Perustelut
Valmistelu ja lisätiedot:
digijohtaja Tommi Karttaavi
etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi
HPK Palvelut on Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen ja Porvoon kaupungin yhteisesti omistama yhtiö, jonka toimialana on talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden, ICT-, käännös- ja muiden tukipalveluiden tuottaminen. Yhtiö toimii julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (29.12.2016/1397) tarkoittamassa mielessä omistajiensa sidosyksikkönä.
Kun yhtiö on toiminut nyt muutaman vuoden ja toiminta on vakiintunut, on yhtiön ja asiakkaiden välisiä palvelusopimuksia tarkoituksenmukaista päivittää. Yhtiö on syksystä 2024 alkaen neuvotellut asiakkaiden kanssa uudesta sopimuskokonaisuudesta, jossa on nykyistä tarkemmin kuvattu yhtiön tuottamat palvelut, vastuut ja tavoiteltu palvelutaso sekä muutoshallinta. Uusi sopimuskokonaisuus myös mahdollistaa paremmin uusien asiakasomistajien mukaantulon yhtiöön. Uusi palvelusopimus ei merkittävästi muuta yhtiön nykyistä palveluntuotantoa asiakkailleen.
Sopimus koostuu pääsopimuksesta ja seitsemästä liitteestä. Pääsopimus sisältää sopimuksen pääkohdat, kuten osapuolet, sopimuksen voimassaoloajan, irtisanomisehdot ja vahingonkorvaukset. Lisäksi sopimuksessa käsitellään hinnoittelua, laskutusta, tietoturvallisuutta, tietosuojaa, alihankkijoiden käyttöä ja auditointia.
Hinnoittelu on palvelualuekohtaista ja on pyritty rakentamaan asiakaskohtaisesti mahdollisimman aiheuttamisperusteisesti, niin että kustannukset ja niiden kehittyminen ovat sekä asiakkaille että yhtiölle mahdollisimman ennustettavia ja läpinäkyviä. Irtisanomisehdoissa on pyritty turvaamaan palveluiden jatkuvuus tilanteissa, joissa yksittäinen asiakas lopettaa yhtiön palveluiden käytön tai vähentää niitä oleellisesti. Vahingonkorvauksia koskevat ehdot on pyritty laatimaan niin, että ne toteutuessaan eivät vaarantaisi yhtiön olemassaoloa tai palveluiden tuottamista. Asiakkailla on sopimuksen mukaan oikeus tarkastaa tai teetättää kolmannella riippumattomalla taholla tarkastus sen selvittämiseksi, onko palvelu vaatimusten mukainen ja toimittaja toiminut sopimuksen mukaisesti.
Sopimuksen liitteissä on kuvattu tarkemmin tarjottavat palvelut, sovitut palvelutasot, vuosittainen hinnoittelumenettely sekä yhteistyö- ja muutoshallintamalli. Lisäksi sopimuksen liitteinä on tietosuoja- ja tietoturvaliitteet sekä luettelo yhteyshenkilöistä ja alihankkijoista.
Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva ja sen irtisanomisaika on 12 kuukautta. Ensimmäinen mahdollinen irtisanomisajankohta on 31.12.2026, jolloin sopimus voi irtisanomisen perusteella päättyä aikaisintaan 31.12.2027. Tarkemmasta palveluvolyymista ja hinnoittelusta sovitaan erikseen vuosittain.
Päätösehdotus
Hyvinvointialuejohtaja:
Aluehallitus hyväksyy liitteenä olevan Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen ja HPK Palvelut Oy:n välisen uuden palvelusopimuksen. Sopimus tulee voimaan allekirjoittamalla erilliset sopimusasiakirjat.