Kuvaus
Valmistelu ja lisätiedot:
johtava hankinta- asiantuntija Johanna Heikel, kiinteistömanageri Sebastian Lindholm, rakennuttajainsinööri Tommi Pöysä, etunimi.sukunimi(at)itauusimaa.fi
Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on heinä-elokuussa 2025 valmistuvan Loviisan pelastusaseman rakennusten ja ulkoalueiden kiinteistönhoitopalvelut. Pelastusasemalla on pelastustoimen lisäksi myös poliisin toimipiste.
Itä-Uudenmaan hyvinvointialueelle on siirtymässä myös Sipoon kunnan Nikkilässä sijaitseva vuonna 2023 valmistunut pelastusasema. Nikkilän pelastusaseman kiinteistönhuolto ja ulkoalueiden kunnossapito tullaan kilpailuttamaan myöhemmin vuoden 2025/2026 aikana ja Loviisan ja Nikkilän pelastusasemien edellä mainittujen hankintojen ennakoitu arvo on laskettu yhteen ennakoitua arvoa ilmoitettaessa tämän hankinnan osalta. Hankinnan hankintalain mukaisesti laskettu ennakoitu kokonaisarvo sopimuskaudelta on korkeintaan 300 000 euroa (alv 0%). Nyt hankinnan kohteena olevan osan ennakoitu arvo on korkeintaan 150 000 euroa (alv 0%).
Hankinnan kohteena on Loviisan uuden pelastusaseman rakennusten ja ulkoalueiden kiinteistönhoito-palvelut, joihin voi sisältyä muun muassa:
• Rakennusten säännöllinen huolto- ja ylläpitotoiminta
• LVI- ja sähkötekniset perushuollot
• Vianmääritys ja korjaukset
• Ulkoalueiden hoito (lumityöt, hiekoitus, viheralueiden hoito; aloitus takuuajan jälkeen)
• Päivystys- ja varallaolopalvelut
Hankittava palvelu koskee tämän hankintapäätöksen osalta vain Loviisan pelastusaseman kiinteistöä ja sen välittömiä ulkoalueita.
Sopimus kilpailutetaan ajalle 1.8.2025-31.7.2027. Aloitusajankohta voi aikaistua noin +/- kaksi viikkoa, riippuen pelastusaseman valmistumisajankohdasta. Tilaajalla on mahdollisuus kahteen (2) optiokauteen, joista ensimmäinen optiokausi on yhden (1) vuoden mittainen ja toinen optiokausi on kahden (2) vuoden mittainen (1 + 2 vuotta).
Tilaaja voi ottaa optiokaudet käyttöön yksi kerrallaan tai useamman yhtäaikaisesti.
Hankintamenettely ja hankintailmoitus
Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kyseessä on hankintalain (1397/2016) 32 §:n mukainen EU- kynnysarvon ylittävä palveluhankinta, jonka ennakoitu arvo ylittää hankintalain 26 §:n 1 momentin 2 kohdan mukaisen kynnysarvon. Hankinnan toteuttamiseen sovelletaan hankintalain 5 luvun säännöksiä ja 3 §:n mukaisia hankintojen yleisiä periaatteita.
Tietopyyntö julkaistiin Hilma- hankintailmoitukset kanavassa 25.11.2024 tunnisteella IUHVADno- 2024- 4584. Hankintayksikkö kävi markkinavuoropuhelua valmisteilla olevasta hankinnasta ennakkoilmoituksen pohjalta ilmoittautuneiden yritysten kanssa.
Tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus ja tarjouspyyntö julkaistiin Hilma- hankintailmoitukset kanavassa 13.04.2025 Hilma-numerolla 2025-023295.
Tarjouspyynnöstä esitettyihin kysymyksiin vastattiin tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla.
Saadut tarjoukset
Asetettuun määräaikaan 15.05.2025 klo 09.00 mennessä Loviisan uuden pelastusaseman kiinteistönhuolto ja ulkoalueiden hoidon tarjouspyyntöön saatiin kolme tarjousta. Saadut tarjoukset ilmenevät liitteestä 1 ”Avauspöytäkirja”.
Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset määriteltiin hankinta- asiakirjoissa.
Kaikki tarjoajat täyttivät asetetut soveltuvuusvaatimukset tarjoajien tarjouksissaan antamien vakuutusten perusteella.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Tarjottavaa palvelua ja tarjousta koskevat vaatimukset määriteltiin hankinta- asiakirjoissa. Tarjoajien edellytettiin vastaavan kaikkiin kohtiin ja liittävän kaikki vaadittavat asiakirjat ja selvitykset tarjouksensa liitteeksi.
Tarjousten tarkastamisessa kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.
Tarjousten vertailu
Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellisen edullisuuden kriteerinä hinta 70% ja laatu 30%.
Hinta 70%:
Halvimman vertailuhinnan antanut tarjoaja saa 70 pistettä. Muiden tarjoajien hinta suhteutetaan halvimman tarjouksen hintaan kaavalla: halvimman tarjouksen hinta / tarjoajan hinta x 70 pistettä.
Vertailuhinta muodostuu seuraavasti, hinnat pyydettiin alv 0%):
(Tekninen kiinteistön- ja sisäalueiden huollon tuntihinta x 120 tuntia) + (Ulkoalueiden tuntihinta x 250 tuntia) + (Päivystystyön tuntihinta maanantai-perjantai klo 16-07 sekä lauantai x 15 tuntia) + (Päivystystyön tuntihinta pyhäisin x 10 tuntia) + (Lumen pudotus katolta tuntihinta x 10 tuntia) + (Viherylläpidontyön tuntihinta, alkaen elokuu 2027 x 40 tuntia) + (Lumen tontilta poiskuljetuksen tuntihinta x 10 tuntia)
Laatu 30%:
Tarjoaja voi saada lisäpisteitä laadun vertailussa asiakastyytyväisyydestä. Tätä varten tarjoaja voi ilmoittaa korkeintaan kaksi (2) asiakasta, joille se on tuottanut kiinteistöhuollon palvelua. Kaikki tarjoajat ilmoittivat kaksi referenssiasiakasta, joille hankintayksikkö toimitti asiakastyytyväisyyskyselyt.
Kaikki referenssiasiakkaat toimittivat täytetyt kyselyt annetussa määräajassa ja hankintayksikkö sovelsi tarjouspyynnössä kuvattua laadun arvioinnissa:
Jokaisesta täytetystä ja palautetusta asiakastyytyväisyyskyselystä voi saada max 32 raakapistettä. Asiakastyytyväisyyskyselyiden pisteiden summa lasketaan yhteen. Näin ollen yhden tarjoajan maksimipistemäärä on 64 raakapistettä. Suurimman laatupistemäärän (raakapistemäärän) saanut tarjoaja saa 30 pistettä. Muiden tarjoajien raakapisteet suhteutetaan parhaimpaan kaavalla tarjoajan pisteet/parhaat pisteet x 30.
Tarjoajien pistemäärät:
|
Tarjoaja
|
Are Oy
|
ISS Palvelut Oy
|
Markus Karlsson Oy
|
|
Vertailuhinta
|
22862,40
|
31408,70
|
18322,50
|
|
Hintapisteet
|
56,10
|
40,84
|
70
|
|
Referenssi A
|
-
|
31
|
30
|
|
Referenssi B
|
30
|
32
|
31
|
|
Laadun raakapisteet
|
30
|
63
|
61
|
|
Laatupisteet
|
14,29
|
30
|
29,05
|
|
Pisteet yhteensä
|
70,39
|
70,84
|
99,05
|
|
Tarjoajan sijoitus:
|
2.
|
3.
|
1.
|
Hankintasopimus
Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen tekemisellä.
EU- kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinta- asiaan muutosta hakevalle asetettu hankintalain 148 §:ssä velvollisuus ilmoittaa hankintayksikölle kirjallisesti asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Hankintayksikkö pyytää toimittamaan mahdollisen muutoksenhakua koskevan ilmoituksen osoitteeseen ville.hanhinen@itauusimaa.fi