Kuvaus
Valmistelu ja lisätiedot:
ICT-kehittämispäällikkö Jaana Forslund, etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi
Hankintamenettely ja ennakoitu arvo
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 25 §:n mukaan kansallinen kynnysarvo tavara- ja palveluhankinnoissa on kuusikymmentätuhatta (60 000) euroa.
Hankinnan ennakoitu arvo on kolmekymmentäyksituhatta kuusisataakahdeksankymmentä euroa (31 680,00) euroa. Näin ollen hankintalaki ei tule sovellettavaksi hankintaan.
Hankinnan tausta ja kuvaus
Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen uusi pelastusasema valmistuu kesällä 2025. Samalla on havaittu, että myös olemassa oleville kiinteistöille tarvitaan sähköinen huoltokirja parantamaan kiinteistöjen ylläpidon tehokkuutta, läpinäkyvyyttä ja tiedonhallintaa. Huoltokirja toimii keskeisenä työkaluna, joka mahdollistaa muun muassa järjestelmällisen dokumentoinnin, huolto- ja tarkastustoimenpiteiden suunnittelun sekä nopean tiedonjaon ongelmatilanteissa.
Sähköisen huoltokirjan käyttöönotolla pyritään erityisesti parantamaan kiinteistöjen kunnossapidon kustannustehokkuutta ja läpinäkyvyyttä, vähentämään huoltokatkoja ja nopeuttamaan korjaustoimenpiteitä sekä varmistamaan kiinteistöjen käyttäjien turvallisuus ja hyvinvointi. Lisäksi huoltokirja helpottaa lakisääteisten määräaikaistarkastusten ja muiden huoltotehtävien hallintaa, mahdollistaen entistä sujuvamman ylläpidon kokonaisuuden.
Hankinnan kohteena on pilvipohjainen, sähköinen kiinteistön huoltokirjajärjestelmä, joka kokoaa yhteen kiinteistöjen tiedot, huoltohistorian ja tarkastusraportit. Järjestelmässä tulee olla helppokäyttöinen, mobiiliin soveltuva käyttöliittymä sekä mahdollisuus integraatioihin muihin kiinteistöhallinnan järjestelmiin. Sen tulee tarjota mahdollisuuden ylläpitää huoltosopimuksia ja muita keskeisiä asiakirjoja sähköisesti.
Reliabit avoin yhtiö on tarjonnut sähköisen huoltokirjajärjestelmän käyttöönottoa ilman perustamiskustannuksia. Järjestelmän ylläpidon kustannus on kuusisataa kuusikymmentä euroa (660,00) kuukaudessa kahdensadan (200) kiinteistön hallintaan. Yhteiskustannus neljän vuoden ajalla on kolmekymmentäyksituhatta kuusisataakahdeksankymmentä euroa (31 680,00) euroa.