviceavtalet mellan Östra Nylands välfärdsområde och HPK Palvelut Oy sådant det föreligger i bilagan. Avtalet träder i kraft när parterna undertecknar de särskilda kontraktshandlingarna.