Perustelut
Valmistelu ja lisätiedot:
hankintapäällikkö Ville Hanhinen
etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi
Hankintamenettely ja hankintailmoitus
Sosiaali- ja terveydenhuollon henkilökuljetuspalveluiden kilpailutus on toteutettu dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisenä kilpailutuksena Itä-Uudenmaan hyvinvointialueelle siirtyneessä Porvoon kaupungin yhdessä Askolan ja Sipoon kuntien sekä Loviisan kaupungin kanssa perustamassa hankintajärjestelmässä. Sosiaali- ja terveydenhuollon henkilökuljetuspalveluiden dynaaminen hankintajärjestelmä (jatkossa hankintajärjestelmä) on perustettu hankintailmoituksella ja osallistumispyynnöllä, joka on julkaistu 29.6.2021 ilmoituskanavissa Tarjouspalvelu.fi ja www.hankintailmoitukset.fi (nro. 2021–077972) ja 2.7.2021 TED:issä (nro. 2021/S 126–334732).
Hankintajärjestelmä on voimassa neljä (4) vuotta sen perustamisesta lukien. Hankintajärjestelmä on koko voimassaolonsa ajan avoin kaikille soveltuvuusehdot täyttäville palveluntuottajille. Tilaaja toteuttaa tarpeensa mukaan järjestelmän sisäisiä kilpailutuksia järjestelmän keston aikana. Tällöin uusilla palveluntuottajilla on mahdollisuus tehdä tarjouksia järjestelmän eri luokkiin ja tilaaja voi tehdä muutoksia järjestelmän ehtoihin. Järjestelmän sisäisen tarjouskilpailun perusteella solmittu sopimus voi olla voimassa enintään kaksi (2) vuotta hankintajärjestelmän voimassa olon päättymisen jälkeen.
Kyseessä on henkilökuljetuspalvelujen hankinta hankintalain liitteen E mukaisena sosiaali- ja terveyspalveluhankintana. Hankintaan sovelletaan hankintalain 12 luvun säännöksiä ja 3 §:n mukaisia hankintojen yleisiä periaatteita. Hankinta toteutetaan sosiaali- ja terveyspalveluiden dynaamisella hankintajärjestelmällä (jatkossa hankintajärjestelmä), joka tarkoittaa tilaajan suunnittelemaa, hankintalain periaatteiden mukaista menettelyä hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkimiseen.
Hyvinvointialue toteuttaa palveluhankinnan avulla sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaiden välttämättömiä kuljetuspalveluita järjestämisvastuunsa mukaisesti, palvelujen luonne huomioiden tarkoituksenmukaisella tavalla. Hyvinvointialue huolehtii palvelujen saatavuudesta ja kattavuudesta muun muassa palvelun laatua, hinnoittelua ja päivystysjärjestelmän mahdollisuutta sekä jatkuvuuden hallintaa koskevilla sopimusehdoilla.
Hankintajärjestelmän toimintaperiaatteet on kuvattu tarkemmin osallistumispyynnön liitteessä ”Dynaamisen hankintajärjestelmän periaatteet”.
Hankinnan kohde ja ennakoitu arvo
Hankintajärjestelmän sisäinen kilpailutus toteutuu hankintajärjestelmän luokissa 1 M1 luokan henkilöauto, 2 M1 luokan henkilöauto, pieni esteetön auto, 3 M1 luokan henkilöauto, suuri esteetön auto ja 4 M2 luokan linja-auto pyörätuolivalmiudella.
Sisäisen kilpailutuksen kohteena ovat Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaiden ja muiden palvelun käyttäjien henkilökuljetuspalvelut. Hankinnan kohteena ovat sosiaalihuoltolain ja vammaispalvelulain mukaiset kuljetuspalvelut ja muut sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaiden tarpeen mukaiset yksilölliset ja ryhmäkuljetukset. Hankinnan kohteena ovat myös terveydenhuoltolakiin perustuvat kiireettömät potilassiirrot. Kuljetuspalvelu pitää sisällään tarpeen mukaisen ajoneuvon sekä kuljettajan. Kuljetusten kokonaisvaltaisesta ohjauksesta, tilausvälityksestä ja reitityksestä vastaa ensisijaisesti tilaajan ohjauskeskus.
Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin ohjeismateriaalina 1–4 olevissa tarjouspyynnöissä liitteineen.
Hankinnan hankintalain mukaisesti laskettu ennakoitu arvo kokonaisarvo sopimuskaudella on noin 4,8 miljoonaa euroa (ilman arvonlisäveroa).
Tarkoituksena on, että sopimukset tehdään viimeistään 1.10.2023 ja palvelu alkaa mahdollisimman pian tämän jälkeen. Sopimus on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta.
Toimivalta
Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen hallintosäännön 22 §:n mukaan palveluiden järjestäminen lautakunta päättää vähintään 1 000 000 euron ja enintään 5 000 000 euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista sekä edellä mainittuja koskevista hankintaoikaisuista toimialallaan.
Tarjouspyyntö ja saadut tarjoukset
Hankintayksikkö lähetti 13.6.2023 kaikille hankintajärjestelmän luokkiin 1 M1 luokan henkilöauto, 2 M1 luokan henkilöauto, pieni esteetön auto, 3 M1 luokan henkilöauto, suuri esteetön auto ja 4 M2 luokan linja-auto pyörätuolivalmiudella hyväksytyille ehdokkaille hankintajärjestelmän sisäisen tarjouspyynnön. Tarjouspyynnöt ovat päätöksen oheismateriaaleina 1–4.
Hankintayksikkö sai tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan 1.8.2023 klo 10.00 mennessä tarjouksia seuraavasti:
Luokka 1 M1 luokan henkilöauto 50 tarjousta
Luokka 2 M1 luokan henkilöauto, pieni esteetön auto 15 tarjousta
Luokka 3 M1 luokan henkilöauto, suuri esteetön auto 18 tarjousta
Luokka 4 M2 luokan linja-auto pyörätuolivalmiudella 2 tarjousta
Saadut tarjoukset ilmenevät liitteistä 1 Avauspöytäkirja luokka 1, 2 Avauspöytäkirja luokka 2, 3 Avauspöytäkirja luokka 3 ja 4 Avauspöytäkirja luokka 4.
Kaikki tarjoajat jättivät tarjouksensa asetettuun määräaikaan mennessä. KMS Syrjäläinen Oy ilmoitti tarjousten jättämiselle varatun määräajan päättymisen jälkeen, että haluaa peruuttaa luokkaan 3 jättämänsä tarjouksen. Peruutettua tarjousta ei otettu mukaan tarjouspyynnön mukaisuuden arviointiin.
Tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Hankintalain 113 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta.
Tarjousten tarkastuksessa havaittiin, että saadut tarjoukset ja tarjousten päivitykset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja täyttivät tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset. Ne hyväksytään tarjousvertailuun.
Tarjousten vertailu
Hankintayksikkö valitsee sopimustoimittajiksi kaikki tarjouspyynnön mukaiset, asetetut vähimmäisvaatimukset täyttävät palveluntuottajat. Tarjousvertailu suoritetaan erikseen kussakin hankintajärjestelmän luokassa. Palveluntuottajien valinta toteutuu tai etusijajärjestys muodostuu tarjousvertailun lopputuloksen mukaisesti.
Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus seuraavasti.
HINTA
Painoarvo 60 %
Hintavertailua varten suurimman alennusprosentin tarjonnut saa vertailuun 60 pistettä. Muiden tarjoajien alennusprosentit suhteutetaan suurimpaan alennusprosenttiin kaavalla tarjoajan alennusprosentti / suurin alennusprosentti * 60.
LAATU
Painoarvo 40 %
Laatuvertailua varten tarjoajan laatuvertailussa saamat pisteet lasketaan yhteen, jolloin saadaan tarjoajan raakapisteet. Eniten raakapisteitä saanut saa tarjousvertailussa täydet 40 pistettä ja muiden tarjousten laatupisteet suhteutetaan kaavalla tarjoajan laaturaakapisteet/ suurimmat laaturaakapisteet * 40.
Laatuperusteina hankintajärjestelmän luokassa 1 olivat
- A Puhdas ajoneuvo
- B Taksiliikenteen erityisryhmien kuljettajakoulutukset
Laatuperusteina hankintajärjestelmän luokassa 2 olivat
- A Hybridi- ja täyssähköautot
- B Taksiliikenteen erityisryhmien kuljettajakoulutukset
Laatuperusteena hankintajärjestelmän luokissa 3–4 oli
- A Taksiliikenteen erityisryhmien kuljettajakoulutukset
Tarjouksen edellä mainitulla tavalla muodostetut hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen ja tarjousten etusijajärjestyksen muodostamisen perusteena on paras hinta-laatusuhde. Hinta- ja laatuperusteet ja niiden pisteytys on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnöissä.
Tarjouspyynnössä annetun ohjeen mukaan tarjoajan tuli kuvata laatuperusteen A Puhdas ajoneuvo toteutuminen tarjottavien ajoneuvojen kuvauksen yhteydessä. Tarjouspyynnön mukaan, jos kuvaus puuttui, tarjoaja saa tältä osin 0 pistettä. Seuraavat tarjoajat olivat ajoneuvojen kuvauksen yhteydessä vastanneet ”ei” kysymykseen ”Kyseessä on laatuperusteen A mukainen puhdas ajoneuvo”. Hankintayksikkö on tältä osin oikaissut tarjoajan ilmoitukseen perustuvaa laatupisteytystä siten, että ne saavat laatuperusteesta A Puhdas ajoneuvo 0 pistettä:
- KMS Syrjäläinen Oy luokassa 1
- Old Town Taxi luokassa 1
Tarjousvertailun lopputulos, valitut palveluntuottajat ja palveluntuottajien etusijajärjestys kussakin hankintajärjestelmän luokassa on liitteen 5 Valitut palveluntuottajat luokat 1–4 mukainen.
Hankintasopimus ja ilmoitus
Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen tekemisellä. EU-kynnysarvon ylittävässä liitteen E palveluhankinnassa voidaan tehdä sopimus aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinta-asiaan muutosta hakevalle asetettu hankintalain 148 §:ssä velvollisuus ilmoittaa hankintayksikölle kirjallisesti asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Hankintayksikkö pyytää toimittamaan mahdollisen muutoksenhakua koskevan ilmoituksen osoitteeseen kirjaamo@itauusimaa.fi sekä ville.hanhinen@itauusimaa.fi
Oheismateriaali
OHEISMATERIAALI 1 Tarjouspyyntö luokka 1 M1 luokan henkilöauto
OHEISMATERIAALI 2 Tarjouspyyntö luokka 2 M1 luokan henkilöauto, pieni esteetön auto
OHEISMATERIAALI 3 Tarjouspyyntö luokka 3 M1 luokan henkilöauto, suuri esteetön auto
OHEISMATERIAALI 4 Tarjouspyyntö luokka 4 M2 luokan linja-auto pyörätuolivalmiudella