Välfärdsområdesstyrelsen, möte 27-03-2025

Beskrivning

Beredning och tilläggsuppgifter:
ledande upphandlingsexpert Johanna Heikel
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi
ansvarsområdesdirektör, gemensamma hälsovårdstjänster Carita Schröder
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi
förvaltningschef, social- och hälsovårdstjänster Heli Sjöblom
heli.sjoblom2(at)itauusimaa.fi

Föremål för upphandling, kontraktsperiod och uppskattat värde

Föremålet för upphandlingen är en under tjänstetid genomförd ansvarsläkartjänst vars organiseringsansvar hör till Östra Nylands välfärdsområde (i fortsättningen den upphandlande enheten) för klienter inom boendeenheterna för äldre i välfärdsområdet och för klienter inom hemvården i välfärdsområdet. Föremål för upphandlingen är också en ansvarsläkartjänst vid avdelningarna vid Borgå hälsovårdscentralsjukhus samt minnespoliklinikerna som finns i anslutning till social- och hälsostationerna i Borgå och Sibbo och Lovisa.

Anskaffning tillhandahålls i följande delar:

DEL 1 Ansvarsläkartjänst för boendeenheter och hemvård.

DEL 2 Ansvarsläkartjänst vid hälsocentralsjukhusavdelningar (Borgå).

DEL 3 Ansvarsläkartjänst vid minnespolikliniken.

I del 1 av upphandlingen är optionerna:

1. Konsultation utanför boendeenheternas och hemvårdens tjänstetid
2. Ansvarsläkartjänst vid boendeenheterna och hemvården i Sibbo
3. Årliga kontroller av personer över 65 år som vårdas av närståendevårdare.

I del 2 av upphandlingen är optionerna:

4. Konsultation på hälsocentralsjukhusets avdelningar utanför tjänstetid.
5. Hälsocentralsjukhusets ansvarsläkartjänst vid Sibbo hälsocentralsjukhus, avdelning 4.
6. Hälsocentralsjukhusets ansvarsläkartjänst vid Lovisa hälsocentralsjukhus, avdelning 5.

Att erbjuda en option är ett obligatoriskt krav. Beställaren beslutar om införande av optionen. Serviceproducenten ska kunna inleda produktionen av den tjänst som utgör en option senast inom fyra (4) månader från beslutet om att införa beställarens option. Beställaren kan ta optionerna i bruk separat för varje option. Beställaren tar optionerna i bruk senast före utgången av det tredje kontraktsåret.

Upphandlingen gäller hälso- och sjukvårdstjänster som omfattas av välfärdsområdets lagstadgade organiseringsansvar. Tjänsterna baserar sig på bestämmelserna i hälso- och sjukvårdslagen (1326/2010). Upphandlingskontraktet träder i kraft när det har undertecknats.

Serviceproducenten ska inleda produktionen av en servicehelhet enligt kontraktet inom två (2) månader efter att kontraktet har trätt i kraft, dock senast 2.6.2025. Kontraktet är i kraft tidsbestämt i två (3) år (ordinarie kontraktsperiod). Därefter fortsätter kontraktet tills vidare. Under den tid då kontraktet gäller kan kontraktet sägas upp med nio (9) månaders uppsägningstid.

Det uppskattade värdet exklusive mervärdesskatt på upphandlingen som beräknats i enlighet med upphandlingslagen är cirka 2,25 miljoner euro/år. Upphandlingens värde exklusive mervärdesskatt för kontraktsperioden är cirka 9 miljoner euro.

Ordnandet av tjänsten som upphandlingstjänst har förutsättningar i enlighet med 12 § i lagen om ordnande av social- och hälsovård (612/2021). Den upphandlande enheten sörjer ansvarar dessutom för organiseringen och för att tjänsterna genomförs på lika villkor genom tillräcklig egen produktion. Den upphandlande enheten sörjer för tjänsternas tillgänglighet och kontinuitet bland annat genom kontraktsvillkor som gäller tjänstens innehåll, kvalitet, prissättning och ändringsmöjligheter. Villkoren för upphandlingskontraktet innehåller de villkor som förutsätts i 15 § i lagen om ordnande, inklusive villkor som gäller beredskap för störningar och undantagsförhållanden och hantering av verksamhetens kontinuitet.

Objektet för upphandling och kontraktsvillkoren beskrivs närmare i anbudsförfrågan jämte bilagor, bilagematerial 1.

Upphandlingsannonsen, anbudsförfrågan och upphandlingsförfarandet

Den upphandlande enheten publicerade upphandlingsannonsen och anbudsförfrågan 3.2.2025 i annonskanalerna Tarjouspalvelu.fi och www.hankintailmoitukset.fi. med koden IUHVADno-2024-3558. 

Upphandlingen genomförs genom ett förfarande som liknar ett öppet förfarande. Upphandling klassas som social- och hälsovårdstjänster enligt bilaga E i upphandlingslagen (1397/2016). Upphandlingens uppskattade värde överstiger det tröskelvärde som anges i 25 § 1 mom. På upphandlingen tillämpas bestämmelserna i 12 kap. och de allmänna principerna för upphandling enligt 3 § i upphandlingslagen.

Den upphandlande enheten behandlar de inkomna anbuden i enlighet med följande steg:

• Kontroll av att lämplighets- och minimikraven är uppfyllda
• Jämförelse av anbud enligt jämförelsekriterierna i anbudsförfrågan
• Val av anbudsgivare och upphandlingsbeslut som baserar sig på anbudsjämförelsen, samt delgivning av detta
• Ingående av kontrakt efter utgången av den väntetid som anges i upphandlingslagen.

Inkomna anbud

Inom tidsfristen för inlämnande av anbud, 10.3.2025 kl. 10.00, inkom 7 anbud. Per delområde fick välfärdsområdet anbud enligt följande:

• DEL 1 Ansvarsläkartjänst för boendeenheter och hemvård 7 anbud
• DEL 2 Ansvarsläkartjänst vid hälsocentralsjukhusavdelningar 6 anbud
• DEL 3 Ansvarsläkartjänst vid minnespolikliniken 3 anbud.

De inkomna anbuden framgår av bilaga 1, Öppningsprotokoll.

Bedömning av anbudsgivarnas lämplighet

Enligt 114 § i upphandlingslagen kan den upphandlande enheten ställa krav på en anbudsgivares lämplighet. Kraven på lämplighet ska stå i rätt proportion till föremålet för upphandlingen. Den upphandlande enheten ska från anbudsförfarandet utesluta en anbudsgivare som inte uppfyller de ställda lämplighetskraven.

Vid kontrollen av anbudens lämplighet fastställdes att alla anbudsgivare och anbud uppfyllde lämplighetskraven som ställdes i anbudsförfrågan. 

Kontroll av att anbuden stämmer överens med förfrågan

Enligt 113 § i upphandlingslagen ska en anbudsgivare i sitt anbud visa att den tjänst som erbjuds svarar mot kraven i anbudsförfrågan. Anbud som inte motsvarar anbudsförfrågan eller villkoren för anbudsförfarandet ska uteslutas ur anbudsförfarandet. 

Kontrollen av anbuden visade att all inkomna anbud följde anbudsförfrågan och uppfyllde minimumkraven som ställdes i anbudsförfrågan. Det godkänns att de inkluderas i jämförelsen av anbud.

Jämförelse av anbud

Urvalskriterierna för anbuden är ekonomisk fördelaktighet, det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet / det billigaste priset. Anbudsjämförelsen görs separat för varje kategori av upphandlingen.

Pris 70%: För prisjämförelsen multipliceras de delpriser som påverkar jämförelsen med den koefficient som anges i samband med prisangivelsen. Delpriskoefficienten anges i samband med prisangivelsen under "Antal tjänster som upphandlas". Sedan räknar man ihop de priser som anbudsgivaren erbjudit, multiplicerat med koefficienterna, så att man får fram anbudsgivarens jämförelsepris.

Den anbudsgivare som erbjudit det lägsta jämförelsepriset inklusive optionerna får 70 poäng per del i jämförelsen. De övriga anbudsgivarnas priser jämförs med det lägsta anbudet genom tillämpning av formeln lägsta anbud / anbudsgivares pris * 70.

Kvalitet 30 %: För jämförelsen av kvalitet räknas de poäng som anbudsgivaren fått i kvalitetsjämförelsen ihop, vilket ger råpoängen för anbudsgivarens kvalitet. Den som fått flest råpoäng per del får i anbudsjämförelsen hela 30 poäng. Kvalitetspoängen för övriga anbud ställs i relation till anbudsgivarens råpoäng/största råpoäng * 30.

Jämförelsegrunderna för kvaliteten är följande:

DEL 1 Ansvarsläkartjänst för boendeenheter och hemvård

• Kvalitetslöfte för punktlig service 25 kvalitetspoäng
• Lämplighet av seniorläkarens kompetens 25 kvalitetspoäng
• Kundnöjdhetsenkäter 25 kvalitetspoäng 

DEL 2 Ansvarsläkartjänst vid hälsocentralsjukhusavdelningar

• Lämplighet av seniorläkarens kompetens 25 kvalitetspoäng
• Kundnöjdhetsenkäter 25 kvalitetspoäng 

DEL 3 Ansvarsläkartjänst vid minnespolikliniken

• Lämplighet av den ansvariga läkarens kompetens

Jämförelsegrunderna för kvaliteten beskrivs närmare i anbudsförfrågan, som finns i det kompletterande materialet. Anbudsgivarens pris- och kvalitetspoäng räknas därefter samman för varje delområde. Den anbudsgivare som fått flest poäng vinner anbudsförfarandet.

Utifrån upphandlingen väljs en tjänsteproducent, eller tjänsteproducenter för ett visst delområde, i enlighet med de erhållna anbuden. Enligt anbudsförfrågan kan man i anbudsförfarandet också välja en reservleverantör eller reservleverantörer för vissa delområden, med vilka man kan ingå ett egentligt upphandlingskontrakt, om den tjänsteproducent som vunnit anbudsförfarandet inte uppfyller villkoren i anbudsförfrågan när kontraktsperioden inleds eller om tjänsteproducenten inte uppfyller villkoren under kontraktsperioden och man av ovan nämnda skäl blir tvungen att avsluta kontraktet.

Slutresultatet av anbudsjämförelsen och tjänsteproducenternas prioritetsordning följer bilagan 2 Valda tjänsteproducenter.

Upphandlingskontrakt och annons

Kontrakt om upphandling ingås genom att parterna tecknar ett separat skriftligt kontrakt. Vid en tjänsteupphandling enligt bilaga E som överskrider det nationella tröskelvärdet kan kontraktet tecknas tidigast 14 dagar efter att kandidaten eller anbudsgivaren har fått eller anses har fått beslutet och besvärsanvisningen för kännedom.

Skyldighet enligt 148 § i upphandlingslagen för den som söker ändring i ett upphandlingsärende att skriftligen meddela upphandlingsenheten att ärendet förs till marknadsdomstolen för behandling.  Den upphandlande enheten ber att en eventuell underrättelse om sökande av ändring tillsänds adressen ville.hanhinen(at)itauusimaa.fi

Befogenheter

Det bestäms i 22 § i förvaltningsstadgan för Östra Nylands välfärdsområde att välfärdsområdesstyrelsen beslutar om upphandlingar, avtal och förbindelser som överskrider 5 000 000 euro och underskrider 10 000 000 euro samt om upphandlingsrättelser angående de ovannämnda.

Beslutsförslag

Beslutsförslag, välfärdsområdesdirektören

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att

• för del 1 välja Terveystalo Julkiset Palvelut Oy, som tjänsteproducent för Ansvarsläkartjänst för boendeenheter och hemvård och som ställföreträdande leverantör Pihlajalinna Terveys Oy
• för del 2 välja Mehiläinen Terveyspalvelut Oy som tjänsteproducent för Ansvarsläkartjänst för hälsocentralsjukhusets avdelningar och som ställföreträdande leverantör Medimatkat Oy
• för del 3 välja Pihlajalinna Terveys Oy som tjänsteproducent för ansvarsläkartjänst för minnespolikliniken och som ställföreträdande leverantör Mehiläinen Terveyspalvelut Oy.

Paragrafen justeras genast.

Beslut

Välfärdsområdesstyrelsen beslutade att

• för del 1 välja Terveystalo Julkiset Palvelut Oy,​ som tjänsteproducent för Ansvarsläkartjänst för boendeenheter och hemvård och som ställföreträdande leverantör Pihlajalinna Terveys Oy
• för del 2 välja Mehiläinen Terveyspalvelut Oy som tjänsteproducent för Ansvarsläkartjänst för hälsocentralsjukhusets avdelningar och som ställföreträdande leverantör Medimatkat Oy
• för del 3 välja Pihlajalinna Terveys Oy som tjänsteproducent för ansvarsläkartjänst för minnespolikliniken och som ställföreträdande leverantör Mehiläinen Terveyspalvelut Oy.

Paragrafen justerades genast.