Beskrivning
Beredning och tilläggsuppgifter:
upphandlingschef Ville Hanhinen
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi
Upphandlingsförfarande och meddelande om upphandling
Konkurrensutsättningen av persontransporttjänster inom social- och hälsovården har genomförts som intern konkurrensutsättning inom ett dynamiskt inköpssystem, som är det inköpssystem som Borgå stad och kommunerna Askola och Sibbo samt Lovisa stad har inrättat och som övergick till Östra Nylands välfärdsområde. Det dynamiska inköpssystemet för persontransporttjänsterna inom social- och hälsovården (nedan inköpssystemet) har inrättats genom en upphandlingsannons och en begäran om deltagande som har publicerats 29.6.2021 i annonskanalerna Tarjouspalvelu.fi och www.hankintailmoitukset.fi (nr 2021–077972) och 2.7.2021 i TED (nr 2021/S 126–334732).
Inköpssystemet är i kraft fyra (4) år från att det inrättades. Inköpssystemet är under hela sin giltighetstid öppet för alla tjänsteproducenter som uppfyller lämplighetskriterierna. Beställaren genomför efter eget behov konkurrensutsättningar inom systemet under systemets giltighetstid. Då har nya tjänsteproducenter möjlighet att lämna anbud i systemets olika kategorier, och beställaren kan göra ändringar i villkoren i systemet. Ett kontrakt som ingåtts på basis av ett internt anbudsförfarande inom systemet kan vara i kraft i högst två (2) år från det att inköpssystemet har upphört att gälla.
Det är fråga om upphandling av persontransporttjänster i form av upphandling av social- och hälsovårdstjänster enligt bilaga E till upphandlingslagen. På upphandlingen tillämpas bestämmelserna i 12 kap. och de allmänna principerna för upphandling enligt 3 § i upphandlingslagen. Upphandlingen genomförs genom ett dynamiskt inköpssystem för social- och hälsovårdstjänster (nedan inköpssystemet), vilket innebär ett förfarande som beställaren planerar och som överensstämmer med principerna i upphandlingslagen för anskaffning av de tjänster som är föremål för upphandlingen.
Välfärdsområdet genomför med hjälp av tjänsteupphandling nödvändiga transporttjänster för klienterna inom social - och hälsovården i enlighet med sitt organiseringsansvar, på ett ändamålsenligt sätt med beaktande av tjänsternas karaktär. Välfärdsområdet sörjer för tillgången på och omfattningen av tjänsterna med avtalsvillkor som gäller bland annat kvaliteten och prissättningen av tjänsten och möjligheten för joursystem samt kontinuitetshanteringen.
Inköpssystemets verksamhetsprinciper beskrivs närmare i bilagan Principer för ett dynamiskt inköpssystem.
Föremål för upphandling och uppskattat värde
Den interna konkurrensutsättningen inom upphandlingssystemet genomförs i kategori 1 M1 personbil, kategori 2 M1 personbil, en liten tillgänglig bil, kategori 3 M1 personbil, en stor tillgänglig bil och kategori 4 M2 buss med rullstolsberedskap.
Föremålet för den interna konkurrensutsättningen är persontransporttjänsterna för klienter inom social- och hälsovården och andra tjänsteanvändare i Östra Nylands välfärdsområde. Föremålet för upphandlingen är färdtjänst enligt socialvårdslagen och lagen om funktionshinderservice och andra individuella transporter och grupptransporter enligt klienternas behov inom social - och hälsovården. Föremålet för upphandlingen är också icke-brådskande patienttransporter baserar sig på hälso- och sjukvårdslagen. Färdtjänsten omfattar ett fordon som överensstämmer med behovet samt en förare. För den övergripande styrningen av transporterna, beställningsförmedlingen och rutten svarar i första hand beställarens styrningscentral.
Föremålet för upphandlingen har beskrivits närmare i anbudsförfrågningarna 1–4 som föreligger som bifogat material inklusive bilagor.
Det uppskattade totala värdet av upphandlingen, som beräknats i enlighet med upphandlingslagen, uppgår under avtalsperioden till cirka 4,8 miljoner euro (exklusive mervärdesskatt).
Avsikten är att avtalen ingås senast 1.10.2023 och servicen inleds så snart som möjligt därefter. Avtalet är i kraft tidsbestämt i två (2) år.
Befogenheter
Det bestäms i 22 § i förvaltningsstadgan för Östra Nylands välfärdsområde att Nämnden för ordnande av tjänster beslutar om upphandlingar, avtal och förbindelser som är minst 1 000 000 euro och högst 5 000 000 euro samt om upphandlingsrättelser angående de ovannämnda inom sektorn.
Anbudsförfrågan och inkomna anbud
Den upphandlande enheten skickade 13.0.2023 en anbudsförfrågan inom inköpssystemet till alla godkända anbudssökande i inköpssystemets kategorier 1 M1 personbil, 2 M1 personbil, en liten tillgänglig bil, 3 M1 personbil, en stor tillgänglig bil och 4 M2 buss med rullstolsberedskap. Anbudsförfrågningarna föreligger som bifogat material 1–4 till beslutet.
Den upphandlande enheten fick följande anbud inom tidsfristen för inlämnande av anbud, dvs. senast 1.8.2023 kl. 10.00:
Kategori 1 M1 personbil 50 anbud
Kategori 2 M1 personbil, en liten tillgänglig bil 15 anbud
Kategori 3 M1 personbil, en stor tillgänglig bil 18 anbud
Kategori 4 M2 buss med rullstolsberedskap 2 anbud
De inkomna anbuden framgår av bilaga 1 Öppningsprotokollet för kategori 1, 2 Öppningsprotokollet för kategori 2, 3 Öppningsprotokollet för kategori 3 och 4 Öppningsprotokollet för kategori 4.
Alla anbudsgivare lämnade in sina anbud inom utsatt tid. KMS Syrjäläinen Oy meddelade efter att tiden för lämnande av anbud hade gått ut att han önskar återta sitt anbud i kategori 3. Det återtagna anbudet togs inte med i bedömningen enligt anbudsförfrågan.
Bedömning av överensstämmelse med anbudsförfrågan
Enligt 113 § i upphandlingslagen ska en anbudsgivare i sitt anbud visa att den tjänst som erbjuds svarar mot kraven i anbudsförfrågan. Anbud som inte motsvarar anbudsförfrågan eller villkoren för anbudsförfarandet ska uteslutas ur anbudsförfarandet.
Vid granskningen av anbuden konstaterades att de inkomna anbuden och anbudsuppdateringarna var förenliga med kraven i anbudsförfrågan och uppfyllde minimikraven i anbudsförfrågan. De godkänns för en jämförelse av anbuden.
Jämförelse av anbud
Den upphandlande enheten väljer till avtalsleverantörer alla tjänsteproducenter som uppfyller de minimikrav som ställs i anbudsförfrågan. Anbudsjämförelsen görs separat för varje kategori av inköpssystemet. Valet av serviceproducenter sker, eller alternativt, uppstår den prioritetsordning i vilken tjänsteproducenterna ställs på basis av resultatet av jämförelsen av anbud.
Kriteriet för valet är anbudens totalekonomiska fördelaktighet enligt följande.
PRIS
Vikt 60 %
Den som vid en jämförelse erbjudit den största sänkningsprocenten får 60 poäng i prisjämförelsen. Andra anbudsgivares sänkningsprocent ställs i relation till den högsta sänkningsprocenten med formeln anbudsgivarens sänkningsprocent/högsta sänkningsprocent * 60.
KVALITET
Vikt 40 %
För kvalitetsjämförelsen räknar man ihop de poäng som anbudsgivaren fått vid kvalitetsjämförelsen. Summan utgör anbudsgivarens totala råpoäng. Den som fått flest råpoäng får i anbudsjämförelsen det maximala poängtalet 40 poäng, och kvalitetspoängtalen för de övriga anbuden ställs i relation till varandra enligt formeln anbudsgivarens kvalitetsråpoäng/högsta kvalitetsråpoäng * 40.
Kvalitetskriterierna för inköpssystemets kategori 1 var
- A Rent fordon
- B Förarutbildning för taxitrafik för grupper med särskilda behov
Kvalitetskriterierna för inköpssystemets kategori 2 var
- A Hybrid- och elbilar
- B Förarutbildning för taxitrafik för grupper med särskilda behov
Kvalitetskriteriet för inköpssystemets kategorier 3–4 var
- A Förarutbildningar för taxitrafik för grupper med särskilda behov
Anbudets pris- och kvalitetspoäng, som har beräknats på ovan nämnt sätt, räknas ihop, och prioritetsordningen mellan anbuden fastställs enligt bästa pris i förhållande till kvaliteten. Pris- och kvalitetsgrunderna och poängsättningen av dem beskrivs närmare i anbudsförfrågningarna.
Enligt anvisningen i anbudsförfrågan skulle anbudsgivaren beskriva hur kvalitetskriteriet A Rent fordon, genomförs i samband med anbudsgivarens beskrivning av fordon. Enligt anbudsförfrågan får anbudsgivaren 0 poäng om beskrivningen fattades. De följande anbudsgivarna hade i samband med beskrivningen av fordon svarat nej under kvalitetskriteriet A Rent fordon. Den upphandlande enheten har till denna del rättat kvalitetspoängsättningen som baserar sig på anbudsgivarens meddelande så att de får 0 poäng för kvalitetskriteriet A Rent fordon:
- KMS Syrjäläinen Oy i kategori 1
- Old Town Taxi i kategori 1
Resultatet av jämförelsen av anbud, de tjänsteproducenter som valts och prioritetsordningen mellan tjänsteproducenterna i varje kategori i inköpssystemet är den som anges i bilaga 5 Valda tjänsteproducenter kategorierna 1–4.
Upphandlingskontrakt och annons
Avtal om upphandling ingås genom att parterna tecknar ett separat skriftligt kontrakt. Vid tjänsteupphandling enligt bilaga E som överstiger EU-tröskelvärdet får kontrakt tecknas tidigast 14 dagar från det att anbudssökanden eller anbudsgivaren har fått eller anses ha fått del av beslutet och besvärsanvisningen.
Den som söker ändring i ett upphandlingsärende ska enligt 148 § i upphandlingslagen skriftligt underrätta den upphandlande enheten om att ärendet förs till marknadsdomstolen. Den upphandlande enheten ber att en eventuell underrättelse om sökande av ändring tillsänds adressen kirjaamo@itauusimaa.fi samt ville.hanhinen@itauusimaa.fi.
Kompletterande material
BIFOGAT MATERIAL 1 Anbudsförfrågan för kategori 1 M1 personbil
BIFOGAT MATERIAL 2 Anbudsförfrågan för kategori 2 M1 personbil, en liten tillgänglig bil
BIFOGAT MATERIAL 3 Anbudsförfrågan för kategori 3 M1 personbil, en stor tillgänglig bil
BIFOGAT MATERIAL 4 Anbudsförfrågan för kategori 4 M2 buss med rullstolsberedskap