Välfärdsområdesstyrelsen, möte 16-02-2023

Beskrivning

Östra Nylands områdesstyrelse 2.2.2023 § 36

Beredning och ytterligare information
upphandlingsschef Ville Hanhinen, förnamn.efternamn(at)itauusimaa.fi

Föremål för upphandlingen

Östra Nylands välfärdsområde (upphandlande enhet) har med en anbudsförfrågan av 14.11.2022 begärt anbud om boendeservice för rehabliteringsklienter inom missbrukarvården och mentalvården. Föremålet för upphandlingen har beskrivits i större detalj i anbudsförfrågan och dess bilagor.

Upphandlingsmeddelandet och upphandlingsförfarandet

Upphandlingens värde har uppskattats till sju miljoner (7 000 000) euro.

På upphandlingen tillämpas lagen om offentlig upphandling och koncession (upphandlingslagen, 1397/2016) och lagen om ordnande av social- och hälsovård (612/2021). Det är fråga om en tjänsteupphandling som gäller social- och hälsovårdstjänster och överskrider det nationella tröskelvärdet som avses i 25 § i upphandlingslagen.

I upphandlingen iakttogs ett öppet förfarande där den upphandlande enheten publicerade ett meddelande om upphandlingen så att alla intresserade leverantörer kan delta.

Delanbud var tillåtna för tjänsterna a-d. Alternativa anbud var inte tillåtna.

Befogenheter

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar om upphandlingar, avtal och förbindelser som överskrider 5 000 000 euro och underskrider 10 000 000 euro samt om upphandlingsrättelser angående de ovannämnda.

Frågor, svar och ändringar i anbudsförfrågan

Frågor och anmärkningar gällande upphandlingen skulle framföras i portalen hankintailmoitukset.fi senast 22.11.2022. Totalt 87 frågor lämnades in.

Anbudsförfrågan och dess bilagor 1 och 3 preciserades efter att frågorna mottagits. Den uppdaterade anbudsförfrågan är daterad 28.11.2022.

Grunder för upphandling av tjänster från en privat tjänsteproducent

Östra Nylands välfärdsområde har förutsättningar för anskaffning av tjänster från privata tjänsteproducenter i enlighet med 12 § i lagen om ordnande av social- och hälsovård. Östra Nylands välfärdsområde producerar social- och hälsovårdstjänster för sina kunder och övrigt stöd i anknytning till användningen av dessa genom att upphandla tjänsterna av en privat tjänsteproducent på basis av avtal. Upphandlingen är nödvändig för att uppgifterna ska kunna skötas på ändamålsenligt sätt. Genom den upphandling som beslutet gäller sköter Östra Nylands välfärdsområde sitt organiseringsansvar enligt 7 § i lagen om välfärdsområden (611/2021) och säkerställer ett jämlikt genomförande av de social- och hälsovårdstjänster som ingår i organiseringsansvaret. Tjänsterna som upphandlas är till innehållet, omfattningen och kvantiteten sådana att välfärdsområdet i alla situationer kan svara för att organiseringsansvaret verkställs. Välfärdsområdet svarar för bedömningen av service- och vårdbehovet. Tjänsterna som upphandlas strider inte mot bestämmelserna i 12 § 2 och 3 mom. i lagen om ordnande av social- och hälsovård.

Genom upphandlingen av tjänster kan Östra Nylands välfärdsområde förverkliga sitt organiseringsansvar enligt 8 § i lagen om ordnande av social- och hälsovård. Östra Nylands välfärdsområde svarar för ordnande av social- och hälsovård inom sitt område och har organiseringsansvar för invånarnas social- och hälsovård. Välfärdsområdet har tillräcklig kompetens, funktionsförmåga och beredskap för att svara för att ordna social- och hälsovården. Välfärdsområdet har förmåga att i alla situationer säkerställa tillgången till de social- och hälsovårdstjänster som invånarna behöver.

Genom upphandlingen svarar välfärdsområdet för skötseln av sina lagstadgade uppgifter, tillgodoseendet av välfärdsområdets invånares lagstadgade rättigheter och sammanjämkningen av servicehelheten. Välfärdsområdet svarar för lika tillgång till tjänsterna, fastställandet av behovet, omfattningen och kvaliteten, valet av produktionssättet, styrningen och tillsynen av produktionen och utövandet av myndighetsbefogenheterna.

I enlighet med 15 § i lagen om ordnande av social- och hälsovård har Östra Nylands välfärdsområde sörjt för kontinuiteten i tjänsterna så länge avtalet är i kraft och när avtalet upphör att gälla och även vid eventuella avtalsbrott eller störningar i avtalets fullgörande och andra störningssituationer eller undantagsförhållanden. I avtalet mellan välfärdsområdet och tjänsteproducenten har man avtalat om genomförandet av innehållet, mängden och kvaliteten i fråga om de tjänster som upphandlas, om de praktiska arrangemang genom vilka välfärdsområdets sköter styrningen och tillsynen som hör till organiseringsansvaret, om villkoren för den privata serviceproducentens soliditet, om förfaranden för användning av eventuella underleverantörer och om hur välfärdsområdet ger samtycke till användning av underleverantörer, om beredskap inför störningar och undantagstillstånd och hantering av kontinuiteten i verksamheten, om sänkning av ersättningen enligt avtalet och om att inte betala ut den på grund av den privata serviceproducentens fel, om uppsägning och hävning av avtalet samt om avslutande av avtalet och om beredskap inför avtalsbrott och störningar i avtalets fullgörande och hantering av kontinuiteten i verksamheten.

Mottagning av anbud

Anbuden skulle lämnas till den upphandlande enheten senast 8.12.2022 kl. 12:00.

Inom utsatt tid lämnade följande företag ett anbud:

A-klinikka Oy

Aspa Service Oy

Attendo Kuntoutumiskoti Harjula Oy

Attendo Mi-Hoiva Oy

Attendo Oy

Betesda-säätiö sr

Esperi Care Oy

Hoitokoti Gröndal Oy

Hoitokoti Tulevaisuuden Portti Oy

Hoiva Mehiläinen Oy

Hoivakoti Auringonnousu Oy

Humana Avopalvelut Oy

Itä-Uudenmaan Palvelukoti Oy

Östra Nylands socialpsykiatriska förening rf

Karhulan Kuntoutuskoti Oy

Keski-Uudenmaan Sopimuskoti ry

Kuntoutumiskoti Metsätähti oy

Lapinjärven hoitokoti Oy

Lapinjärven palvelukodit Oy

Luona Oy

Mehiläinen Oy

Oy Loviisan Terveyspalvelut Ab

Palvelukoti Kolmikoti Oy

Poutapolku Oy

Provesta Oy

Sininauha Oy

Syväpuro Oy

Valko Kartano Oy

Valkon Hoitokoti Oy

Ykkös- ja Onnikodit Oy

Anbuden öppnades när tidsfristen för att lämna anbud löpt ut.

Kontroll av anbudsgivarnas lämplighet och av att anbuden motsvarar anbudsförfrågan

Den upphandlande enheten kontrollerade att de krav som ställdes på anbudsgivarnas lämplighet i anbudsförfrågan uppfylldes samt att anbuden motsvarade anbudsförfrågan.

Det konstaterades att Valkon Hoitokoti Oy:s anbud inte motsvarar anbudsförfrågan.

Enligt 113 § i upphandlingslagen ska anbudsförfrågan utarbetas så att det utifrån den är möjligt att lämna anbud som är jämförbara. En anbudsgivare ska i sitt anbud visa att den tjänst som erbjuds svarar mot kraven i anbudsförfrågan. Anbud som inte motsvarar anbudsförfrågan eller villkoren för anbudsförfarandet ska uteslutas ur anbudsförfarandet.

Enligt 114 § i upphandlingslagen ska den upphandlande enheten utesluta ur anbudsförfarandet sådana anbudssökande eller anbudsgivare som inte motsvarar lämplighetskraven.

Valkon Hoitokoti Oy har lämnat ett anbud för följande delområden:

a: Stödboende

c: Gemenskapsboende

d: Serviceboende med heldygnsomsorg 

Anbudet från Valkon Hoitokoti Oy motsvarade inte anbudsförfrågan i fråga om delområde a) Stödboende. För att lämna ett anbud för delområde a skulle anbudsgivaren returnera bilagan ”Bilaga 2a Anbudsblankett delområde a Stödboende” ifylld med bilagor. Valkon Hoitokoti Oy har lämnat in bilaga 2a, men sidorna 2, 4, 6, 8 och 10 fattas. Bilagan som lämnats in av Valkon Hoitokoti Oy uppfyller inte kravet i anbudsförfrågan om att bilaga 2a ska returneras ifylld. Den inlämnade anbudsblanketten är bristfällig och på basis av dem kan man inte säkerställa att anbudet motsvarar anbudsförfrågan. Bilagan 2a som Valkon Hoitokoti Oy har lämnat in är inte längre läsbar i den form som anbudsförfrågan förutsätter och kan inte bedömas på ett jämförbart sätt av den upphandlande enheten.

Således motsvarar Valkon Hoitokoti Oy:s anbud för delområde a: Stödboende inte anbudsförfrågan. Till följd av detta måste Valkon Hoitokoti Oy:s anbud i fråga om delområde a: Stödboende uteslutas från jämförelsen av anbuden.

Det konstaterades att Valkon Hoitokoti Oy inte uppfyller lämplighetskraven som anbudsförfråganshandlingarna ställer på anbudsgivarna.

I anbudsblanketten som bifogades anbudsförfrågan anges för alla delområden i punkt: 5 ANBUDSGIVARENS EKONOMISKA STÄLLNING: ”Anbudsgivaren ska ha tillräcklig soliditet, ekonomisk bärkraft samt solvens med tanke på upphandlingens omfattning. För att bedöma detta måste anbudsgivarens ekonomiska ställning vara sådan att den i Suomen Asiakastieto Oy:s rating-klassificering är nöjaktig (A) eller på motsvarande nivå på basis av bokslutsuppgifterna eller någon motsvarande redogörelse”.

Anbudsgivaren skulle på begäran tillställa en Rating alfa-rapport från Suomen Asiakastieto Oy som är mindre än tre månader gammal den dag den framläggs eller, endast om uppgifter inte finns i Suomen Asiakastieto Oy:s register, bokslutsuppgifter för de senaste tre (3) åren eller någon motsvarande redogörelse.

I spalten på anbudsblanketten skulle anbudsgivaren ange sin kreditklass eller någon motsvarande uppgift.

Valkon Hoitokoti Oy har inte angett den begärda informationen om sin ekonomiska ställning i anbudet. Den upphandlande enheten har bett Valkon Hoitokoti Oy precisera sitt anbud och meddela de uppgifter om kreditklassen som fattas eller presentera någon motsvarande redogörelse. Valkon Hoitokoti Oy har svarat på begäran om precisering med att meddela att företaget inte hör till A-kreditklassen enligt kreditklassificeringen Dun & Bradstreet (bisnode.fi). Till följd av preciseringsbegäran har Valkon Hoitokoti Oy därtill levererat sina bokslutsuppgifter för de två föregående åren. Om uppgifter som visar den ekonomiska ställningen inte finns i Suomen Asiakastieto Oy:s register ska anbudsgivaren enligt anbudsförfrågan lämna bokslutsuppgifter för de senaste tre (3) åren eller någon motsvarande redogörelse. Valkon Hoitokoti Oy:s kreditklassificering och redogörelse som visar den ekonomiska ställningen är inte tillräcklig med tanke på kraven i anbudsförfrågan.

Således uppfyller Valkon Hoitokoti Oy inte de lämplighetskrav som anbudsförfråganshandlingarna ställer på anbudsgivaren och till följd av detta måste också Valkon Hoitokoti Oy:s anbud i fråga om delområde c: Gemenskapsboende och d: Serviceboende med heldygnsomsorg uteslutas från jämförelsen av anbuden.

Det konstaterades att de övriga anbudsgivarna uppfyllde lämplighetskraven enligt anbudsförfrågan.

 Det konstaterades att de övriga anbuden motsvarade anbudsförfrågan.

Jämförelse av anbuden

Enligt anbudsförfrågan är grunden för valet av anbud den totalekonomiska förmånligheten.
Serviceenheterna ställs enligt delområde i prioritetsordning på basis av den totalekonomiska förmånligheten.
En jämförelse av anbuden presenteras i bilaga 1: Jämförelse av anbuden.

Upphandlingsbeslut

Ett ramavtal för tjänsterna som är föremål för upphandlingen ingås separat för varje delområde med alla anbudsgivare som uppfyller lämplighetskraven och lämnat ett anbud som motsvarar anbudsförfrågan.

De erhållna anbuden ställs i prioritetsordning enligt boende-/serviceenhet för beställningar under avtalsperioden.

Den boende-/serviceenhet som fått flest poäng är först i prioritetsordningen. Fastställandet av beställningar under avtalsperioden beskrivs i större detalj i avtalsmallen som bifogas anbudsförfrågan.

Tjänsteproducenternas prioritetsordning enligt delområde beskrivs i samband med jämförelsen av anbud, bilaga 1.

Upphandlingsdokumentens offentlighet

Upphandlingsdokumentens offentlighet styrs av lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999.

Avtal

Ramavtalet uppstår inte ännu när upphandlingsbeslutet meddelas, utan först när den upphandlande enheten och tjänsteproducenten som valts genom upphandlingsbeslutet båda har undertecknat det skriftliga ramavtalet.

Med stöd av 129 § i upphandlingslagen kan ramavtalet ingås tidigast 14 dagar (väntetid) från det att anbudsgivaren har fått eller anses ha fått del av beslutet och besvärsanvisningen

Beslut:

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att:

• utse ramavtalets anbudsgivare som tjänsteproducenter för de delområden som definieras i bilagan ”Liite 1 Palvelunkuvaus_Päivitetty” till anbudsförfrågan i prioritetsordning för varje delområde enligt anbudsjämförelsen i bilaga 1
• befullmäktiga välfärdsområdesdirektören att underteckna upphandlingskontrakten och att göra nödvändiga korrigeringar och kompletteringar av teknisk natur i dem

Paragrafen justeras vid sammanträdet.

*************************************************

Östra Nylands välfärdsområdesstyrelse 16.2.2023

Östra Nylands välfärdsområdesstyrelse har fattat ett beslut angående upphandlingen av boendetjänster för rehabiliteringsklienter inom missbrukarvården och mentalvården 2.2.2023 § 36. I beslutstexten samt i innehållet i ”Bilaga 2 Öppningsprotokoll för anbuden”, som bifogats till beslutet, fanns en felskrivning angående förteckningen över de anbudsgivare som lämnat ett anbud inom tidsfristen.

I förteckningen fattades namnet på en (1) serviceproducent som lämnat in ett anbud inom tidsfristen. Det saknade namnet på den anbudsgivare som lämnat in ett anbud inom tidsfristen ska på ett ändamålsenligt sätt läggas till i förteckningen över anbudsgivare och ”Bilaga 2 Öppningsprotokoll för anbuden” med felskrivningen som bifogats beslutet ska ersättas med ett korrigerat öppningsprotokoll för anbuden.

Detta är en självrättelse av en myndighets skrivfel enligt 51 § i förvaltningslagen (434/2003), som myndigheten på eget initiativ kan ta upp för behandling.

Beslutsförslag

Välfärdsområdesdirektören:

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att

–     korrigera förteckningen över godkända anbudsgivare i stycket ”Mottagande av anbud” i beslutstexten för Upphandling av boendetjänster för rehabiliteringsklienter inom missbrukarvården och mentalvården 2.2.2023 § 36 genom att fylla i Samaria rf som en godkänd anbudsgivare.

–     ersätta dokumentet ”Bilaga 2 Öppningsprotokoll för anbuden” som bifogats med Upphandling av boendetjänster för rehabiliteringsklienter inom missbrukarvården och mentalvården 2.2.2023 § 36 med dokumentet ”BILAGA 4 Öppningsprotokoll för anbuden_korrigerat 9.2.23” som bifogas här.

Paragrafen justeras omedelbart

Detta beslut ändrar Upphandlingsbeslutet för boendetjänster för rehabiliteringsklienter inom missbrukarvården och mentalvården 2.2.2023 § 36 enbart för fastställda delar i beslutsdelen

Beslut

Östra Nyland välfärdsområdesstyrelse beslutade enhälligt att

–     korrigera förteckningen över godkända anbudsgivare i stycket ”Mottagande av anbud” i beslutstexten för Upphandling av boendetjänster för rehabiliteringsklienter inom missbrukarvården och mentalvården 2.2.2023 § 36 genom att fylla i Samaria rf  som en godkänd anbudsgivare.

–     ersätta dokumentet ”Bilaga 2 Öppningsprotokoll för anbuden” som bifogats med Upphandling av boendetjänster för rehabiliteringsklienter inom missbrukarvården och mentalvården 2.2.2023 § 36 med dokumentet ”BILAGA 4  Öppningsprotokoll för  anbuden_korrigerat 9.2.23” som bifogas här.

Detta beslut ändrar Upphandlingsbeslutet för boendetjänster för rehabiliteringsklienter inom missbrukarvården och mentalvården 2.2.2023 § 36 enbart för fastställda delar i beslutsdelen.

Paragrafen justerades genast vid mötet.