Beskrivning
Beredning och tilläggsuppgifter:
ledande upphandlingssakkunnig Johanna Heikel
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi
Upphandlingsförfarande och upphandlingsannons
Konkurrensutsättningen av ” serviceboende med heldygnsomsorg” har utförts som en intern konkurrensutsättning i klass 1 inom ett dynamiskt inköpssystem som Östra Nylands välfärdsområde har inrättat. Det dynamiska upphandlingssystemet är indelat i klasser: Klass 1 serviceboende med heldygnsomsorg och Klass 2 Gemenskapsboende.
Östra Nylands välfärdsområde inrättade ett dynamiskt inköpssystem (DPS) för upphandling av boende service för äldre genom en upphandlingsannons publicerad 6.9.2024 och genom en begäran om deltagande nummer IUHVADno-2024-2450. Upphandlingsannonsen publicerades i annonskanalerna www.hankintailmoitukset.fi och www.tarjouspalvelu.fi (nr 2024-013688) och 29.4.2024 i TED (nr 537100-2024).
Östra Nylands välfärdsområde upphandlar boendetjänster för äldre i det Dynamiska upphandlingssystemet.
Inköpssystemet är i kraft sex (6) år från att det inrättades. Inköpssystemet är under hela sin giltighetstid öppet för alla serviceproducenter som uppfyller lämplighetskriterierna. Beställaren genomför efter eget behov konkurrensutsättningar inom systemet under systemets giltighetstid. Då har nya serviceproducenter möjlighet att lämna anbud, och beställaren kan göra ändringar i villkoren i systemet. Ett kontrakt som ingåtts på basis av ett anbudsförfarande inom systemet kan vara i kraft i högst två (2) år efter det att inköpssystemet har upphört att gälla.
Det är fråga om upphandling av boende service för äldre inom social- och hälsovårdsbranschen i form av upphandling av social- och hälsovårdstjänster enligt bilaga E till upphandlingslagen. På upphandlingen tillämpas bestämmelserna i 12 kap. och de allmänna principerna för upphandling enligt 3 § i upphandlingslagen. Upphandlingen genomförs genom ett dynamiskt inköpssystem för social- och hälsovårdstjänster (nedan inköpssystemet), vilket innebär ett förfarande som beställaren planerar och som överensstämmer med principerna i upphandlingslagen för anskaffning av de tjänster som är föremål för upphandlingen.
Verksamhetsprinciperna för inköpssystemet beskrivs noggrannare i bilagan till begäran om tillträde ”Beskrivning av upphandlingsförfarandet Östra Nylands välfärdsområde”.
Föremål för upphandling och uppskattat värde
I denna interna konkurrensutsättning upphandlas serviceboende med heldygnsomsorg för äldre. Kunderna inom serviceboende med heldygnsomsorg är äldre personer vars behov av hjälp och stöd är dygnet runt och mångsidigt. Kvalitetskraven för tjänsten säkerställer en meningsfull och värdig viktig vardag för de äldre.
Vid upphandlingen inrättas ett ramavtal där alla tjänsteleverantörer som uppfyller kraven i anbudsförfrågan väljs ut.
Resultatet av konkurrensutsättningen gäller kunder som redan bor i den valda boendeservice serviceboendeenheten vid avtalets början, kunder som vill byta boende samt nya kunder. Vid avtalets slut förblir de kundspecifika serviceavtalen i kraft oavsett resultatet av en eventuell ny konkurrensutsättning. Målet är att ingen ska behöva flytta eller byta boende på grund av konkurrensutsättningen och dess resultat.
Urvalskriteriet för kundspecifik tjänst baseras på det servicebehov som har bedömts enligt socialvårdslagen och kundlagen. Lagstiftningen kräver att kundens självbestämmanderätt respekteras och att hens åsikter och individuella behov beaktas vid bedömningen av servicebehovet och upprättandet av kundplanen. Kunden deltar i bedömningen av servicebehovet, planeringen och valet av tjänsteleverantör enligt lagstiftningen. Tjänsten upphandlas från den tjänsteleverantör vars tjänst bäst motsvarar kundens servicebehov, bedömt enligt lagstiftningen. I detta sammanhang bekantar sig beställaren noggrant med innehållet i varje tjänsteleverantörs erbjudna tjänst. Om det finns flera tjänsteleverantörer som motsvarar det enligt lagstiftningen bedömda servicebehovet, görs valet enligt avtalets prioritetsordning.
Föremålet för upphandlingen beskrivs närmare i anbudsförfrågan med bilagor.
Det uppskattade totala värdet av upphandlingen under avtalsperioden, beräknat enligt upphandlingslagen, är cirka 70 miljoner euro (exklusive mervärdesskatt).
Avsikten är att tjänsten enligt det upphandlade avtalet ska börja den 1 februari 2025. Avtalet gäller tidsbestämt i två (2) år. Efter den grundläggande avtalsperioden har beställaren möjlighet att använda två ettåriga optioner (1+1). Beställaren beslutar om användningen av optionen minst 6 månader före avtalets slut / slutet av det första optionsåret.
Anbudsförfrågan och inkomna anbud
Den 14 oktober 2024 publicerade den upphandlande enheten en intern anbudsförfrågan för alla godkända anbudssökande i inköpssystemet. Anbudsförfrågan jämte bilagor utgör kompletterande material till beslutet.
Den upphandlande enheten svarade på frågorna om anbudsförfrågan jämte bilagor inom den i anbudsförfrågan angivna tiden.
Man kunde lämna in anbud också för boendeenheter som är under planering.
För nya boendeenheters del, vilka planeras bli färdiga under avtalsperioden, sluts avtalen då boendeenheten är färdig att ta emot kunder och den upphandlande enheten har kontrollerat att alla villkor/krav enligt begäran om deltagande uppfylls.
Den upphandlande enheten fick 55 anbud inom tidsfristen för inlämnande av anbud, det vill säga senast 8.11.2024 kl. 9.00.
De inkomna anbuden framgår av bilaga 1, Avauspöytäkirja.
Alla anbudsgivare lämnade in sina anbud inom utsatt tid.
Bedömning av överensstämmelse med anbudsförfrågan
Enligt 113 § i upphandlingslagen ska en anbudsgivare i sitt anbud visa att den tjänst som erbjuds svarar mot kraven i anbudsförfrågan. Anbud som inte motsvarar anbudsförfrågan eller villkoren för anbudsförfarandet ska uteslutas ur anbudsförfarandet.
Vid granskningen av anbuden konstaterades för två anbudsgivares del ett uppenbart fel som gäller prisets storleksklass ”hyra: euro / dygn / en boende” och den upphandlande enheten bad anbudsgivarna om precisering av anbuden. Efter att ha granskat preciseringarna konstaterade den upphandlande enheten att Stiftelsen för Lovisanejdens servicehus sr anbud för boendeenheten Eleonora samt Valkon Hoitokoti Oy:s anbud för boendeenheten Pajunkissan hoitokoti överensstämde med anbudsförfrågan.
Dessutom konstaterades vid granskningen av anbuden att det fanns en oklarhet angående personalformuläret för tre anbudsgivares del. Den upphandlande enheten bad Yrjö ja Hanna Hoivapalvelut Oy om komplettering för boendeenheten Domus Leppis del, Yrjö ja Hanna Oy för boendeenheten Hanna Kotis del och Primelife Healthcare Oy (i öppningsprotokollet Solum Asumispalvelut Oy) för deras boendeenhet.
Efter att ha granskat kompletteringarna konstaterade den upphandlande enheten att Yrjö ja Hanna Oy:s anbud för boendeenheten Hanna Koti överensstämde med anbudsförfrågan.
Yrjö ja Hanna Hoivapalvelut Oy:s anbud för boendeenheten Domus Leppis samt Primelife Healthcare Oy för deras boendeenhets del uppfyllde inte alla krav i anbudsförfrågan och utesluts ur upphandlingen.
Noggrannare motiveringar för uteslutandet finns i bilagor för respektive anbudsgivare vilka är sekretessbelagda enligt offentlighetslagens 24 §, 1 mom. punkt 20.
Medivida Hoiva Oy:s boendeenhet Mannakodit uppfyllde inte kravet i anbudsförfrågan på var boendeenheten ska vara belägen och utesluts ur upphandlingen.
Mehiläinen Lappträsk Ab:s anbud för Mainiokoti Klockaren uppfyllde inte till alla delar kraven på anbudsförfrågan och utesluts ur upphandlingen. Noggrannare motiveringar för uteslutandet finns i en bilaga för anbudsgivaren. Bilagan är sekretessbelagd enligt offentlighetslagens 24 §, 1 mom. punkt 20.
Alla övriga inkomna anbuden var i enlighet med kraven i anbudsförfrågan och uppfyllde minimikraven i anbudsförfrågan. De inkluderas i jämförelsen av anbud.
Jämförelse av anbuden
Den upphandlande enheten väljer till avtalsleverantörer alla de serviceproducenter som uppfyller de minimikrav som ställts. Valet av serviceproducenter sker och serviceproducenternas prioritetsordning uppstår på basis av resultatet av jämförelsen av anbud.
Grunden för valet av anbud är ekonomisk fördelaktighet på följande sätt.
Pris Vikt 100 %
Jämförelsepriset för anbuden består av dygnspriset för serviceboende med helhetsomsorg, inkluderande måltider, då personaldimensioneringen är 0,65 (euro / dygn / kund, moms 0%). Det förmånligaste dygnspriset får 100 poäng. De övriga anbuden får poäng enligt följande formel: förmånligaste dygnspriset/anbudsgivarens dygnspris x 100.
Kvaliteten av tjänsten säkerställs genom uppföljning av avtalet under avtalsperioden. Tjänsten bör under hela avtalsperioden, inklusive optionsåren, uppfylla de kvalitetskrav som upprättats i beskrivningen av tjänsten. Beskrivningen av tjänsten är en bilaga till anbudsförfrågan och beskriver minimikraven för tjänsten.
Upphandlingsavtal
Avtal om upphandling ingås genom att parterna tecknar ett separat skriftligt kontrakt. Vid tjänsteupphandling enligt bilaga E som överstiger EU-tröskelvärdet får kontrakt ingås tidigast 14 dagar från det att anbudssökanden eller anbudsgivaren har fått eller anses ha fått del av beslutet och besvärs anvisningen.
Den som söker ändring i ett upphandlingsärende ska enligt 148 § i upphandlingslagen skriftligt underrätta den upphandlande enheten om att ärendet förs till marknadsdomstolen. Den upphandlande enheten ber att en eventuell underrättelse om sökande av ändring tillsänds adressen kirjaamo@itauusimaa.fi samt ville.hanhinen(at)itauusimaa.fi
Befogenheter
Det bestäms i 22 § i förvaltningsstadgan för Östra Nylands välfärdsområde att välfärdsområdesfullmäktige beslutar om upphandlingar, avtal och förbindelser som överskrider 10 000 000 euro samt om upphandlingsrättelser angående de ovannämnda.
Beslut
Välfärdsområdesstyrelsen beslutade enhälligt bordlägga ärendet.
Möte hantering
Ledamöterna Patrik Björkman och Arto Kujala anmälde jäv (förvaltningslagen 28.1 § punkt 5 samfundsjäv, styrelsemedlemmar i Mehiläinen Lapinjärvi Oy) och avlägsnade sig från mötet för behandlingen av det här ärendet (kl. 16.15-16.55).
Ordförandes förslag om att bordlägga ärendet för tilläggsutredningar, godkändes enhälligt.