Beskrivning
Tilläggsmaterial:
Alihankkijalomake henkilökohtainen apu
Henkilötietojen käsittelytoimien kuvaus henkilökohtainen apu
Henkilöstön tietoturvaohje IUHVA 26.10.2023
Henkilöstötietojen käsittelyn ehdot henkkilökohtainen apu
Palvelukuvaus henkilökohtainen apu 2025
Sopimus vammaispalvelulain henkilökohtainen apu
Tarjouspyyntö henkilökohtainen apu 20.10.2025
Beredning och tilläggsuppgifter:
upphandlingschef Ville Hanhinen
fornamn.efternamn(at)itauusimaa.fi
Upphandlingsförfarande och upphandlingsannons
Östra Nylands välfärdsområde (i fortsättningen den upphandlande enheten) inrättade ett flexibelt digitalt register över serviceproducenter (DPS) som gäller upphandling av service enligt funktionshinderservicelagen genom en upphandlingsannons som publicerades 1.10.2024 och genom en begäran om deltagande nummer IUHVADnr-2024-3331. Upphandlingsannonsen publicerades i annonskanalerna www.hankintailmoitukset.fi och www.tarjouspalvelu.fi.
Det är fråga om upphandling av service för personer med funktionsnedsättning i form av upphandling av social- och hälsovårdstjänster enligt bilaga E till upphandlingslagen. På upphandlingen tillämpas bestämmelserna i 12 kap. och de allmänna principerna för upphandling enligt 3 § i upphandlingslagen. Upphandlingen genomförs genom ett flexibelt digitalt register över serviceproducenter (nedan serviceproducentregister), vilket innebär ett förfarande som den upphandlande enheten planerar och beskriver och som överensstämmer med principerna i upphandlingslagen för anskaffning av de tjänster som är föremål för upphandlingen. Syftet med upphandlingsförfarandet är att trygga genomförandet av tjänster som motsvarar kundernas behov och valet av kundspecifika tjänster i enlighet med den lagstiftning som gäller dem.
Serviceproducentregistret är i kraft i fem (5) år från det att det inrättades, under vilken tid de interna anbudsförfarandena inom serviceproducentregistret genomförs. Den upphandlande enheten kan förlänga serviceproducentregistrets giltighetstid eller avsluta registrets giltighet i förtid med en korrigerande upphandlingsannons.
Det finns förutsättningar för ordnande av tjänster i form av köpta tjänster i enlighet med 12 § i lagen om ordnande av social- och hälsovård (612/2021, ordnandelagen). Med hjälp av tjänsteupphandlingen tillhandahåller den upphandlande enheten särskild service enligt funktionshinderservicelagen allt efter kundernas behov i enlighet med sitt organiseringsansvar, med beaktande av servicens ofta långvariga karaktär och kundernas mångahanda behov på ett ändamålsenligt sätt. Den upphandlande enheten sörjer för tillgången på och omfattningen av tjänsterna med avtalsvillkor som gäller bland annat kvaliteten, prissättningen och justeringsmöjligheter samt kontinuitetshanteringen. Upphandlingskontraktet innehåller de villkor som förutsätts i 15 § i ordnandelagen.
Serviceproducentregistrets villkor och verksamhet beskrivs närmare i bilagan till begäran om deltagande ”Palveluntuottajarekisterin periaatteet IUHVA VPL” (Principerna för serviceproducentregistret ÖN VFO funktionshinderservicelagen).
Upphandlingen har genomförts i samarbete med ansvarsområdet, och ansvarsområdet förordar upphandlingen.
Påverkansorganet har engagerats i beredningen av upphandlingen genom att be ett utlåtande av materialet för anbudsförfrågan, som är under beredning. Man har fått ett utlåtande från rådet för personer med funktionsnedsättning 8.9.2025 och dess innehåll har tagits i beaktan i dokumentens beredning.
Anbudsförfrågan, föremål för upphandling och uppskattat värde
Den upphandlande enheten skickade 20.10.2025 en intern anbudsförfrågan till alla kandidater som godkänts för deltagande i serviceproducentregistrets kategori 1 Personlig assistans. Anbudsförfrågningarna föreligger som bifogat material 1 till beslutet.
Personlig assistans betyder att hjälpa en person med funktionsnedsättning i de saker och uppgifter som hen skulle annars göra personligen. Servicen bygger på funktionshinderservicelagen. Till personlig assistans hör att hjälpa med de dagliga sysslorna, arbete eller studier, växelverkan, fritidsverksamhet eller samhällsengagemang. Beställaren kan använda tjänsten personlig assistans också som en del av stöd för genomförandet av boende eller rörlighet för en person med funktionsnedsättning.
Upphandlingsobjektet beskrivs närmare i bilagan till anbudsförfrågan ”Servicebeskrivning personlig assistans 2025”.
Upphandlingen genomförs i följande delar:
DEL 1 Personlig assistans
DEL 2 Yrkesmässig personlig assistans
DEL 3 Brådskande personlig assistans
Kontraktet är i kraft tidsbestämt i två (2) år (ordinarie avtalsperiod). Därefter har beställaren rätt till två optionsperioder på ett (1) år var (optionsperiod). Beställaren beslutar om ibruktagande av optionen senast tre (3) månader före utgången av den ordinarie avtalsperioden eller optionsperioden. Beställaren kan också ta i bruk båda optionsperioderna på en gång.
Det uppskattade värdet exklusive mervärdesskatt på upphandlingen som beräknats i enlighet med upphandlingslagen är cirka 3,75 miljoner euro/år. Upphandlingens värde exklusive mervärdesskatt under avtalsperioden är cirka 15 miljoner euro.
Inkomna anbud
Den upphandlande enheten fick tjugo (20) anbud inom tidsfristen för inlämnande av anbud, det vill säga senast 26.11.2025 kl. 10. Antalet anbud per delområde är följande:
DEL 1 Personlig assistans 19 anbud
DEL 2 Yrkesmässig personlig assistans 15 anbud
DEL 3 Brådskande personlig assistans 10 anbud
Tjänstekategori 1: Brådskande personlig assistans, ej yrkesmässig
Tjänstekategori 2: Brådskande personlig assistans, yrkesmässig
De inkomna anbuden framgår av bilaga 1, Öppningsprotokoll.
Alla anbudsgivare lämnade in sina anbud inom utsatt tid.
Kontroll av att anbuden stämmer överens med förfrågan
Enligt 113 § i upphandlingslagen ska en anbudsgivare i sitt anbud visa att den tjänst som erbjuds svarar mot kraven i anbudsförfrågan. Anbud som inte motsvarar anbudsförfrågan eller villkoren för anbudsförfarandet ska uteslutas ur anbudsförfarandet.
Alla de inkomna anbuden var förenliga med kraven i anbudsförfrågan och uppfyllde minimikraven i anbudsförfrågan. Det godkänns att de inkluderas i jämförelsen av anbud.
Jämförelse av anbuden
Urvalskriterium för anbuden är ekonomisk fördelaktighet, det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Anbudsjämförelsen görs separat för varje del av upphandlingen.
PRIS
Viktning 70 procent
För att en prisjämförelse ska kunna göras, räknar man ihop priserna för respektive del som anbudsgivaren erbjudit, så att man får fram anbudsgivarens jämförelsepris. Den anbudsgivare som erbjudit det lägsta jämförelsepriset får 70 poäng i jämförelsen. De övriga anbudsgivarnas pris ställs i relation till det förmånligaste anbudet med hjälp av följande formel: priset på det förmånligaste anbudet / anbudsgivarens pris * 70.
KVALITET
Viktning 30 procent
För kvalitetsjämförelsen räknar man ihop de poäng som anbudsgivaren fått vid kvalitetsjämförelsen. Summan utgör anbudsgivarens kvalitetspoäng. Den anbudsgivare som fått flest kvalitetspoäng får i anbudsjämförelsen det maximala poängtalet 30, och kvalitetspoängtalen för de övriga anbuden jämförs med det genom tillämpning av formeln anbudsgivarens kvalitetspoäng / högsta kvalitetspoäng * 30.
Grunder för kvalitetsjämförelsen är:
A Närchefernas kunnande och resurser 15 p
B Kvaliteten på fortbildningen av personalen 15 p
Anbudsgivarens pris- och kvalitetspoäng sammanräknas. Anbudsgivarnas prioritetsordning fastställs utifrån det totala antalet poäng. Pris- och kvalitetsgrunderna och poängsättningen av dem beskrivs närmare i anbudsförfrågan.
Den upphandlande enheten väljer ut alla serviceproducenter som uppfyller lämplighets- och minimikraven och som har lämnat anbud i enlighet med anbudsförfrågan för att producera tjänsten. Serviceproducenternas prioritetsordning vid upphandlingen bestäms utifrån den ekonomiska fördelaktigheten (pris och kvalitet). Till den del det totala antalet poäng, som baserar sig på jämförelsen av anbudsgivarnas anbud, är exakt lika, har den upphandlande enheten avgjort prioritetsordningen genom lottning. Slutresultatet av anbudsjämförelsen och serviceproducenternas prioritetsordning anges i bilagorna 2–4 Valda serviceproducenter.
Upphandlingskontrakt och annons
Avtal om upphandling ingås genom att parterna tecknar ett separat skriftligt kontrakt. Den upphandlande enheten tecknar kontrakt med de serviceproducenter som lämnar de handlingar och uppgifter som förutsätts i deltagande- och anbudsförfrågan. Vid en serviceupphandling enligt bilaga E som överstiger det nationella tröskelvärdet enligt 25 § 1 mom. 3 punkten i upphandlingslagen får kontrakt ingås tidigast 14 dagar från det att anbudssökanden eller anbudsgivaren har fått eller anses ha fått del av beslutet och besvärsanvisningen.
Den som söker ändring i ett upphandlingsärende ska enligt 148 § i upphandlingslagen skriftligt underrätta den upphandlande enheten om att ärendet förs till marknadsdomstolen. Den upphandlande enheten ber att en eventuell underrättelse om sökande av ändring tillsänds adressen ville.hanhinen(at)itauusimaa.fi.
Befogenheter
Det bestäms i 22 § i förvaltningsstadgan för Östra Nylands välfärdsområde att välfärdsområdesfullmäktige beslutar om upphandlingar, avtal och förbindelser som överskrider 10 000 000 euro samt om upphandlingsrättelser angående de ovannämnda.