Perustelut
Valmistelu ja lisätiedot:
johtava hankinta-asiantuntija Johanna Heikel
etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi
Hankintamenettely ja hankintailmoitus
Ikääntyneiden asumispalveluiden hankinta ” ympärivuorokautinen palveluasuminen” kilpailutus on toteutettu dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisenä kilpailutuksena Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen perustamassa hankintajärjestelmän luokassa 1. Dynaaminen hankintajärjestelmä on jaettu luokkiin: Luokka 1 Ympärivuorokautinen palveluasuminen ja Luokka 2 Yhteisöllinen asuminen.
Itä-Uudenmaan hyvinvointialue perusti ikääntyneiden asumispalveluiden hankintaa koskevan dynaamisen hankintajärjestelmän (DPS) 6.9.2024 julkaistulla hankintailmoituksella ja osallistumispyynnöllä numero IUHVADno-2024-2450. Hankintailmoitus julkaistiin 6.9.2024 ilmoituskanavissa www.hankintailmoitukset.fi ja www.tarjouspalvelu.fi (nro. 2024– 013688) ja TED:issä (nro. 537100-2024).
Itä-Uudenmaan hyvinvointialue toteuttaa ikääntyneiden asumispalveluiden hankintoja Dynaamisessa hankintajärjestelmässä.
Hankintajärjestelmä on voimassa kuusi (6) vuotta sen perustamisesta lukien. Hankintajärjestelmä on koko voimassaolonsa ajan avoin kaikille soveltuvuusehdot täyttäville palveluntuottajille. Tilaaja toteuttaa tarpeensa mukaan järjestelmän sisäisiä kilpailutuksia järjestelmän keston aikana. Tällöin uusilla palveluntuottajilla on mahdollisuus tehdä tarjouksia ja tilaaja voi tehdä muutoksia järjestelmän ehtoihin.
Järjestelmän sisäisen tarjouskilpailun perusteella solmittu sopimus voi olla voimassa enintään kaksi (2) vuotta hankintajärjestelmän voimassa olon päättymisen jälkeen.
Kyseessä on ikääntyneiden asumispalveluiden hankinta hankintalain liitteen E mukai- sena sosiaali- ja terveyspalveluhankintana. Hankintaan sovelletaan hankintalain 12 luvun säännöksiä ja 3 §:n mukaisia hankintojen yleisiä periaatteita. Hankinta toteutetaan sosiaali- ja terveyspalveluiden dynaamisella hankintajärjestelmällä (jatkossa hankintajärjestelmä), joka tarkoittaa tilaajan suunnittelemaa, hankintalain periaatteiden mukaista menettelyä hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkimiseen.
Hankintajärjestelmän toimintaperiaatteet on kuvattu tarkemmin osallistumispyynnön liitteessä ”Hankintamenettelyn kuvaus Itä-Uudenmaan hyvinvointialue”.
Hankinnan kohde ja ennakoitu arvo
Tässä sisäisessä kilpailutuksessa kilpailutetaan ympärivuorokautinen palveluasuminen ikääntyneille. Ympärivuorokautisen palveluasumisen asiakkaat ovat ikääntyneitä, joiden avun ja tuen tarve on ympärivuorokautinen ja monimuotoinen. Palvelun laatuvaatimuksilla turvataan ikääntyneiden mielekäs ja arvokas arki.
Hankinnassa perustetaan puitejärjestely, johon valitaan kaikki palveluntuottajat, joiden tarjoukset täyttävät tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset.
Kilpailutuksen lopputulos koskee palvelujen piirissä olevia asiakkaita, jotka sopimuksen alkaessa jo asuvat valitussa asumispalveluyksikössä ja palvelujen piirissä olevia asiakkaita, jos he itse haluavat vaihtaa asumispaikkaa sekä uusia asiakkaita. Sopimuksen päättyessä asiakaskohtaiset palvelusopimukset jäävät voimaan riippumatta mahdollisen uuden kilpailutuksen lopputuloksesta. Tavoitteena on, että kenenkään ei tarvitse muuttaa tai vaihtaa asuinpaikkaa kilpailutuksen ja sen lopputuloksen seurauksena.
Asiakaskohtaisen palvelun valintaperusteena on asiakkaan sosiaalihuoltolain ja asiakaslain mukaisesti arvioitu palvelutarve. Lainsäädäntö edellyttää, että palvelutarpeen arvioinnissa ja asiakassuunnitelman laatimisessa kunnioitetaan asiakkaan itsemääräämisoikeutta ja otetaan huomioon hänen mielipiteensä ja yksilölliset tarpeensa. Asiakas osallistuu palvelutarpeen arviointiin, suunnitteluun ja palveluntuottajan valintaan lainsäädännön mukaisesti. Palvelu hankitaan siltä palveluntuottajalta, jonka palvelu vastaa asiakkaan lainsäädännön mukaisesti arvioituun palvelutarpeeseen parhaimmin. Tässä yhteydessä tilaaja tutustuu huolellisesti kunkin palveluntuottajan tarjoaman palvelun sisältöön. Mikäli asiakkaan edellä kuvatun, lainsäädännön mukaisesti toteutetun palvelutarpeen arvioinnin perusteella tarpeeseen vastaavia, samanveroisia palveluntuottajia on useita, toteutetaan valinta sopimuksen etusijajärjestyksen mukaisesti.
Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin ohjeismateriaalina olevassa tarjouspyynnössä liitteineen.
Hankinnan hankintalain mukaisesti laskettu ennakoidun arvon kokonaisarvo sopimuskaudella on noin 70 miljoonaa euroa (ilman arvonlisäveroa).
Tarkoituksena on, että kilpailutetun sopimuksen mukainen palvelu alkaa 1.2.2025. Sopimus on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta. Perussopimuskauden jälkeen tilaajalla on mahdollisuus ottaa käyttöön kaksi vuoden pituista optiota (1+1). Tilaaja päättää option käytöstä vähintään 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä / ensimmäisen optiovuoden päättymistä.
Tarjouspyyntö ja saadut tarjoukset
Hankintayksikkö julkaisi 14.10.2024 kaikille hankintajärjestelmän hyväksytyille ehdokkaille hankintajärjestelmän sisäisen tarjouspyynnön.
Tarjouspyynnöstä esitettyihin kysymyksiin vastattiin tarjouspyynnössä kuvatussa aikataulussa.
Tarjouspyyntö liitteineen on päätöksen oheismateriaaleina.
Tarjouksen on voinut jättää myös perustettavasta asumisyksiköstä.
Uusien suunnitteilla olevien asumisyksiköiden osalta sopimus solmitaan kun yksikkö on valmis ottamaan vastaan asukkaita ja kaikki osallistumispyynnössä edellytetyt ehdot/vaatimukset on tarkistettu ja hankintayksikkö toteaa että ne täyttyvät.
Hankintayksikkö sai tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan 8.11.2024 klo 9.00 mennessä 55 tarjousta:
Saadut tarjoukset ilmenevät liitteestä 1 Avauspöytäkirja.
Kaikki tarjoajat jättivät tarjouksensa asetettuun määräaikaan mennessä.
Tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Hankintalain 113 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta.
Tarjouksen tarkastuksessa havaittiin, että kahden tarjoajan osalta tarjouksessa ilmoitettu ”vuokra: euroa / vrk / asukas” oli ilmeinen suuruusluokkaa koskeva virhe josta hankintayksikkö pyysi täsmennystä. Saatuaan täsmennykset hankintayksikkö totesi, että Loviisan seudun palvelutalosäätiö sr:n tarjous koskien palvelutalo Eleonoraa sekä Valkon Hoitokoti Oy:n tarjous koskien Pajunkissan hoitokotia olivat tarjouspyynnön mukaisia.
Lisäksi tarjousten tarkastuksessa havaittiin, että kolmen tarjoajan tarjouksen osalta, oli epäselvyys henkilöstölomakkeen osalta. Hankintayksikkö pyysi täsmennystä Yrjö ja Hanna Hoivapalvelut Oy:ltä asumisyksikkö Domus Leppiksen osalta, Yrjö ja Hanna Oy:ltä asumisyksikkö Hanna Kodin osalta sekä Primelife Healthcare Oy:ltä (avauspöytäkirjassa Solum Asumispalvelut Oy) sen asumisyksikön osalta.
Saatuaan täsmennykset hankintayksikkö totesi, että Yrjö ja Hanna Oy:n tarjous koskien asumisyksikköä Hanna Koti oli tarjouspyynnön mukainen.
Yrjö ja Hanna Hoivapalvelut Oy:n tarjous koskien asumisyksikkö Domus Leppistä sekä Primelife Healthcare Oy:n asumisyksiön tarjous eivät kaikilta osin vastanneet tarjouspyyntöä täsmennyksen jälkeen ja suljetaan tarjouskilpailusta.
Tarkemmat perustelut poissulkemiseen ovat tarjoajakohtaisilla liitteillä, jotka ovat julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohdan mukaan salassa pidettäviä.
Medivida Hoiva Oy:n asumisyksikkö Mannakodit ei täyttänyt tarjouspyynnön sijaintivaatimusta ja suljetaan tarjouskilpailusta.
Mehiläinen Lapinjärvi Oy:n tarjous asumisyksikkö Mainiokoti Lukkarista ei kaikilta osin täyttänyt tarjouspyynnön vaatimuksia ja suljetaan tarjouskilpailusta. Tarkemmat perustelut poissulkemiseen ovat tarjoajakohtaisella liitteellä, joka on julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohdan mukaan salassa pidettäviä.
Kaikki muut saadut tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja täyttivät tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset. Ne hyväksytään tarjousvertailuun.
Tarjousten vertailu
Hankintayksikkö valitsee sopimustoimittajiksi kaikki asetetut vähimmäisvaatimukset täyttävät palveluntuottajat. Palveluntuottajien valinta toteutuu ja etusijajärjestys muodostuu tarjousvertailun lopputuloksen mukaisesti.
Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus seuraavasti.
Hinta Painoarvo 100 %
Tarjousten vertailuhinta muodostuu ympärivuorokautisen palveluasumisen hoitovuorokausimaksusta, sisältäen ateriat, henkilöstömitoituksen ollessa 0,65 (euroa / vrk / asiakas, alv 0%). Edullisin hoitovuorokausimaksu saa 100 pistettä. Muiden tarjousten hintapisteet lasketaan kaavalla: edullisin vertailuhinta/tarjottu vertailuhinta x 100.
Palvelun laatu varmistetaan sopimuskauden aikaisella seurannalla. Palvelun tulee koko sopimuskauden, mukaan lukien mahdolliset optiovuodet, täyttää palvelukuvauksessa asetetut laatuvaatimukset. Palvelunkuvaus on tarjouspyynnön liite ja kuvaa palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset.
Hankintasopimus
Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen tekemisellä. EU-kynnysarvon ylittävässä liitteen E palveluhankinnassa voidaan tehdä sopimus aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinta-asiaan muutosta hakevalle asetettu hankintalain 148 §:ssä velvollisuus ilmoittaa hankintayksikölle kirjallisesti asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Hankintayksikkö pyytää toimittamaan mahdollisen muutoksenhakua koskevan ilmoituksen osoitteeseen kirjaamo@itauusimaa.fi sekä ville. hanhinen@itauusimaa.fi
Toimivalta
Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen hallintosäännön 22 §:n mukaan aluevaltuusto päättää yli 10 000 000 euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista sekä edellä mainittuja koskevista hankintaoikaisuista.
Ehdotus
Hyvinvointialuejohtaja:
Aluehallitus päättää esittää aluevaltuustolle, että Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen aluevaltuusto päättää valita liitteen Vertailutaulukon mukaisesti kaikki vertailussa olleet asumispalveluyksiköt puitejärjestelyyn ” ympärivuorokautista palveluasumista” liitteen mukaisessa etusijajärjestyksessä.
Aluehallitus päättää esittää aluevaltuustolle, että Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen aluevaltuusto päättää sulkea Medivida Oy:n asumisyksikön Mannakodit, Primelife Healthcare Oy:n tarjouksen heidän asumisyksiköstä, sekä Yrjö ja Hanna Hoivapalvelut Oy:n tarjouksen koskien asumisyksikkö Domus Leppistä sekä Mehiläinen Lapinjärvi Oy:n tarjouksen koskien asumisyksikkö Mainiokoti Lukkaria tarjouskilpailusta.
Pykälä tarkastetaan heti.