Välfärdsområdesfullmäktige, möte 16-01-2024

Protokollet är granskat

§ 4 Kartläggning av lokalerna och fastighetsstrategi

IUHVADno-2023-4147

Tidigare behandling

Välfärdsområdesstyrelsen, 07-12-2023

Beskrivning

Beredning och tilläggsuppgifter: fastighetschef Riikka Hopealinna, 
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi

 

Östra Nylands välfärdsområdes fastighetstjänster kom igång med sin verksamhet 1.1.2023 samtidigt som välfärdsområdet. I beredningsstadiet var beredningen av lokalbeståndet bristfällig och informationen var utspridd. 

Under våren och sommaren 2023 kartlades lokalerna, och uppgifterna infördes i lokalinformationstjänsten Modulo, som förvaltas och upprätthålls av Landskapens lokalcentral. Införandet av lokalbeståndet i det digitala systemet möjliggjorde en kartläggning och analys av nuläget med tanke på beslutsfattandet och utarbetandet av en strategi. Hösten 2023 började man utarbeta en nulägeskartläggning och på basis av den upprättade man en fastighetsstrategi för Östra Nylands välfärdsområde 2023–2026.

Kännedom om lokalbeståndet i nuläget är en central förutsättning för den fastighets- och lokalstrategi som ska upprättas. En nulägeskartläggning är en nyttig informationskälla för välfärdsområdets tjänsteinnehavarledning och för dess beslutsfattare. En nulägeskartläggning ökar transparensen i förvaltningen och ger också välfärdsområdets kunder och andra intresserade möjlighet att stifta bekantskap med välfärdsområdets lokalbestånd och hur det leds.

Fastighetstjänsterna vid Östra Nylands välfärdsområde svarar för ledningen av lokalbeståndet vid Östra Nylands välfärdsområde. Effektivisering av verksamheten, ett tätare servicenätverk, förändringar i lokalerna och byggprojekt kommer att under de kommande åren ge möjlighet till kostnadsbesparingar på längre sikt. Vad gäller lokalerna är det under de närmaste åren inte möjligt att åstadkomma betydande kostnadsbesparingar, utan eventuella inbesparingar på kort sikt kommer att kunna uppnås tidigast år 2026. Lokalförvaltning är långsiktigt arbete med visioner långt fram i tiden så att lokalerna ska vara ändamålsenliga och utgöra ett stöd för verksamheten.

Lokalerna kan vara ett stöd för arbetet, för ökad trivsel i arbetet bland de anställda, för uthållighet i arbetet samt kan utgöra en omständighet som påverkar håll- och dragkraften. Lokalernas läge är av betydelse också med hänsyn till tillgången på arbetskraft och inverkar på de indirekta kostnaderna, bland annat transportkostnaderna. Lokalerna har en inverkan också på hur invånarna har möjlighet att nå tjänsterna i rätt tid och att bli delaktiga i servicen.

Lokalerna är en del av hanteringen av Östra Nylands välfärdsområdes ekonomi där man har bundit upp sig för långsiktiga åtaganden och eventuellt har åtaganden i form av kapital genom att vara ägare till lokaler och byggnader. I Östra Nylands välfärdsområdes sammanlagda budget utgör kostnaden för lokaler cirka 5 procent, då den bland välfärdsområdena i genomsnitt utgör en kostnad på 10 procent. I förhållande till invånarantalet har Östra Nylands välfärdsområde ett 40 procent mindre lokalbestånd jämfört med genomsnittet av välfärdsområden.

Beslutsförslag

Välfärdsområdesdirektören:  

Östra Nylands välfärdsområdesstyrelsen föreslår välfärdsområdesfullmäktige att fullmäktige godkänner välfärdsområdets fastighetsstrategi för 2023–2026.

Beslut

Östra Nylands välfärdsområdesstyrelse beslutade att remittera ärendet för ny beredning.

Möte hantering

Föredragande gjorde följande tillägg i fastighetsstrategin (bilaga 1) på sidan 6 ”Principer för ägande och hyrande”: Under rubriken Ägande läggs till orden ”huvudsakligen” samt ”som har”: ”Vi strävar efter att huvudsakligen äga de fastigheter som är centrala ur verksamhetens synvinkel och som har följande egenskaper”, och efter samma stycke tilläggs följande mening: ”Vid sidan av ägandet kan man från fall till fall även göra långsiktiga hyres- eller leasingavtal, med vilka man säkrar serviceproduktionen.”

Ordförandes förslag om att remittera ärendet för ny beredning för att specificera bilagorna godkändes enhälligt.

Välfärdsområdesstyrelsen, 21-12-2023

Beskrivning

Beredning och tilläggsuppgifter: fastighetschef Riikka Hopealinna, 
e-post: fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi 

Beslutsförslag

Välfärdsområdesdirektören:  

Östra Nylands välfärdsområdesstyrelsen föreslår välfärdsområdesfullmäktige att fullmäktige godkänner välfärdsområdets fastighetsstrategi för 2023–2026.

Beslut

Östra Nylands välfärdsområdesstyrelsen beslutade föreslå välfärdsområdesfullmäktige att fullmäktige godkänner välfärdsområdets fastighetsstrategi för 2023–2026 med ovan nämnda ändringar.

Möte hantering

Ledamot Riku Honkasalo föreslog understödd av ledamot Nea Hjelt på Saml. -gruppens vägnar följande:

Sida 5: följande stryks: "Ylimääräisiä tiloja ei käytännössä ole, joten toimitilakustannuksia ei voida pienentää tiloja vähentämällä. Lisäksi".

Sida 8: till punkten "Toimitilakustannuksemme ovat ennustettavissa pitkälle aikavälille eikä budjettia ylitetä" läggs följande mening som underpunkt: "Toimitilakustannuksia alennetaan lisäämällä tilatehokkuutta ja luopumalla tarpeettomista tai vajaakäyttöisistä tiloista. Luovuttavista toimitiloista päätetään erillisen valmistelun perusteella vuoden 2024 loppuun mennessä.”

Samma tillägg till sammanfattningen på sida 10 och tabellen på sida 11 (aikataulu 2024-, mittarit: talousseuranta, kiinteistötilanteen seuranta).

I omröstningen, där de som understödde utgångsförslaget röstade ”Ja” och de som understödde Saml.-gruppens ändringsförslag på sida 5 röstade ”Nej”, vann Saml.-gruppens ändringsförslag med rösterna 10 (Nylander, Honkasalo, Eskola, Edgren, Hjelt, Kujala, Henriksson, Nurme, Perokorpi, Servin) - 5 (Björkman, Forsman, Mattila, Railila, Stenman).

I följande omröstning, där de som understödde utgångsförslaget röstade ”Ja” och de som understödde Saml.-gruppens ändringsförslag på sida 8 röstade ”Nej”, vann Saml.-gruppens ändringsförslag med rösterna 10 (Nylander, Honkasalo, Eskola, Edgren, Hjelt, Kujala, Henriksson, Nurme, Perokorpi, Servin) - 5 (Björkman, Forsman, Mattila, Railila, Stenman).

Under diskussionen ändrade ledamot Riku Honkasalo sitt förslag gällande följande mening ”Luovuttavista toimitiloista päätetään erillisen valmistelun perusteella vuoden 2024 loppuun mennessä.” så att orden ”vuoden loppuun 2024 mennessä” stryks från förslaget. Ledamot Nea Hjelt understödde ledamot Riku Honksalos ändrade förslag. Välfärdsområdesstyrelsen godkände enhälligt att orden ”vuoden loppuun 2024 mennessä” stryks. 

Välfärdsområdesstyrelsen godkände enhälligt ändringsförslagets följande mening: ”Samma tillägg till sammanfattningen på sida 10 och tabellen på sida 11 (aikataulu 2024-, mittarit: talousseuranta, kiinteistötilanteen seuranta).”

Beskrivning

Beredning och tilläggsuppgifter: fastighetschef Riikka Hopealinna,​ 
e-​post: fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi 

Beslutsförslag

Välfärdsområdesstyrelsen:   

Östra Nylands välfärdsområdesfullmäktige godkänner välfärdsområdets fastighetsstrategi för 2023–2026.

Beslut

Östra Nylands välfärdsområdesfullmäktige godkände välfärdsområdets fastighetsstrategi för 2023–2026.

Möte hantering

Ordförande gav välfärdsområdesfullmäktiges grupper möjlighet att framföra gruppanföranden.

Bilagor på finska

Liite 1_ Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kiinteistöstrategia, versio 4_final.pdf (pdf, 303 kB)
Liite 2 Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen toimitilakannan nykytilakartoitus, versio 3_final.pdf (pdf, 687 kB)

Bilagor på svenska

Bilaga 1_ Östra Nylands välfärdsområdes fastighetsstrategi, version 4_final.pdf (pdf, 326 kB)
Bilaga 2_ Kartläggning av nuläget för Östra Nylands välfärdsområdes lokalbestånd, version 3_final.pdf (pdf, 651 kB)

Sökande av ändring

Besvärsanvisning (Välfärdsområdesbesvär)

Ändring kan sökas skriftligt genom välfärdsområdesbesvär.

Besvärstid

Välfärdsområdesbesvär ska anföras inom 30 dagar från delfåendet av beslutet. Besvären ska lämnas in till besvärsmyndigheten senast under besvärstidens sista dag innan besvärsmyndigheten stänger. En part anses ha fått del av beslutet sju (7) dagar efter att brevet sändes, om inte något annat visas. Vid vanlig elektronisk delgivning anses parten ha fått del av beslutet den tredje (3) dagen efter att meddelandet sändes, om inte något annat visas. En medlemskommun och en kommunmedlem anses ha fått del av beslutet sju (7) dagar efter det att protokollet fanns tillgängligt i det allmänna datanätet. Dagen för delfåendet räknas inte med i besvärstiden. Om den sista dagen för att anföra besvär infaller på en helgdag, självständighetsdagen, första maj, julafton, midsommarafton eller en helgfri lördag, får besvär anföras den första vardagen därefter.

Besvärsgrunder

Välfärdsområdesbesvär får anföras på den grunden att

  • beslutet har tillkommit i oriktig ordning
  • den myndighet som fattat beslutet har överskridit sina befogenheter, eller
  • beslutet annars strider mot lag

 

Den som anför besvär ska presentera besvärsgrunderna innan besvärstiden löper ut.

Besvärsmyndighet

Helsingfors förvaltningsdomstol Banbyggarvägen 5, 00520 Helsingfors

helsinki.hao(at)oikeus.fi

Obs, när du skickar e-post, ersätt at med @.

Besvär kan också anföras hos förvaltnings- och specialdomstolarnas e-tjänst på adressen https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet.

Besvärens form och innehåll

Besvären ska anföras skriftligt. Också elektroniska dokument uppfyller kravet på skriftlig form. I besvären ska följande anges:

  1. det beslut i vilket ändring söks (det överklagade beslutet),
  2. till vilka delar ändring söks i beslutet och vilka ändringar som yrkas (yrkandena),
  3. grunderna för yrkandena,
  4. vad besvärsrätten grundar sig på om det överklagade beslutet inte avser ändringssökanden själv.

 

I besvären ska dessutom ändringssökandens namn och kontaktuppgifter uppges. Om talan förs av ändringssökandens lagliga företrädare eller ombud, ska också den personens kontaktuppgifter uppges. Om kontaktuppgifterna ändras medan besvären är anhängiga, ska de nya uppgifterna meddelas förvaltningsdomstolen utan dröjsmål. I besvären ska också uppges postadress och eventuell annan adress till vilken handlingar som hänför sig till rättegången kan sändas (processadress). Om ändringssökanden har uppgett flera processadresser, kan förvaltningsdomstolen välja till vilken av dem den skickar de handlingar som hänför sig till rättegången.

Till besvären ska följande fogas:

  1. det överklagade beslutet med besvärsanvisning,
  2. utredning om när ändringssökanden har fått del av beslutet, eller annan utredning om när besvärstiden börjat löpa,
  3. de handlingar som ändringssökanden åberopar som stöd för sina yrkanden, om dessa inte redan tidigare har lämnats till myndigheten.

 

Rättegångsavgift

Hos den som inleder ett ärende som gäller ändringssökande tas det ut en rättegångsavgift i enlighet med lagen om domstolsavgifter (1455/2015).

Protokoll

Protokollsutdrag och bilagor som gäller beslutet kan begäras hos: E-postadressen: kirjaamo(at)itauusimaa.fi

Öppettider för registraturen: mån – fre kl. 9.00-15.00