Kuvaus
Valmistelu ja lisätiedot:
Antton Johansson, etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi
Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on rekrytointijärjestelmä. Rekrytointijärjestelmän avulla on mahdollista toteuttaa rekrytointiprosessi kokonaisuudessaan; täyttölupa, rekrytointi-ilmoitusten mallipohjien hyödyntäminen, työpaikkailmoituksen ja hakulomakkeen laadinta, ilmoituksen julkaisu, hakemusten käsittely, hakijaviestintä, hakijavertailu, yhteenvetojen tekeminen, tilastointi ja raportointi.
Rekrytointijärjestelmä hankitaan ohjelmistopalveluna (SaaS). Hankinnan kohde sisältää ohjelmistopalvelun käyttöönoton ja ohjelmistopalvelun toimituksen.
Tarjouspyynnössä hankinnan ennakoiduksi arvoksi neljän (4) vuoden ajalle arvioitiin 250 000,00 euroa (€), sisältäen ohjelmistopalvelun, käyttöönoton, asiantuntijapalvelut ja koulutukset.
Sopimus on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta ohjelmistopalvelun käyttöönottohetkestä. Tämän jälkeen Sopimusta on mahdollista jatkaa toistaiseksi voimassa olevana.
Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.
Hankintamenettely ja hankintailmoitus
Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Hankintamenettelynä käytettiin hankintalain 32 §:n mukaista avointa menettelyä. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo ylittää hankintalain 26 §:ssä säädetyn EU- kynnysarvon, minkä vuoksi hankinnassa on noudatettu EU-kynnysarvon ylittäville hankinnoille säädettyjä menettelysäännöksiä.
Tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus (2025–029807, TED-numero 595906-2025) lähetettiin julkaistavaksi Hilma-ilmoituskanavaan 11.9.2025.
Tarjoukset tuli jättää Tarjouspalvelu.fi –toimittajaportaalissa.
Kysymykset, vastaukset ja osallistumispyyntöön tehdyt muutokset
Hankintaa koskevat tarkentavat kysymykset ja huomiot tuli esittää 25.9.2025 12:00 mennessä Tarjouspalvelu.fi -portaalissa. Kysymyksiä saapui yhteensä kahdeksan (8) kappaletta. Vastaukset julkaistiin Tarjouspalvelu.fi -portaalissa 6.10.2025.
Tarjouspyyntöä ei täsmennetty.
Saadut tarjoukset
Määräaikaan 13.10.2025 kello 12:00 mennessä tarjoukset jättivät seuraavat ehdokkaat:
Grade Solutions Oy (3368158-6)
Laura Rekrytointi Oy (1478557-4)
TalentAdore Oy (2657117-8)
Tarjoukset avattiin tarjousten jättämiselle varatun ajan päätyttyä. Tarkemmat tiedot tarjousten avaamisesta ilmenevät tarjousten avauspöytäkirjasta, joka on tämän päätöksen liitteenä (Liite 1).
Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
Hankintalain 105 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle. Soveltuvuutta koskevien vaatimusten tulee olla oikeassa suhteessa hankinnan kohteeseen. Hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.
Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset määriteltiin hankinta-asiakirjoissa.
Kaikki tarjouksen jättäneet täyttivät soveltuvuusvaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.
Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84–86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Vaatimusten tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja ne on suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Tarjottavaa palvelua ja tarjousta koskevat vaatimukset määriteltiin hankinta- asiakirjoissa. Tarjoajien edellytettiin vastaavan kaikkiin kohtiin
Hankintayksikkö tarkasti, että tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia. Tarkastuksen myötä kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.
Pyydetyt selvitykset
Tarjoajan TalentAdore Oy tarjous sisälsi selvästi muita tarjoajia alhaisemman tarjoushinnan.
Hankintayksikkö pyysi 13.11.2025 päivätyllä selvityspyynnöllä lisäselvitystä tarjouksen hinnoittelun perusteista julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 96 §:n 1 momentin mukaisesti.
Tarjoaja toimitti pyydetyt selvitykset määräajassa.
Selvityksissä tarjoajat ilmoittivat huomioineensa kaikki tarjouspyynnön, sen liitteiden sekä kysymys/vastausvaiheen vaatimukset kokonaisuudessaan.
Tarjoaja vakuutti, että tarjoamansa hinnat kattavat kaikki vaaditut palvelut ilman lisäkustannuksia ja että tarjoaja on sitoutunut tuottamaan ohjelmistopalvelun tarjouspyynnön mukaisesti koko sopimuskauden ajan.
Hankintayksikkö arvioi annetut selvitykset riittäviksi ja uskottaviksi. Esitetyt perustelut selittävät tarjottujen hintojen alhaisuuden ilman, että se vaarantaisi palvelun laatua tai sopimuksen toteuttamista. Hankintayksikkö katsoo, ettei tarjousten hyväksymisestä aiheudu sille riskiä sopimuskauden aikana. Näin ollen tarjous on hyväksytty ja otettu mukaan tarjousvertailuun kokonaisuudessaan hankintalain 96 §:n 2 momentin mukaisesti.
Tarjousten vertailu
Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellisen edullisuuden kriteerinä paras hinta-laatusuhde. Hinnan painoarvo on 40 prosenttia ja laadun painoarvo on 60 prosenttia. Tarjoaja voi saada enintään yhteensä 100 vertailupistettä. Vertailupisteet pyöristetään tarvittaessa kahden desimaalin tarkkuudella lähinnä olevaan kahteen desimaaliin. Lopuksi hinnan ja laadun vertailupisteet lasketaan yhteen.
Hinta-laatusuhteen arvioinnissa käytettävät vertailuperusteet ovat:
- Hinta: Vertailuhinta 40 pistettä
- Laatu: Laatuvertailu 30 pistettä
- Laatu: Käytettävyystestaus 30 pistettä
Hinnan osalta vertailuhinta on ohjelmistopalvelun neljänkymmenenkahdeksan (48) kuukauden ja kiinteän käyttöönottoprojektin hinta. Hinnan osalta tarjousten vertailussa käytettävät vertailupisteet lasketaan Tarjoajan antamien hintojen perusteella käyttämällä kaavaa, jossa edullisimman tarjouksen tarjoushinta (X) jaetaan kyseisen tarjouksen tarjoushinnalla (Y) ja kerrotaan maksimipisteillä (X/Y*maksimipisteet).
Vaatimusmäärittelyn mukainen laatuarviointi tehdään tarjoajien vastausten perusteella.
Maksimi laatupistemäärä on 67 pistettä, josta muodostetaan tarjoajan saama laatuvertailupistemäärä. Maksimi laatuvertailupistemäärä on 30 pistettä. Laatuvertailupistemäärä lasketaan seuraavasti: Suurimman laatupistemäärän saanut tarjoaja saa täydet 30 laatuvertailupistettä. Muiden tarjoajien laatuvertailupistemäärä lasketaan kaavalla: (tarjoajan saama laatupistemäärä / suurin annettu laatupistemäärä) * maksimi laatuvertailupistemäärä.
Ohjelmistopalvelun käytettävyyden arviointi toteutettiin tarjouspyynnön ja tarjouspyynnön liitteen 5 mukaisesti. Tarjoajille, joiden kanssa käytettävyystestaukset on toteutettu, toimitetaan hankintapäätöksen liitteenä kyseistä tarjoajaa koskeva sanallinen loppuyhteenveto. Yhteenveto sisältää arviointiryhmän muodostaman sanallisen perustelun, joka voi sisältää myös liikesalaisuuksia.
Kokonaistaloudellisesti hinta – laatu suhteeltaan edullisimman tarjouksen teki TalentAdore Oy, jolta hankinta tehdään kokonaishintaan 50 000,00 (viisikymmentätuhatta) euroa (€). Tarkempi tarjousten vertailun lopputulos on kuvattu tämän päätöksen liitteessä 2. Tarjousten vertailu.
Hankinta-asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta sääntelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999).
Sopimus
Sopimus ei synny tällä päätöksellä vaan allekirjoittamalla erillinen sopimusasiakirja. Hankintalain (1397/2016) 129 §:n mukaisesti hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen hankintapäätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinta-asiaan muutosta hakevalle asetettu hankintalain 148 §:ssä velvollisuus ilmoittaa hankintayksikölle kirjallisesti asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Hankintayksikkö pyytää toimittamaan mahdollisen muutoksenhakua koskevan ilmoituksen osoitteeseen hankintapalvelut@itauusimaa.fi.