Beskrivning
Beredning och upplysningar:
ledande upphandlingsexpert Johanna Heikel,
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi
resultatenhetschef för munhälsovård, Sanna Räsänen
sanna.rasanen2@itauusimaa.fi
Upphandlingsförfarande och upphandlingsannons
Konkurrensutsättningen av bemanningspersonal inom social- och hälsovårdsbranschen, ”upphandling av tandläkare, tandskötare och munhygienister”, har genomförts som en intern konkurrensutsättning inom ett dynamiskt inköpssystem som Östra Nylands välfärdsområde har inrättat. Östra Nylands välfärdsområde inrättade ett dynamiskt inköpssystem (DPS) för bemanningspersonal inom social- och hälsovårdsbranschen genom en upphandlingsannons publicerad 26.4.2024 och genom en begäran om deltagande nummer IUHVADno-2024-617. Upphandlingsannonsen publicerades i annonskanalerna www.hankintailmoitukset.fi och www.tarjouspalvelu.fi och 29.4.2024 i TED (nr 252938-2024).
Inköpssystemet är i kraft fyra (4) år från att det inrättades. Inköpssystemet är under hela sin giltighetstid öppet för alla serviceproducenter som uppfyller lämplighetskriterierna. Beställaren genomför efter eget behov konkurrensutsättningar inom systemet under systemets giltighetstid. Då har nya serviceproducenter möjlighet att lämna anbud, och beställaren kan göra ändringar i villkoren i systemet. Ett kontrakt som ingåtts på basis av ett anbudsförfarande inom systemet kan vara i kraft i högst två (2) år efter det att inköpssystemet har upphört att gälla.
Det är fråga om upphandling av bemanningspersonal inom social- och hälsovårdsbranschen i form av upphandling av social- och hälsovårdstjänster enligt bilaga E till upphandlingslagen. På upphandlingen tillämpas bestämmelserna i 12 kap. och de allmänna principerna för upphandling enligt 3 § i upphandlingslagen. Upphandlingen genomförs genom ett dynamiskt inköpssystem för social- och hälsovårdstjänster (nedan inköpssystemet), vilket innebär ett förfarande som beställaren planerar och som överensstämmer med principerna i upphandlingslagen för anskaffning av de tjänster som är föremål för upphandlingen.
Östra Nylands välfärdsområde ordnar munhälsovårdstjänster i första hand/huvudsakligen som egen verksamhet. Upphandlingen kompletterar den egna verksamheten. Beställaren förbinder sig inte till specifika beställnings- eller upphandlingsmängder, eftersom behovet av det som upphandlingen avser inte är känt på förhand.
Inköpssystemets verksamhetsprinciper beskrivs närmare i bilagan till begäran om deltagande ”Beskrivning av upphandlingsförfarandet Östra Nylands välfärdsområde”.
Bakgrund till upphandlingen
Östra Nylands välfärdsområde har inte tidigare konkurrensutsatt tandläkare eller tandskötare som personalinhyrning. Inhyrning av munhygienister har konkurrensutsatts och i fråga om detta avtal upphörde den sista optionsperioden 31.3.2025. I de fall där välfärdsområdet inte har lyckats rekrytera en tandläkare eller tandskötare eller av någon annan orsak ansett det nödvändigt att skaffa ovan nämnd arbetskraft på något annat sätt än genom rekrytering, har välfärdsområdet skaffat tandläkare och tandskötare i form av små upphandlingar.
Föremål för upphandling och uppskattat värde
I denna interna konkurrensutsättning konkurrensutsätts bemanningspersonal, där tandläkare, tandskötare och munhygienister är föremål för inhyrning i situationer där personalbristen inte kan avhjälpas genom rekrytering i egen regi eller interna personalarrangemang. Upphandlingen är uppdelad i delar på följande sätt:
- Tandläkare
- Tandskötare
- Munhygienister
Vid upphandlingen inrättas tre ramavtal, inom vilka beställaren beställer tandläkare i del 1, tandskötare i del 2 och munhygienister i del 3.
För varje ramavtal väljs tio (10) serviceproducenter i prioritetsordning enligt slutresultatet av anbudsjämförelsen.
Antalet beställningar och arbetsskiftens längd varierar beroende på oförutsedda fall av frånvaro, säsongsförhållanden och projekt. Med tanke på verksamhetens kontinuitet är det motiverat att sträva efter tandläkar- /tandskötare- /munhygienistspecifika avtal som pågår i flera månader.
Vid anlitande av bemanningspersonal ställer Leverantören den bemanningsanställdas arbetsinsats till beställarens förfogande mot vederlag så att beställaren inte blir den bemanningsanställdas arbetsgivare. Beställaren ansvarar för ledningen och övervakningen av den bemanningsanställdas arbete. Arbetet utförs i lokaler som beställaren anvisar, med beställarens arbetsredskap och i enlighet med beställarens arbetsmetoder samt i enlighet med beställarens anvisningar och rutiner. Beställaren fastställer arbetsuppgifterna.
Föremålet för upphandlingen har beskrivits närmare i anbudsförfrågan inklusive bilagor som föreligger som kompletterande material. För den bemanningspersonal som är föremål för upphandlingen har det i servicebeskrivningen ställts minimikrav enligt yrkesbeteckningar vilket säkerställer att tjänsterna produceras i enlighet med välfärdsområdets riktlinjer och med hög kvalitet. Genom uppföljning och övervakning under avtalsperioden säkerställer beställaren att minimikraven på kvaliteten uppfylls under hela avtalsperioden.
Det uppskattade totala värdet av upphandlingen, som beräknats i enlighet med upphandlingslagen, uppgår under avtalsperioden till cirka 5,7 miljoner euro (exklusive mervärdesskatt).
Avsikten är att avtalen ingås så snart som möjligt efter det att beslutet har vunnit laga kraft och servicen börjar 1.5.2025. Avtalet är i kraft tidsbestämt i två (2) år. Beställaren har möjlighet att förlänga avtalet med en option på ett år (1 år).
Beställning av arbetskraft
Serviceproducenterna ställs i prioritetsordning enligt den totalekonomiska förmånligheten per delområde i enlighet med hur serviceproducenterna har placerat sig i anbudsförfarandet. Tjänsterna beställs under avtalsperioden enligt prioritetsordningen.
Genom upphandlingen inrättas tre i 42 § i upphandlingslagen avsedda ramavtalsliknande avtalsarrangemang med flera serviceproducenter för följande delområden:
- Tandläkare
- Tandskötare
- Munhygienister
För varje ramavtal väljs tio (10) serviceproducenter (om det finns tillräckligt med godtagbara anbud) i prioritetsordning enligt slutresultatet av anbudsjämförelsen i enlighet med den totalekonomiska förmånligheten så att det billigaste anbudet är nr 1.
Under ramavtalets giltighetstid väljs serviceproducenten enligt följande i det ramavtal som inrättats inom varje delområde:
Beställaren skickar samtidigt en uppdragsförfrågan/beställning till alla serviceproducenter inom det delområde vars yrkestitel det är fråga om. Leverantören debiterar för den bemanningsanställda enligt det timpris som anges i anbudet.
I samband med beställningen ger beställaren serviceproducenten en tidsfrist (i genomsnitt 7 dagar) inom vilken serviceproducenten skriftligen ska meddela om den kan leverera bemanningsanställda enligt beställningen.
När beställaren har behov av en svenskkunnig bemanningsanställd, görs beställningen genom att skicka en uppdragsförfrågan/beställning till de serviceproducenter som har meddelat att de erbjuder svenskkunniga bemanningsanställda och då iakttas prioritetsordningen mellan de serviceproducenter som har meddelat att de erbjuder svenskskunniga bemanningsanställda.
Den serviceproducent som står högst i prioritetsordning bland de serviceproducenter som bekräftar att de kan leverera bemanningsanställda enligt beställningen är leverantör av den eller de bemanningsanställda i fråga.
Om uppdraget består av flera bemanningsanställda och den första serviceproducenten i prioritetsordningen inte kan leverera alla bemanningsanställda i beställningen, levererar den följande serviceproducenten i prioritetsordningen följande person/personer och så vidare.
Anbudsförfrågan och inkomna anbud
Den 27 mars 2025 publicerade den upphandlande enheten en intern anbudsförfrågan för alla godkända anbudssökande i inköpssystemet. Anbudsförfrågan jämte bilagor utgör kompletterande material till beslutet.
Den upphandlande enheten fick
- 22 anbud till delen tandläkare,
- 21 anbud till delen tandskötare och
- 21 anbud till delen munhygienister
inom tidsfristen för inlämnande av anbud, det vill säga senast 7.4.2025 kl. 9.00.
De inkomna anbuden framgår av bilaga 1, Öppningsprotokoll.
Alla anbudsgivare lämnade in sina anbud inom utsatt tid.
Den upphandlande enheten publicerade redan den 3.2.2025 en likadan anbudsbegäran som den aktuella upphandlingen gäller. Den upphandlingsprocessen var tvungen att avbrytas på grund av ett fel i den elektroniska portalen Tarjouspalvelu. Beslutet om avbrytande meddelades den 12.3.2025.
Bedömning av överensstämmelse med anbudsförfrågan
Enligt 113 § i upphandlingslagen ska en anbudsgivare i sitt anbud visa att den tjänst som erbjuds svarar mot kraven i anbudsförfrågan. Anbud som inte motsvarar anbudsförfrågan eller villkoren för anbudsförfarandet ska uteslutas ur anbudsförfarandet.
Vid granskningen av anbuden konstaterades att alla inkomna anbuden i anbudsförfrågans båda delar var förenliga med kraven i anbudsförfrågan och uppfyllde minimikraven i anbudsförfrågan. De inkluderas i jämförelsen av anbud.
Jämförelse av anbud
Den upphandlande enheten väljer till avtalsleverantörer i alla tre delarna de 10 ekonomiskt mest fördelaktiga serviceproducenter som uppfyller de minimikrav som ställts. Valet av serviceproducenter sker och serviceproducenternas prioritetsordning bildas enligt slutresultatet av jämförelsen av anbuden.
Grunden för valet av anbud är ekonomisk fördelaktighet på följande sätt.
PRIS
Vikt 100 %
Jämförelsepriset för anbuden består av timpriset för ifrågavarande yrkesbeteckning, exklusive moms. Anbuden rangordnas i prioritetsordning baserat på pris. Det anbudet med det billigaste timpriset är vinnaren av upphandlingen.
Resultatet av anbudsjämförelsen per delområde, de valda tjänsteleverantörerna och deras prioritetsordning framgår av bilaga 2, Jämförelsetabell.
Upphandlingsavtal
Avtal om upphandling ingås genom att parterna tecknar ett separat skriftligt kontrakt. Vid tjänsteupphandling enligt bilaga E som överstiger EU-tröskelvärdet får kontrakt ingås tidigast 14 dagar från det att anbudssökanden eller anbudsgivaren har fått eller anses ha fått del av beslutet och besvärsanvisningen.
Den som söker ändring i ett upphandlingsärende ska enligt 148 § i upphandlingslagen skriftligt underrätta den upphandlande enheten om att ärendet förs till marknadsdomstolen. Den upphandlande enheten ber att en eventuell underrättelse om sökande av ändring tillsänds adressen kirjaamo(at)itauusimaa.fi samt ville.hanhinen(at)itauusimaa.fi
Befogenheter
Det bestäms i 22 § i förvaltningsstadgan för Östra Nylands välfärdsområde att välfärdsområdesstyrelsen beslutar om upphandlingar, avtal och förbindelser som överskrider 5 000 000 euro och underskrider 10 000 000 euro samt om upphandlingsrättelser angående de ovannämnda. Välfärdsområdesstyrelsen beslutar dessutom för koncern- och strategitjänsternas del om upphandlingar, avtal och förbindelser som överskrider 1 000 000 euro och underskrider 5 000 000 euro samt om upphandlingsrättelser angående de ovannämnda inom sin sektor.