Kuvaus
Valmistelu ja lisätiedot:
hankintojen erityisasiantuntija Antton Johansson
hankintapäällikkö Ville Hanhinen
etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi
Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on ohjelmistopalvelu Itä-Uudenmaan hyvinvointialueelle, joka mahdollistaa asiakkaan ja ammattilaisen välisen kommunikoinnin chatin ja videoyhteyden välityksellä (myöhemmin Ohjelmistopalvelu).
Chat- ja videovastaanottotoiminnallisuuksia on tarkoitus ottaa käyttöön niin perusterveydenhuollossa, suun terveydenhuollossa kuin sosiaalihuollossakin.
Hankittavalla Ohjelmistopalvelulla mahdollistetaan palvelun käyttäjille anonyymi ja tunnisteellinen chat-asiointi ja videovastaanotto, ml. puolesta-asiointi. Hankinta sisältää seuraavat osa-alueet: Ohjelmistopalvelu, Toimitusprojekti, tuki- ja neuvontapalvelu.
Itä-Uudenmaan hyvinvointialue hyödyntää jatkossa hankintajärjestelmässä kilpailutettavia palveluita tarpeisiinsa.
Tällä päätöksellä päätetään tarjoajan tarjouksen poissulkemisesta vertailusta.
Hankintapäätös tarjouskilpailuun perustuvasta tarjoajavalinnasta tehdään erikseen.
Hankinnan kohde ja hankintajärjestelmän toiminta on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.
Hankintamenettely
Hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) mukaisesti. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo ylittää hankintalain 26 §:ssä säädetyn EU- kynnysarvon, minkä vuoksi hankinnassa on noudatettu EU- kynnysarvon ylittäville hankinnoille säädettyjä menettelysäännöksiä.
Hankintamenettelynä käytettiin hankintalain 32 §:n mukaista avointa menettelyä.
Tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus (2025-025373, TED-numero 348129-2025) lähetettiin julkaistavaksi Hilma-ilmoituskanavaan 29.5.2025.
Tarjouskilpailua koskeva korjausilmoitus (2025-025942, TED-numero 374833-2025) lähettiin julkaistavaksi Hilma-ilmoituskanavaan 9.6.2025.
Tarjouskilpailua koskeva korjausilmoitus (2025-026561, TED-numero 403796-2025) lähettiin julkaistavaksi Hilma-ilmoituskanavaan 19.6.2025.
Tarjouskilpailua koskeva korjausilmoitus (2025-026712, TED-numero 411342-2025) lähettiin julkaistavaksi Hilma-ilmoituskanavaan 24.6.2025.
Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus ja tarkastus
Vireum Oy jätti osallistumishakemuksensa hankintajärjestelmän 1.7.2025.
Tarjouspyynnön kohdassa Hankinnan kohteen kriteerit, kohdassa Käyttöönottoprojekti vaaditaan, että toimittajan tulee tarjouspyynnön liitteenä olevan projektisuunnitelmapohjan mukaisesti kuvata yleinen toimintatapa käyttöönottoprojektin läpiviemiselle tarjouspyynnön vaatimusten mukaisesti, joka on tarjoushetkellä alustava suunnitelma.
Tarjouspyynnön liitteessä Liite 3 Käyttöönottoprojektisuunnitelman sisältövaatimukset_2024 vaaditaan:
”Palveluntuottajan on toimitettava tarjouksen yhteydessä alustava käyttöönottoprojektisuunnitelma, jossa kuvataan, miten tarjottu Ratkaisu on tarkoitus ottaa hallitusti käyttöön Tilaajalla.
Tarjoaja voi käyttää käyttöönottoprojektisuunnitelman laadinnassa omia menetelmiään ja valmiita pohjiaan. Vähintään alla olevat sisältöasiat on löydyttävä toimitettavasta suunnitelmasta.
- Ratkaisun yleinen esittely, eri toiminnot, toiminnallisuudet, työnkulut ja käyttöliittymän toiminta sekä selvitys mistä Ratkaisun sisältämät Palvelut tuotetaan
- Projektityön malli ja menetelmät
- Projektin hallinta ja käytännöt
- Projektin tavoitteet ja sisältö
- Projektin vaiheet ja vaiheet tarkennettuna tehtäviksi sekä aikataulutus
- Projektin riippuvuudet ja onnistumisen edellytykset
- Keskeiset riskit ja toimet niiden realisoitumisen estämiseksi
- Projektiorganisaatio:
- Ohjausryhmän rooli
- Toimittajan roolit ja niihin tarjottavat henkilöt
- Tilaajalta tarvittavat henkilöt/roolit ja niissä tarvittavat osaamiset
- Alustavat työmäärät tehtävittäin ja rooleittain
- Vastuunjakotaulukko
- Tietoturva- ja tietosuojasuunnitelma
- Käyttövaltuushallinta
- Laadunvarmistus
- Testaussuunnitelma
- Muutoshallinta
- Viestintä ja sidosryhmähallinta
- Koulutussuunnitelma
- Kuvaus varmistuksista ja toipumissuunnitelma
- Ratkaisun teknologia-arkkitehtuurikuvaus, looginen arkkitehtuurikuvaus, integraa-tio- ja tietovirtakuvaukset
- Järjestelmän rajapinnat, tekniset vaatimukset sekä edellytykset Järjestelmän käyt-tämiselle Palveluna
- Kuvaus raportoinnista ja Järjestelmän raportointimahdollisuuksista
- Kuvaus Palveluihin kuuluvista Tuki- ja Ylläpitopalveluista ml. käyttöönottovaiheen tehostettu tuki
- Projektin hyväksyntä ja päättäminen”
Tarjousten tarkastuksessa havaittiin, että Vireum Oy:n jättämä tarjous ei sisältänyt vaadittua käyttöönottoprojektisuunnitelmaa.
Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta (Hankintalain (1397/2016) 74 § 1 momentti:
”Tarjouksen ja osallistumishakemuksen vaatimustenmukaisuuden osoittaminen
Tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.”
Ilmoitus
Hankinta-asiaan muutosta hakevan on hankintalain 148 §:n mukaan ilmoitettava hankintayksikölle kirjallisesti asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Hankintayksikkö pyytää toimittamaan mahdollisen muutoksenhakua koskevan ilmoituksen osoitteeseen ville.hanhinen(at)itauusimaa.fi ja hankintapalvelut(at)itauusimaa.fi.