Kuvaus
Valmistelu ja lisätiedot:
Antton Johansson, hankintojen erityisasiantuntija
Matias Melén, toimistopäällikkö
Tomas Blomqvist, tiedonhallintavastaava
Marko Perttilä, tietohallintopäällikkö
Niko Lindberg, järjestelmäasiantuntija
etunimi.sukunimi@itauusimaa.fi
Hankinnan kohde
Itä-Uudenmaan hyvinvointialueelle on tarve hankkia sähköinen arkistointiratkaisu, joka mahdollistaa kehityksen tietojen keskitettyyn säilyttämiseen ja arkistointiin.
Hankinnan kohde sisältää kyseisen arkistointiratkaisun käyttöönoton, toimituksen sekä erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut. Ratkaisu hankitaan ohjelmistopalveluna (SaaS). Ratkaisun tulee perustua valmisohjelmistoon. Erikseen tilattaviin asiantuntijapalveluiden sisältyvät mm. arkistointiratkaisun erilaiset jatkokehitystyöt sekä arkistointiasiantuntijapalvelut.
Hankinnan arvioitu arvo neljälle (4) vuodelle arvioituna on 725 000,00 euroa (€) sisältäen ohjelmistopalvelun, käyttöönoton, asiantuntijapalvelut ja optiot.
Varsinainen sopimuskausi on kolme (3) vuotta ohjelmistopalvelun käyttöönottohetkestä ja varsinaisen sopimuskauden jälkeen sopimusta on mahdollisuus jatkaa toistaiseksi voimassa olevana.
Rinnakkaiset tai vaihtoehtoiset tarjoukset eivät olleet sallittuja. Hankintaa ei ole jaettu osiin hankinnan kohteen teknisen yhteneväisyyden vuoksi.
Sopimustoimittajaksi valitaan yksi (1) toimittaja.
Hankintamenettely ja hankintailmoitus
Kyseessä on hankintalain (1397/2016) 32 §:n mukainen EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta, jonka ennakoitu arvo ylittää hankintalain 26 §:n 1 mom. 2 kohdassa määritellyn kynnysarvon. Hankinnan toteuttamiseen sovelletaan hankintalain 5 luvun säännöksiä ja 3 §:n mukaisia periaatteita. Hankinta on toteutettu noudattaen hankintalain 32 §:n mukaista avointa menettelyä.
Tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus (2025–033366, TED-numero 731763-2025) lähetettiin julkaistavaksi Hilma-ilmoituskanavaan 4.11.2025.
Tarjouskilpailua koskeva korjausilmoitus (2025–035250, TED-numero 794544-2025) lähetettiin julkaistavaksi Hilma-ilmoituskanavaan 28.11.2025.
Kysymykset, vastaukset ja tarjouspyyntöön tehdyt täsmennykset
Hankintaa koskevat tarkentavat kysymykset ja huomiot tuli esittää 19.11.2025 klo 12:00:00 mennessä. Kysymyksiä saapui yhteensä kuusikymmentäkahdeksan (68) kappaletta.
Tarjouspyyntöä täsmennettiin tarkentavien kysymysten vastaanottamisen jälkeen. Päivitetty tarjouspyyntö on päivätty 28.11.2025.
Tarjousten määräaika
Hankintailmoituksessa 2025–033366 tarjousten toimittamisen määräaika oli 05.12.2025 klo 12.00.
Korjausilmoituksella 2025–035250 tarjousten toimittamisen määräaikaa pidennettiin 09.12.2025 klo 15.00 asti
Saapuneet tarjoukset
Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat:
- Disec Oy (2050571–9)
- Fujitsu Finland Oy (0815044–1)
- Profium Oy (2050571–9)
- twoday Oy (1988069–3)
Tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset määriteltiin hankinta- asiakirjoissa.
Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84–86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Vaatimusten tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja ne on suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Hankintayksikkö tarkasti, että tarjoajien tarjouspyynnössä ilmoittamat soveltuvuudelle asetetut vaatimukset täyttyvät, sekä sen, että tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarkastuksen myötä hankintayksikkö totesi, ettei Fujitsu Finland Oy täytä tarjouspyynnössä ilmoitettuja soveltuvuusvaatimuksia.
Hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia (Hankintalain (1397/2016) 83 § mukaisin perustein. Edellä mainituin perustein Fujitsu Finland Oy:n tarjous on suljettu pois tarjousten vertailusta.
Fujitsu Finland Oy:lle toimitetaan kirje, jossa poissulkeminen perustellaan.
Tarkastuksen myötä Disec Oy:n, Profium Oy:n ja twoday Oy:n tarjousten todettiin täyttävän tarjouspyynnössä ilmoitetut soveltuvuusvaatimukset.
Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta- asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.
Tarjottavaa palvelua ja tarjousta koskevat vaatimukset määriteltiin hankinta-asiakirjoissa. Tarjoajien edellytettiin vastaavan kaikkiin kohtiin ja liittävän kaikki vaadittavat asiakirjat ja selvitykset tarjouksensa liitteeksi.
Hankintayksikkö tarkasti, että tarjoajien tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarkastuksen myötä Disec Oy:n, Profium Oy:n ja twoday Oy:n tarjousten todettiin olevan tarjouspyynnön mukaisia.
Pyydetyt selvitykset
Tarjousten tarkastamisen yhteydessä todettiin, että Disec Oy:n toimittama Rating Alfa -luottoluokitus oli tarjouspyynnössä asetettua kolmen kuukauden enimmäisikävaatimusta vanhempi. Hankintayksikkö pyysi tarjoajalta hankintalain 74 §:n mukaisesti täydennyksen taloudellista tilannetta koskeviin selvityksiin.
Tarjoaja toimitti pyydetyn, vaatimukset täyttävän ajantasaisen selvityksen määräaikaan mennessä. Toimitettu selvitys osoitti, että tarjoajan taloudellinen tilanne vastaa tarjouspyynnössä edellytettyä. Näin ollen tarjoaja täyttää asetetun taloudellisen kelpoisuusvaatimuksen.
Tarjousten vertailu
Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään parasta hinta-laatusuhdetta seuraavin painotuksin:
1. Hinta, max. 45 vertailupistettä
2. Laatu, max. 55 vertailupistettä
Hinnan kokonaisvertailupisteet jakautuvat osioihin seuraavasti:
- Ohjelmistopalvelun käyttöönotto sekä ohjelmistopalvelun ja asiantuntijapalveluiden yksikköhinnat (max. 35 vertailupistettä)
- OPTIO Alas ajettavan asianhallintajärjestelmän arkistointi (max. 10 vertailupistettä)
Kunkin osion kokonaisvertailuhinta muodostetaan tarjouspyynnön liitteessä Hintalomake KORJATTU kuvatun mukaisesti. Kussakin osiossa, kokonaisvertailuhinnaltaan edullisin tarjous saa osion maksimipisteiden verran vertailupisteitä. Muiden tarjousten osion vertailupisteet lasketaan siten, että edullisimman tarjouksen kokonaisvertailuhinta (X) jaetaan kyseisen tarjouksen kokonaisvertailuhinnalla (Y) ja kerrotaan osion maksimipisteillä (X/Y*maksimipisteet).
Laadun kokonaisvertailupisteet jakautuvat osioihin seuraavasti:
- Ratkaisun pisteytettävät vaatimukset (max. 18 vertailupistettä)
- Nimettyjen asiantuntijoiden vähimmäisvaatimukset ylittävä kokemus (max. 10 vertailupistettä)
- Sosiaali- ja terveysalan kokemus (max. 6 vertailupistettä)
- Asiakastyytyväisyys (max. 21 vertailupistettä)
Vertailupisteet pyöristetään tarvittaessa kahden desimaalin tarkkuudella lähinnä olevaan kahteen desimaaliin. Lopuksi hinnan ja laadun vertailupisteet lasketaan yhteen.
Kokonaisvertailupisteiltään paras tarjoaja valitaan sopimuskumppaniksi.
Vertailun lopputulos
Kokonaistaloudellisesti hinta – laatu suhteeltaan edullisimman tarjouksen teki twoday Oy, jolta hankinta tehdään. Tarjousten vertailussa käytetty twoday Oy:n tarjouksen mukainen osioiden 1 kokonaisvertailuhinta on 166 290,00 € ja osion 2 kokonaisvertailuhinta on 21 000,00 €.
Tarkempi tarjousten vertailun lopputulos on kuvattu tämän päätöksen liitteessä 2 Tarjousten vertailu.
Hankintasopimus
Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen tekemisellä.
EU- kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinta- asiaan muutosta hakevalle asetettu hankintalain 148 §:ssä velvollisuus ilmoittaa hankintayksikölle kirjallisesti asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Hankintayksikkö pyytää toimittamaan mahdollisen muutoksenhakua koskevan ilmoituksen osoitteeseen ville.hanhinen@itauusimaa.fi.