Aluevaltuusto, kokous 16.1.2024

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 4 Toimitilojen nykytilakartoitus ja kiinteistöstrategia

IUHVADno-2023-4147

Aikaisempi käsittely

Aluehallitus, 7.12.2023

Perustelut

Valmistelu ja lisätiedot: kiinteistöpäällikkö Riikka Hopealinna, 
etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi

 

Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kiinteistöpalvelujen toiminta käynnistyi hyvinvointialueen toiminnan käynnistyessä 1.1.2023. Valmisteluvaiheessa toimitilakannan valmistelu oli puutteellista ja tieto oli hajanaista.

Kevään ja kesän 2023 aikana toimitilat kartoitettiin, tilatiedot vietiin Maakuntien tilakeskuksen hallinnoimaan ja ylläpitämään Modulo – tilatietojärjestelmään. Tilakannan vieminen digitaaliseen järjestelmään mahdollisti nykytilan kartoittamisen ja analysoinnin päätöksentekoa ja strategian laadintaa varten. Syksyllä 2023 aloitettiin nykytilakartoituksen laadinta ja tämän pohjalta laadittiin Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kiinteistöstrategia 2023–2026.

Toimitilakannan nykytilan tunteminen on keskeinen edellytys laadittavalle kiinteistö- ja toimitilastrategialle. Nykytilakartoitus on hyödyllinen tietolähde hyvinvointialueen viranhaltijajohdolle sekä luottamushenkilöille. Nykytilakartoitus lisää hallinnon läpinäkyvyyttä ja antaa myös hyvinvointialueen asiakkaille ja muille aiheesta kiinnostuneille mahdollisuuden tutustua hyvinvointialueen toimitilakantaan ja sen johtamiseen.

Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kiinteistöpalvelut vastaavat Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen tilakannan johtamisesta. Toiminnan tehostamisen, palveluverkon tiivistäminen, tilamuutokset sekä rakennushankkeet tulevat olemaan seuraavina vuosina mahdollisuus pitkän aikavälin kustannussäästöihin. Toimitilojen osalta ei ole saatavissa lähivuosina merkittäviä kustannussäästöjä vaan mahdolliset lyhyen aikavälin säästöt on saavutettavissa aikaisintaan vuonna 2026. Toimitilahallinta on pitkän aikavälin pitkäjänteistä työtä, visioiden pitkälle tulevaisuuteen, jotta toimitilat ovat tarkoituksenmukaisia ja toimintaa tukevia.

Toimitiloilla voidaan tukea työn tekemistä, lisätä työntekijöiden viihtyvyyttä ja työssä jaksamista, ja toimitilat voivat olla pito- ja vetovoimatekijä. Toimitilojen sijainnilla on merkitystä myös työvoiman saatavuuteen sekä vaikutusta välillisiin kustannuksiin mm. kuljetuskustannuksiin. Toimitiloilla on vaikutusta myös asukkaiden mahdollisuuteen saavuttaa palvelut oikea-aikaisesti ja päästä palvelujen piiriin.

Toimitilat ovat yksi osa Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen talouden hallintaa, jossa on kiinni pitkän aikavälin sitoumuksia sekä mahdollisesti pääomia, tiloja ja rakennuksia omistamalla. Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kokonaisbudjetista toimitilojen kustannus on noin 5 %, keskimääräisesti hyvinvointialueilla kustannusten ollessa noin 10 %. Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella on asukaslukuun suhteutettuna noin 40 % vähemmän tiloja kuin hyvinvointialueilla keskiarvollisesti.

Ehdotus

Hyvinvointialuejohtaja: 

Itä-Uudenmaan aluehallitus esittää aluevaltuustolle, että se hyväksyy Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kiinteistöstrategian 2023–2026.

Päätös

Itä-Uudenmaan aluehallitus päätti palauttaa asian valmisteluun.

Kokouskäsittely

Esittelijä teki kiinteistöstrategian (liite 1) ”Omistamisen ja vuokraamisen periaatteet”-sivulle 6 seuraavat lisäykset: Omistaminen-otsikon alle lisätään sanat ”pääsääntöisesti” ja ”on”: ”Pyrimme pääsääntöisesti omistamaan toiminnan kannalta keskeiset toimitilat, joilla on seuraavat ominaisuudet”, ja saman kappaleen jälkeen lisätään seuraava lause: ”Omistamisen rinnalla voimme tapauskohtaisesti myös solmia pitkäaikaisia vuokra- tai leasinginsopimuksia, joilla varmistetaan palvelujen tuottaminen.”

Puheenjohtajan esitys asian palauttamiseen liitteiden tarkennuksia varten hyväksyttiin yksimielisesti.

Aluehallitus, 21.12.2023

Perustelut

Valmistelu ja lisätiedot: kiinteistöpäällikkö Riikka Hopealinna, 
sähköposti: etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi

Ehdotus

Hyvinvointialuejohtaja: 

Itä-Uudenmaan aluehallitus esittää aluevaltuustolle, että se hyväksyy Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kiinteistöstrategian 2023–2026.

Päätös

Itä-Uudenmaan aluehallitus päätti esittää aluevaltuustolle, että se hyväksyy Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kiinteistöstrategian 2023–2026 yllä olevin muutoksin.

Kokouskäsittely

Pöytäkirjaan merkittiin, että jäsenet Arto Kujala ja Riku Honkasalo saapuivat kokoukseen klo 18.09 tämän asian käsittelyn aikana.

Jäsen Riku Honkasalo esitti jäsen Nea Hjeltin kannattamana KOK-ryhmän puolesta seuraavaa:

Sivu 5: poistetaan seuraava: "Ylimääräisiä tiloja ei käytännössä ole, joten toimitilakustannuksia ei voida pienentää tiloja vähentämällä. Lisäksi".

Sivu 8: kohdan "Toimitilakustannuksemme ovat ennustettavissa pitkälle aikavälille eikä budjettia ylitetä" alakohdaksi seuraava virke: "Toimitilakustannuksia alennetaan lisäämällä tilatehokkuutta ja luopumalla tarpeettomista tai vajaakäyttöisistä tiloista. Luovuttavista toimitiloista päätetään erillisen valmistelun perusteella vuoden 2024 loppuun mennessä.”

Sama lisäys yhteenvetoon sivulle 10 ja taulukkoon sivulle 11 (aikataulu 2024-, mittarit: talousseuranta, kiinteistötilanteen seuranta).

Suoritetussa äänestyksessä, jossa pohjaehdotusta kannattavat äänestivät ”Jaa” ja KOK-ryhmän sivulla 5 olevaa muutosehdotusta kannattavat äänestivät ”Ei”, KOK-ryhmän muutosehdotus voitti äänin 10 (Nylander, Honkasalo, Eskola, Edgren, Hjelt, Kujala, Henriksson, Nurme, Perokorpi, Servin) - 5 (Björkman, Forsman, Mattila, Railila, Stenman).

Seuraavassa äänestyksessä, jossa pohjaehdotusta kannattavat äänestivät ”Jaa” ja KOK-ryhmän sivulla 8 olevaa muutosehdotusta kannattavat äänestivät ”Ei”, KOK-ryhmän muutosehdotus voitti äänin 10 (Nylander, Honkasalo, Eskola, Edgren, Hjelt, Kujala, Henriksson, Nurme, Perokorpi, Servin) - 5 (Björkman, Forsman, Mattila, Railila, Stenman).

Keskustelun aikana jäsen Riku Honkasalo muutti ehdotuksensa seuraavaa lausetta ”Luovuttavista toimitiloista päätetään erillisen valmistelun perusteella vuoden 2024 loppuun mennessä.” siten, että sanat ”vuoden loppuun 2024 mennessä” poistetaan ehdotuksesta. Jäsen Nea Hjelt kannatti jäsen Riku Honkasalon muutettua ehdotusta. Aluehallitus hyväksyi yksimielisesti, että sanat ”vuoden loppuun 2024 mennessä” poistetaan.

Aluehallitus hyväksyi yksimielisesti muutosehdotuksen seuraavan lauseen: ”Sama lisäys yhteenvetoon sivulle 10 ja taulukkoon sivulle 11 (aikataulu 2024-, mittarit: talousseuranta, kiinteistötilanteen seuranta).”

Perustelut

Valmistelu ja lisätiedot: kiinteistöpäällikkö Riikka Hopealinna,​ 
sähköposti: etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi

Ehdotus

Aluehallitus:  

Itä-​Uudenmaan aluevaltuusto hyväksyy Itä-​Uudenmaan hyvinvointialueen kiinteistöstrategian 2023–2026.

Päätös

Itä-​Uudenmaan aluevaltuusto hyväksyi Itä-​Uudenmaan hyvinvointialueen kiinteistöstrategian 2023–2026.

Kokouskäsittely

Puheenjohtaja antoi aluevaltuuston ryhmille mahdollisuuden pitää ryhmäpuheenvuoron.

Liitteet suomeksi

Liite 1_ Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kiinteistöstrategia, versio 4_final.pdf (pdf, 303 kt)
Liite 2 Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen toimitilakannan nykytilakartoitus, versio 3_final.pdf (pdf, 687 kt)

Liitteet ruotsiksi

Bilaga 1_ Östra Nylands välfärdsområdes fastighetsstrategi, version 4_final.pdf (pdf, 326 kt)
Bilaga 2_ Kartläggning av nuläget för Östra Nylands välfärdsområdes lokalbestånd, version 3_final.pdf (pdf, 651 kt)

Muutoksenhaku

Valitusosoitus (Aluevalitus)

Seuraaviin päätöksiin voidaan hakea muutosta kirjallisella aluevalituksella.

Valitusaika

Aluevalitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän (7) päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmantena (3) päivänä viestin lähettämisestä. Jäsenkunnan ja jäsenkunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän (7) päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusperusteet

Aluevalituksen saa tehdä sillä perusteella, että

  • päätös on syntynyt virheellisessä järjestyksessä,
  • päätöksen tehnyt viranomainen on ylittänyt toimivaltansa tai
  • päätös on muuten lainvastainen.

 

Valittajan tulee esittää valituksen perusteet ennen valitusajan päättymistä.

 

Valitusviranomainen:

Helsingin hallinto-oikeus Radanrakentajantie 5, 00520 Helsinki.
​​​​​helsinki.hao(at)oikeus.fi

Sähköpostia lähetettäessä (at)-merkintä korvataan @-merkillä.

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

 

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta. Valituksessa on ilmoitettava:

  1. päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
  2. miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
  3. vaatimusten perustelut;
  4. mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.

 

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle. Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

 

Valitukseen on liitettävä:

  1. valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
  2. selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
  3. asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

 

Oikeudenkäyntimaksu

Muutoksenhakuasian vireille panijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään.

 

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää: Sähköpostiosoite: kirjaamo(at)itauusimaa.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 09.00 – 15.00.