Aluehallitus, kokous 21.12.2023

Perustelut

Valmistelu ja lisätiedot: kiinteistöpäällikkö Riikka Hopealinna, 
etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi

Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kiinteistöpalvelujen toiminta käynnistyi hyvinvointialueen toiminnan käynnistyessä 1.1.2023. Valmisteluvaiheessa toimitilakannan valmistelu oli puutteellista ja tieto oli hajanaista.

Kevään ja kesän 2023 aikana toimitilat kartoitettiin, tilatiedot vietiin Maakuntien tilakeskuksen hallinnoimaan ja ylläpitämään Modulo – tilatietojärjestelmään. Tilakannan vieminen digitaaliseen järjestelmään mahdollisti nykytilan kartoittamisen ja analysoinnin päätöksentekoa ja strategian laadintaa varten. Syksyllä 2023 aloitettiin nykytilakartoituksen laadinta ja tämän pohjalta laadittiin Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kiinteistöstrategia 2023–2026.

Toimitilakannan nykytilan tunteminen on keskeinen edellytys laadittavalle kiinteistö- ja toimitilastrategialle. Nykytilakartoitus on hyödyllinen tietolähde hyvinvointialueen viranhaltijajohdolle sekä luottamushenkilöille. Nykytilakartoitus lisää hallinnon läpinäkyvyyttä ja antaa myös hyvinvointialueen asiakkaille ja muille aiheesta kiinnostuneille mahdollisuuden tutustua hyvinvointialueen toimitilakantaan ja sen johtamiseen.

Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kiinteistöpalvelut vastaavat Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen tilakannan johtamisesta. Toiminnan tehostamisen, palveluverkon tiivistäminen, tilamuutokset sekä rakennushankkeet tulevat olemaan seuraavina vuosina mahdollisuus pitkän aikavälin kustannussäästöihin. Toimitilojen osalta ei ole saatavissa lähivuosina merkittäviä kustannussäästöjä vaan mahdolliset lyhyen aikavälin säästöt on saavutettavissa aikaisintaan vuonna 2026. Toimitilahallinta on pitkän aikavälin pitkäjänteistä työtä, visioiden pitkälle tulevaisuuteen, jotta toimitilat ovat tarkoituksenmukaisia ja toimintaa tukevia.

Toimitiloilla voidaan tukea työn tekemistä, lisätä työntekijöiden viihtyvyyttä ja työssä jaksamista, ja toimitilat voivat olla pito- ja vetovoimatekijä. Toimitilojen sijainnilla on merkitystä myös työvoiman saatavuuteen sekä vaikutusta välillisiin kustannuksiin mm. kuljetuskustannuksiin. Toimitiloilla on vaikutusta myös asukkaiden mahdollisuuteen saavuttaa palvelut oikea-aikaisesti ja päästä palvelujen piiriin.

Toimitilat ovat yksi osa Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen talouden hallintaa, jossa on kiinni pitkän aikavälin sitoumuksia sekä mahdollisesti pääomia, tiloja ja rakennuksia omistamalla. Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kokonaisbudjetista toimitilojen kustannus on noin 5 %, keskimääräisesti hyvinvointialueilla kustannusten ollessa noin 10 %. Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella on asukaslukuun suhteutettuna noin 40 % vähemmän tiloja kuin hyvinvointialueilla keskiarvollisesti.