Perustelut
Valmistelu ja lisätiedot:
hankintapäällikkö Ville Hanhinen
etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi
Tarjouspyyntö
Länsi-Uudenmaan ja Itä-Uudenmaan hyvinvointialueilla on tarpeena yhtenäistää asiakas- ja potilastietojärjestelmiä. Länsi-Uudenmaan ja Itä-Uudenmaan hyvinvointialueet hankkivat omilla alueillaan yhtenäisen asiakas- ja potilastietojärjestelmien kokonaisuuden. Hyvinvointialueet toteuttavat kilpailutuksen yhteistyössä ja alueet ovat muodostaneet hankintaa varten hankintarenkaan. Länsi-Uudenmaan ja Itä-Uudenmaan hyvinvointialueet tekevät hankintamenettelyn aikana erilliset hankintapäätökset. Molemmat alueet tekevät hankinnassa valittavan toimittajan kanssa myös omat erilliset sopimuksensa.
Länsi-Uudenmaan ja Itä-Uudenmaan hyvinvointialueet ovat pyytäneet 26.3.2024 päivätyllä osallistumispyynnöllä osallistumishakemuksia asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinnan kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn. Kilpailullisella neuvottelumenettelyllä toteutettavaan hankintamenettelyyn valittiin kolme tarjoajaa 3.5.2024 julkaistulla viranhaltijapäätöksellä (§ 105/2024, IUHVADno-2023-4124) Neuvottelukierroksia oli kaksi ja neuvottelut pidettiin viikoilla 23-24 sekä 38-39. Hankintayksiköt ilmoittivat kilpailullisen neuvottelumenettelyn neuvotteluvaiheen päättymisestä hankintamenettelyssä mukana oleville tarjoajille 24.10.2024. Länsi-Uudenmaan ja Itä-Uudenmaan hyvinvointialueet ovat pyytäneet kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn valituilta tarjoajilta 25.10.2024 päivätyllä lopullisella tarjouspyynnöllä lopulliset tarjoukset asiakas- ja potilastietojärjestelmästä.
Hankinnan kohteena on asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuus perusterveydenhuollon, sosiaalihuollon, suun terveydenhuollon sekä kotihoidon toiminnanohjauksen tarpeisiin. Hankinnan kohteeseen sisältyvät asiakas- ja potilastietojärjestelmien käyttöoikeuksien lisäksi järjestelmien toteutus ja käyttöönotto, tuki- ja ylläpitopalvelut, käyttöpalvelut sekä jatkokehityspalvelut järjestelmien käytön ajaksi koko sopimuskaudelle. Hankittavan järjestelmäkokonaisuuden tulee olla valmisohjelmisto. Hankittavalta kokonaisuudelta edellytetään sujuvaa integraatiota kansallisiin järjestelmiin sekä Suomessa voimassa olevan regulaation mukaisten vaatimusten toteuttamista.
Hankintaa ei jaettu osiin, sillä ratkaisun tulee sisältää hankinnan kohteen kuvauksessa kuvattu kokonaisuus.
Hankinnassa haetaan yhtä (1) päävastuullista toimittajaa, joka vastaa kokonaisratkaisusta ja siihen liittyvistä palveluista. Lisäksi hankinnassa valitaan yksi (1) varatoimittaja. Varatoimittajan kanssa voidaan solmia varsinainen hankintasopimus, mikäli toimittaja ei täytä sopimuskauden alkaessa tarjouspyynnön ehtoja ja edellytyksiä tai mikäli toimittaja ei täytä näitä ehtoja ja edellytyksiä sopimuskauden aikana. Varatoimittajaksi valitaan kokonaistaloudellisesti toiseksi edullisimman tarjouksen jättänyt tarjoaja.
Itä-Uudenmaan hyvinvointialue ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana.
Hankintamenettely
Hankinnassa on noudatettu lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Hankinta on toteutettu hankintalain 36 §:n ja 37 §:n tarkoittamaa kilpailullista neuvottelumenettelyä käyttäen.
Hankintamenettelynä on kilpailullinen neuvottelumenettely, koska hankintaan kuuluu suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja, ja hankinnan luonteeseen, monimutkaisuuteen tai oikeudelliseen ja rahoituksen muotoon liittyvistä erityisistä syistä tai niihin liittyvien riskien vuoksi ei voida tehdä hankintasopimusta ilman edeltäviä neuvotteluita.
Kysymyksessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, josta on julkaistu osallistumispyyntö Hilma- tietokannassa ja TED- tietokannassa 28.3.2024. Menettelyyn valittiin mukaan CGI Suomi Oy, Mediconsult Oy ja Tietoevry Finland Oy hyvinvointialuejohtajan päätöksellä 3.5.2024 § 105/2024, IUHVADno-2023-4124).
Lopullinen tarjouspyyntö lähetettiin kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn valituille tarjoajille Tarjouspalvelu.fi – toimittajaportaalin kautta 25.10.2024, jonne myös tarjoukset tuli jättää.
Valintaperuste
Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisesti edullisimpana tarjouksena pidettiin tarjousta, joka on hankintayksiköiden kannalta hinta-laatusuhteeltaan paras.
Vertailu- ja arviointiperusteet
Lopullisten tarjousten arviointi toteutettiin kahdessa vaiheessa:
- Lopullisen tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
- Lopullisten tarjousten vertailu
Hankintayksiköt valitsivat lopullisista tarjouksista sen, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellisesti edullisimpana pidetään tarjousta, joka on hinta-laatusuhteeltaan paras. Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous on se, jonka yhteenlasketut vertailupisteet ovat suurimmat.
Tarjousten vertailussa käytettiin seuraavia tarjouspyynnössä ilmoitettuja kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteita ja painoarvoja:
- Hinta 30 %
- Laatu 70 %, jakautuen tarkemmin seuraaviin kriteereihin:
- Ratkaisun toiminnallinen laatu ja käytettävyys 20 %
- Toimittajan toteutus- ja käyttöönottokyky 20 %
- Ratkaisun ominaisuudet suhteessa vaatimuksiin 15 %
- Ratkaisun arkkitehtuuri ja tekninen toteutus, ylläpito ja kehitys 15 %
Mikäli lopulliset vertailupisteet ovat tasan, toimittajaksi valitaan tarjoaja, jolla on korkeammat laatupisteet.
Hinta- ja laatupisteet muodostuivat tarjouspyynnön liitteessä 4 ”Tarjousten vertailuperusteet” ilmoitettujen kriteerien perusteella.
Hintavertailu toteutettiin tarjouksen liitteenä 6 toimitettavan hintalomakkeen (tarjouspyynnön liite 3.3.1) vertailuhinnan perusteella. Alhaisin vertailuhinta sai vertailuperusteesta täydet 30 hintapistettä ja muut tarjoukset suhteutettiin parhaaseen tarjoukseen seuraavalla kaavalla:
[Alhaisin vertailuhinta] / [Tarjouksen vertailuhinta] * 30
Vertailuperustekohtaisen pisteytyksen perusteella kullekin vertailuperusteelle annettiin lopuksi ns. raakapisteet tarjousvastausten perusteella. Raakapisteiden summaa käytettiin vertailupisteiden muodostamiseen. Raakapisteiden määrä pohjautui hankintayksiköiden näkemykseen laadun kannalta painotettavista teemoista.
Kunkin vertailuperusteen raakapisteet muunnettiin ko. vertailuperusteen vertailupisteiksi seuraavasti:
- Korkeimmat raakapisteet saivat maksimipisteet kyseisen vertailuperusteen osalta
- Muut raakapisteet skaalattiin lineaarisesti suoraan seuraavalla yhtälöllä:
[Tarjoajan raakapistemäärä] / [Korkein saatu raakapistemäärä] * [Maksimivertailupisteet]
Kysymykset, vastaukset ja tarjouspyyntöön tehdyt muutokset
Hankintaa koskevat tarkentavat kysymykset ja huomiot tuli esittää 1.11.2024 12.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi -portaalissa. Kysymyksiä tuli yhteensä 68 kappaletta. Vastaukset julkaistiin Tarjouspalvelu.fi -portaalissa 6.11.2024.
Hankintayksiköt ovat tehneet täsmennyksiä lopullisen tarjouspyynnön hankinta-asiakirjoihin. Lopulliseen tarjouspyyntöön tehtiin seuraavat täsmennykset: Hankinnan kohteen kuvaus”, liitteeseen 3.5.1 ”Palveluvaatimukset” ja liitteeseen 4.1.1 ”Tuotevertailun käyttötapaukset” tehtiin täsmennyksiä sekä lopullisen tarjouspyynnön kohdassa ”Tarjoukseen ladattavat liitteet” selvennettiin liitteiden 15 ja 15.1 osalta, että lopullinen tarjouspyyntö ei sisällä valmiita dokumenttipohjia eli tarjoaja lataa ko. kohtiin vapaamuotoiset liitteet.
Täsmennetty tarjouspyyntö on julkaistu kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä mukana oleville tarjoajille Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa 12.11.2024.
Tarjoukset
Määräaikaan 25.11.2024 12.00 mennessä tarjouksen tekivät seuraavat tarjoajat:
- CGI Suomi Oy (0357502–9)
- Mediconsult Oy (2922700–6
- Tietoevry Finland Oy (1962361–1)
Tarjousten käsittely ja vertailu
Hankintayksiköt ovat tarkistaneet tarjousten vastaavuuden tarjouspyyntöön. Tarjousten tarkastamisen yhteydessä hankintayksiköt pyysivät CGI Suomi Oy:ltä täsmennyksiä tarjouksen liitteisiin 9 ”Nimetyt asiantuntijat LUVN” ja ”Nimetyt asiantuntijat IU” sekä liitteeseen 3 ”Vastaukset toiminnallisiin vaatimuksiin”. CGI Suomi Oy toimitti hyväksyttävät täsmennykset asetetussa määräajassa. Kaikki tarjoukset vastasivat tarjouspyyntöä ja etenivät tarjousten vertailuun.
Hankintayksiköt ovat vertailleet tarjoukset esitettyjen valintaperusteiden mukaisesti. Vertailukriteerit, pisteytyksen perusteet ja arvioinnin toteuttaminen on kuvattu tarkemmin lopullisessa tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.
Tarjoukset asetettiin kokonaispistemäärän mukaiseen järjestykseen. Eniten kokonaispisteitä saanut tarjous on tarjouskilpailun voittaja. Tarjousvertailu ja tarjousten saamat vertailupisteet sekä niiden muodostumisen perusteet on kuvattu tarkemmin hankintapäätöksen liitteessä 1 ”Hankintapäätöksen perustelumuistio” alaliitteineen. Tarjouspyynnön mukaisesti hankintayksikkö valitsee tarjousten vertailun perusteella yhden (1) päävastuullisen toimittajan, jonka kanssa solmitaan hankintasopimus. Tarjouspyynnön mukaisesti toiseksi tullut toimittaja valitaan varatoimittajaksi.
Tietoevry Finland Oy:n tarjous sai vertailussa parhaat vertailupisteet 100. Toimittajaksi valitaan näin ollen Tietoevry Finland Oy, koska sen tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin. Tietoevry Finland Oy:n tarjoama vertailuhinta on ollut 15 650 281,44 €, josta Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen osuus on 11 308 051,04 € ja Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen osuus on 4 332 230, 40 €
Vertailussa toiseksi tuli CGI Suomi Oy jonka vertailupisteet olivat 86,71. Näin ollen CGI Suomi Oy valitaan varatoimittajaksi.
Vertailutaulukot ovat hankintapäätöksen liitteessä 1.
Hankintayksiköt ovat tutkineet Tietoevry Finland Oy:n osalta ajantasaiset todistukset ja selvitykset sen varmistamiseksi, ettei tarjoajaa rasita pakollinen tai harkinnanvarainen poissulkemisperuste, ja että tarjoaja täyttää asetetut soveltuvuusvaatimukset. Tarjoajaa ei rasita poissulkemisperuste ja se täyttää asetetut soveltuvuusvaatimukset.
Hankintapäätös tehdään ehdollisena. Ehdollisuuden perusteena on tietosuoja-asetuksen mukainen vaikutustenarviointi, jossa ilmenevät jäännösriskit eivät saa jäädä liian suuriksi. Jättämällä tarjouksen tarjoaja on sitoutunut tarjouspyynnön liitteessä 3.1 ”Tietosuoja- ja salassapitoliite” alaliitteineen oleviin ehtoihin ja vaatimuksiin sekä avustamaan tietosuojan vaikutustenarvioinnin loppuunsaattamisessa. Mikäli tietosuojan vaikutustenarvioinnissa nousee esiin suuria riskejä, ja suojatoimenpiteet on kartoitettu eikä riskejä saada pienennettyä hyväksyttävälle tasolle yhdessä Tilaajan kanssa, ei tietosuoja-asetukseen perustuen palvelua voida ottaa käyttöön. Hankintayksikkö varaa edellä kuvatulla tavalla vaikutustenarvioinnin vuoksi oikeuden oikaista hankintaa koskevaa päätöstä, mikäli vaikutustenarvioinnin lopputuloksen perusteella palvelua ei voida ottaa käyttöön.
Tietoevry Finland Oy käyttää sopimuskauden aikana palvelun tuottamisessa alihankintaa. Valittu toimittaja voi sopimuskauden aikana tehdä alihankkijoita koskevia muutoksia ja lisäyksiä hankintasopimuksessa sovitulla tavalla.
Sopimus
Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä. Sopimuksen määräaikainen kesto on neljä (4) vuotta alkaen sopimuksen allekirjoituksesta. Määräaikaisen keston jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.
Hankintasopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Toimivalta
Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen hallintosäännön 22 §:n mukaan aluehallitus päättää yli 5 000 000 euron ja enintään 10 000 000 euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista sekä edellä mainittuja koskevista hankintaoikaisuista.