Beskrivning
Beredning och upplysningar:
ledande upphandlingsexperten Johanna Heikel
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi
Upphandlingsförfarande och upphandlingsannons
Konkurrensutsättningen av bemanningspersonal inom social- och hälsovårdsbranschen, ”upphandling av läkarresurser”, har genomförts som en intern konkurrensutsättning inom ett dynamiskt inköpssystem som Östra Nylands välfärdsområde har inrättat. Östra Nylands välfärdsområde inrättade ett dynamiskt inköpssystem (DPS) för bemanningspersonal inom social- och hälsovårdsbranschen genom en upphandlingsannons publicerad 26.4.2024 och genom en begäran om deltagande nummer IUHVADno-2024-617. Upphandlingsannonsen publicerades i annonskanalerna www.hankintailmoitukset.fi och www.tarjouspalvelu.fi och 29.4.2024 i TED (nr 252938-2024).
Inköpssystemet är i kraft fyra (4) år från att det inrättades. Inköpssystemet är under hela sin giltighetstid öppet för alla serviceproducenter som uppfyller lämplighetskriterierna. Beställaren genomför efter eget behov konkurrensutsättningar inom systemet under systemets giltighetstid. Då har nya serviceproducenter möjlighet att lämna anbud, och beställaren kan göra ändringar i villkoren i systemet. Ett kontrakt som ingåtts på basis av ett anbudsförfarande inom systemet kan vara i kraft i högst två (2) år efter det att inköpssystemet har upphört att gälla.
Det är fråga om upphandling av bemanningspersonal inom social- och hälsovårdsbranschen i form av upphandling av social- och hälsovårdstjänster enligt bilaga E till upphandlingslagen. På upphandlingen tillämpas bestämmelserna i 12 kap. och de allmänna principerna för upphandling enligt 3 § i upphandlingslagen. Upphandlingen genomförs genom ett dynamiskt inköpssystem för social- och hälsovårdstjänster (nedan inköpssystemet), vilket innebär ett förfarande som beställaren planerar och som överensstämmer med principerna i upphandlingslagen för anskaffning av de tjänster som är föremål för upphandlingen.
Östra Nylands välfärdsområde producerar läkartjänster i första hand/huvudsakligen som egen verksamhet. Upphandlingen kompletterar den egna verksamheten. Beställaren förbinder sig inte till specifika beställnings- eller upphandlingsmängder, eftersom behovet av det som upphandlingen avser inte är känt på förhand.
Inköpssystemets verksamhetsprinciper beskrivs närmare i bilagan till begäran om deltagande ”Beskrivning av upphandlingsförfarandet Östra Nylands välfärdsområde”.
Bakgrund till upphandlingen
Östra Nylands välfärdsområde har inte tidigare upphandlat läkare som bemanningstjänst. I de fall där välfärdsområdet inte har lyckats rekrytera en läkare eller av andra skäl ansett det nödvändigt att skaffa läkarresurser på annat sätt än genom rekrytering, har välfärdsområdet använt ett avtal som övertagits från Borgå stad, "Läkare som köpt tjänst". Om det inte varit möjligt att köpa läkartjänster via det avtalet har den upphandlande enheten upphandlat läkartjänster underskridande det nationella tröskelvärdet.
Föremål för upphandling och uppskattat värde
I denna interna konkurrensutsättning konkurrensutsätts bemanningspersonal, där läkarresurser är föremål för uthyrning i situationer där personalbristen inte kan avhjälpas genom rekrytering i egen regi eller interna personalarrangemang.
Upphandlingen är uppdelad enligt följande:
1 Läkararbetskraft på plats,
2 Läkararbetskraft på distans.
I upphandlingen grundas två ramavtal, inom vilka beställaren beställer i del 1 läkare att arbeta på plats och i del 2 läkare att arbeta på distans.
Till båda ramavtalen väljs trettio (30) tjänsteleverantörer och serviceproducenternas prioritetsordning uppstår på basis av resultatet av jämförelsen av anbud.
Antalet beställningar och arbetspassens längd varierar beroende på oförutsedda frånvaron, säsongsförhållanden och projekt. Ur ett kontinuitetsperspektiv är det motiverat att sträva efter läkarspecifika avtal som varar i flera månader. Som huvudregel görs beställningar så att beställaren har möjlighet till en optionsperiod. Det kan finnas högst två optionsperioder per beställning.
Vid avtalets början kommer läkare som arbetar på distans i första hand att vara anställda inom välfärdsområdets digitala social- och hälsovårdstjänst HyVä-Digi. Möjligheterna till distansarbete kan dock öka i framtiden.
Vid bemanning överlåter tjänsteleverantören arbetsinsatsen från bemanningspersonal till beställaren mot ersättning, utan att beställaren blir arbetsgivare för bemanningspersonalen. Beställaren ansvarar för arbetsledning och tillsyn. Arbete på plats utförs i de lokaler som beställaren anvisar, med beställarens utrustning och enligt dess arbetsmetoder, riktlinjer och praxis. Beställaren definierar arbetsuppgifterna.
Distansarbete får inte utföras utanför Finland. Välfärdsområdet tillämpar samma policy för hyrda läkare som för sina egna anställda. Beställaren tillhandahåller en distansarbetsplattform för tjänsteleverantören (hyrd läkare), som ger tillgång till välfärdsområdets system.
Föremålet för upphandlingen beskrivs närmare i anbudsförfrågan jämte bilagor som finns som kompletterande material. För de läkare som omfattas av upphandlingen har det i tjänstebeskrivningen fastställts minimikrav som säkerställer att tjänsterna levereras i enlighet med välfärdsområdets riktlinjer och med hög kvalitet. Genom uppföljning och övervakning under avtalstiden säkerställer beställaren att minimikraven på kvaliteten uppfylls under hela avtalsperioden.
Det totala beräknade värdet av upphandlingen beräknat enligt upphandlingslagen under avtalsperioden är cirka 24 miljoner euro (exklusive moms).
Avtalen ska ingås så snart som möjligt efter att beslutet vunnit laga kraft, och tjänsten inleds den 1 april 2025. Avtalet gäller för en bestämd period om två (2) år. Beställaren har möjlighet att förlänga avtalet med två optioner om ett år vardera (1+1).
Beställning av läkararbetskraft
Inom ramavtalen som upprättas sker valet av tjänsteleverantör enligt följande alternativ:
A. Beställaren kan alltid utnyttja prioritetsordningen mellan tjänsteleverantörerna. I detta fall frågar beställaren först den tjänsteleverantör som är först i prioritetsordningen om kapacitet och möjlighet att utföra uppdraget. Om den först placerade inte kan genomföra uppdraget, skickas uppdraget samtidigt till alla andra tjänsteleverantörer. Vid beställning enligt prioritetsordningen debiterar leverantören det timpris som angavs i anbudet.
Vid beställningen ger beställaren tjänsteleverantören en tidsfrist (i genomsnitt 7 dagar) inom vilken tjänsteleverantören skriftligen ska meddela om de kan leverera läkaren/läkarna enligt beställningen.
Om den tjänsteleverantören som är högst rankad inte kan leverera en hyrläkare som uppfyller kraven enligt beställningen, skickar beställaren uppdragförfrågan till alla övriga tjänsteleverantörer samtidigt. Den tjänsteleverantör som är högst rankad i prioritetsordningen bland dem som bekräftar att de kan tillhandahålla den hyrläkaren/hyrläkarna enligt beställningen, blir leverantör för den aktuella beställningen.
Om uppdraget omfattar flera läkare och den högst rankade tjänsteleverantören inte kan tillhandahålla alla beställda hyrläkare, levererar nästa tjänsteleverantör i prioritetsordningen resten av beställningens läkare osv.
Efter att tjänsteleverantören har svarat och tidsfristen löpt ut bekräftar beställaren beställningen via e-post. Beställaren har rätt att intervjua hyrläkaren som erbjuds av tjänsteleverantören innan beställningen bekräftas för att säkerställa att läkaren uppfyller de krav som ställs i beställningen. Därefter blir beställningen bindande för både beställaren och tjänsteleverantören enligt de villkor som anges i beställningen, inklusive leveranstid, anställningens längd, arbetstimmar, arbetsuppgifter och andra villkor som fastställts i beställningen.
B. Om det beräknade värdet av ett enskilt uppdrag överstiger 80 000 euro, kan valet av tjänsteleverantör också ske genom ett förenklat anbudsförfarande. I det förenklade anbudsförfarandet kan urvalskriteriet vara det lägsta priset eller det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Som kvalitetsbedömningsgrund kan till exempel användas tjänsteleverantörens sakkunnigas erfarenhet, kompetens eller andra kvalitativa jämförelsefaktorer som hänför sig till föremålet för upphandlingens. Det pris som erbjuds vid ett förenklat anbudsförfarande kan vara ett annat än det pris som angavs vid ramavtalets grundläggande skede (i anbudet).
När beställaren har behov av svenskkunniga läkare och en svenskkunnig hyrd läkare beställs enligt ovanstående punkt A om prioritetsordning, följs prioritetsordningen mellan de tjänsteleverantörer som har uppgett att de erbjuder svenskkunniga hyrda läkare.
Anbudsförfrågan och inkomna anbud
Den 26 november 2024 publicerade den upphandlande enheten en intern anbudsförfrågan för alla godkända anbudssökande i inköpssystemet. Anbudsförfrågan jämte bilagor utgör kompletterande material till beslutet.
Den upphandlande enheten fick
- 34 anbud till delen läkararbetskraft på plats och
- 33 anbud till delen läkararbetskraft på distans
inom tidsfristen för inlämnande av anbud, det vill säga senast 2.1.2025 kl. 9.00.
De inkomna anbuden framgår av bilaga 1, Öppningsprotokoll.
Alla anbudsgivare lämnade in sina anbud inom utsatt tid.
Bedömning av överensstämmelse med anbudsförfrågan
Enligt 113 § i upphandlingslagen ska en anbudsgivare i sitt anbud visa att den tjänst som erbjuds svarar mot kraven i anbudsförfrågan. Anbud som inte motsvarar anbudsförfrågan eller villkoren för anbudsförfarandet ska uteslutas ur anbudsförfarandet.
Medizone Oy:s delanbud läkararbetskraft på distans verkade onormalt lågt. Den upphandlande enheten bad anbudsgivaren om förklaring av det onormalt låga anbudspriset. Den upphandlande enheten godkände Medizone Oy:s förklaring.
Vid granskningen av anbuden konstaterades att alla inkomna anbuden i anbudsförfrågans båda delar var förenliga med kraven i anbudsförfrågan och uppfyllde minimikraven i anbudsförfrågan. De inkluderas i jämförelsen av anbud.
Jämförelse av anbud
Den upphandlande enheten väljer till avtalsleverantörer i båda delarna de 30 ekonomiskt mest fördelaktiga serviceproducenter som uppfyller de minimikrav som ställts. Valet av serviceproducenter sker och serviceproducenternas prioritetsordning bildas enligt slutresultatet av jämförelsen av anbuden.
Grunden för valet av anbud är ekonomisk fördelaktighet på följande sätt.
PRIS
Vikt 100 %
Jämförelsepriset för anbuden består av timpriset för läkararbetskraft, exklusive moms. Anbuden rangordnas i prioritetsordning baserat på pris. Det billigaste anbudet är vinnaren av upphandlingen.
Resultatet av anbudsjämförelsen per delområde, de valda tjänsteleverantörerna och deras prioritetsordning framgår av bilaga 2, Jämförelsetabell.
Upphandlingsavtal
Avtal om upphandling ingås genom att parterna tecknar ett separat skriftligt kontrakt. Vid tjänsteupphandling enligt bilaga E som överstiger EU-tröskelvärdet får kontrakt ingås tidigast 14 dagar från det att anbudssökanden eller anbudsgivaren har fått eller anses ha fått del av beslutet och besvärsanvisningen.
Den som söker ändring i ett upphandlingsärende ska enligt 148 § i upphandlingslagen skriftligt underrätta den upphandlande enheten om att ärendet förs till marknadsdomstolen. Den upphandlande enheten ber att en eventuell underrättelse om sökande av ändring tillsänds adressen kirjaamo(at)itauusimaa.fi samt ville.hanhinen(at)itauusimaa.fi
Befogenheter
Det bestäms i 22 § i förvaltningsstadgan för Östra Nylands välfärdsområde att välfärdsområdesfullmäktige beslutar om upphandlingar, avtal och förbindelser som överskrider 10 000 000 euro samt om upphandlingsrättelser angående de ovannämnda.