Välfärdsområdesstyrelsen, möte 27-03-2025

Protokollet är granskat

§ 81 Stöd för ibruktagandet av Östra Nylands välfärdsområdes klient- och patientdatasystem, upphandling av konsulttjänster 2025 (additional)

IUHVADno-2025-1081

Beskrivning

Beredning och tilläggsuppgifter: 
upphandlingschef Ville Hanhinen
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi

 

Upphandlingsförfarande och beräknat värde

Östra Nylands välfärdsområde har genom en anbudsförfrågan daterad 28.2.2025 begärt anbud på stöd för ibruktagandet av klient- och patientdatasystem.

Målet för upphandlingen är planering av ibruktagandet i anslutning till anskaffningen av klient- och patientdatasystem inom primärvården, mun- och tandvården, socialvården och hemvården inom Östra Nylands välfärdsområde.

Upphandlingen har genomförts som en förenklad konkurrensutsättning i enlighet med det fastställda villkoret 5.2.B i ramavtalet för upphandling av expertkonsulttjänster inom IKT 2022 mellan de leverantörer som valts till ramavtalet. Det uppskattade värdet av upphandlingen för avtalsperioden är en miljon sexhundratusen (1 600 000) euro (moms 0 %).

Upphandlingen är inte uppdelad i delar. Östra Nylands välfärdsområde kommer uppskattningsvis att ta i bruk klient- och patientdatasystemen under åren 2025–2026.

Konsultation i anslutning till ibruktagandet av klient- och patientdatasystemen kommer att skaffas på basis av anbudsförfrågan från en vald leverantör.

Den serviceproducent som väljs i konkurrensutsättningen svarar för genomförandet av de tjänster som anges i anbudsförfrågan i tid och på ett högklassigt sätt.

Östra Nylands välfärdsområde förbinder sig inte till vissa upphandlingsvolymer under avtalsperioden.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen har genomförts som en förenklad konkurrensutsättning i enlighet med villkoret 5.2.B i ramavtalet för upphandling av expertkonsulttjänster inom IKT 2022 mellan de leverantörer som valts till ramavtalet. Enligt den ursprungliga anbudsförfrågan skulle anbuden lämnas in per e-post senast 16.3.2024 kl. 14.00.

En korrigerad version av anbudsförfrågan publicerades 10.3.2025, där tidsfristen för inlämnande av anbud förlängdes till 18.3.2025 klockan 23.59.

Frågor, svar och ändringar i anbudsförfrågan

Frågor och anmärkningar gällande upphandlingen skulle framföras per e-post senast 6.3.2025. Nio (9) frågor ställdes.

Svaren på frågorna gavs till alla serviceproducenter som är med i ramavtalet samtidigt 10.3.2025.

Grunder för valet av producent

Urvalskriteriet var totalekonomisk fördelaktighet. Det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ansågs vara det anbud som ur den upphandlande enhetens synvinkel har det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Den leverantör som väljs ska uppfylla lämplighetskraven i anbudsförfrågan.

Anbud

Följande anbudsgivare lämnade ett anbud inom tidsfristen 18.3.2025 kl. 23.59:

  • NHG Finland Oy 2195803–1
  • Ryhmittymä QMS Nordic Oy & Jedisoft Oy (QMS Nordic Oy: 3121519–4 & Jedisoft Oy: 3202125-2)
  • Accenture Oy 0718166–8
  • Gofore Lead Oy 1710128–9 (anbud 13.3.2025)
  • Gofore Lead Oy 1710128–9 (parallellt anbud 18.3.2025)


Bedömning av anbudsgivarnas lämplighet och av att anbuden motsvarar anbudsförfrågan

Kraven på anbudsgivarnas lämplighet fastställdes i upphandlingsdokumenten. Kraven på den tjänst och det anbud som skulle erbjudas fastställdes i upphandlingsdokumenten. Anbudsgivarna förutsattes svara på alla punkter och bifoga alla erfordrade handlingar och utredningar som bilaga till sitt anbud.

Den upphandlande enheten har kontrollerat att anbuden är lämpliga och stämmer överens med anbudsförfrågan.

Gofore Lead Oy:s anbud 13.3.2025 konstaterades uppfylla förutsättningarna i 96.1 § i upphandlingslagen, vilket ledde till att den upphandlande enheten 19.3.2025 begärde en förklaring av anbudsgivaren om anbudet som verkade onormalt lågt. Gofore Lead Oy svarade 21.3.2025. Anbudsgivaren har inte i sin förklaring till den upphandlande enheten på ett tillfredsställande sätt kunnat förklara de onormalt låga priserna och kostnaderna i anbudet på det sätt som avses i 96.2 § i upphandlingslagen. Den upphandlande enheten förkastar därför Gofore Lead Oy:s anbud 13.3.2025. Noggrannare motiveringar till att anbudet förkastades ges i det dokument som finns som bilaga till detta beslut.

Alla anbudsgivare har genom kontroller konstaterats uppfylla lämplighetskraven och alla anbud konstaterades överensstämma med anbudsförfrågan, med undantag för det ovan nämnda anbudet från Gofore Lead Oy.

Jämförelse av anbuden

Jämförelsegrunden är totalekonomisk fördelaktighet där prisets vikt är 60 % och kvalitetens 40 %. Urvals- och jämförelsegrunderna för anbuden beskrivs närmare i sin helhet i dokumenten i anbudsförfrågan. En jämförelse mellan anbuden har gjorts i enlighet med de jämförelsegrunder som fastställts i anbudsförfrågan.

Enligt jämförelsegrunderna i anbudsförfrågan lämnades det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet vid jämförelsen av pris och kvalitet av Gofore Lead Oy.

Poäng från jämförelsen av anbuden:

1. Gofore Lead Oy (anbud 18.3.2025) 96,37 2. Accenture Oy 91,23 3. QMS Nordic Oy & Jedisoft Oy 86,60 4. NHG Finland Oy 69,32.

På basis av de ovan nämnda urvalskriterierna väljs således Gofore Lead Oy till leverantör till jämförelsepriset niohundrafyrtiotusen sexhundratolv euro och femtio cent (940 612,50).

Mer detaljerad pris- och kvalitetsjämförelse av anbuden framgår av bilagan till beslutet, Bilaga 1 Jämförelse av anbuden.

Avtal

Upphandlingsavtalet uppkommer inte genom detta upphandlingsbeslut, utan först genom undertecknandet av ett skriftligt avtal som ingås senare. Upphandlingsavtalet kan ingås tidigast 14 dagar från det att anbudssökanden eller anbudsgivaren har fått eller anses ha fått del av beslutet och besvärsanvisningen.

Befogenheter

Det bestäms i 22 § i förvaltningsstadgan för Östra Nylands välfärdsområde att välfärdsområdesstyrelsen beslutar om upphandlingar, avtal och förbindelser som överskrider 5 000 000 euro och underskrider 10 000 000 euro samt om upphandlingsrättelser angående de ovannämnda.

Upphandlingen av konsultering kring ibruktagandet av klient- och patientdatasystem kan som helhet betraktad anses beröra hela välfärdsområdets verksamhet, och därmed anses den vara en fråga som hör till välfärdsområdesstyrelsens kompetens.

Beslutsförslag

Välfärdsområdesdirektören: 

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att: 

  1. välja Gofore Lead Oy som tjänsteleverantör för konsulttjänster vid införandet av kund- och patientdatasystemet.
  2. välja Accenture Oy som reservleverantör för konsulttjänster vid införandet av kund- och patientdatasystemet.
  3. förkasta det parallella anbud som Gofore Lead Oy lämnade in den 13.03.2025


Paragrafen justeras genast. 

Avtal uppstår inte genom detta beslut utan genom att underteckna ett separat avtalsdokument.

Beslut

Välfärdsområdesstyrelsen beslutade att: 

  1. välja Gofore Lead Oy som tjänsteleverantör för konsulttjänster vid införandet av kund- och patientdatasystemet.
  2. välja Accenture Oy som reservleverantör för konsulttjänster vid införandet av kund- och patientdatasystemet.
  3. förkasta det parallella anbud som Gofore Lead Oy lämnade in den 13.03.2025


Paragrafen justerades genast. 

Avtal uppstår inte genom detta beslut utan genom att underteckna ett separat avtalsdokument.

Möte hantering

Det antecknades i protokollet att detta ärende behandlades efter § 67.

Bilagor

Liite 1 Vertailutaulukko.pdf (pdf, 107 kB)
 SALASSA PIDETTÄVÄ Liite 2 Gofore Lead Oy 13.03.2025 tarjouksen hylkääminen - perustelut – kopio
Sekretessbelagd, Julkisuuslaki (621/1999) § 24

Kompletterande material

Sökande av ändring

En part som är missnöjd med detta beslut kan söka ändring i beslutet genom att yrka på upphandlingsrättelse eller genom att anföra besvär hos marknadsdomstolen eller bådadera.

Enligt vad som föreskrivs i lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016, hädanefter upphandlingslagen) får man söka ändring i beslut som gäller en offentlig handling eller något annat avgörande i upphandlingsförfarandet genom att yrka att den upphandlande enheten gör en rättelse (hädanefter upphandlingsrättelse), eller så kan ärendet föras till marknadsdomstolen genom besvär.

 

1 ANVISNINGAR OM UPPHANDLINGSRÄTTELSE

 

Rätt att yrka på upphandlingsrättelse

En anbudsgivare som har deltagit i ett anbudsförfarande eller en anbudssökande som har inlämnat en anbudsansökan, eller den som ett beslut avser eller vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet (part), får skriftligen yrka på upphandlingsrättelse hos den upp-handlande enheten.

 

Tid för att yrka på upphandlingsrättelse

En part ska framställa yrkande inom 14 dagar efter att ha fått del av den upphandlande enhetens beslut eller avgörande.

Överklagande till marknadsdomstolen hindrar inte att upphandlingsrättelse yrkas. Anhängiggörande och behandling av ett yrkande på upphandlingsrättelse påverkar inte den tidsfrist under vilken en part med stöd av upphandlingslagen kan söka ändring genom besvär hos marknadsdomstolen.

Om beslutet har delgetts med användning av den elektroniska kontaktinformation som anbudssökanden eller anbudsgivaren har meddelat den upphandlande enheten, anses mottagaren ha fått del av beslutet den dag det elektroniska meddelandet står till mottagarens förfogande i dennes mottagarapparat på ett sådant sätt att meddelandet kan hanteras.

Om beslutet har delgetts i ett vanligt brev, anses anbudssökanden eller anbudsgivaren ha fått del av beslutet den sjunde dagen efter att brevet sändes, om inte anbudssökanden eller anbudsgivaren visar att delgivningen har skett vid en senare tidpunkt.

Dagen för delfåendet räknas inte med i tiden för yrkande på upphandlingsrättelse. Om tidsfristens sista dag infaller på en helgdag, själv-ständighetsdagen, första maj, julafton, midsommarafton eller en helgfri lördag, får upphandlingsrättelse yrkas den första vardagen därefter.

 

Myndighet hos vilken upphandlingsrättelse yrkas

Upphandlingsrättelse yrkas hos den myndighet som har gjort upphandlingsbeslut i Östra Nylands välfärdsområde.
 

Post- och besöksadress: WSOY-huset, Mannerheimgatan 20 K 3 vån.
06100 Borgå
E-postadress: kirjaamo(at)itauusimaa.fi
Öppettider för registraturen mån – fre kl. 9.00 - 15.00

 

Form och innehåll

Ett yrkande på upphandlingsrättelse anhängiggörs skriftligen genom att det uppges:

 

  • vilket beslut eller avgörande av den upphandlande enheten som yrkandet på upphandlingsrättelse gäller
  • hurdan upphandlingsrättelse som yrkas i beslutet eller
  • avgörandet på vilka grunder upphandlingsrättelse yrkas i beslutet eller avgörandet.

 

Elektroniska dokument uppfyller kravet på skriftlig form.

I yrkandet på upphandlingsrättelse ska antecknas namnet på den som yrkar på rättelse och den kontaktinformation som behövs för att ärendet ska kunna skötas. Om ändringssökandens talan förs av hans eller hennes lagliga företrädare eller ombud eller om någon annan person har upprättat yrkandeskriften, ska även denna persons namn och kon-taktinformation uppges i yrkandet.

Till yrkandet på upphandlingsrättelse ska bifogas de handlingar som den som yrkar på rättelse åberopar till stöd för sina yrkanden, om de inte redan tidigare har lämnats in till myndigheten.

 

Protokoll

Protokollsutdrag och bilagor som gäller beslutet kan begäras hos Östra Nylands välfärdsområdes registratur. 

Post- och besöksadress: WSOY-huset, Mannerheimgatan 20 K 3 vån.
06100 Borgå
E-postadress: kirjaamo(at)itauusimaa.fi
Öppettider för registraturen mån – fre kl. 9.00 - 15.00

 

2 BESVÄRSANVISNING TILL MARKNADSDOMSTOLEN

Besvärsrätt

En anbudsgivare, en anbudssökande som har inlämnat en anbudsansökan eller den som saken gäller kan föra ärendet till marknadsdomstolen för behandling.

 

Besvärstid

Besvär ska anföras inom 14 dagar från delfåendet av beslutet.

 

Vid upphandlingar som överstiger EU-tröskelvärdena ska besvär anföras inom 30 dagar från delfåendet av beslutet, om den upphandlande enheten har ingått ett upphandlingskontrakt med stöd av 78 § 3 punkten i upphandlingslagen utan att iaktta väntetiden.

 

Besvär ska lämnas in senast sex månader efter att upphandlingsbeslutet har fattats, om parten har fått del av upphandlingsbeslutet och upphandlingsbeslutet eller besvärsanvisningen har varit väsentligen bristfälliga.

 

Om beslutet har delgetts med användning av den elektroniska kontaktinformation som anbudssökanden eller anbudsgivaren har meddelat den upphandlande enheten, anses mottagaren ha fått del av beslutet den dag det elektroniska meddelandet står till mottagarens förfogande i dennes mottagarapparat på ett sådant sätt att meddelandet kan hanteras.

 

Om beslutet har delgetts i ett vanligt brev, anses anbudssökanden el-ler anbudsgivaren ha fått del av beslutet den sjunde dagen efter att brevet sändes, om inte anbudssökanden eller anbudsgivaren visar att delgivningen har skett vid en senare tidpunkt.

 

Anhängiggörande av en upphandlingsrättelse påverkar inte den tidsfrist inom vilken en part har rätt att överklaga hos marknadsdomstolen genom besvär.

 

Dagen för delfåendet räknas inte med i besvärstiden. Om den sista dagen för att anföra besvär infaller på en helgdag, självständighetsda-gen, första maj, julafton, midsommarafton eller en helgfri lördag, får besvär anföras den första vardagen därefter.

 

Besvärsmyndighet

Besvär ska anföras hos marknadsdomstolen.

Adress: Banbyggarvägen 5,
00520 Helsingfors
E-postadress:  markkinaoikeus(at)oikeus.fi
Faxnummer:    029 564 3314
Telefonnummer: 029 564 3300
Öppettider för registraturen: mån-fre 8.00-16.15

 

Besvärens form och innehåll

Besvären ska anföras skriftligen. Också elektroniska dokument uppfyller kravet på skriftlig form.

I besvären, som ska riktas till besvärsmyndigheten, ska uppges

  • det beslut i vilket ändring söks
  • till vilka delar ändring söks i beslutet och vilka ändringar som yrkas
  • de grunder på vilka ändring yrkas.

 

I besvären ska ändringssökandens namn och hemkommun uppges. Om ändringssökandens talan förs av hans eller hennes lagliga företrädare eller ombud eller om någon annan person har upprättat besvärsskriften, ska även denna persons namn och hemkommun uppges i besvären.

I besvären ska vidare uppges den postadress och det telefonnummer som ska användas för meddelanden i saken till ändringssökanden.

Ändringssökanden, den lagliga företrädaren eller ombudet ska underteckna besvären. Ett elektroniskt dokument behöver ändå inte kompletteras med en underskrift, om dokumentet innehåller uppgifter om avsändaren och om det inte finns anledning att betvivla dokumentets autenticitet och integritet.

 

Till besvären ska bifogas

  • det beslut i original eller kopia i vilket ändring söks genom besvär
  • intyg över vilken dag beslutet har delgetts eller någon annan utredning över när besvärstiden har börjat
  • de handlingar som ändringssökanden åberopar till stöd för sina yrkanden, om de inte redan tidigare har lämnats till myndigheten.

 

Underrättelse till den upphandlande enheten om anförandet av besvär

Ändringssökanden eller hans eller hennes företrädare ska skriftligen underrätta den upphandlande enheten om att ärendet förs till marknadsdomstolen. Underrättelsen ska lämnas in senast då besvären över upphandlingen lämnas in till marknadsdomstolen.Meddelandet skall ges till: Registraturen i Östra Nylands välfärdsområde.

Post- och besöksadress: WSOY-huset, Mannerheimgatan 20 K 3 vån., 06100 Borgå

E-postadress: kirjaamo(at)itauusimaa.fi

 

Rättegångsavgift

Rättegångsavgifterna, som tas ut för behandling av ett ärende i marknadsdomstolen bestäms enligt lagen om domstolsavgifter (1455/2015), enligt Justitieministeriets förordning om justering av de avgifter som nämns i 2 § i lagen om domstolsavgifter (1122/2021) och enligt Justitieministeriets förordning om vissa ansökningsavgifter vid domstolar 2022–2024 (1123/2021).

 

För behandling av tvistemål, ärenden som gäller ändringssökande och andra rättskipningsmål tas i marknadsdomstolen ut en rättegångsavgift på 2120 euro.

Om värdet av en upphandling i ett ärende som gäller offentlig upphandling är minst 1 miljon euro, är behandlingsavgiften 4240 euro. Om värdet av upphandlingen är minst 10 miljoner euro, är behandlingsavgiften 6350 euro.