Perustelut
Valmistelu ja lisätiedot:
johtava hankinta-asiantuntija Johanna Heikel
etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi
Hankintamenettely ja hankintailmoitus
Sote-alan henkilöstövuokrauksen ”lääkärityövoiman hankinta” kilpailutus on toteutettu dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisenä kilpailutuksena Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen perustamassa hankintajärjestelmässä. Itä-Uudenmaan hyvinvointialue perusti sote-alan henkilöstövuokrausta koskevan dynaamisen hankintajärjestelmän (DPS) 26.04.2024 julkaistulla hankintailmoituksella ja osallistumispyynnöllä numero IUHVADno-2024-617. Hankintailmoitus julkaistiin ilmoituskanavissa www.hankintailmoitukset.fi ja www.tarjouspalvelu.fi ja 29.4.2024 TED:issä (nro. 252938-2024).
Hankintajärjestelmä on voimassa neljä (4) vuotta sen perustamisesta lukien. Hankintajärjestelmä on koko voimassaolonsa ajan avoin kaikille soveltuvuusehdot täyttäville palveluntuottajille. Tilaaja toteuttaa tarpeensa mukaan järjestelmän sisäisiä kilpailutuksia järjestelmän keston aikana. Tällöin uusilla palveluntuottajilla on mahdollisuus tehdä tarjouksia ja tilaaja voi tehdä muutoksia järjestelmän ehtoihin. Järjestelmän sisäisen tarjouskilpailun perusteella solmittu sopimus voi olla voimassa enintään kaksi (2) vuotta hankintajärjestelmän voimassaolon päättymisen jälkeen.
Kyseessä on sote-alan henkilöstönvuokrauksen hankinta hankintalain liitteen E mukai-sena sosiaali- ja terveyspalveluhankintana. Hankintaan sovelletaan hankintalain 12 luvun säännöksiä ja 3 §:n mukaisia hankintojen yleisiä periaatteita. Hankinta toteutetaan sosiaali- ja terveyspalveluiden dynaamisella hankintajärjestelmällä (jatkossa hankintajärjestelmä), joka tarkoittaa tilaajan suunnittelemaa, hankintalain periaatteiden mukaista menettelyä hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkimiseen.
Itä-Uudenmaan hyvinvointialue tuottaa lääkäripalvelut ensisijaisesti omana toimintana. Hankinnalla täydennetään omaa tuotantoa. Tilaaja ei sitoudu tiettyihin tilaus- tai hankintamääriin, sillä hankinnan kohteen mukainen tarve ei ole ennalta tiedossa.
Hankintajärjestelmän toimintaperiaatteet on kuvattu tarkemmin osallistumispyynnön liitteessä ”Hankintamenettelyn kuvaus Itä-Uudenmaan hyvinvointialue”.
Hankinnan taustaa
Itä-Uudenmaan hyvinvointialue ei ole aikaisemmin kilpailuttanut lääkäreitä henkilöstövuokrauksena. Niissä tapauksissa, joissa hyvinvointialue ei ole onnistunut rekrytoimaan lääkäriä tai on muusta syystä katsonut tarpeelliseksi hankkia lääkärityövoimaa muulla tavalla kuin rekrytoinnilla, hyvinvointialue on käyttänyt Porvoon kaupungilta siirtynyttä sopimusta ”Lääkärit ostopalveluna”. Ellei tämän sopimuksen kautta ole saatu lääkäreitä, hankintayksikkö on hankkinut lääkäreitä pienhankintana.
Hankinnan kohde ja ennakoitu arvo
Tässä sisäisessä kilpailutuksessa kilpailutetaan henkilöstövuokraus, jossa vuokrauksen kohteena on lääkärityövoima niissä tilanteissa, kun henkilöstövajetta ei saada täytettyä omalla rekrytoinnilla tai sisäisin henkilöstöjärjestelyin. Hankinta on jaettu osiin seuraavasti:
1 Lääkärityövoima lähityössä,
2 Lääkärityövoima etätyössä.
Hankinnassa perustetaan kaksi puitejärjestelyä, jonka sisällä tilaaja tilaa osassa 1 lääkäreitä lähityöhön ja osassa 2 lääkäreitä etätyöhön.
Molempiin puitejärjestelyihin valitaan kolmekymmentä (30) palveluntuottajaa hankinnan tarjousvertailun lopputuloksen mukaisessa etusijajärjestyksessä.
Tilausten määrä ja työvuorojen kesto vaihtelevat ennalta-arvaamattomien poissaolojen, sesongin olosuhteiden sekä projektien mukaan. Toiminnan jatkuvuuden näkökulmasta on perusteltua pyrkiä useamman kuukauden jatkuviin lääkärikohtaisiin sopimuksiin. Pääsääntöisesti tilaukset tehdään niin, että tilaajalla on mahdollisuus optiokauteen. Optiokausia voi olla korkeintaan kaksi / tilaus.
Sopimuskauden alkaessa lääkäreitä etätyössä on ensisijaisesti hyvinvointialueen sähköisen sosiaali- ja terveyspalvelu HyVä-Digin työtehtävissä, mutta mahdollisuudet etätyöhön voivat lisääntyä tulevaisuudessa.
Henkilöstövuokrauksessa Toimittaja siirtää vuokrahenkilön/-työntekijän työpanoksen tilaajan käyttöön vastiketta vastaan siten, että tilaajasta ei tule vuokrahenkilön työnantaja. Tilaaja vastaa vuokrahenkilön työnjohdosta ja valvonnasta. Läsnätyö suoritetaan tilaajan osoittamissa tiloissa, tilaajan työvälineillä ja työmenetelmien mukaisesti sekä tilaajan ohjeiden ja käytäntöjen mukaisesti. Tilaaja määrittelee työtehtävät.
Etätyötä ei voi tehdä Suomen ulkopuolella. Hyvinvointialue noudattaa vuokralääkäreiden kohdalla samaa linjausta kuin omien työntekijöiden osalta. Tilaaja tarjoaa etätyöpöydän palveluntuottajan (vuokralääkärin) käyttöön, jonka kautta tilaaja tarjoaa pääsyn hyvinvointialueen järjestelmiin.
Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin ohjeismateriaalina olevassa tarjouspyynnössä liitteineen. Hankinnan kohteena oleville lääkäreille on asetettu palvelukuvauksessa vähimmäisvaatimukset, jotka varmistavat, että palvelut tuotetaan hyvinvointialueen linjausten mukaisesti ja laadukkaasti. Sopimuskauden aikaisella seurannalla ja valvonnalla tilaaja varmistaa, että laadun vähimmäisvaatimukset täyttyvät koko sopimuskauden ajan.
Hankinnan hankintalain mukaisesti laskettu ennakoidun arvon kokonaisarvo sopimuskaudella on noin 24 miljoonaa euroa (ilman arvonlisäveroa).
Tarkoituksena on, että sopimukset solmitaan mahdollisimman pian sen jälkeen, kun päätös on lainvoimainen, ja palvelu alkaa 1.4.2025. Sopimus on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta. Tilaajalla on mahdollista jatkaa sopimusta kahdella vuoden pituisella optiolla (1+1).
Lääkärityövoiman tilaaminen
Perustettavissa puitejärjestelyissä voimassaoloaikana palveluntuottajan valinta tapahtuu seuraavien vaihtoehtojen mukaisesti:
A. Tilaaja voi aina hyödyntää palveluntuottajien välistä etusijajärjestystä. Tällöin tilaaja kysyy etusijajärjestyksessä ensimmäiseksi sijoittuneelta palveluntuottajalta kykyä ja mahdollisuutta toimeksiannon toteuttamiseen. Mikäli etusijajärjestyksessä ensimmäiseksi sijoittunut ei voi toimeksiantoa toteuttaa, lähetetään toimeksianto kaikille muille palveluntuottajalle samanaikaisesti. Etusijajärjestyksessä tilattaessa toimittaja veloittaa tarjouksessa antamansa tuntihinnan.
Tilauksen yhteydessä tilaaja antaa palveluntuottajalle määräajan (keskimäärin 7 päivää), jonka puitteissa palveluntuottajan tulee ilmoittaa kirjallisesti, pystyykö toimittamaan tilauksen mukaisen lääkärin/mukaisia lääkäreitä.
Jos ensisijainen palveluntuottaja ei pysty toimittamaan tilauksen mukaista vuokralääkäriä, tilaaja lähettää toimeksiantokyselyn kaikille muille palveluntuottajille samanaikaisesti. Se palveluntuottaja, joka on etusijajärjestyksessä ylimpänä niistä palveluntuottajista, jotka vahvistavat pystyvänsä toimittamaan tilauksen mukaisen vuokralääkärin/vuokralääkärit, on ko. tilauksen toimittaja.
Mikäli toimeksiannossa on useita lääkäreitä ja etusijajärjestyksessä ensimmäinen palveluntuottaja ei pysty toimittamaan kaikkia tilauksen vuokralääkäreitä, seuraava palveluntuottaja etusijajärjestyksessä toimittaa seuraavan jne.
Palveluntuottajan vastauksen jälkeen ja määräajan päätyttyä tilaaja vahvistaa palveluntuottajalle tilauksen sähköpostitse. Tilaaja voi haastatella palveluntuottajan tarjoama vuokralääkärin ennen tilauksen vahvistamista varmistuakseen siitä, että lääkäri täyttää tilauksessa asetetut vaatimukset. Tilaus muuttuu tämän jälkeen tilaajaa ja palveluntuottajaa sitovaksi toimitusajan, työsuhteen keston, työtuntimäärän, tehtävien ja muiden tilauksessa määriteltyjen ehtojen mukaisesti.
B. Mikäli yksittäisen toimeksiannon ennakoitu arvo ylittää 80 000 euroa, palveluntuottajan valinta voidaan toteuttaa myös kevennetyllä kilpailutuksella. Kevennetyssä kilpailutuksessa voidaan käyttää valintaperusteena halvinta hintaa tai parasta hinta- laatu -suhdetta. Laadun arviointiperusteena voidaan käyttää esimerkiksi palveluntuottajien asiantuntijoiden kokemusta, osaamista tai muuta hankinnan kohteeseen liittyvää laadullista vertailutekijää. Kevennetyssä kilpailutuksessa tarjottu hinta voi olla muu kuin puitejärjestelyn perustamisvaiheessa (tarjouksessa) annettu hinta.
Kun tilaajalla on tarve ruotsin kielen taitoisille lääkäreille ja ruotsinkielentaitoista vuokralääkäriä tilataan yllä kuvatun kohdan A Etusijajärjestys mukaisesti, noudatetaan etusijajärjestystä niiden palveluntuottajien kesken, jotka ovat ilmoittaneet tarjoavansa ruotsin kielen taitoisia vuokralääkäreitä.
Tarjouspyyntö ja saadut tarjoukset
Hankintayksikkö julkaisi 26.11.2024 kaikille hankintajärjestelmän hyväksytyille ehdokkaille hankintajärjestelmän sisäisen tarjouspyynnön. Tarjouspyyntö liitteineen on päätöksen oheismateriaalina.
Hankintayksikkö sai tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan 2.1.2025 klo 9.00 mennessä
- 34 tarjousta osaan lääkärityövoima lähityössä ja
- 33 tarjousta osaan lääkärityövoima etätyössä.
Saadut tarjoukset ilmenevät liitteestä 1 Avauspöytäkirja.
Kaikki tarjoajat jättivät tarjouksensa asetettuun määräaikaan mennessä.
Tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Hankintalain 113 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta.
Medizone Oy:n osatarjous lääkärityövoima etätyössä vaikutti poikkeuksellisen alhaiselta. Hankintayksikkö pyysi selvitystä poikkeuksellisen alhaisesta tarjoushinnasta. Hankintayksikkö hyväksyi Medizone Oy:n toimittaman selvityksen.
Tarjousten tarkastuksessa havaittiin, että kaikki saadut tarjoukset molemmissa tarjouspyynnön osissa olivat tarjouspyynnön mukaisia ja täyttivät tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset. Ne hyväksytään tarjousvertailuun.
Tarjousten vertailu
Hankintayksikkö valitsee kumpaankin osaan sopimustoimittajiksi 30 kokonaistaloudellisesti edullisinta ja asetetut vähimmäisvaatimukset täyttävää palveluntuottajaa. Palveluntuottajien valinta toteutuu ja etusijajärjestys muodostuu tarjousvertailun lopputuloksen mukaisesti.
Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus seuraavasti.
HINTA
Painoarvo 100 %
Tarjousten vertailuhinta muodostuu lääkärityövoiman tuntihinnasta, alv 0%. Tarjoukset muodostavat etusijajärjestyksen edullisuusjärjestyksessä. Tuntihinnaltaan halvin tarjous on tarjouskilpailun voittaja.
Tarjousvertailun lopputulos osa-alueittain, valitut palveluntuottajat sekä palveluntuottajien etusijajärjestys on liitteen 2 Vertailutaulukko mukainen.
Hankintasopimus
Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen tekemisellä. EU-kynnysarvon ylittävässä liitteen E palveluhankinnassa voidaan tehdä sopimus aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinta-asiaan muutosta hakevalle asetettu hankintalain 148 §:ssä velvollisuus ilmoittaa hankintayksikölle kirjallisesti asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Hankintayksikkö pyytää toimittamaan mahdollisen muutoksenhakua koskevan ilmoituksen osoitteeseen kirjaamo(at)itauusimaa.fi sekä ville.hanhinen(at)itauusimaa.fi
Toimivalta
Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen hallintosäännön 22 §:n mukaan aluevaltuusto päättää yli 10 000 000 euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista sekä edellä mainittuja koskevista hankintaoikaisuista.