Välfärdsområdesstyrelsen, möte 13-06-2024

Beskrivning

Kompletterande material: Anbudsförfråga jämte bilagor (publiceras inte på nätet).

Beredning och tilläggsuppgifter: 
ledande upphandlingsakkunnig Johanna Heikel
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi

Upphandlingsförfarande och upphandlingsannons

Konkurrensutsättningen av bemanningspersonal inom social- och hälsovårdsbranschen, ”närvårdare och sjukskötare”, har genomförts som en intern konkurrensutsättning inom ett dynamiskt inköpssystem som Östra Nylands välfärdsområde har inrättat. Östra Nylands välfärdsområde inrättade ett dynamiskt inköpssystem (DPS) för bemanningspersonal inom social- och hälsovårdsbranschen genom en upphandlingsannons publicerad 26.4.2024 och genom en begäran om deltagande nummer IUHVADno-2024-617. Upphandlingsannonsen publicerades i annonskanalerna www.hankintailmoitukset.fi och www.tarjouspalvelu.fi (nr 2024-008884) och 29.4.2024 i TED (nr 252938-2024).

Inköpssystemet är i kraft fyra (4) år från att det inrättades. Inköpssystemet är under hela sin giltighetstid öppet för alla serviceproducenter som uppfyller lämplighetskriterierna. Beställaren genomför efter eget behov konkurrensutsättningar inom systemet under systemets giltighetstid. Då har nya serviceproducenter möjlighet att lämna anbud, och beställaren kan göra ändringar i villkoren i systemet. Ett kontrakt som ingåtts på basis av ett anbudsförfarande inom systemet kan vara i kraft i högst två (2) år efter det att inköpssystemet har upphört att gälla.

Det är fråga om upphandling av bemanningspersonal inom social- och hälsovårdsbranschen i form av upphandling av social- och hälsovårdstjänster enligt bilaga E till upphandlingslagen. På upphandlingen tillämpas bestämmelserna i 12 kap. och de allmänna principerna för upphandling enligt 3 § i upphandlingslagen. Upphandlingen genomförs genom ett dynamiskt inköpssystem för social- och hälsovårdstjänster (nedan inköpssystemet), vilket innebär ett förfarande som beställaren planerar och som överensstämmer med principerna i upphandlingslagen för anskaffning av de tjänster som är föremål för upphandlingen.

Välfärdsområdet anlitar sådan bemanningspersonal som denna upphandling avser när personalbristen inte kan avhjälpas genom rekrytering i egen regi eller interna personalarrangemang.

Inköpssystemets verksamhetsprinciper beskrivs närmare i bilagan till begäran om deltagande ”Beskrivning av upphandlingsförfarandet Östra Nylands välfärdsområde”.

Föremål för upphandling och uppskattat värde

I denna interna konkurrensutsättning konkurrensutsätts bemanningspersonal, där närvårdare och sjukskötare är föremål för inhyrning i situationer där personalbristen inte kan avhjälpas genom rekrytering i egen regi eller interna personalarrangemang, i huvudsak för över 90 dagars behov av bemanningspersonal.

Vid upphandlingen inrättas ett ramavtal inom vilket beställaren beställer närvårdare och sjukskötare. Antalet beställningar, vilka yrkesbeteckningar som ska beställas och arbetsskiftens längd varierar beroende på oförutsedda fall av frånvaro, säsongsförhållanden och projekt.

Vid anlitande av bemanningspersonal ställer Leverantören den bemanningsanställdes arbetsinsats till beställarens förfogande mot vederlag så att beställaren inte blir den bemanningsanställdes arbetsgivare. Beställaren ansvarar för ledningen och övervakningen av den bemanningsanställdes arbete. Arbetet utförs i lokaler som beställaren anvisar, med beställarens arbetsredskap och i enlighet med beställarens arbetsmetoder samt i enlighet med beställarens anvisningar och rutiner. Beställaren fastställer arbetsuppgifterna.

Beställaren skickar samtidigt en uppdragsförfrågan till alla Serviceproducenter som valts att ingå i ramavtalet. Den serviceproducent som står högst i prioritetsordning bland de serviceproducenter som bekräftar att de kan leverera bemanningsanställda enligt beställningen är leverantör av den eller de bemanningsanställda i fråga.

Föremålet för upphandlingen har beskrivits närmare i anbudsförfrågan inklusive bilagor som föreligger som kompletterande material.

Det uppskattade totala värdet av upphandlingen, som beräknats i enlighet med upphandlingslagen, uppgår under avtalsperioden till cirka 16 miljoner euro (exklusive mervärdesskatt).

Avsikten är att avtalen ska ingås senast 1.9.2024 och att servicen inleds så snart som möjligt därefter. Avtalet är i kraft tidsbestämt i två (2) år.

Anbudsförfrågan och inkomna anbud

Den 30 maj 2024 publicerade den upphandlande enheten en intern anbudsförfrågan för alla godkända anbudssökande i inköpssystemet. Anbudsförfrågan jämte bilagor utgör kompletterande material till beslutet.

Den upphandlande enheten fick 35 anbud inom tidsfristen för inlämnande av anbud, det vill säga senast 10.6.2024 kl. 10.00.

De inkomna anbuden framgår av bilaga 1, Öppningsprotokoll.

Alla anbudsgivare lämnade in sina anbud inom utsatt tid.

Bedömning av överensstämmelse med anbudsförfrågan

Enligt 113 § i upphandlingslagen ska en anbudsgivare i sitt anbud visa att den tjänst som erbjuds svarar mot kraven i anbudsförfrågan. Anbud som inte motsvarar anbudsförfrågan eller villkoren för anbudsförfarandet ska uteslutas ur anbudsförfarandet.

Vid granskningen av anbuden konstaterades att de inkomna anbuden var förenliga med kraven i anbudsförfrågan och uppfyllde minimikraven i anbudsförfrågan. De inkluderas i jämförelsen av anbud.

Jämförelse av anbud

Den upphandlande enheten väljer till avtalsleverantörer de 20 ekonomiskt mest fördelaktiga serviceproducenter som uppfyller de minimikrav som ställts. Valet av serviceproducenter sker och serviceproducenternas prioritetsordning uppstår på basis av resultatet av jämförelsen av anbud.

Grunden för valet av anbud är ekonomisk fördelaktighet på följande sätt.

PRIS

Vikt 90 %

Jämförelsepriset för anbuden består av summan av timpriset för närvårdare och sjukskötare. Det förmånligaste sammanlagda timpriset får 90 poäng. Prispoängen för övriga anbud beräknas enligt formeln: förmånligaste jämförelsepris/erbjudet jämförelsepris x 90.

KVALITET

Vikt 10 %

Anbudsgivaren har ett beställningssystem för beställning av bemanningsanställda. Systemet ska vara tillgängligt genast vid avtalsperiodens början.

Urvalsgrunden är bästa förhållande mellan pris och kvalitet. Till jämförelsepriset läggs eventuella kvalitetspoäng, och utifrån detta bildas referenspoängen för anbuden.

Pris- och kvalitetsgrunderna och poängsättningen av dem beskrivs närmare i anbudsförfrågan.

Slutresultatet av jämförelsen av anbud, de serviceproducenter som valts och prioritetsordningen mellan serviceproducenterna är i enlighet med Jämförelsetabellen i bilaga 2.

Upphandlingsavtal

Avtal om upphandling ingås genom att parterna tecknar ett separat skriftligt kontrakt. Vid tjänsteupphandling enligt bilaga E som överstiger EU-tröskelvärdet får kontrakt ingås tidigast 14 dagar från det att anbudssökanden eller anbudsgivaren har fått eller anses ha fått del av beslutet och besvärsanvisningen.

Den som söker ändring i ett upphandlingsärende ska enligt 148 § i upphandlingslagen skriftligt underrätta den upphandlande enheten om att ärendet förs till marknadsdomstolen.  Den upphandlande enheten ber att en eventuell underrättelse om sökande av ändring tillsänds adressen kirjaamo@itauusimaa.fi samt ville.hanhinen@itauusimaa.fi

Befogenheter

Det bestäms i 22 § i förvaltningsstadgan för Östra Nylands välfärdsområde att välfärdsområdesfullmäktige beslutar om upphandlingar, avtal och förbindelser som överskrider 10 000 000 euro samt om upphandlingsrättelser angående de ovannämnda.

Beslutsförslag

Välfärdsområdesdirektören:

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar föreslå Östra Nylands välfärdsområdesfullmäktige att fullmäktige i enlighet med Jämförelsetabellen i bilagan beslutar välja att ta med de 20 ekonomiskt mest fördelaktiga serviceproducenterna i ramavtalet ”bemanningspersonal inom social- och hälsovårdsbranschen, närvårdare och sjukskötare” i den prioritetsordning som anges i bilagan.

Paragrafen justeras genast.

Beslut

Välfärdsområdesstyrelsen beslutade föreslå Östra Nylands välfärdsområdesfullmäktige att fullmäktige i enlighet med Jämförelsetabellen i bilagan beslutar välja att ta med de 20 ekonomiskt mest fördelaktiga serviceproducenterna i ramavtalet ”bemanningspersonal inom social- och hälsovårdsbranschen, närvårdare och sjukskötare” i den prioritetsordning som anges i bilagan.

Paragrafen justerades genast.