Välfärdsområdesstyrelsen, möte 08-05-2025

Protokollet är granskat

§ 106 Mellersta och Östra Nylands välfärdsområdes gemensamma upphandling av öppen- och eftervårdstjänster inom barnskyddet

IUHVADno-2024-4779

Tidigare behandling

Välfärdsområdesstyrelsen, 17-12-2024

Beskrivning

Beredning och tilläggsuppgifter:
upphandlingschef Ville Hanhinen
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi

Föremål för upphandling och bakgrund

Avtalen för öppenvårds- och eftervårdstjänster inom barnskyddet i Östra Nylands välfärdsområde upphör, vilket kräver en ny upphandling. Mellersta Nylands välfärdsområde har också förberett sig för att upphandla öppenvårds- och eftervårdstjänster inom barnskyddet. Mellersta Nylands välfärdsområde har tillfrågats om intresse för att delta i en gemensam upphandling, och de har svarat jakande.

I den gemensamma upphandlingen skulle beställarna vara Mellersta och Östra Nylands välfärdsområden. Tjänsterna är avsedda för kunder vars hemkommun är Hyvinge, Träskända, Mäntsälä, Nurmijärvi, Borgnäs, Tusby och Askola, Lappträsk, Lovisa, Mörskom, Borgå, Pukkila samt Sibbo. I Östra Nylands välfärdsområde tillhandahålls tjänsterna både på finska och svenska.

Föremålet för upphandlingen är kompletterande köptjänster för öppenvårds- och eftervårdstjänster inom barnskyddet i Mellersta och Östra Nylands välfärdsområden. Upphandlingen är indelad i fyra (4) delområden:

Intensifierat familjearbete
Professionellt stödpersonarbete
Öppen familjerehabilitering
Övervakade och stödjande umgängen mellan barn och förälder

Upphandlingen kommer att genomföras enligt upphandlingslag 1397/2016. Det rör sig om en social- och hälsovårdstjänst enligt upphandlingslagens § 107 och bilaga E, som omfattas av kapitel 12 i upphandlingslagen och de allmänna principerna för upphandling enligt lagens § 3. I anbudsförfrågan anges tjänstens exakta innehåll samt urvalskriterier för pris och kvalitet.

Det rör sig om ett ramavtal enligt upphandlingslagens § 42. De absoluta kvalitetskraven beskrivs i tjänstebeskrivningarna. Prioriteringsordningen för anbuden fastställs utifrån priset.

Upphandlingsavtalen skulle börja i början av 2025, dock tidigast när upphandlingsbeslutet har vunnit laga kraft. Avtalsperioden varar till 31.12.2026. Avtalet kan förlängas med en (1) option.

Priset skulle vara fast de första tjugofyra (24) månaderna från avtalets början. Därefter har tjänsteleverantören möjlighet att föreslå en prisjustering, som kan träda i kraft i början av följande avtalsår.

Det uppskattade värdet av upphandlingen exklusive moms är 10 200 000 € för Mellersta Nylands välfärdsområde och 6 000 000 € för Östra Nylands välfärdsområde.

Motivering

Att inleda och genomföra upphandlingsförfarandet för öppenvårds- och eftervårdstjänster inom barnskyddet är en betydande helhet. Med tanke på de processuella ekonomiska fördelarna med en gemensam upphandling är det ändamålsenligt att genomföra upphandlingen som en gemensam upphandling.

I den gemensamma upphandlingen kan vi påverka centrala aspekter för Östra Nylands välfärdsområde, såsom definitionen av upphandlingsdokument och urvalskriterier, till exempel kvalitetskriterier.

Genom att upphandla en större helhet ökar det uppskattade värdet av upphandlingen, vilket ökar förhandlingsstyrkan och minskar resurs- och administrationsarbetet som krävs för upphandlingen. Samtidigt får vi tillgång till och kan dela Mellersta Nylands välfärdsområdes upphandlingskompetens.

Det kan därför motiverat bedömas att en gemensam upphandling av öppenvårds- och eftervårdstjänster inom barnskyddet, med en ökad upphandlingsvolym, positivt påverkar det totala ekonomiska fördelaktigheten och pris-kvalitetsförhållandet för de erhållna anbuden.

Avtal

Ett separat avtal ska ingås för den gemensamma upphandlingen med alla parter som deltar i den gemensamma upphandlingen.

Beslutsgrund

Enligt § 22 i Östra Nylands välfärdsområdes förvaltningsstadga beslutar områdesstyrelsen om upphandlingar, avtal och åtaganden på minst 5 000 000 euro och högst 10 000 000 euro samt om upphandlingsrättelser inom sitt verksamhetsområde.

Beslutsförslag

Välfärdsområdesdirektören:

Områdesstyrelsen beslutar att Östra Nylands välfärdsområde deltar i den gemensamma upphandlingen av öppenvårds- och eftervårdstjänster inom barnskyddet tillsammans med Mellersta Nylands välfärdsområde.

Paragrafen justeras genast.

Beslut

Välfärdsområdesstyrelsen beslutade att Östra Nylands välfärdsområde deltar i den gemensamma upphandlingen av öppenvårds- och eftervårdstjänster inom barnskyddet tillsammans med Mellersta Nylands välfärdsområde.

Paragrafen justerades genast.

Beskrivning

Beredning och tilläggsuppgifter:
upphandlingschef Ville Hanhinen
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi

Bakgrund till upphandlingen

Barnskyddslagens (417/2007) syfte är att trygga barnets rätt till en trygg uppväxtmiljö, en harmonisk och mångsidig utveckling samt till särskilt skydd. Barn- och familjespecifikt barnskydd tillhandahålls bland annat genom att man ordnar stödåtgärder inom öppenvården samt eftervård. Till innehållet och till omfattningen anpassas servicen alltid så att den ska motsvara barnets, den ungas och hans eller hennes familjs servicebehov.

Kunderna inom barnskyddets öppenvård är barn under 18 år och deras familjer, och kunderna inom eftervården är ungdomar i åldern 18–20 år. På kunderna tillämpas lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000).

Kommuner i Mellersta och Östra Nyland (Keski-Uudenmaan sotekuntayhtymä: Borgnäs, Hyvinge, Mäntsälä, Nurmijärvi, Träskända och Tusby samt en kommun i Östra Nyland: Sibbo) har tidigare tillsammans konkurrensutsatt öppen- och eftervårdstjänster inom barnskyddet år 2018.

Upphandlingssamarbete

Upphandlingen av tjänster inom barnskyddets öppenvård och eftervård genomförs som en gemensam upphandling av Mellersta och Östra Nylands välfärdsområden.

De välfärdsområden som deltar i upphandlingen har gett Mellersta Nylands välfärdsområde fullmakt att genomföra konkurrensutsättningen. Mellersta Nylands välfärdsområde och Östra Nylands välfärdsområde fattar i fråga om upphandlingen separata beslut och ingår avtal med de serviceproducenter som väljs.

Alla anbudsgivare som uppfyller lämplighetskraven och kraven angående servicen i anbudsförfrågan och vars anbud är i överensstämmelse med anbudsförfrågan väljs till serviceproducenter.

Upphandlingen har beretts i samarbete med ansvarsområdet, och ansvarsområdet förordar upphandlingen.

Anbudsförfrågan

Mellersta och Östra Nylands välfärdsområden har genom en anbudsförfrågan daterad 21.1.2025 begärt anbud för alla ovan nämnda välfärdsområdens räkning för upphandling av tjänster inom öppenvård och eftervård inom barnskyddet.

Upphandlingen är indelad i fyra (4) delområden i beskrivningen Föremål för upphandlingen:

Intensifierat familjearbete
Professionellt stödpersonsarbete
Öppen familjerehabilitering
Övervakade och stödda möten

Varje delområde har vid konkurrensutsättningen indelats regionalt. Det har önskats att det ges separata priser för Mellersta respektive Östra Nyland. Det finns sammanlagt åtta (8) delområden i konkurrensutsättningen.

Anbudsgivarna har kunnat lämna anbud gällande ett eller flera delområden. Delanbud inom ett och samma delområde har inte varit tillåtna.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen har genomförts som ett öppet förfarande. Det är fråga om en upphandling av social- och hälsovårdstjänster enligt bilaga E som överskrider det nationella tröskelvärdet. En annons om upphandlingen har publicerats i Hilma- och TED-databasen. Anbudsförfrågan publicerades i leverantörsportalen Tarjouspalvelu.fi, där även anbuden skulle lämnas in.

Inkomna anbud

Inom utsatt tid, 26.2.2025 kl. 16.00, inkom med anledning av anbudsförfrågan sammanlagt 82 anbud (bilaga 1), vilka fördelades på olika delområden enligt följande:

Intensifierat familjearbete i Mellersta Nyland (64 anbud),
Intensifierat familjearbete Östra Nyland (51 anbud),
Professionellt stödpersonsarbete i Mellersta Nyland (74 anbud),
Professionellt stödpersonsarbete i Östra Nyland (61 anbud),
Öppen familjerehabilitering i Mellersta Nyland (34 anbud),
Öppen familjerehabilitering i Östra Nyland (28 anbud),
Övervakade och stödda möten i Mellersta Nyland (37 anbud),
Övervakade och stödda möten i Östra Nyland (33 anbud),

Anbudsgivarna hade möjlighet att ge anbud på ett eller flera delområden.

Urvalskriterium och jämförelse av anbuden

Urvalskriterium var ekonomisk fördelaktighet. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ansågs vara det anbud som ur den upphandlande enhetens synvinkel har det lägsta priset.

De höga kvalitetskrav som ställs på föremålet för upphandlingen anges som absoluta minimikrav, så att de motsvarar den kvalitetsnivå som de upphandlande enheterna fastställer.

Frågor, svar och ändringar i anbudsförfrågan

Detaljerade frågor och påpekanden om upphandlingen skulle framföras i portalen Tarjouspalvelu.fi senast 7.2.2025. Det kom 30 frågor. Svaren på frågorna publicerades på portalen Tarjouspalvelu.fi. Anbudsförfrågan sattes i korrigeringsstatus, och nödvändiga korrigeringar gjordes. Anbudstiden förlängdes med en vecka.

Behandling och jämförelse av anbuden

Mellersta Nylands välfärdsområde har kontrollerat anbudsgivarnas utfästelser om att de uppfyller de krav som ställs i anbudsförfrågan. Alla anbudsgivare hade lämnat tillbörliga utfästelser om att de angivna villkoren uppfylldes. En jämförelsetabell föreligger som bilaga 1 till beslutet.

Beslutet gäller på villkor att de serviceproducenter som valts lämnar in utredningar i enlighet med de angivna lämplighetskraven på det sätt som anges i beställaransvarslagen, utredningar om sin ekonomiska situation och andra tilläggsutredningar som krävs innan kontrakten undertecknas.

Beställning av servicen under avtalsperioden

Under avtalsperioden lämnar beställaren in beställningar till aktörer bland de valda serviceproducenterna i enlighet med de villkor som fastställts i kontrakten, med beaktande av kundens individuella behov. Beställaren väljer serviceproducent enligt den enskilda kundens behov.

Om kundens behov inte förutsätter något annat, väljer beställaren serviceproducent enligt prioritetsordningen eller genom fritt val.

Östra Nylands välfärdsområde beställer service utgående från behovet.

Ekonomiska konsekvenser

Upphandlingens uppskattade kalkylerade värde är högst 3,9 miljoner euro/år i Mellersta Nylands välfärdsområde (11,7 miljoner euro/treårsperiod), exkl. moms och i Östra Nylands välfärdsområde 2 miljoner euro/år (6 miljoner euro/treårsperiod) exkl. moms.

Östra Nylands välfärdsområde förbinder sig inte till vissa upphandlingsvolymer under avtalsperioden.

Upphandlingsavtal

Den planerade avtalsperioden är två (2) år och löper ut 31.3.2027. Avtalet kan förlängas med ett optionsår. Upphandlingsavtalet träder i kraft och avtalsperioden börjar när båda avtalsparterna har undertecknat ett skriftligt kontrakt.

Delgivning av upphandlingsbeslutet innebär inte att ett avtal har ingåtts. Med de anbudsgivare som valts till ramavtalet ingås ett separat skriftligt upphandlingskontrakt när upphandlingsbeslutet har vunnit laga kraft. Kontrakt ingås tidigast 14 dagar från det att den berörda parten har fått del av beslutet och besvärsanvisningen.

Kontrakt undertecknas endast under förutsättning att serviceproducenten lämnar alla de utredningar som begärts i upphandlingsförfarandet.

Befogenheter

Det bestäms i 22 § i förvaltningsstadgan för Östra Nylands välfärdsområde att välfärdsområdesstyrelsen beslutar om upphandlingar, avtal och förbindelser som överskrider 5 000 000 euro och underskrider 10 000 000 euro samt om upphandlingsrättelser angående de ovannämnda. Välfärdsområdesstyrelsen beslutar dessutom för koncern- och strategitjänsternas del om upphandlingar, avtal och förbindelser som överskrider 1 000 000 euro och underskrider 5 000 000 euro samt om upphandlingsrättelser angående de ovannämnda inom sin sektor.

Beslutsförslag

Välfärdsområdesdirektören:

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att i enlighet med anbudsförfrågan på basis av det ekonomiskt fördelaktigaste prisförhållandet till leverantörer av service inom barnskyddets öppen- och eftervård vid Östra Nylands välfärdsområde välja serviceproducenter i enlighet med bilaga 1.

Paragrafen justeras genast.

Beslut

Välfärdsområdesstyrelsen beslutade att i enlighet med anbudsförfrågan på basis av det ekonomiskt fördelaktigaste prisförhållandet till leverantörer av service inom barnskyddets öppen- och eftervård vid Östra Nylands välfärdsområde välja serviceproducenter i enlighet med bilaga 1.

Paragrafen justerades genast.

Bilagor

Liite 1. Valitut palveluntuottajat Itä-Uusimaa.pdf (pdf, 194 kB)

Sökande av ändring

En part som är missnöjd med detta beslut kan söka ändring i beslutet genom att yrka på upphandlingsrättelse eller genom att anföra besvär hos marknadsdomstolen eller bådadera.

Enligt vad som föreskrivs i lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016, hädanefter upphandlingslagen) får man söka ändring i beslut som gäller en offentlig handling eller något annat avgörande i upphandlingsförfarandet genom att yrka att den upphandlande enheten gör en rättelse (hädanefter upphandlingsrättelse), eller så kan ärendet föras till marknadsdomstolen genom besvär.

1 ANVISNINGAR OM UPPHANDLINGSRÄTTELSE

Rätt att yrka på upphandlingsrättelse

En anbudsgivare som har deltagit i ett anbudsförfarande eller en anbudssökande som har inlämnat en anbudsansökan, eller den som ett beslut avser eller vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet (part), får skriftligen yrka på upphandlingsrättelse hos den upp-handlande enheten.

Tid för att yrka på upphandlingsrättelse

En part ska framställa yrkande inom 14 dagar efter att ha fått del av den upphandlande enhetens beslut eller avgörande.

Överklagande till marknadsdomstolen hindrar inte att upphandlingsrättelse yrkas. Anhängiggörande och behandling av ett yrkande på upphandlingsrättelse påverkar inte den tidsfrist under vilken en part med stöd av upphandlingslagen kan söka ändring genom besvär hos marknadsdomstolen.

Om beslutet har delgetts med användning av den elektroniska kontaktinformation som anbudssökanden eller anbudsgivaren har meddelat den upphandlande enheten, anses mottagaren ha fått del av beslutet den dag det elektroniska meddelandet står till mottagarens förfogande i dennes mottagarapparat på ett sådant sätt att meddelandet kan hanteras.

Om beslutet har delgetts i ett vanligt brev, anses anbudssökanden eller anbudsgivaren ha fått del av beslutet den sjunde dagen efter att brevet sändes, om inte anbudssökanden eller anbudsgivaren visar att delgivningen har skett vid en senare tidpunkt.

Dagen för delfåendet räknas inte med i tiden för yrkande på upphandlingsrättelse. Om tidsfristens sista dag infaller på en helgdag, själv-ständighetsdagen, första maj, julafton, midsommarafton eller en helgfri lördag, får upphandlingsrättelse yrkas den första vardagen därefter.

Myndighet hos vilken upphandlingsrättelse yrkas

Upphandlingsrättelse yrkas hos den myndighet som har gjort upphandlingsbeslut i Östra Nylands välfärdsområde.

Post- och besöksadress:	WSOY-huset, Mannerheimgatan 20 K 3 vån. 06100 Borgå
E-postadress:	kirjaamo(at)itauusimaa.fi
Öppettider för registraturen	mån – fre kl. 9.00 - 15.00

Form och innehåll

Ett yrkande på upphandlingsrättelse anhängiggörs skriftligen genom att det uppges:

vilket beslut eller avgörande av den upphandlande enheten som yrkandet på upphandlingsrättelse gäller
hurdan upphandlingsrättelse som yrkas i beslutet eller
avgörandet på vilka grunder upphandlingsrättelse yrkas i beslutet eller avgörandet.

Elektroniska dokument uppfyller kravet på skriftlig form.

I yrkandet på upphandlingsrättelse ska antecknas namnet på den som yrkar på rättelse och den kontaktinformation som behövs för att ärendet ska kunna skötas. Om ändringssökandens talan förs av hans eller hennes lagliga företrädare eller ombud eller om någon annan person har upprättat yrkandeskriften, ska även denna persons namn och kon-taktinformation uppges i yrkandet.

Till yrkandet på upphandlingsrättelse ska bifogas de handlingar som den som yrkar på rättelse åberopar till stöd för sina yrkanden, om de inte redan tidigare har lämnats in till myndigheten.

Protokoll

Protokollsutdrag och bilagor som gäller beslutet kan begäras hos Östra Nylands välfärdsområdes registratur.

Post- och besöksadress:	WSOY-huset, Mannerheimgatan 20 K 3 vån. 06100 Borgå
E-postadress:	kirjaamo(at)itauusimaa.fi
Öppettider för registraturen	mån – fre kl. 9.00 - 15.00

2 BESVÄRSANVISNING TILL MARKNADSDOMSTOLEN

Besvärsrätt

En anbudsgivare, en anbudssökande som har inlämnat en anbudsansökan eller den som saken gäller kan föra ärendet till marknadsdomstolen för behandling.

Besvärstid

Besvär ska anföras inom 14 dagar från delfåendet av beslutet.

Vid upphandlingar som överstiger EU-tröskelvärdena ska besvär anföras inom 30 dagar från delfåendet av beslutet, om den upphandlande enheten har ingått ett upphandlingskontrakt med stöd av 78 § 3 punkten i upphandlingslagen utan att iaktta väntetiden.

Besvär ska lämnas in senast sex månader efter att upphandlingsbeslutet har fattats, om parten har fått del av upphandlingsbeslutet och upphandlingsbeslutet eller besvärsanvisningen har varit väsentligen bristfälliga.

Om beslutet har delgetts med användning av den elektroniska kontaktinformation som anbudssökanden eller anbudsgivaren har meddelat den upphandlande enheten, anses mottagaren ha fått del av beslutet den dag det elektroniska meddelandet står till mottagarens förfogande i dennes mottagarapparat på ett sådant sätt att meddelandet kan hanteras.

Om beslutet har delgetts i ett vanligt brev, anses anbudssökanden el-ler anbudsgivaren ha fått del av beslutet den sjunde dagen efter att brevet sändes, om inte anbudssökanden eller anbudsgivaren visar att delgivningen har skett vid en senare tidpunkt.

Anhängiggörande av en upphandlingsrättelse påverkar inte den tidsfrist inom vilken en part har rätt att överklaga hos marknadsdomstolen genom besvär.

Dagen för delfåendet räknas inte med i besvärstiden. Om den sista dagen för att anföra besvär infaller på en helgdag, självständighetsda-gen, första maj, julafton, midsommarafton eller en helgfri lördag, får besvär anföras den första vardagen därefter.

Besvärsmyndighet

Besvär ska anföras hos marknadsdomstolen.

Adress:	Banbyggarvägen 5, 00520 Helsingfors
E-postadress:	markkinaoikeus(at)oikeus.fi
Faxnummer:	029 564 3314
Telefonnummer:	029 564 3300
Öppettider för registraturen:	mån-fre 8.00-16.15

Besvärens form och innehåll

Besvären ska anföras skriftligen. Också elektroniska dokument uppfyller kravet på skriftlig form.

I besvären, som ska riktas till besvärsmyndigheten, ska uppges

det beslut i vilket ändring söks
till vilka delar ändring söks i beslutet och vilka ändringar som yrkas
de grunder på vilka ändring yrkas.

I besvären ska ändringssökandens namn och hemkommun uppges. Om ändringssökandens talan förs av hans eller hennes lagliga företrädare eller ombud eller om någon annan person har upprättat besvärsskriften, ska även denna persons namn och hemkommun uppges i besvären.

I besvären ska vidare uppges den postadress och det telefonnummer som ska användas för meddelanden i saken till ändringssökanden.

Ändringssökanden, den lagliga företrädaren eller ombudet ska underteckna besvären. Ett elektroniskt dokument behöver ändå inte kompletteras med en underskrift, om dokumentet innehåller uppgifter om avsändaren och om det inte finns anledning att betvivla dokumentets autenticitet och integritet.

Till besvären ska bifogas

det beslut i original eller kopia i vilket ändring söks genom besvär
intyg över vilken dag beslutet har delgetts eller någon annan utredning över när besvärstiden har börjat
de handlingar som ändringssökanden åberopar till stöd för sina yrkanden, om de inte redan tidigare har lämnats till myndigheten.

Underrättelse till den upphandlande enheten om anförandet av besvär

Ändringssökanden eller hans eller hennes företrädare ska skriftligen underrätta den upphandlande enheten om att ärendet förs till marknadsdomstolen. Underrättelsen ska lämnas in senast då besvären över upphandlingen lämnas in till marknadsdomstolen.Meddelandet skall ges till: Registraturen i Östra Nylands välfärdsområde.

Post- och besöksadress: WSOY-huset, Mannerheimgatan 20 K 3 vån., 06100 Borgå

E-postadress: kirjaamo(at)itauusimaa.fi

Rättegångsavgift

Rättegångsavgifterna, som tas ut för behandling av ett ärende i marknadsdomstolen bestäms enligt lagen om domstolsavgifter (1455/2015), enligt Justitieministeriets förordning om justering av de avgifter som nämns i 2 § i lagen om domstolsavgifter (1122/2021) och enligt Justitieministeriets förordning om vissa ansökningsavgifter vid domstolar 2022–2024 (1123/2021).

För behandling av tvistemål, ärenden som gäller ändringssökande och andra rättskipningsmål tas i marknadsdomstolen ut en rättegångsavgift på 2120 euro.

Om värdet av en upphandling i ett ärende som gäller offentlig upphandling är minst 1 miljon euro, är behandlingsavgiften 4240 euro. Om värdet av upphandlingen är minst 10 miljoner euro, är behandlingsavgiften 6350 euro.