Nämnden för ordnande av tjänster, möte 01-12-2023

Beskrivning

Beredning och tilläggsuppgifter:
upphandlingschef Ville Hanhinen
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi

Upphandlingsförfarande och meddelande om upphandling

Konkurrensutsättningen av persontransporttjänster inom social- och hälsovården har genomförts som intern konkurrensutsättning inom ett dynamiskt inköpssystem, som är det inköpssystem som Borgå stad och kommunerna Askola och Sibbo samt Lovisa stad har inrättat och som övergick till Östra Nylands välfärdsområde. Det dynamiska inköpssystemet för persontransporttjänsterna inom social- och hälsovården (nedan inköpssystemet) har inrättats genom en upphandlingsannons och en begäran om deltagande som har publicerats 29.6.2021 i annonskanalerna Tarjouspalvelu.fi och www.hankintailmoitukset.fi (nr 2021–077972) och 2.7.2021 i TED (nr 2021/S 126–334732).

Inköpssystemet är i kraft fyra (4) år från att det inrättades. Inköpssystemet är under hela sin giltighetstid öppet för alla tjänsteproducenter som uppfyller lämplighetskriterierna. Beställaren genomför efter eget behov konkurrensutsättningar inom systemet under systemets giltighetstid. Då har nya tjänsteproducenter möjlighet att lämna anbud i systemets olika kategorier, och beställaren kan göra ändringar i villkoren i systemet. Ett kontrakt som ingåtts på basis av ett internt anbudsförfarande inom systemet kan vara i kraft i högst två (2) år från det att inköpssystemet har upphört att gälla.

Det är fråga om upphandling av persontransporttjänster i form av upphandling av social- och hälsovårdstjänster enligt bilaga E till upphandlingslagen. På upphandlingen tillämpas bestämmelserna i 12 kap. och de allmänna principerna för upphandling enligt 3 § i upphandlingslagen. Upphandlingen genomförs genom ett dynamiskt inköpssystem för social- och hälsovårdstjänster (nedan inköpssystemet), vilket innebär ett förfarande som beställaren planerar och som överensstämmer med principerna i upphandlingslagen för anskaffning av de tjänster som är föremål för upphandlingen.

Välfärdsområdet genomför med hjälp av tjänsteupphandling nödvändiga transporttjänster för klienterna inom social - och hälsovården i enlighet med sitt organiseringsansvar, på ett ändamålsenligt sätt med beaktande av tjänsternas karaktär. Välfärdsområdet sörjer för tillgången på och omfattningen av tjänsterna med avtalsvillkor som gäller bland annat kvaliteten och prissättningen av tjänsten och möjligheten för joursystem samt kontinuitetshanteringen.

Inköpssystemets verksamhetsprinciper beskrivs närmare i bilagan Principer för ett dynamiskt inköpssystem.

Föremål för upphandling och uppskattat värde
Den interna konkurrensutsättningen inom upphandlingssystemet genomförs i kategori 1 M1 personbil, kategori 2 M1 personbil, en liten tillgänglig bil, kategori 3 M1 personbil, en stor tillgänglig bil och kategori 4 M2 buss med rullstolsberedskap.

Föremålet för den interna konkurrensutsättningen är persontransporttjänsterna för klienter inom social- och hälsovården och andra tjänsteanvändare i Östra Nylands välfärdsområde. Föremålet för upphandlingen är färdtjänst enligt socialvårdslagen och lagen om funktionshinderservice och andra individuella transporter och grupptransporter enligt klienternas behov inom social - och hälsovården. Föremålet för upphandlingen är också icke-brådskande patienttransporter baserar sig på hälso- och sjukvårdslagen. Färdtjänsten omfattar ett fordon som överensstämmer med behovet samt en förare. För den övergripande styrningen av transporterna, beställningsförmedlingen och rutten svarar i första hand beställarens styrningscentral.

Föremålet för upphandlingen har beskrivits närmare i anbudsförfrågningarna 1–4 som föreligger som bifogat material inklusive bilagor. 

Det uppskattade totala värdet av upphandlingen, som beräknats i enlighet med upphandlingslagen, uppgår under avtalsperioden till cirka 4,8 miljoner euro (exklusive mervärdesskatt).

Avsikten är att avtalen ingås senast 1.10.2023 och servicen inleds så snart som möjligt därefter. Avtalet är i kraft tidsbestämt i två (2) år.

Befogenheter

Det bestäms i 22 § i förvaltningsstadgan för Östra Nylands välfärdsområde att Nämnden för ordnande av tjänster beslutar om upphandlingar, avtal och förbindelser som är minst 1 000 000 euro och högst 5 000 000 euro samt om upphandlingsrättelser angående de ovannämnda inom sektorn.

Anbudsförfrågan och inkomna anbud

Den upphandlande enheten skickade 13.0.2023 en anbudsförfrågan inom inköpssystemet till alla godkända anbudssökande i inköpssystemets kategorier 1 M1 personbil, 2 M1 personbil, en liten tillgänglig bil, 3 M1 personbil, en stor tillgänglig bil och 4 M2 buss med rullstolsberedskap. Anbudsförfrågningarna föreligger som bifogat material 1–4 till beslutet.

Den upphandlande enheten fick följande anbud inom tidsfristen för inlämnande av anbud, dvs. senast 1.8.2023 kl. 10.00:

Kategori 1 M1 personbil 50 anbud

Kategori 2 M1 personbil, en liten tillgänglig bil 15 anbud

Kategori 3 M1 personbil, en stor tillgänglig bil 18 anbud

Kategori 4 M2 buss med rullstolsberedskap 2 anbud

De inkomna anbuden framgår av bilaga 1 Öppningsprotokollet för kategori 1, 2 Öppningsprotokollet för kategori 2, 3 Öppningsprotokollet för kategori 3 och 4 Öppningsprotokollet för kategori 4.

Alla anbudsgivare lämnade in sina anbud inom utsatt tid. KMS Syrjäläinen Oy meddelade efter att tiden för lämnande av anbud hade gått ut att han önskar återta sitt anbud i kategori 3. Det återtagna anbudet togs inte med i bedömningen enligt anbudsförfrågan.

Bedömning av överensstämmelse med anbudsförfrågan

Enligt 113 § i upphandlingslagen ska en anbudsgivare i sitt anbud visa att den tjänst som erbjuds svarar mot kraven i anbudsförfrågan. Anbud som inte motsvarar anbudsförfrågan eller villkoren för anbudsförfarandet ska uteslutas ur anbudsförfarandet. 

Vid granskningen av anbuden konstaterades att de inkomna anbuden och anbudsuppdateringarna var förenliga med kraven i anbudsförfrågan och uppfyllde minimikraven i anbudsförfrågan. De godkänns för en jämförelse av anbuden.

Jämförelse av anbud

Den upphandlande enheten väljer till avtalsleverantörer alla tjänsteproducenter som uppfyller de minimikrav som ställs i anbudsförfrågan. Anbudsjämförelsen görs separat för varje kategori av inköpssystemet. Valet av serviceproducenter sker, eller alternativt, uppstår den prioritetsordning i vilken tjänsteproducenterna ställs på basis av resultatet av jämförelsen av anbud.

Kriteriet för valet är anbudens totalekonomiska fördelaktighet enligt följande.

PRIS

Vikt 60 %

Den som vid en jämförelse erbjudit den största sänkningsprocenten får 60 poäng i prisjämförelsen. Andra anbudsgivares sänkningsprocent ställs i relation till den högsta sänkningsprocenten med formeln anbudsgivarens sänkningsprocent/högsta sänkningsprocent * 60.

KVALITET

Vikt 40 %

För kvalitetsjämförelsen räknar man ihop de poäng som anbudsgivaren fått vid kvalitetsjämförelsen. Summan utgör anbudsgivarens totala råpoäng. Den som fått flest råpoäng får i anbudsjämförelsen det maximala poängtalet 40 poäng, och kvalitetspoängtalen för de övriga anbuden ställs i relation till varandra enligt formeln anbudsgivarens kvalitetsråpoäng/högsta kvalitetsråpoäng * 40.

Kvalitetskriterierna för inköpssystemets kategori 1 var

• A Rent fordon
• B Förarutbildning för taxitrafik för grupper med särskilda behov

Kvalitetskriterierna för inköpssystemets kategori 2 var

• A Hybrid- och elbilar
• B Förarutbildning för taxitrafik för grupper med särskilda behov

Kvalitetskriteriet för inköpssystemets kategorier 3–4 var

• A Förarutbildningar för taxitrafik för grupper med särskilda behov

Anbudets pris- och kvalitetspoäng, som har beräknats på ovan nämnt sätt, räknas ihop, och prioritetsordningen mellan anbuden fastställs enligt bästa pris i förhållande till kvaliteten. Pris- och kvalitetsgrunderna och poängsättningen av dem beskrivs närmare i anbudsförfrågningarna.

Enligt anvisningen i anbudsförfrågan skulle anbudsgivaren beskriva hur kvalitetskriteriet A Rent fordon, genomförs i samband med anbudsgivarens beskrivning av fordon. Enligt anbudsförfrågan får anbudsgivaren 0 poäng om beskrivningen fattades. De följande anbudsgivarna hade i samband med beskrivningen av fordon svarat nej under kvalitetskriteriet A Rent fordon. Den upphandlande enheten har till denna del rättat kvalitetspoängsättningen som baserar sig på anbudsgivarens meddelande så att de får 0 poäng för kvalitetskriteriet A Rent fordon:

• KMS Syrjäläinen Oy i kategori 1
• Old Town Taxi i kategori 1

Resultatet av jämförelsen av anbud, de tjänsteproducenter som valts och prioritetsordningen mellan tjänsteproducenterna i varje kategori i inköpssystemet är den som anges i bilaga 5 Valda tjänsteproducenter kategorierna 1–4.

Upphandlingskontrakt och annons

Avtal om upphandling ingås genom att parterna tecknar ett separat skriftligt kontrakt. Vid tjänsteupphandling enligt bilaga E som överstiger EU-tröskelvärdet får kontrakt tecknas tidigast 14 dagar från det att anbudssökanden eller anbudsgivaren har fått eller anses ha fått del av beslutet och besvärsanvisningen.

Den som söker ändring i ett upphandlingsärende ska enligt 148 § i upphandlingslagen skriftligt underrätta den upphandlande enheten om att ärendet förs till marknadsdomstolen. Den upphandlande enheten ber att en eventuell underrättelse om sökande av ändring tillsänds adressen kirjaamo@itauusimaa.fi samt ville.hanhinen@itauusimaa.fi.

Kompletterande material

BIFOGAT MATERIAL 1 Anbudsförfrågan för kategori 1 M1 personbil

BIFOGAT MATERIAL 2 Anbudsförfrågan för kategori 2 M1 personbil, en liten tillgänglig bil

BIFOGAT MATERIAL 3 Anbudsförfrågan för kategori 3 M1 personbil, en stor tillgänglig bil

BIFOGAT MATERIAL 4 Anbudsförfrågan för kategori 4 M2 buss med rullstolsberedskap

Beskrivning

Beredning och tilläggsuppgifter:

upphandlingschef Ville Hanhinen
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi

Motiveringar

Nämnden för ordnande av tjänster vid Östra Nylands välfärdsområde har 6.9.2023 (§ 91) fattat beslutet Upphandling av persontransporttjänster inom social- och hälsovården i ett dynamiskt inköpssystem/intern konkurrensutsättning i kategorierna 1, 2, 3 och 4. Genom beslutet har välfärdsområdet valt serviceproducenter och bilar för tillhandahållande av färdtjänst i fordonskategorierna 1–4.

Efter att upphandlingsbeslutet hade fattats har anbudsgivarna Firma EasyGo-tjänsten och Taxi Dijon meddelat att de felaktigt har lämnat ett anbud i inköpssystemet gällande en personbil i kategori 2 M1, liten tillgänglig bil. De hade haft för avsikt att lämna anbud gällande en personbil i kategori 1 M1. Båda anbudsgivarna har erbjudit en (1) bil. De fordon som anbuden gäller uppfyller inte kraven gällande kategori 2 små tillgängliga bilar, utan hör till fordonskategori 1 icke-tillgängliga personbilar. Anbudsgivarna har bett om rättelse av felet.

Efter det att upphandlingsbeslutet har fattats har anbudsgivaren Taxi Toni Ahlfors meddelat att kvaliteten på en personbil i kategori 2 M1, en liten tillgänglig bil, inte uppfyller kvalitetskriterium A Hybrid- och fullelektriska bilar.

Enligt 132 § i upphandlingslagen (1397/2016) kan den upphandlande enheten själv undanröja sitt felaktiga beslut eller återkalla något annat avgörande i upphandlingsförfarandet som har rättsliga följder för anbudssökandenas eller anbudsgivarnas ställning och avgöra ärendet på nytt (upphandlingsrättelse). Upphandlingsrättelse kan enligt bestämmelsen komma i fråga om beslutet eller avgörandet grundar sig på ett fel i tillämpningen av lagen, eller om det har kommit fram någon sådan ny information i frågan som kan påverka beslutet, avgörandet eller förutsättningarna för ingående av upphandlingskontraktet. Rättelse av ett beslut förutsätter inte parts samtycke.

Upphandlingsbeslutet innehåller ett fel av det slag som avses i 132 § i upphandlingslagen avseende personbilar i kategori 2 M1, liten tillgänglig bil. Det är motiverat att rätta upphandlingsbeslutet så att Firma EasyGo-tjänstens och Taxi Dijons anbud förkastas. Enligt anbudsförfrågan är en bil i kategori 2 ett litet tillgängligt fordon utrustat särskilt för transport av rörelsehämmade personer som använder rullstol.

Enligt 113 § i upphandlingslagen ska en anbudsgivare i sitt anbud visa att den tjänst som erbjuds svarar mot kraven i anbudsförfrågan. Anbud som inte motsvarar anbudsförfrågan eller villkoren för anbudsförfarandet ska uteslutas ur anbudsförfarandet. Eftersom de bilar som erbjudits inte uppfyller nämnda minimikrav är det motiverat att utesluta dem ur anbudsförfarandet.

Bilaga 5 till upphandlingsbeslutet ”Valda serviceproducenter i kategorierna 1–4” rättas på motsvarande sätt så att Firma EasyGo-tjänsten och Taxi Dijon stryks från platserna 7 och 8 i förteckningen över valda serviceproducenter. Placeringen för de serviceproducenter som valts till platserna 9–14 i prioritetsordningen förbättras på motsvarande sätt. Rättelsen inverkar inte på hur serviceproducenterna på platserna 1–8 placerar sig.

Vad gäller Taxi Toni Ahlfors ska jämförelsen justeras med en minskning med 20 kvalitetspoäng. Taxi Toni Ahlfors placering i tjänsteleverantörsförordningen ändras i enlighet med bilaga 5 Valda serviceleverantörer i kategorierna 1 - 4 korrigerad.

Enligt 3 § i upphandlingslagen ska den upphandlande enheten behandla deltagare i upphandlingsförfaranden och andra leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt. Här nämnda princip innefattar också det att anbuden är slutgiltiga. Den upphandlande enheten får inte godkänna tilläggsuppgifter som inlämnats efter tidsfristen för lämnande av anbud. Fordon som erbjudits i kategori 2 får med andra ord inte längre efter avslutad anbudstid antas till kategori 1.

Hörande av parterna är av annan orsak uppenbart onödigt på det sätt som avses i 34 § 2 mom. 5 punkten i förvaltningslagen, eftersom parterna själva har bett om rättelse av beslutet. Taxi Toni Ahlfors har bekräftat uppgifterna genom att svar på den skriftliga förfrågan från den upphandlande enheten.