Perustelut
Valmistelu ja lisätiedot:
johtava hankinta-asiantuntija Johanna Heikel
etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi
tulosyksikköpäällikkö, suun terveydenhuolto, Sanna Räsänen
sanna.rasanen2(at)itauusimaa.fi
Hankintamenettely ja hankintailmoitus
Sote-alan henkilöstövuokrauksen ”hammaslääkärit, hammashoitajat ja suuhygienistit” kilpailutus on toteutettu dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisenä kilpailutuksena Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen perustamassa hankintajärjestelmässä. Itä-Uudenmaan hyvinvointialue perusti sote-alan henkilöstövuokrausta koskevan dynaamisen hankintajärjestelmän (DPS) 26.04.2024 julkaistulla hankintailmoituksella ja osallistumispyynnöllä numero IUHVADno-2024-617. Hankintailmoitus julkaistiin ilmoituskanavissa www.hankintailmoitukset.fi ja www.tarjouspalvelu.fi ja 29.4.2024 TED:issä (nro. 252938-2024).
Hankintajärjestelmä on voimassa neljä (4) vuotta sen perustamisesta lukien. Hankintajärjestelmä on koko voimassaolonsa ajan avoin kaikille soveltuvuusehdot täyttäville palveluntuottajille. Tilaaja toteuttaa tarpeensa mukaan järjestelmän sisäisiä kilpailutuksia järjestelmän keston aikana. Tällöin uusilla palveluntuottajilla on mahdollisuus tehdä tarjouksia ja tilaaja voi tehdä muutoksia järjestelmän ehtoihin. Järjestelmän sisäisen tarjouskilpailun perusteella solmittu sopimus voi olla voimassa enintään kaksi (2) vuotta hankintajärjestelmän voimassaolon päättymisen jälkeen.
Kyseessä on sote-alan henkilöstönvuokrauksen hankinta hankintalain liitteen E mukai-sena sosiaali- ja terveyspalveluhankintana. Hankintaan sovelletaan hankintalain 12 luvun säännöksiä ja 3 §:n mukaisia hankintojen yleisiä periaatteita. Hankinta toteutetaan sosiaali- ja terveyspalveluiden dynaamisella hankintajärjestelmällä (jatkossa hankintajärjestelmä), joka tarkoittaa tilaajan suunnittelemaa, hankintalain periaatteiden mukaista menettelyä hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkimiseen.
Itä-Uudenmaan hyvinvointialue tuottaa suun terveydenhuollon palvelut ensisijaisesti omana toimintana. Hankinnalla täydennetään omaa tuotantoa. Tilaaja ei sitoudu tiettyihin tilaus- tai hankintamääriin, sillä hankinnan kohteen mukainen tarve ei ole ennalta tiedossa.
Hankintajärjestelmän toimintaperiaatteet on kuvattu tarkemmin osallistumispyynnön liitteessä ”Hankintamenettelyn kuvaus Itä-Uudenmaan hyvinvointialue”.
Hankinnan taustaa
Itä-Uudenmaan hyvinvointialue ei ole aikaisemmin kilpailuttanut hammaslääkäreitä tai hammashoitajia henkilöstövuokrauksena. Suuhygienistivuokraus on kilpailutettu ja tämän sopimuksen osalta viimeinen optiokausi päättyi 31.3.2025. Niissä tapauksissa, joissa hyvinvointialue ei ole onnistunut rekrytoimaan hammaslääkäriä tai hammashoitajaa tai on muusta syystä katsonut tarpeelliseksi hankkia edellä mainittua työvoimaa muulla tavalla kuin rekrytoinnilla, hyvinvointialue on hankkinut hammaslääkäreitä ja hammashoitajia pienhankintana.
Hankinnan kohde ja ennakoitu arvo
Tässä sisäisessä kilpailutuksessa kilpailutetaan henkilöstövuokraus, jossa vuokrauksen kohteena on hammaslääkärityövoima, hammashoitajatyövoima ja suuhygienistityövoima niissä tilanteissa, kun henkilöstövajetta ei saada täytettyä omalla rekrytoinnilla tai sisäisin henkilöstöjärjestelyin. Hankinta on jaettu osiin seuraavasti:
- Hammaslääkärit
- Hammashoitajat
- Suuhygienistit
Hankinnassa perustetaan kolme puitejärjestelyä, jonka sisällä tilaaja tilaa osassa 1 hammaslääkäreitä, osassa 2 hammashoitajia ja osassa 3 suuhygienistejä.
Jokaiseen puitejärjestelyihin valitaan kymmenen (10) palveluntuottajaa hankinnan tarjousvertailun lopputuloksen mukaisessa etusijajärjestyksessä.
Tilausten määrä ja työvuorojen kesto vaihtelevat ennalta-arvaamattomien poissaolojen, sesongin olosuhteiden sekä projektien mukaan. Toiminnan jatkuvuuden näkökulmasta on perusteltua pyrkiä useamman kuukauden jatkuviin hammaslääkäri-/hammashoitaja- / suuhygienistikohtaisiin sopimuksiin.
Henkilöstövuokrauksessa Toimittaja siirtää vuokrahenkilön/-työntekijän työpanoksen tilaajan käyttöön vastiketta vastaan siten, että tilaajasta ei tule vuokrahenkilön työnantaja. Tilaaja vastaa vuokrahenkilön työnjohdosta ja valvonnasta. Työ suoritetaan tilaajan osoittamissa tiloissa, tilaajan työvälineillä ja työmenetelmien mukaisesti sekä tilaajan ohjeiden ja käytäntöjen mukaisesti. Tilaaja määrittelee työtehtävät.
Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin ohjeismateriaalina olevassa tarjouspyynnössä liitteineen. Hankinnan kohteena oleville vuokrahenkilöille on asetettu palvelukuvauksessa vähimmäisvaatimukset nimikkeittäin, jotka varmistavat, että palvelut tuotetaan hyvinvointialueen linjausten mukaisesti ja laadukkaasti. Sopimuskauden aikaisella seurannalla ja valvonnalla tilaaja varmistaa, että laadun vähimmäisvaatimukset täyttyvät koko sopimuskauden ajan.
Hankinnan hankintalain mukaisesti laskettu ennakoidun arvon kokonaisarvo sopimuskaudella on noin 5,7 miljoonaa euroa (ilman arvonlisäveroa).
Tarkoituksena on, että sopimukset solmitaan mahdollisimman pian sen jälkeen, kun päätös on lainvoimainen, ja palvelu alkaa 1.5.2025. Sopimus on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta. Tilaajalla on mahdollista jatkaa sopimusta vuoden pituisella optiolla (1 vuosi).
Työvoiman tilaaminen
Palveluntuottajat asetetaan kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaiseen etusijajärjestykseen osa-aluekohtaisesti sen mukaisesti, miten palveluntuottajat ovat sijoittuneet tarjouskilpailussa. Palveluita tilataan sopimuskaudella etusijajärjestyksessä.
Hankinnalla perustetaan kolme hankintalain 42 §:n tarkoittamaa puitejärjestelyn kaltaista useamman palveluntuottajan sopimusjärjestelyä osa-alueittain seuraavasti:
- Hammaslääkärit
- Hammashoitajat
- Suuhygienistit
Jokaiseen puitejärjestelyyn valitaan kymmenen (10) palveluntuottajaa (mikäli hyväksyttäviä tarjouksia on riittävästi) hankinnan tarjousvertailun lopputuloksen mukaisessa etusijajärjestyksessä kokonaistaloudellisen edullisuusjärjestyksen mukaisesti niin että halvin tarjous on nro 1.
Puitejärjestelyn aikana palveluntuottajan valinta tapahtuu seuraavasti kunkin osa-alueen sisällä perustetussa puitejärjestelyssä:
Tilaaja lähettää toimeksiantokyselyn / tilauksen kaikille sen osa-alueen palveluntuottajalle samanaikaisesti, jonka ammattinimikkeen osa-alueesta on kyse. Toimittaja veloittaa vuokrahenkilöstä tarjouksessa antamansa tuntihinnan mukaisesti.
Tilauksen yhteydessä tilaaja antaa palveluntuottajalle määräajan (keskimäärin 7 päivää), jonka puitteissa palveluntuottajan tulee ilmoittaa kirjallisesti, pystyykö toimittamaan tilauksen mukaisen vuokrahenkilön / vuokrahenkilöitä.
Kun tilaajalla on tarve ruotsinkielen taitoisille vuokrahenkilölle, tilaus tehdään lähettämällä toimeksiantokysely / tilaus niille palveluntuottajille, jotka ovat ilmoittaneet tarjoavansa ruotsinkielentaitoisia vuokrahenkilöitä ja tällöin noudatetaan etusijajärjestystä niiden palveluntuottajien kesken, jotka ovat ilmoittaneet tarjoavansa ruotsin kielen taitoisia vuokrahenkilöitä.
Se palveluntuottaja, joka on etusijajärjestyksessä ylimpänä niistä palveluntuottajista, jotka vahvistavat pystyvänsä toimittamaan tilauksen mukaisen vuokrahenkilön/-henkilöt, on ko. tilauksen vuokrahenkilön/-henkilöiden toimittaja.
Mikäli toimeksiannossa on useita työntekijöitä ja etusijajärjestyksessä ensimmäinen palveluntuottaja ei pysty toimittamaan kaikkia tilauksen vuokrahenkilöitä, seuraava palveluntuottaja etusijajärjestyksessä toimittaa seuraavan/seuraavat henkilöt jne.
Tarjouspyyntö ja saadut tarjoukset
Hankintayksikkö julkaisi 27.3.2025 kaikille hankintajärjestelmän hyväksytyille ehdokkaille hankintajärjestelmän sisäisen tarjouspyynnön. Tarjouspyyntö liitteineen on päätöksen oheismateriaalina.
Hankintayksikkö sai tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan 7.4.2025 klo 9.00 mennessä
- 22 tarjousta osaan hammaslääkärit
- 21 tarjousta osaan hammashoitajat
- 21 tarjousta osaan suuhygienistit
Saadut tarjoukset ilmenevät liitteestä 1 Avauspöytäkirja.
Kaikki tarjoajat jättivät tarjouksensa asetettuun määräaikaan mennessä.
Hankintayksikkö julkaisi jo 3.2.2025 samansisältöisen tarjouspyynnön nyt hankinnan kohteena olevasta hankinnasta. Sen osalta hankinta jouduttiin keskeyttämään sähköisessä Tarjouspalveluportaalissa olleen virheen takia. Keskeytyspäätös annettiin tiedoksi 12.3.2025.
Tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Hankintalain 113 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta.
Tarjousten tarkastuksessa havaittiin, että kaikki saadut tarjoukset kaikissa tarjouspyynnön osissa olivat tarjouspyynnön mukaisia ja täyttivät tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset. Ne hyväksytään tarjousvertailuun.
Tarjousten vertailu
Hankintayksikkö valitsee kuhunkin kolmeen osaan sopimustoimittajiksi kymmenen 10 kokonaistaloudellisesti edullisinta ja asetetut vähimmäisvaatimukset täyttävää palveluntuottajaa. Palveluntuottajien valinta toteutuu ja etusijajärjestys muodostuu tarjousvertailun lopputuloksen mukaisesti.
Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus seuraavasti.
HINTA
Painoarvo 100 %
Tarjousten vertailuhinta muodostuu kunkin ammattinimikkeen vuokratyövoiman tuntihinnasta, alv 0%. Tarjoukset muodostavat etusijajärjestyksen edullisuusjärjestyksessä. Tuntihinnaltaan halvin tarjous on tarjouskilpailun voittaja.
Tarjousvertailun lopputulos osa-alueittain, valitut palveluntuottajat sekä palveluntuottajien etusijajärjestys on liitteen 2 Vertailutaulukko mukainen.
Hankintasopimus
Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen tekemisellä. EU-kynnysarvon ylittävässä liitteen E palveluhankinnassa voidaan tehdä sopimus aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinta-asiaan muutosta hakevalle asetettu hankintalain 148 §:ssä velvollisuus ilmoittaa hankintayksikölle kirjallisesti asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Hankintayksikkö pyytää toimittamaan mahdollisen muutoksenhakua koskevan ilmoituksen osoitteeseen kirjaamo(at)itauusimaa.fi sekä ville.hanhinen(at)itauusimaa.fi
Toimivalta
Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen hallintosäännön 22 §:n mukaan Aluehallitus päättää yli 5 000 000 euron ja enintään 10 000 000 euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista sekä edellä mainittuja koskevista hankintaoikaisuista. Lisäksi aluehallitus päättää konserni- ja strategiapalveluiden osalta vähintään 1 000 000 ja enintään 5 000 000 euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista sekä edellä mainittuja koskevista hankintaoikaisuista toimialallaan.