Palvelujen järjestäminen -lautakunta, kokous 1.12.2023

Perustelut

Valmistelu ja lisätiedot:
hankintapäällikkö Ville Hanhinen
etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi

Hankintamenettely ja hankintailmoitus

Sosiaali- ja terveydenhuollon henkilökuljetuspalveluiden kilpailutus on toteutettu dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisenä kilpailutuksena Itä-Uudenmaan hyvinvointialueelle siirtyneessä Porvoon kaupungin yhdessä Askolan ja Sipoon kuntien sekä Loviisan kaupungin kanssa perustamassa hankintajärjestelmässä. Sosiaali- ja terveydenhuollon henkilökuljetuspalveluiden dynaaminen hankintajärjestelmä (jatkossa hankintajärjestelmä) on perustettu hankintailmoituksella ja osallistumispyynnöllä, joka on julkaistu 29.6.2021 ilmoituskanavissa Tarjouspalvelu.fi ja www.hankintailmoitukset.fi  (nro. 2021–077972) ja 2.7.2021 TED:issä (nro. 2021/S 126–334732).

Hankintajärjestelmä on voimassa neljä (4) vuotta sen perustamisesta lukien. Hankintajärjestelmä on koko voimassaolonsa ajan avoin kaikille soveltuvuusehdot täyttäville palveluntuottajille. Tilaaja toteuttaa tarpeensa mukaan järjestelmän sisäisiä kilpailutuksia järjestelmän keston aikana. Tällöin uusilla palveluntuottajilla on mahdollisuus tehdä tarjouksia järjestelmän eri luokkiin ja tilaaja voi tehdä muutoksia järjestelmän ehtoihin. Järjestelmän sisäisen tarjouskilpailun perusteella solmittu sopimus voi olla voimassa enintään kaksi (2) vuotta hankintajärjestelmän voimassa olon päättymisen jälkeen.

Kyseessä on henkilökuljetuspalvelujen hankinta hankintalain liitteen E mukaisena sosiaali- ja terveyspalveluhankintana. Hankintaan sovelletaan hankintalain 12 luvun säännöksiä ja 3 §:n mukaisia hankintojen yleisiä periaatteita. Hankinta toteutetaan sosiaali- ja terveyspalveluiden dynaamisella hankintajärjestelmällä (jatkossa hankintajärjestelmä), joka tarkoittaa tilaajan suunnittelemaa, hankintalain periaatteiden mukaista menettelyä hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkimiseen.

Hyvinvointialue toteuttaa palveluhankinnan avulla sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaiden välttämättömiä kuljetuspalveluita järjestämisvastuunsa mukaisesti, palvelujen luonne huomioiden tarkoituksenmukaisella tavalla. Hyvinvointialue huolehtii palvelujen saatavuudesta ja kattavuudesta muun muassa palvelun laatua, hinnoittelua ja päivystysjärjestelmän mahdollisuutta sekä jatkuvuuden hallintaa koskevilla sopimusehdoilla.

Hankintajärjestelmän toimintaperiaatteet on kuvattu tarkemmin osallistumispyynnön liitteessä ”Dynaamisen hankintajärjestelmän periaatteet”.

Hankinnan kohde ja ennakoitu arvo
Hankintajärjestelmän sisäinen kilpailutus toteutuu hankintajärjestelmän luokissa 1 M1 luokan henkilöauto, 2 M1 luokan henkilöauto, pieni esteetön auto, 3 M1 luokan henkilöauto, suuri esteetön auto ja 4 M2 luokan linja-auto pyörätuolivalmiudella.

Sisäisen kilpailutuksen kohteena ovat Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaiden ja muiden palvelun käyttäjien henkilökuljetuspalvelut. Hankinnan kohteena ovat sosiaalihuoltolain ja vammaispalvelulain mukaiset kuljetuspalvelut ja muut sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaiden tarpeen mukaiset yksilölliset ja ryhmäkuljetukset. Hankinnan kohteena ovat myös terveydenhuoltolakiin perustuvat kiireettömät potilassiirrot. Kuljetuspalvelu pitää sisällään tarpeen mukaisen ajoneuvon sekä kuljettajan. Kuljetusten kokonaisvaltaisesta ohjauksesta, tilausvälityksestä ja reitityksestä vastaa ensisijaisesti tilaajan ohjauskeskus.

Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin ohjeismateriaalina 1–4 olevissa tarjouspyynnöissä liitteineen. 

Hankinnan hankintalain mukaisesti laskettu ennakoitu arvo kokonaisarvo sopimuskaudella on noin 4,8 miljoonaa euroa (ilman arvonlisäveroa).

Tarkoituksena on, että sopimukset tehdään viimeistään 1.10.2023 ja palvelu alkaa mahdollisimman pian tämän jälkeen. Sopimus on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta.

Toimivalta

Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen hallintosäännön 22 §:n mukaan palveluiden järjestäminen lautakunta päättää vähintään 1 000 000 euron ja enintään 5 000 000 euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista sekä edellä mainittuja koskevista hankintaoikaisuista toimialallaan.

Tarjouspyyntö ja saadut tarjoukset

Hankintayksikkö lähetti 13.6.2023 kaikille hankintajärjestelmän luokkiin 1 M1 luokan henkilöauto, 2 M1 luokan henkilöauto, pieni esteetön auto, 3 M1 luokan henkilöauto, suuri esteetön auto ja 4 M2 luokan linja-auto pyörätuolivalmiudella hyväksytyille ehdokkaille hankintajärjestelmän sisäisen tarjouspyynnön. Tarjouspyynnöt ovat päätöksen oheismateriaaleina 1–4.

Hankintayksikkö sai tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan 1.8.2023 klo 10.00 mennessä tarjouksia seuraavasti:

Luokka 1 M1 luokan henkilöauto 50 tarjousta

Luokka 2 M1 luokan henkilöauto, pieni esteetön auto 15 tarjousta

Luokka 3 M1 luokan henkilöauto, suuri esteetön auto 18 tarjousta

Luokka 4 M2 luokan linja-auto pyörätuolivalmiudella 2 tarjousta

Saadut tarjoukset ilmenevät liitteistä 1 Avauspöytäkirja luokka 1, 2 Avauspöytäkirja luokka 2, 3 Avauspöytäkirja luokka 3 ja 4 Avauspöytäkirja luokka 4.

Kaikki tarjoajat jättivät tarjouksensa asetettuun määräaikaan mennessä. KMS Syrjäläinen Oy ilmoitti tarjousten jättämiselle varatun määräajan päättymisen jälkeen, että haluaa peruuttaa luokkaan 3 jättämänsä tarjouksen. Peruutettua tarjousta ei otettu mukaan tarjouspyynnön mukaisuuden arviointiin.

Tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Hankintalain 113 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. 

Tarjousten tarkastuksessa havaittiin, että saadut tarjoukset ja tarjousten päivitykset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja täyttivät tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset. Ne hyväksytään tarjousvertailuun.

Tarjousten vertailu

Hankintayksikkö valitsee sopimustoimittajiksi kaikki tarjouspyynnön mukaiset, asetetut vähimmäisvaatimukset täyttävät palveluntuottajat. Tarjousvertailu suoritetaan erikseen kussakin hankintajärjestelmän luokassa. Palveluntuottajien valinta toteutuu tai etusijajärjestys muodostuu tarjousvertailun lopputuloksen mukaisesti.

Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus seuraavasti.

HINTA

Painoarvo 60 %

Hintavertailua varten suurimman alennusprosentin tarjonnut saa vertailuun 60 pistettä. Muiden tarjoajien alennusprosentit suhteutetaan suurimpaan alennusprosenttiin kaavalla tarjoajan alennusprosentti / suurin alennusprosentti * 60.

LAATU

Painoarvo 40 %

Laatuvertailua varten tarjoajan laatuvertailussa saamat pisteet lasketaan yhteen, jolloin saadaan tarjoajan raakapisteet. Eniten raakapisteitä saanut saa tarjousvertailussa täydet 40 pistettä ja muiden tarjousten laatupisteet suhteutetaan kaavalla tarjoajan laaturaakapisteet/ suurimmat laaturaakapisteet * 40.

Laatuperusteina hankintajärjestelmän luokassa 1 olivat

• A Puhdas ajoneuvo
• B Taksiliikenteen erityisryhmien kuljettajakoulutukset

Laatuperusteina hankintajärjestelmän luokassa 2 olivat

• A Hybridi- ja täyssähköautot
• B Taksiliikenteen erityisryhmien kuljettajakoulutukset

Laatuperusteena hankintajärjestelmän luokissa 3–4 oli

• A Taksiliikenteen erityisryhmien kuljettajakoulutukset

Tarjouksen edellä mainitulla tavalla muodostetut hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen ja tarjousten etusijajärjestyksen muodostamisen perusteena on paras hinta-laatusuhde. Hinta- ja laatuperusteet ja niiden pisteytys on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnöissä.

Tarjouspyynnössä annetun ohjeen mukaan tarjoajan tuli kuvata laatuperusteen A Puhdas ajoneuvo toteutuminen tarjottavien ajoneuvojen kuvauksen yhteydessä. Tarjouspyynnön mukaan, jos kuvaus puuttui, tarjoaja saa tältä osin 0 pistettä. Seuraavat tarjoajat olivat ajoneuvojen kuvauksen yhteydessä vastanneet ”ei” kysymykseen ”Kyseessä on laatuperusteen A mukainen puhdas ajoneuvo”. Hankintayksikkö on tältä osin oikaissut tarjoajan ilmoitukseen perustuvaa laatupisteytystä siten, että ne saavat laatuperusteesta A Puhdas ajoneuvo 0 pistettä:

• KMS Syrjäläinen Oy luokassa 1
• Old Town Taxi luokassa 1

Tarjousvertailun lopputulos, valitut palveluntuottajat ja palveluntuottajien etusijajärjestys kussakin hankintajärjestelmän luokassa on liitteen 5 Valitut palveluntuottajat luokat 1–4 mukainen.

Hankintasopimus ja ilmoitus

Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen tekemisellä. EU-kynnysarvon ylittävässä liitteen E palveluhankinnassa voidaan tehdä sopimus aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Hankinta-asiaan muutosta hakevalle asetettu hankintalain 148 §:ssä velvollisuus ilmoittaa hankintayksikölle kirjallisesti asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi.  Hankintayksikkö pyytää toimittamaan mahdollisen muutoksenhakua koskevan ilmoituksen osoitteeseen kirjaamo@itauusimaa.fi sekä ville.hanhinen@itauusimaa.fi

Oheismateriaali

OHEISMATERIAALI 1 Tarjouspyyntö luokka 1 M1 luokan henkilöauto

OHEISMATERIAALI 2 Tarjouspyyntö luokka 2 M1 luokan henkilöauto, pieni esteetön auto

OHEISMATERIAALI 3 Tarjouspyyntö luokka 3 M1 luokan henkilöauto, suuri esteetön auto

OHEISMATERIAALI 4 Tarjouspyyntö luokka 4 M2 luokan linja-auto pyörätuolivalmiudella

Perustelut

Valmistelu ja lisätiedot:

hankintapäällikkö Ville Hanhinen
etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi

Perustelut

Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen palvelujen järjestämisen lautakunta on tehnyt päätöksen Hankintapäätös sosiaali- ja terveydenhuollon henkilökuljetuspalveluiden dynaamisessa hankintajärjestelmässä / sisäinen kilpailutus luokissa 1, 2, 3 ja 4 6.9.2023 § 91. Hankintapäätöksellä on valittu palveluntuottajat ja autot tuottamaan kuljetuspalvelua ajoneuvoluokissa 1 – 4.

Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen tarjoajat Tmi EasyGo-palvelu ja Taxi Dijon ovat ilmoittaneet, että ne ovat virheellisesti tehneet tarjouksen hankintajärjestelmän luokkaan 2 M1 luokan henkilöauto, pieni esteetön auto. Tarjoukset oli tarkoitus tehdä luokkaan 1 M1 luokan henkilöauto. Molemmat tarjoajat ovat tarjonneet yhden auton. Tarjotut ajoneuvot eivät ole luokan 2 vaatimusten mukaisia pieniä esteettömiä autoja vaan ajoneuvoluokan 1 ei esteettömiä henkilöautoja. Tarjoajat ovat pyytäneet oikaisemaan virheen.

Hankintapäätöksen tekemiseen jälkeen tarjoaja Taxi Toni Ahlfors on ilmoittanut, että luokkaan 2 M1 luokan henkilöauto, pieni esteetön auto tarjottu laatu ei täyty laatuperusteen A Hybridi- ja täyssähköautot osalta.

Hankintalain (1397/2016) 132 §:n mukaan hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu). Hankintaoikaisu on lainkohdan mukaan mahdollinen, jos päätös tai ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin. Päätöksen korjaaminen ei edellytä asianosaisen suostumusta.

Hankintapäätöksessä on hankintalain 132 §:n tarkoittama virhe luokan 2 M1 luokan henkilöauto, pieni esteetön auto osalta. Hankintapäätös on perusteltua oikaista siten, että Tmi EasyGo-palvelun ja Taxi Dijonin tarjoukset hylätään.  Tarjouspyynnön mukaan luokan 2 auto on pieni esteetön ajoneuvo, joka on varustettu erityisesti pyörätuolia käyttävien liikuntarajoitteisten asiakkaiden kuljetusta varten.

Hankintalain 113 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Koska tarjotut autot eivät täytä edellä mainittua vähimmäisvaatimusta ne on perusteltua sulkea tarjouskilpailusta.

Hankintapäätöksen liite 5 ”Valitut palveluntuottajat luokat 1 – 4” oikaistaan vastaavasti siten, että Tmi Easy Go-palvelu ja Taxi Dijon poistetaan valittujen palveluntuottajien luettelosta sijoilta 7. ja 8. Sijoille 9 – 14 valittujen palveluntuottajien sijoitus etusijajärjestyksessä paranee vastaavasti. Oikaisulla ei ole vaikutusta sijoille 1 – 8 valittujen palveluntuottajien asemaan.

Taxi Toni Ahlforsin osalta tarjousvertailua on oikaistava siten, että Taxi Toni Ahlforsilta vähennetään 20 laatupistettä. Taxi Toni Ahlforsin sijoitus palveluntuottajien etusijajärjestyksessä muuttuu vastaavasti liitteen ”LIITE 5 Valitut palveluntuottaja luokat 1 – 4 korjattu” mukaisesti.

Hankintalain 3 §:n mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Edellä mainittu periaate pitää sisällään myös sen, että tarjoukset ovat lopullisia. Hankintayksikkö ei voi hyväksyä tarjousten jättämiselle varatun määräajan jälkeen toimitettuja lisätietoja. Luokkaan 2 tarjottuja ajoneuvoja ei siten voida enää tarjousajan päättymisen jälkeen hyväksyä luokkaan 1.

Asianosaisten kuuleminen on muusta syystä ilmeisen tarpeetonta hallintolain 34 §:n 2 momentin 5 kohdan tarkoittamalla tavalla, koska Tmi EasyGo-palvelu ja Taxi Dijon ovat itse pyytäneet päätöksen oikaisemista ja Taxi Toni Ahlfors on vahvistanut tiedot vastaamalla hankintayksikön kirjalliseen tiedusteluun.